Orçamento de RH: qual sua importância e como planejar?

Todo ano chega o momento de “organizar a casa” no setor de Recursos Humanos de uma empresa. Planejar as próximas metas, despachar documentos que já não são mais necessários, digitalizar outros e, claro, realizar o orçamento de RH, são etapas importantes desse momento. Você já faz isso na sua empresa? Sabe qual a importância de um bom orçamento e como desenvolvê-lo? Se a resposta for negativa, não se preocupe, porque no artigo de hoje vamos te ajudar a compreender todos os detalhes desse processo para que você possa começar a implementá-lo hoje mesmo na sua organização. 

O que é orçamento de RH?

Assim como qualquer outro tipo de planejamento financeiro, o orçamento de RH nada mais é do que a organização da previsão de gastos, despesas e investimentos que o setor deverá fazer nos próximos meses. Seja no próprio setor, ou na gestão de pessoas da empresa num geral. 

O objetivo do orçamento de RH é não deixar o setor no escuro se tratando das finanças, fator essencial para o desempenho de atividades, criação de estratégias, etc., proporcionando dados concretos para uma visão a longo prazo das decisões e do progresso das estratégias trilhadas até o momento. 

Todo esse planejamento também permite que os responsáveis pelo setor de Recursos Humanos identifiquem possíveis gastos desnecessários que podem ser cortados para o ano seguinte, permitindo uma otimização desses valores para outras ferramentas, contratações, novos benefícios e outras possibilidades mais interessantes para a empresa. 

Por que o orçamento de RH é importante? 

Além de permitir que o setor tenha dados concretos sobre os recursos utilizados e possa estabelecer metas de investimento para o próximo ano, o orçamento de RH também permite a redução de gastos, a utilização mais objetiva e certeira dos recursos disponíveis, a projeção de novas metas de produtividade, a garantia de que a empresa está e continuará em conformidade com a legislação trabalhista, dentre diversos outros pontos positivos.  

Tudo isso servirá de base para a construção de uma empresa competitiva perante o mercado, que otimiza seus recursos, investe em tecnologia e novas soluções de gestão de pessoas. 

O que incluir no orçamento de RH?

Saber o que incluir no orçamento de RH é uma das etapas iniciais do processo e uma das mais importantes, afinal serão esses dados que servirão como base para todo o planejamento. Apesar de não ser uma tarefa fácil, por conta da existência de dois tipos de custos, os fixos (como salários, direitos trabalhistas e treinamentos) e os variáveis (como benefícios, horas extras, promoções de profissionais, etc.), pensando nos elementos que vamos apontar a partir de agora ficará muito mais prático desenvolver o orçamento de RH da sua empresa. 

Salários

Este é o primeiro ponto que você deve ficar atento ao começar a desenvolver seu orçamento de RH. Observe aspectos como a existência de uma previsão de aumento do salário mínimo, promoções dentro das equipes e outros tipos de reajustes para realizar os seus cálculos. Boa parte do orçamento de uma empresa é destinado aos profissionais, então é essencial que você esteja atento a esse valor no seu planejamento. 

Recrutamento & Talent Acquisition 

Além do salário também é fundamental ter em mente que novos talentos podem ser necessários para a sua equipe, seja pela saída de um profissional ou simplesmente porque a empresa está crescendo e precisa de novos colaboradores. Dessa forma, também é importante separar uma parte do seu orçamento de RH para essas novas contratações, levando em consideração todos os valores investidos no processo de recrutamento e seleção (desde o anúncio da vaga até o processo de onboarding –, pagamento dos encargos trabalhistas, treinamento do profissional, entre outros passos que serão fundamentais para sua entrada na organização. 

Treinamento e desenvolvimento

Por falar em treinamento, outro dado que precisa fazer parte de seu orçamento de RH é o investimento em treinamentos e desenvolvimento dos profissionais, sejam eles do próprio setor ou de outras equipes da empresa. Garantir sistemas de aprendizagem é investir na retenção de talentos, na capacitação do mercado e na demonstração ao profissional que a organização se preocupa com a sua carreira. 

