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Planejamento de Recursos Humanos: como parar de desperdiçar tempo com processos?

Matheus Lambertucci Cardoso
  • 9 de setembro de 2021
  • 7 min de leitura
infopeople

Desenvolver um planejamento de Recursos Humanos eficiente é uma prática fundamental para toda a empresa que deseja crescer e que tem como meta alinhar o bem-estar de seus colaboradores com as necessidades de seu negócio.  

Se antes, o RH de uma empresa era conhecido por seu caráter burocrático, hoje, a sua atuação representa uma estratégia essencial para o sucesso de uma organização, como mostra um estudo.

Segundo pesquisa feita com 1800 profissionais de diferentes setores, 61% deles declararam que a área de recursos humanos participa intensamente das tomadas de decisões estratégicas da organização. 

Para conquistar essa posição, realizar um bom planejamento de recursos humanos é uma medida essencial. Quer saber mais sobre o assunto? É só ler este post até o fim! 

O que é e como funciona um planejamento de Recursos Humanos?

O planejamento de recursos humanos se baseia na gestão das medidas a serem realizadas na área, que têm como foco melhorar a gestão de pessoal, promover um ambiente motivador e valorizar a cultura do feedback, por exemplo. Em outras palavras, mapeia as ações que devem ser aplicadas no setor de recursos humanos para que, assim, ele se desenvolva. 

Para isso, é crucial ter um profundo conhecimento das necessidades de todos os setores da organização e também sobre o gerenciamento de colaboradores. Logo, após análise feita, é possível desenvolver e inserir práticas que solucionem questões relacionadas a esse universo.  

Ou seja, o planejamento de Recursos Humanos detecta as necessidades relacionadas à área de RH, as estuda e, logo, propõe intervenções e soluções estratégicas para que as demandas sejam cumpridas. 

Para isso, é primordial estabelecer um plano de ação bem-estruturado que englobe todas as questões do departamento, como gestão pessoal e recrutamento. Desse modo, é possível diversificar e aplicar estratégias que valorizem tanto a satisfação dos funcionários como o cumprimento de metas corporativas. 

planejamento de recursos humanos

Crédito: Freepik 

O que é preciso para realizar um bom planejamento de Recursos Humanos? 

Para realizar um bom planejamento de Recursos Humanos, é preciso:

  • conhecer e entender os objetivos da empresa;
  • verificar a quantidade de pessoal disponível para cumprir esses objetivos;
  • analisar o desempenho da equipe;
  • avaliar o recrutamento e o treinamento de pessoal;
  • aplicar medidas demissionais, caso necessário;
  • controlar a remuneração;
  • definir planos e propostas de melhoria.

Para aplicar todas essas ações, é importante contar com um time de RH eficiente. Para isso, é preciso que ele: 

  • conheça, de maneira profunda, as principais demandas do mercado de trabalho;
  • saiba da disponibilidade da mão de obra interna da organização;
  • estude as habilidades do time;
  • alinhe os desejos da equipe com as necessidades da empresa;
  • antecipe a solução de problemas;
  • realize feedbacks. 
planejamento de recursos humanos

Crédito: Freepik 

Quais são as vantagens de aplicar um planejamento de Recursos Humanos eficaz?

Um planejamento de recursos humanos eficiente, além de organizar ações e definir melhorias, apresenta vantagens relevantes para uma corporação. A seguir, selecionamos as principais. Confira!

Mapeamento de atividades

A primeira delas está relacionada ao mapeamento de atividades do time de RH. Hoje, um dos grandes desafios para as organizações é ter a oportunidade de otimizar a rotina de sua equipe e aumentar a produtividade e manter a qualidade das entregas. Além disso, é preciso garantir a satisfação dos colaboradores, uma vez que a alta taxa de turnover pode trazer impactos negativos para a organização como um todo.

Nesse sentido, o planejamento estratégico de RH contribui para que os profissionais tenham uma visão mais ampla sobre as suas atividades, as prioridades, além de entenderem de forma mais precisa sobre o que é esperado em relação ao desempenho dentro do time.

