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Offboarding: entenda o que é e suas vantagens

Letícia Beilfuss
  • 6 de setembro de 2022
  • 8 min de leitura
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“Os baby boomers (nascidos entre 1946 e 1964) e as gerações anteriores passaram tipicamente grande parte das suas carreiras em uma única empresa. As gerações mais novas evoluíram nesta mentalidade”. Essa foi a frase dita por Jamie Ladge, professora de Administração e Desenvolvimento Organizacional da Northeastern University, nos Estados Unidos, em entrevista à BBC sobre a permanência de profissionais no mercado de trabalho. Mas o que isso tem a ver com offboarding? É isso que vamos te explicar ao longo deste texto! 

Uma pesquisa realizada em 2014 pelo Dieese apontava que os brasileiros permaneciam em seus empregos por, em média, 3 anos. Oito anos depois, com os diversos avanços tecnológicos e a popularização do home office, é bem provável que esse número tenha se tornado um pouco mais baixo, não é mesmo? É aí que surge o offboarding, uma metodologia de desligamento de profissionais das organizações que visa realizar essa etapa da melhor forma possível, favorecendo colaboradores e empresa. Vamos entender melhor do que se trata essa técnica? 

O que é offboarding

Assim que uma pessoa é contratada na organização, ela passa pelo período de onboarding. Ele tem como objetivo recepcionar o novo colaborador, apresentar a cultura da empresa e contribuir para que ele se adapte ao novo local de trabalho, entenda as diferentes áreas e se sinta integrado com a equipe.

O offboarding segue uma lógica parecida, porém, é para o desligamento do colaborador. Em uma empresa é preciso se preocupar com toda a jornada do profissional e o momento de desligamento está incluso nesse processo. Nesse sentido, o offboarding contribuirá para que esse ciclo seja encerrado de forma positiva, além de a organização demonstrar preocupação com o sentimento do colaborador naquele período de incerteza e também apoio para que ele se recoloque no mercado de trabalho.

Quando a própria pessoa pede demissão, a empresa pode perguntar se existe alguma maneira para que ele permaneça entre a equipe. Caso haja uma negativa, o ideal é que entenda os motivos que levaram à sua saída para que esse feedback permita alterações de processos, visando oferecer uma melhor experiência àqueles que ficam – ou seja, para que esse gargalo não volte a se repetir.

Qual é a importância do offboarding 

Apesar de trabalhar para que os funcionários se sintam bem em seus ambientes de trabalho e queiram permanecer desenvolvendo suas carreiras na empresa, é comum que haja desligamentos e o setor de Recursos Humanos precisa estar preparado para isso. Porém, não é bem assim que o mercado tem atuado. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Sales Benchmark Index (SBI), profissionais da área de RH passam oito vezes mais estruturando processos de admissão do que de demissão. Isso faz sentido se pararmos para pensar na lógica de proporcionar a melhor experiência possível para impressionar novos talentos e retê-los na equipe, porém também é fundamental estar atento ao momento de saída desses colaboradores da organização. 

Isso porque, assim como no momento de entrada de um novo profissional, o processo demissional também pressupõe uma série de burocracias, que precisam ser seguidas para garantir todos os direitos do trabalhador. Além disso, é fundamental que a empresa esteja preparada para receber informações sobre a experiência desse profissional na organização, a fim de ajustar processos internos e, quem sabe, desenvolver estratégias para que isso não volte a acontecer. 

Além disso, garantir o melhor desligamento dentro do possível garantirá que esse profissional continuará mantendo o respeito e carinho pela organização, possivelmente voltando no futuro. Ou, pelo menos, perpetuando a boa imagem da empresa no mercado, permitindo que novos talentos fiquem interessados nas oportunidades que ela tem a oferecer. 

Diferença entre onboarding e offboarding 

Como mencionamos no início deste artigo, o processo de onboarding é desenvolvido pelo setor de Recursos Humanos de uma empresa no momento de contratação de um novo profissional. Ele serve para integrar o novo colaborador à equipe, garantir que todos os formulários foram preenchidos e todos os documentos foram recebidos, que o profissional desenvolveu todos os treinamentos necessários, enfim, que ele cumpriu todas as etapas necessárias de entrada na empresa para começar a desempenhar suas funções. 

O offboarding, por sua vez, segue a linha oposta, preparando todas essas etapas sob a perspectiva de desligamento de um profissional da empresa. Porém, ambos se assemelham do ponto de vista da organização de um processo. Sendo assim, apesar de serem processos separados, é fundamental considerá-los como parte de um ciclo onde o onboarding é o ponto de início e o offboarding a linha de chegada. 

Ambos se baseiam em boas práticas para firmar uma relação entre empresa e profissional, mas enquanto o onboarding traça estratégias de integração do colaborador, o offboarding pensa em maneiras para tornar o processo de desligamento o mais respeitoso e positivo possível. 