Gestão de talentos e relação

A retenção de talentos passa por uma série de cuidados por parte da empresa, dentre elas estão os mecanismos de relação e ações de incentivo e reconhecimento de seu potencial. Isso também precisa fazer parte do seu orçamento de RH, ok? Importante: não veja esses valores como gastos, mas sim como investimento no futuro do mercado e, principalmente, da empresa. 

Diversidade, inclusão e equidade

Uma das fortes tendências do setor de Recursos Humanos para 2023 passa pela compreensão da importância da diversidade nas equipes e, para que isso possa ser feito, é preciso prever um investimento na área, com, por exemplo, programas de inclusão, contratação de profissionais especialistas em diversidade, reestruturação dos setores, dentre outros. 

Segurança e bem-estar dos colaboradores 

Além de ser uma obrigação das empresas, oferecer segurança e bem-estar aos colaboradores também faz parte das tendências de futuro do RH, assim como são pontos essenciais para a retenção de talentos. Por isso, já sabe né? Isso também precisa estar previsto no seu orçamento de RH. 

Tecnologia de RH

Outro tipo de investimento que pode, e deve, constar no orçamento de RH é a provisão de investimentos em tecnologia para o setor. Dessa forma será possível desburocratizar uma série de processos, agilizar o encaminhamento de burocracias e ainda garantir a segurança das informações.

Upskilling do RH

Por falar em setor de Recursos Humanos, lembre-se de prever recursos para investimento no próprio setor. O investimento em upskilling, por exemplo, vai garantir que todos os integrantes da equipe tenham treinamentos voltados para sua atuação, assim como acesso a ferramentas e softwares adequados para desempenho das funções. 

Encargos

Este é outro ponto fundamental do orçamento de RH: prever, da melhor forma possível, os encargos trabalhistas com contratação de profissionais, realocação de setor, desligamentos, pagamento de direitos, enfim, todos os encargos necessários para garantir que sua organização estará em conformidade com a legislação brasileira e garantindo todos os direitos de seus colaboradores. Dica de ouro: preveja um valor um pouco acima do calculado, como um extra, porque imprevistos sempre podem acontecer. 

Compensações e benefícios

Além dos encargos previstos em lei é sempre interessante que empresas disponibilizem programas de benefícios exclusivos para seus colaboradores, como uma ação de promoção do employee experience. Dessa forma, também é importante que você leve isso em consideração no momento de desenvolver seu orçamento de RH para 2023, afinal a oferta desses benefícios também gera custos para a organização. 

Gestão de RH

Todos os pontos que trouxemos até aqui também servem para o próprio setor de Recursos Humanos, como elencamos em alguns tópicos. Por isso, preveja em seu orçamento os investimentos no setor. Afinal, toda essa gestão de pessoas e organização de processos administrativos depende de um setor sólido e bem estruturado, não é mesmo? 

Como elaborar o orçamento de RH? 

A seguir, apresentamos as principais dicas para quem deseja elaborar o orçamento de RH. Veja!

1. Entenda as despesas do setor 

O primeiro passo é olhar para o período e conferir quais são as principais despesas do setor. Como indicamos, os gastos da área estão relacionados à remuneração, ao desenvolvimento dos profissionais, além de custos ligados às exigências trabalhistas — especialmente em desligamentos de pessoal.

Nesse sentido, as contas mais significativas são:

• salários dos profissionais — o cumprimento da folha de pagamento das pessoas de uma empresa que obedeça ao plano de cargos e salários da organização;
• encargos trabalhistas — sempre que houver um desligamento, há a necessidade de cumprir com as obrigações trabalhistas. No entanto, existem outras despesas que também se encaixam nesse tópico, como: férias, 13º, ausências remuneradas, horas extras, entre outros;
• benefícios — aqui, entram tanto os benefícios obrigatórios quanto aqueles que as empresas oferecem para aumentar a satisfação de seus colaboradores;
• treinamentos — os treinamentos são essenciais para o desenvolvimento das pessoas. Além de reduzir a taxa de turnover, aumenta a produtividade e diminui o absenteísmo. Custos relacionados a esse tema devem ser previstos e planejados, uma vez que se trata de um importante investimento.