Desenvolver a capacitação do time

A capacitação dos profissionais de RH também contribui para o aumento da produtividade e a redução da taxa de turnover. No entanto, essa estratégia vai além: por meio dela, vai haver mais qualidade nos resultados apresentados, as metas serão desenvolvidas de forma mais coesa, além de transformar o clima organizacional de uma empresa. Incentiva, ainda, o trabalho em equipe, possibilitando até mesmo o surgimento de lideranças.

No entanto, para que os gestores tenham uma visão clara de quais são as necessidades de toda a equipe para a promoção desses treinamentos, é preciso contar com um bom planejamento. Assim, cada colaborador terá a oportunidade de explanar os seus gargalos no dia a dia de suas funções, permitindo com que o negócio busque capacitações que tragam valor para a realidade de todo o time.

Alinhamento das necessidades dos colaboradores com os da empresa

A alta rotatividade pode ser ocasionada, muitas vezes, pela falta de alinhamento entre o que a empresa espera e também o que os profissionais entregam em suas funções. Sendo assim, o planejamento estratégico de RH permitirá uma melhor definição e sinergia nesse cenário.

Ao contar com metas e objetivos bem definidos, vai existir um melhor direcionamento entre os colaboradores para as suas entregas. Outro ponto importante é o fato de as pessoas contarem com um senso de prioridade, dando ênfase para aquelas atividades que mais agregam para o crescimento e desenvolvimento do negócio e enquanto profissional.

Por fim, possibilita um maior estímulo para que os colaboradores tragam resultados mais efetivos, buscando por melhorias contínuas em suas tarefas e trazendo estratégias inovadoras para a organização.

Detectar pontos de melhorias

Buscar por um diferencial competitivo: essa deve ser uma das principais prioridades das empresas nos dias de hoje. Para superar esse desafio, um dos pontos iniciais que merecem atenção da equipe é a detecção dos pontos de melhorias.

Assim, além de possibilitar uma maior satisfação dos clientes (porque as transformações também podem ser aplicadas aos produtos), consequentemente o atendimento terá mais qualidade, uma vez que os colaboradores estarão mais satisfeitos ao desempenharem suas funções, bem como vai haver a redução dos gargalos operacionais.

Desenvolver medidas que previnem erros

Ao mencionarmos sobre erros comuns nas empresas, não estamos nos referindo apenas àqueles que impactam de forma direta ao cliente. Os profissionais devem ser enxergados, também, como um público de seu negócio. Afinal, são eles que fazem “a roda girar”, além de haver equipes que são o principal ponto de contato do cliente com o seu negócio.

Colaboradores insatisfeitos, naturalmente, tendem a errar mais. Além disso, com a alta rotatividade, há perca de capital intelectual. Novos colaboradores precisarão passar por treinamentos, o que vai ocasionar em deslocamento de profissionais para realizarem essas capacitações.

Valorizar potencialidades da equipe

Por fim, é preciso valorizar as potencialidades de toda a equipe para que os profissionais se sintam engajados a buscarem continuamente por melhorias. Como as metas estarão bem estabelecidas, além de cada colaborador ter em mente qual é o seu papel para o crescimento da organização, consequentemente as potencialidades podem ser percebidas de forma mais simplificada pelas lideranças, valorizando-as para resultados ainda mais atrativos.

Qual é o passo a passo para estruturar um planejamento de Recursos Humanos?

Agora que você já sabe como funciona um planejamento de Recursos Humanos e entendeu a sua importância em uma organização, é preciso saber como estruturá-lo, não é mesmo? Confira agora o passo a passo.

1. Entenda as metas da companhia

Um planejamento de RH só será eficiente, de fato, se suas ações estiverem alinhadas com as metas da companhia. Para isso, é essencial envolver todo o time de recursos humanos para cumprir as demandas estratégicas da empresa, propondo prazos e planos para isso. 

Nesse cenário, é importante focar na produtividade do time e na qualidade do trabalho exercido por ele. No entanto, é também essencial analisar se dentro dessa proposta o bem-estar dos colaboradores está sendo valorizado. 