Vale lembrar também que, de certa forma, um processo de offboarding pressupõe que em seguida existirá uma nova etapa de onboarding com a contratação de um novo profissional para o cargo, ou até mesmo no período de transferência temporária das atividades para outro colaborador. Por isso o offboarding está diretamente relacionado com o employee experience de uma empresa, afinal além da ligação óbvia com a experiência do profissional que está deixando a equipe, também é importante estar atento ao colaborador que assumirá essa função, estabelecendo limites para que ele não se sobrecarregue enquanto outro profissional não for contratado. 

Além disso, um bom processo de offboarding garante que o colaborador desligado tenha uma experiência tranquila e respeitosa de saída da empresa. Dessa forma, evitam-se situações complicadas, como o profissional não querer instruir o colega que ocupará sua função. 

Como realizar o offboarding

Agora que você já sabe o que é o offboarding, chegou o momento de apresentarmos algumas dicas para que ele seja feito de forma eficaz. Confira!

Preparação e documentação 

Tudo começa com o aviso de que o profissional será desligado, seja por vontade própria ou por indicação da empresa. A partir dessa decisão é iniciada a etapa de preparação por parte do setor de Recursos Humanos, onde serão analisados, junto ao setor e ao colaborador, todos os trâmites burocráticos do desligamento. 

Nesse momento serão alinhadas questões como, por exemplo:

  • Recolhimento da carta de demissão;
  • Necessidade de aviso prévio;
  • Informar os responsáveis pela folha de pagamento;
  • Encaminhar todos os direitos trabalhistas como férias remuneradas, FGTS, décimo terceiro, etc.

Avaliação da experiência 

Este é um dos momentos mais importantes do processo de offboarding, afinal é por meio dele que o profissional de Recursos Humanos poderá obter informações mais detalhadas sobre a saída do profissional e, claro, sua experiência durante seu período na empresa. Nesta etapa é fundamental estar aberto às opiniões do profissional, se colocando como ouvinte ativo dos apontamentos, com muita empatia, respeito e autocrítica. 

Isso será fundamental para desenvolver ações de melhorias para evitar novos desligamentos e, claro, demonstrar ao profissional que ele continua sendo importante para a empresa mesmo em sua saída. Isso é essencial para que os demais colaboradores percebam que seus apontamentos também serão levados em consideração e, possivelmente, deixará a porta aberta para caso o profissional desligado decida voltar para a organização no futuro, ou então recomendá-la para outros profissionais. 

Comunique os gestores do processo 

É fundamental que toda a equipe esteja por dentro de como funcionam cada uma das etapas do offboarding e qual seu papel dentro delas para auxiliar o responsável pelo setor de Recursos Humanos a desenvolver o melhor processo demissional possível. 

Além disso, caso a decisão tenha sido tomada pela empresa, essa etapa deve ser utilizada para compreender porque a decisão foi tomada, angariando feedbacks do setor e sobre o desempenho do colaborador nele, solicitando inclusive os planos de ação trabalhados para tentar evitar que a situação chegasse ao ponto de demissão. 

Também é importante que toda a comunicação retome a cultura organizacional da empresa e os valores da organização, tanto com o gestor, como com o profissional demitido. Dessa forma, será criado um espaço em que ambos possam compreender que essa não foi uma decisão parcial e que diversas ações foram tomadas para tentar evitar esse momento. 

Devolução e recolhimento de materiais 

Esta é uma das etapas finais de todo o processo de offboarding, mas não menos importante. Além das questões óbvias relacionadas à segurança da empresa, recolher os materiais que estavam com o colaborador também demonstra uma organização da empresa e seu desejo em auxiliar o profissional em todas as etapas. 

Também faz parte desse momento solicitar que o profissional recolha seus objetos pessoais de seu local de trabalho. Dessa forma se deixa tudo organizado para o próximo colaborador e também se marca, na prática, a saída do profissional daquele espaço. 

Despedida 

Momentos de despedida são complicados em qualquer contexto da vida e não são diferentes em um episódio de desligamento. Porém, tente fazer dessa etapa a melhor possível.

Foque em ações práticas que podem facilitar o encerramento das atividades ao lado do profissional em questão, como: 

  • organizar documentos e orientações para o colaborador que ficará responsável por suas atividades;
  • desativar contas de e-mail corporativo;
  • devolver materiais como citamos anteriormente;

Até, claro, ações mais subjetivas, mas que podem fazer toda a diferença na experiência do profissional, como, por exemplo, organizar uma despedida entre os colegas. Lembre-se, um colaborador que sai da empresa será um grande propagador de sua imagem para o mercado, então é importante que ela seja o mais positiva possível.