2. Tenha objetivos claros

Ao ter em mente as principais despesas do setor, é preciso que os objetivos estejam claros para definir o orçamento de RH. Primeiro, analise quais são os objetivos globais da empresa. Como a área de RH poderá contribuir para que a organização alcance esses resultados? Nesse sentido, o ideal é trabalhar com OKRs — metas individuais e do time que convergem para as metas gerais da empresa.

Assim, o orçamento estará intimamente ligado com esses pontos, uma vez que traçará perspectivas também de crescimento. Para que os números sejam alcançados, quantos profissionais precisarão ser contratados? Quais são os treinamentos necessários para essas novas pessoas?

Além disso, também é papel do RH ter em mente alguns aspectos mais técnicos. Anualmente, fornecedores e parceiros sofrem reajustes em seus preços. Planos de saúde e odontológico, por exemplo, aumentam de acordo com a inflação. Todos esses pontos devem constar em um orçamento, uma vez que vai impactar de forma direta o budget da área.

3. Faça o orçamento de RH baseado em dados

Independentemente de qual seja a estratégia adotada pelo seu time de RH, é preciso que ela seja baseada em dados para aumentar a efetividade das tomadas de decisão. Por essa razão, ao elaborar um orçamento, tenha em mente pontos importantes para que a sua equipe esteja alinhada com os atuais números e possa fazer uma definição mais efetiva.

O People Analytics, por exemplo, é uma  metodologia que possibilita à equipe analisar e interpretar dados de diferentes fontes, de acordo com as suas necessidades. Nesse sentido, vai coletar e organizar as informações, visando sempre o crescimento do negócio.

No caso do orçamento de RH, existe a possibilidade de antecipar tendências — de crescimento, por exemplo —, além de permitir aprimorar as estratégias com base em números, deixando de lado o achismo que traz erros para a equipe como um todo.

4. Tenha indicadores bem definidos 

Outro ponto de atenção está relacionado aos indicadores da equipe. Tópico intimamente ligado ao anterior, uma vez que acompanhar esses números contribuirá para que os Recursos Humanos entendam em quais pontos é preciso aprimorar e como o investimento será crucial para esse crescimento.

Entenda: ao ter o conhecimento sobre a taxa de absenteísmo e houver a identificação de que ela está mais alta do que o habitual, é necessário entender porque isso ocorre na empresa. Por meio de pesquisas, se o RH identificar que é a ausência de motivação e engajamento, é preciso buscar por estratégias que supram esse gap. Elas podem ser desde treinamento e desenvolvimento até a oferecer uma infraestrutura mais adequada.

Com KPIs bem definidos, a área tem a oportunidade de acompanhar o desempenho de equipes, processos e rotinas, o que possibilita uma tomada de decisão mais efetiva. Outros indicadores importantes de analisar são:

• headcount — número de colaboradores;
• turnover;
• retenção;
• satisfação dos colaboradores;
• relação de horas extras por horas trabalhadas; 
• entre outros.

5. Busque realizar um orçamento colaborativo

O RH não é um time que trabalha sozinho. Muito pelo contrário, está interligado a outras equipes que contribuem para resultados mais satisfatórios, especialmente quando o objetivo é aumentar o engajamento dos profissionais. Nesse sentido, o orçamento também não deve ser pensado de forma individual. Entenda com outros times quais são as suas perspectivas, o que é esperado da equipe de Recursos Humanos e quais são as iniciativas que possibilitarão ganhos nesse cenário.

Se as áreas estiverem com foco em crescer em pessoas em vez de performance, por exemplo, a visão do RH também será diferenciada, o que trará um impacto para o planejamento. Nesse sentido, o ideal é buscar por ferramentas que otimizem o processo de contratação, contribuindo para que os profissionais do time busquem continuamente serem mais estratégicos em suas funções.

6. Estude diferentes cenários 

Uma estratégia essencial para quem vai elaborar o orçamento de RH é estudar diferentes cenários. Nesse caso, não se preocupe em realizar modificações ao longo do ano, uma vez que mudanças externas podem afetar como um todo o modo como a equipe se planeja.

