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Software de RH: colaboradores admitidos sem sair de casa

Letícia Beilfuss
  • 8 de agosto de 2022
  • 10 min de leitura
infopeople

Como você já sabe, o setor de Recursos Humanos de uma empresa é responsável por diversas atividades, desde a seleção de novos talentos, até a gestão desses colaboradores dentro da empresa e, quando necessário, seu desligamento. Todos esses processos demandam tempo, atenção e dedicação dos profissionais para que tudo saia como planejado, trazendo benefícios para a organização. Então que tal adotar um software de RH para ajudar na rotina do setor? 

Com esse tipo de tecnologia é possível admitir novos profissionais a distância, planejar ações, gerenciar documentos, relatórios, folhas de pagamento e muito mais. Por isso, no artigo de hoje vamos falar desse recurso que está automatizando processos e agilizando a rotina de setores de RH por todo o mundo. Boa leitura!

O que é software de RH?

As soluções tecnológicas desenvolvidas especialmente para atender às necessidades e demandas da área de Recursos Humanos são chamadas de softwares de RH, e são responsáveis por simplificar e acelerar a realização das tarefas.

Por meio da tecnologia para auxiliar nas burocracias e atividades operacionais da rotina, os times podem exercer funções mais estratégicas e potencializar os resultados da empresa.

Dentre os softwares de RH, o Unico People é, sem dúvidas, a plataforma mais completa e segura de admissão digital. Com ela, os seus colaboradores são admitidos sem precisarem sair de casa, gerando economias extras para os envolvidos.

A solução conta com gestão das admissões em tempo real, envio, análise e validação de documentos de forma automatizada, assinatura eletrônica de todos os documentos e todo o suporte que o seu RH precisa. Tudo em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e com validade jurídica.

Um exemplo prático disso é que, no ano de 2021, o Unico People gerou economia de 40 mil horas de trabalho por mês e mais de R$ 6 milhões para o RH das empresas. Além disso, o armazenamento em nuvem, as admissões digitais e a assinatura eletrônica de mais de 3 milhões de documentos resultaram em 700 eucaliptos economizados em papel por ano.

Como funciona um software de RH?

As funcionalidades de um software de RH dependerão da demanda do seu setor. Hoje o mercado já conta com diversas opções que atingem todas as necessidades da gestão de pessoas. Contudo, de forma geral, todos buscam oferecer dispositivos que otimizem processos burocráticos dos Recursos Humanos, reduzindo os riscos de erro, além de proporcionar mais tempo para que os responsáveis pelo setor se dediquem a outras ações mais estratégicas. 

Utilizando ferramentas como essa é possível garantir um aumento de produtividade do RH, garantindo que os responsáveis pelo setor terão mais tempo para se dedicar a ações de promoção da cultura organizacional. De certa forma, isso também acabará refletindo na produtividade dos colaboradores da organização, tendo em vista que, ao desenvolver atividades de gestão de pessoas, o RH estará fazendo com que os profissionais se sintam bem em seus ambientes de trabalho, e que percebam sua importância para a empresa. Consequentemente, estarão mais felizes em desempenhar suas atividades e produzirão mais. 

Nesse sentido, a ferramenta também refletirá no crescimento da empresa, uma vez que com a otimização dos processos, e funcionários mais produtivos, ela poderá alcançar seus objetivos mais rapidamente. E o melhor de tudo: sem comprometer o bem-estar e a saúde mental dos colaboradores com metas abusivas de crescimento. Além disso, o fato de softwares de RH serem ferramentas online permite o seu acesso de qualquer lugar, favorecendo o modelo de trabalho híbrido ou de home office. 

A importância do software de RH para a estratégia do setor

O principal fator, sem dúvida, está na otimização do tempo dos profissionais. As empresas estão cada vez mais entendendo a importância do RH como setor estratégico para promover um ambiente de qualidade a todos os colaboradores. Porém, as funções administrativas continuam fazendo parte das atribuições da área e, às vezes, acabam tomando muito tempo e dedicação que poderiam ser investidos em ações estratégicas. 