Próximos passos

Principalmente para profissionais que são desligados, esse será um momento de angústia e incertezas. Por essa razão, a empresa demonstrará empatia caso auxilie o colaborador em seus próximos passos. Essa prática é chamada de outplacement.

Dessa forma, a equipe auxiliará o colaborador a realizar um bom currículo – etapa essencial, principalmente para pessoas que ficaram muitos anos em uma mesma função sem participar de processos seletivos -, além de auxiliar em outras etapas de sua carreira, independentemente de qual será o seu objetivo.

Quais as vantagens do processo de offboarding para a empresa?

A seguir, selecionamos algumas das principais vantagens do offboarding para a empresa.

Redução de processos trabalhistas

A empresa precisa se preocupar em manter um bom clima com o colaborador em qualquer etapa de sua jornada. Oferecer o apoio necessário no momento de desligamento é uma oportunidade de o vínculo ser encerrado de forma positiva, reduzindo consideravelmente as chances de ocorrer um processo trabalhista.

Recolocação com mais facilidade 

Conforme vimos, a prática de outplacement durante o offboarding permitirá que o colaborador tenha um apoio durante o processo de desligamento. Pessoas que permanecerem em um mesmo ambiente de trabalho por muito tempo, consequentemente não entendem como está o mercado e como seria possível buscar vagas que estejam de acordo com o seu perfil.

Em uma empresa que realiza offboarding, colaboradores da equipe de recrutamento auxiliarão a pessoa em todas as etapas de um novo processo, inclusive para a negociação do salário. Consequentemente, a recolocação pode ocorrer com mais facilidade, principalmente por haver indicação de sua última experiência profissional.

Fortalecimento da imagem da empresa 

Hoje, existem canais nos quais o colaborador pode levar a sua percepção em relação à organização. Sempre quando a empresa abrir um novo processo seletivo, talentos que tiverem contato com essa vaga recorrem a essas plataformas para conferir quais são os depoimentos de quem trabalhou e/ou trabalha nessa equipe.

Se a imagem estiver muito negativa, consequentemente será um empecilho para a vinda de novos talentos. Nesse sentido, a empresa perde oportunidades de atrair pessoas qualificadas para as vagas, perdendo também um importante diferencial competitivo.

Quais são os desafios do offboarding para as empresas?

Confira alguns dos principais desafios para as empresas quanto ao offboarding!

Reconhecer os problemas da empresa

No momento que um colaborador da equipe de RH for para uma entrevista de desligamento, é preciso que a pessoa vá de coração aberto para entender os problemas da organização. Caso contrário, existem os riscos de o profissional ficar muito na defensiva, o que prejudicaria tanto a experiência do colaborador desligado quanto do próprio objetivo da estratégia.

Identificar pontos importantes de melhorias 

Além disso, é um dos desafios da área conseguir identificar quais são esses pontos, uma vez que o colaborador pode se sentir retraído de dar um feedback de fato sincero – com receio de ser prejudicado no mercado de trabalho.

Por essa razão, deixe claro desde o início da conversa que esse é um encontro que visa melhorias para o negócio – e que ele pode ficar à vontade para trazer seus diferentes pontos de vista.

Colher informações relevantes

Se a equipe não conseguir colher dos colaboradores desligados informações relevantes que permitirão melhorias no processo, consequentemente o offboarding não alcançará o seu objetivo. Por essa razão, o ideal é que, em qualquer momento da jornada do funcionário, a equipe se preocupe em oferecer uma experiência positiva e um bom clima para o ambiente de trabalho.

Nesse contexto, ele sentirá abertura ao ofertar um feedback em sua saída, uma vez que isso foi trabalhado anteriormente.

Offboarding com Unico People 

Realizar um processo de offboarding com um software de RH como o Unico People é garantir que todas, ou pelo menos boa parte, das etapas que citamos aqui sejam realizadas de forma digital, agilizando todo o processo e, consequentemente, permitindo que os profissionais do setor de Recursos Humanos tenham um tempo precioso para analisar a situação e desenvolver estratégias para melhorar o employee experience, reduzir as taxas de turnover, entre outros, dependendo da motivação do desligamento. 

Além disso, também é possível adicionar mais segurança aos processos de offboarding e evitar multas ocasionadas pela falta de documentação correta do desligamento. Com o Unico People o setor de RH consegue encaminhar o exame demissional do colaborador, assinar eletronicamente todos os documentos necessários e acompanhar o colaborador durante cada uma das etapas, contando com um serviço de atendimento disponível 24 horas por dia para o esclarecimento de dúvidas. 

Com o Unico People seu offboarding se torna muito mais ágil, organizado e seguro. Conheça nosso sistema e entre em contato com nossos especialistas para tirar todas suas dúvidas e levar o melhor software de RH para a sua empresa.

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