A pandemia da COVID-19, por exemplo, modificou completamente o que as equipes vinham planejando desde então. Ou seja, além de desenhar cenários otimistas e pessimistas, o time deve ao longo de todo o período estudar quais são as mudanças necessárias no planejamento e o que a empresa espera para o próximo ciclo.

7. Avalie as iniciativas que darão prosseguimento

Além disso, é preciso que o RH avalie todas as iniciativas atuais da gestão e que darão prosseguimento no próximo ciclo. Caso já tenha investido em treinamento e desenvolvimento, confira quais foram os gastos durante o ano anterior e as projeções para o que se inicia.

Novamente, tenha muita atenção quanto à folha de pagamento. A empresa deve ter em mente todas as exigências e mudanças ocorridas no sindicato de sua área, uma vez que isso impacta de forma direta nos investimentos do setor.

Como justificar o orçamento de RH para a diretoria?

Agora que você já sabe como elaborar um orçamento de RH, chegou o momento de justificá-lo para a diretoria. Confira algumas dicas práticas!

1. Mostre seu conhecimento sobre a estratégia da empresa

É essencial ter em mente qual é a estratégia da empresa e como a área de RH contribuirá nesse sentido. Por essa razão, ao apresentar à diretoria, demonstre esse conhecimento. Apresente como os investimentos estão intimamente ligados ao planejamento estratégico da organização e por que isso é importante para o crescimento do negócio.

2. Mostre resultados

Além disso, não deixe de mostrar resultados do ano anterior. No que o time se destacou? No que é possível se destacar ainda mais caso haja um foco mais preciso e um melhor investimento? Nessa etapa, elenque ainda quais são as necessidades da área:

• Investimento em tecnologia? 
• Contratação de novas pessoas?
• Capacitação para os profissionais de RH?

Tenha embasamento ao apresentar essas necessidades, trazendo sempre dados que justifiquem os pontos demonstrados.

3. Estude o mercado

Especialmente quando se trata de investimento, a diretoria gosta de ter em mente o que o mercado vem apostando e quais são as principais tendências. Por essa razão, faça um bench antes de apresentar o orçamento, coloque na mesa o que as empresas que vêm apostando nessas soluções ganharam até então, além de ter conhecimento amplo sobre as estratégias de diferentes organizações quanto ao próximo ano.

Por que considerar a tecnologia no orçamento de RH?

Por fim, a sua empresa não pode deixar de lado o investimento em tecnologia para o orçamento de RH, de acordo com os objetivos do negócio.

Voltando ao exemplo de uma organização que busca contratar mais pessoas para o time. Se o trabalho nas contratações vai aumentar, existe a necessidade de buscar por ferramentas que otimizem esse processo, certo?

Sendo assim, além de trazer melhorias para o processo de contratação, contribui para o aumento da agilidade do trabalho do time, bem como possibilita mais integração de informações. Por meio da admissão digital, por exemplo, o time tem a oportunidade de:

• admitir um colaborador em poucos minutos;
• gerenciar as contratações em tempo real, facilitando o trabalho como um todo da equipe;
• ter a oportunidade de assinar os documentos eletronicamente; 
• ter a possibilidade de automatizar a validação de dados junto ao eSocial; 
• deixar de se preocupar com as dúvidas frequentes dos candidatos.

Dessa forma, não deixe de lado todos os investimentos em ferramentas que serão necessárias ao longo do ano, uma vez que, ao facilitar o trabalho do time de RH como um todo, consequentemente a equipe tem a possibilidade de se tornar mais estratégica e alinhada aos objetivos globais da organização.

Software de RH

Neste sentido, um bom ponto de partida para o seu setor de Recursos Humanos é investir em softwares que ajudarão a agilizar processos, organizar tarefas, digitalizar etapas burocráticas e tudo isso garantindo a segurança das informações. Inclusive, aderir a um software de RH pode ser uma estratégia interessante para o próprio desenvolvimento do orçamento de RH, tendo em vista que além de realizar tudo o que citamos até aqui, ele também pode gerar relatórios personalizados de acordo com as informações necessárias para o seu orçamento. 

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