Justamente por isso a importância de implementar softwares de RH no setor: agilizar processos para ganhar tempo, sem deixar de lado a qualidade e segurança. Afinal, eles ainda são gerenciados por profissionais qualificados e permitem a emissão de relatórios constantes para que auditorias possam ser realizadas. 

Entenda 3 benefícios de um software de RH

Diversos são os benefícios que um software de RH pode trazer para o setor. Além dos processos mais ágeis, a ferramenta também possibilita uma melhor organização dos dados e documentos dos colaboradores, a diminuição de erros e, consequentemente, a redução de processos trabalhistas. 

Outros pontos positivos envolvem a possibilidade de feedbacks mais frequentes e pontuais, gerenciamento de planos de carreira, armazenamento prático e seguro de dados, geração de relatórios e muito mais. 

Dentre essas possibilidades, estão 3 grandes benefícios, veja quais são.

People Analytics

O People Analytics é a principal tendência do RH 4.0, uma metodologia que envolve a coleta e tratamento de dados dos colaboradores para tornar sua experiência na organização a melhor possível. A organização de todas essas informações pode ser feita de forma manual, mas, diante de todas as atribuições do setor de Recursos Humanos, torna-se inviável. 

Por isso, ao invés de abandonar um processo extremamente útil e interessante para a tomada de decisões e promoção da cultura organizacional, você pode utilizar o software de RH a seu favor. As informações podem ser coletadas por meio da ferramenta, auxiliando o setor a planejar ações de acordo com os dados obtidos. Aumentando, assim, as chances de bons resultados.

Agilidade na execução de planos de ação

Agora, pense com a gente… De nada vai adiantar coletar esses dados se eles não servirem para a conversão em ações práticas de melhoria da cultura organizacional e da produtividade da empresa. Concorda? 

Pois é aí que entra o software de RH novamente. Como comentamos, a ferramenta proporciona mais tempo aos responsáveis pelo setor para que se dediquem a ações estratégicas. Mas, além disso, ele também otimiza a execução de planos de ação ao disponibilizar ferramentas de contratação de profissionais, informações cruciais para o desenvolvimento de talentos, assim como dados sobre possíveis problemas nas equipes, fazendo com que ações sejam tomadas com mais agilidade pelos Recursos Humanos. 

Alinhamento mais preciso com a estratégia do negócio

Softwares de RH podem ser utilizados na admissão de novos profissionais, observando não apenas as hard skills como também as soft skills de interesse da empresa. Pessoas alinhadas à cultura organizacional. 

Além disso, as ferramentas podem disponibilizar informações essenciais sobre a experiência dos profissionais na empresa, oferecendo meios para que o RH, junto com as lideranças de cada setor, analisem o seu desempenho e desenvolvam ações para que se sinta bem em suas funções. Dessa forma, além de poder realocar os profissionais de acordo com suas capacidades e preferências, o setor de RH também conseguirá auxiliar o atingimento das metas de cada área. 

Conheça 4 tipos de software de RH

Como você pôde notar até aqui, diversas são as possibilidades que um software de RH pode trazer ao setor. O importante é que você leve em consideração as necessidades da organização em que está inserido para verificar qual é a melhor opção. 

Para te ajudar nesse processo, identificamos 4 tipos de softwares que você pode utilizar. Veja quais são e as possibilidades que eles oferecem. 

Holerites, folhas de pagamento e gerenciamento de férias

Grande parte dos softwares de RH possuem a funcionalidade de gerenciamento da folha de pagamento, além da administração dos benefícios oferecidos pela empresa. Por meio da ferramenta é possível fazer os devidos lançamentos, que em sua maioria se reproduzirão no mês seguinte de forma automática, ou seja, sem a necessidade de interferência humana.

Além disso, o recurso também permite a atualização das informações de forma prática e ágil, gerando históricos das mudanças, além de informações como o tempo em que o profissional está recebendo esse valor. Dados como esses são fundamentais para um bom gerenciamento de carreiras dentro da empresa, por exemplo. 

Softwares de RH com esse recurso garantem uma otimização do processo mensal, garantindo que os profissionais se concentrem apenas na verificação dos dados e interpretação dos possíveis relatórios. Dessa forma, evitam-se os atrasos de pagamentos, assim como os pagamentos indevidos e outros possíveis erros. 