Para simplificar esse trabalho e realizar o seu controle inteligente, é viável criar uma planilha que oriente as demandas e que controle os prazos de execução das atividades. 

2. Faça uma reunião com os líderes

Para realizar um planejamento de sucesso, é fundamental determinar reuniões esporádicas com os líderes de cada departamento. Dessa forma, será possível entender e conhecer as necessidades de cada área e, assim, aplicar medidas assertivas direcionadas a elas. 

Essas reuniões também são importantes pois previne que o departamento de RH efetue práticas contraproducentes. Em outras palavras, o diálogo entre RH e líderes promove o foco e o direcionamento do trabalho do time de Recursos Humanos para o cumprimento de projetos de maneira assertiva. 

3. Verifique o cenário real da empresa

Além de compreender as metas da organização, também é importante analisar o cenário real da companhia. Afinal, um planejamento só será eficiente, de fato, se estiver de acordo com a realidade do empreendimento. 

Nesse contexto, algumas questões podem demandar uma nova postura do RH. São elas: 

  • crises financeiras;
  • turnover;
  • inovações de sistemas;
  • competição exagerada;
  • adaptação de leis e normas;
  • aplicação de medidas de sustentabilidade. 

Dessa forma, o departamento de RH pode propor soluções de adaptação para a empresa, diminuindo o risco de conflitos e resolvendo discordâncias no decorrer desses processos. 

4. Realize um diagnóstico constante

De nada adiantará conhecer a realidade da companhia, seus pontos fracos e objetivos, se não houver um diagnóstico constante dos planos de ações. Isto é, de tempos em tempos, é primordial avaliar se as medidas tomadas estão sendo efetivas ou não. Dessa forma, é possível estabelecer as ações que merecem prosseguir e aquelas que devem ser repensadas. 

É natural que o cenário de uma organização apresente altos e baixos. Logo, focar em processos de melhorias contínuas é uma estratégia importante. Nesse contexto, também é preciso assegurar que o time de RH esteja sendo valorizado durante esses processos. Afinal, contar com profissionais que trabalhem bem e felizes é uma das principais maneiras de garantir a expansão de uma companhia.  

5. Dica extra: abrace a automação de processos 

Abraçar um sistema de automação de processos é uma estratégia inteligente que deve ser tomada por toda a organização que deseja ter sucesso em sua jornada. Isso porque ao contar com esse recurso tecnológico, é possível :

  • padronizar serviços: o que melhora a produtividade, evita erros e improvisos, e promove a organização;
  • conhecer o desempenho da companhia: como todos os processos são armazenados e transformados em relatórios, é possível que os gestores tenham acesso aos números relacionados às vendas e a outros indicadores de performance da empresa;
  • otimizar tempo: ao adotar um bom software de automação, o tempo para a realização de tarefas pode ser reduzido de modo significativo, entre outros. 

Neste contexto, a automação de processos admissionais ganha destaque, surgindo como uma alternativa que representa uma evolução para o departamento de Recursos Humanos. Isso porque adotar uma ferramenta desse gênero estimula a redução de custos da companhia e faz com que a empresa pare de desperdiçar tempo com processos de contratação burocráticos e demorados.

Ao automatizar os processos admissionais é possível realizar uma pré-seleção via Internet e contratar novos talentos de forma segura e ágil. 

Para isso, você pode contar com o unico | people, da unico, um software de gestão pessoal que otimiza a admissão de funcionários da seguinte forma:

  • facilita o processo de coleta dos documentos do candidato selecionado por meio de envio de imagens;
  • efetua um suporte eficaz ao candidato ao enviar lembretes via SMS, e-mail e por contar com um chat que tira dúvidas;
  • realiza um processo automático de validação de informações inseridas na plataforma e dos dados obrigatórios do e-Social;
  • automatiza a seleção de benefícios, como VR e assistência médica, por vaga;
  • automatiza o checklist de documentos admissionais;
  • realiza o agendamento online do ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
  • entrega o dossiê completo do novo colaborador para lançamento em folha.

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