Outra possibilidade interessante que softwares de RH disponibilizam nesse sentido é a geração e distribuição de holerites. Diversas empresas já utilizam recursos tecnológicos para gerenciar o documento, como, por exemplo, o envio por e-mail ao invés da emissão dos horários feitos pelos profissionais em um papel que, mensalmente, precisa ser assinado para ter a devida validade. Porém, com softwares de RH em que este recurso está disponível é possível agilizar essa distribuição, permitir o acesso direto dos colaboradores (sem necessidade de envio do documento por parte do responsável pelo setor de Recursos Humanos), além de unificar as informações em apenas um sistema. 

Ou seja, além de reduzir os gastos com impressão dos holerites, você também diminuirá a quantidade de documentos a serem armazenados nos arquivos físicos da empresa. Além de agilizar o encaminhamento da folha de pagamento com a validação da carga horária efetuada pelo colaborador no mês em questão, assim como contar com a garantia da segurança dos dados, alinhadas com a LGPD.  

Todos esses processos culminarão no gerenciamento de férias dos profissionais da organização. Com informações básicas como o tempo de empresa e as fichas ponto é possível acompanhar a trajetória dos colaboradores e quando precisam tirar seus dias de descanso. Gerando além dos dias de férias o devido acerto deles na folha de pagamento. Esse processo demonstra aos profissionais que a empresa se preocupa com sua qualidade de vida e seus direitos trabalhistas. Além de evitar que erros ocorram. 

Admissão digital de pessoal

Sem dúvidas esse é um dos grandes pontos favoráveis de adotar um software de RH em seu setor. O que há alguns anos era impossível de se imaginar, hoje já é uma realidade com a tecnologia implementada nos setores de Recursos Humanos por todo o país. 

Por meio da ferramenta é possível automatizar a seleção de currículos de acordo com as necessidades da organização, calcular o fit cultural dos candidatos, seu alinhamento com os valores da empresa, além de, claro, a contratação propriamente dita. 

Com softwares de RH que disponibilizam a admissão digital é possível contratar pessoas de outros estados, e até mesmo países, facilitando o envio e a assinatura de documentos, o esclarecimento de dúvidas, além de reduzir os gastos com impressão de arquivos. Ou seja, contratação mais ágil e segura. 

Comunicação interna

Uma das funções essenciais do setor de Recursos Humanos é a promoção da cultura organizacional que, por sua vez, depende de uma boa comunicação interna para se manter. Dessa forma, softwares de RH também podem auxiliar nessa tarefa, reunindo todas as informações sobre os profissionais em um só local, dados sobre todos os setores da empresa, além de uma plataforma digital de comunicação onde avisos podem ser feitos, por exemplo. 

Análise de dados estratégicos

Todos esses dados coletados em um só lugar, oferecem ao setor de Recursos Humanos uma verdadeira mina preciosa de informações para que decisões sejam tomadas de forma mais assertiva. Com a ajuda de softwares de RH é possível monitorar indicadores de taxa de rotatividade, absenteísmo e turnover, além de avaliação de desempenho dos profissionais, custos desnecessários de administração, dentre uma série de outros dados. 

Quer saber quanto seu RH vai economizar com a admissão digital do Unico People? Faça agora o seu cálculo gratuitamente clicando aqui.

Problemas do seu RH que o software de RH Unico People resolve

Na hora de escolher o melhor sistema para o seu RH é importante identificar os pontos de melhoria que podem ser resolvidos com a automatização e digitalização de processos.

Com a Unico People você amplifica o protagonismo da área. Sua atuação enquanto RH será mais estratégica, influenciando o negócio e a cultura da empresa, tomando decisões baseadas em dados e otimizando os processos. Isso tudo poderá ser feito desde o começo, no momento de recrutamento de candidatos, deixando seu colaborador satisfeito e motivado já no processo admissional. 

Além disso seu time nunca mais precisará validar os documentos admissionais de forma presencial. Tudo se torna mais prático, ágil e seguro com o Unico People. Dá uma olhada nos principais aspectos que podem ser solucionados com o apoio do software para entender o porquê. 

1. Pouca agilidade nos processos de RH

A plataforma de admissão 100% digital otimiza, organiza e centraliza os processos da área, tornando-os ainda mais ágeis e eficientes.

O Unico People ajudou empresas a reduzirem o tempo médio de admissão de novos colaboradores de 10 para 3 dias. Em alguns clientes essa redução chegou a 90% do tempo. 

2. Gastos com papel e pouco espaço para armazenamento de documentos

Todo o processo de envio, assinatura eletrônica e armazenamento de documentos são feitos de forma online, economizando papel e recursos.

3. Ausência de segurança de dados

Software de RH especializado garante a segurança de todas as informações conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ou seja, você não precisará mais se preocupar com a segurança dos documentos armazenados em um local físico da empresa, pois já contará com sistemas criptografados de proteção.

4. Falta de padronização nos processos

Soluções como o Unico People permitem a gestão completa das admissões, padronizando o fluxo e gerando ainda mais agilidade na operação. Além disso, é possível ter uma maior visibilidade do que pode ser melhorado para alavancar os resultados.

5. Dificuldade de gerar relatórios e comprovar resultados

A tecnologia é uma grande aliada na hora de emitir relatórios e analisar as métricas definidas para os fluxos automatizados. Com o Unico People não seria diferente. Faça o acompanhamento de todas as admissões em tempo real pelo sistema e valide a operação.

6. Dificuldade de implementação do RH estratégico 4.0

Para um RH 4.0, ou seja, mais estratégico e menos operacional, é importante o investimento em tecnologias seguras e eficientes de automatização e digitalização da área. Esse é um aspecto no qual o Unico People também pode ajudar a sua empresa.

Admissão digital no Unico People: passo a passo

No software de admissão digital Unico People é muito simples e prático visualizar todas as informações dos novos colaboradores em tempo real, configurar notificações e muito mais.

Dashboard unico | people: software de admissão digital ideal para o seu RH.

Ao utilizar a plataforma, o RH passa pelos seguintes passos para uma admissão automatizada:

Passo 1: Criação da vaga

Nesse momento, a vaga é criada com um checklist personalizado que contém todas as suas informações.

Passo 2: Disparo de e-mail/SMS para o novo colaborador

O sistema envia automaticamente a comunicação sobre a vaga registrada e todas as ações necessárias para avançar no processo de admissão.

Passo 3: Cadastro e envio de documentos

O novo colaborador faz o cadastro incluindo seus dados pessoais e realiza o envio dos documentos solicitados pelo RH.

Para auxiliar no processo, o suporte Unico People está disponível 24h em todos os dias da semana para solucionar qualquer dúvida.

Passo 4: Selecionando benefícios

No momento de cadastro, o novo colaborador também terá a possibilidade de verificar os benefícios da empresa, observando para quais é elegível e fazendo sua solicitação. 

Passo 5: Análise automática dos documentos

A plataforma realiza a análise da documentação enviada com OCR e SLA de até 3h.

Passo 6: Conferência no eSocial

Por meio da integração com eSocial, o Unico People faz a conferência dos documentos automaticamente, eliminando burocracias e facilitando o processo para o RH.

Passo 7: Carta de abertura de conta e exame médico

Envio automático da carta de abertura de conta bancária configurada pelo RH e a guia para o colaborador realizar o exame médico admissional.

Passo 8: Assinatura eletrônica 

Todos os documentos são assinados de forma eletrônica, com validade jurídica e de forma simples, diretamente pela plataforma.

E pronto! Processo de admissão finalizado com sucesso. O Unico People entrega para o seu RH centralização e segurança em todas as etapas da admissão.

Lembre-se: quanto mais tarefas automatizadas, maior será o tempo do setor de Recursos Humanos para se preocupar com o que realmente importa: as estratégias de atenção ao capital humano da empresa.

Então, se quiser entender melhor como o Unico People pode te ajudar nessa tarefa por meio do nosso software de RH, entre em contato com a nossa equipe. Nossos especialistas estão prontos para tirar todas as suas dúvidas e tornar o seu setor mais automatizado. 

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