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Assinatura eletrônica para RH: como implementar na sua empresa

Letícia Beilfuss
  • 12 de agosto de 2022
  • 8 min de leitura
infopeople

A tecnologia faz parte de uma das tendências dos Recursos Humanos para o futuro, mas já está presente em diversos processos do setor. Uma das ferramentas adotadas é a assinatura eletrônica para RH que vinha cada vez mais ganhando espaço e, em 2020, com o isolamento social causado pela pandemia da Covid-19, teve sua regulamentação acelerada pelo poder público brasileiro. Por isso hoje trouxemos esse assunto num conteúdo completo para te ajudar a implementar a assinatura eletrônica para RH na sua empresa e agilizar os processos. 

O que é assinatura eletrônica?

Antes de falarmos sobre a assinatura eletrônica é interessante voltarmos um pouco no conceito e pensar na assinatura por si só. De modo geral, ela é uma forma de autenticar documentos, validando que você é quem diz ser e que as informações contidas naquelas páginas são verdadeiras. 

No caso da assinatura eletrônica o processo é o mesmo, mas ocorre de forma digital. Contudo, lembre-se, assinatura eletrônica é uma coisa e assinatura digital é outra, ok? A semelhança apenas é que ambas são feitas virtualmente. 

A tecnologia é utilizada por meio de chaves criptografadas, leitura biométrica e outras formas de identificação e segurança para garantir a validade e integridade do documento em questão. Dessa forma, além de agilizar processos, a assinatura eletrônica também economiza recursos, evita a necessidade de deslocamento dos envolvidos, e tudo isso garantindo a segurança do processo. 

Quais os benefícios da assinatura eletrônica para o RH?

Um setor voltado, prioritariamente, para a gestão de pessoas é o objetivo da área de Recursos Humanos de toda empresa. Afinal, processos administrativos são sim fundamentais, mas serão as estratégias adotadas para qualidade do ambiente que manterão os profissionais engajados com a empresa. 

A assinatura eletrônica para o RH entra justamente como uma das possibilidades de tornar esse desejo uma realidade. Ao oferecer ferramentas de automatização, ela traz praticidade e agilidade aos processos do setor, melhorando a experiência dos colaboradores. Todos os benefícios estão em torno desses pilares, mas veja abaixo alguns destaques. 

Reduzir gastos com papel

Ao realizar a assinatura eletrônica o RH faz uma administração digital dos documentos e arquivos, sem a necessidade de impressão dos mesmos. Dessa forma, reduz os gastos do setor com papel, além de evitar a necessidade de um espaço físico para armazenamento desses arquivos. 

Outro ponto favorável dessa redução é o impacto causado no meio ambiente. Dados de 2021, levantados pelo Sindicato Nacional das Empresas de Limpeza Urbana (Selurb), apontam que cada brasileiro gera, em média, aproximadamente 1 kg de lixo por dia. Considerando a população do país, isso equivale a 80 milhões de toneladas por ano. Se esses são os dados referentes apenas aos resíduos produzidos individualmente, imagine a quantidade gerada pelas empresas. Ou seja, além de agilizar seus processos com a adoção da assinatura eletrônica, a organização também estará fazendo sua parte para o futuro do planeta. 

Dar agilidade a processos internos

Quando encaminhados de forma manual, documentos precisam ser elaborados, impressos para revisão, reescritos quando necessário, até chegar ao setor de Recursos Humanos para que dê o devido andamento. Neste momento, caberá ao profissional responsável enviá-los aos envolvidos, tirar dúvidas, coletar assinaturas, em alguns casos digitalizá-los e arquivar fisicamente. Isso sem levarmos em consideração os casos em que erros acontecem e parte do processo precisa ser refeito. 

Com o uso da assinatura eletrônica no RH é possível fazer tudo isso de forma automática e muito mais ágil, realizando as etapas de forma virtual e, inclusive, armazenando os dados da mesma forma.

Centraliza processos

Mesmo sendo feitos de forma manual, os processos que citamos no ponto anterior costumam depender de plataformas únicas para cada uma das etapas. Por exemplo, a folha ponto dos colaboradores terá uma organização diferente do recibo de férias. Dessa forma, além da demora, o setor precisa estar atento a cada uma dessas particularidades e ter “na ponta da língua” o sistema necessário para cada encaminhamento. 

Com a assinatura eletrônica no RH a gestão desses fluxos pode integrar as informações de cada um desses sistemas em apenas um só, padronizando os registros e simplificando os processos do setor. Todos os documentos ficam armazenados em apenas um local após a assinatura.

Proporciona segurança no armazenamento

Por falar em armazenamento das informações, por meio da assinatura eletrônica no RH isso pode ser feito de forma muito mais simples e segura. Isso porque a tecnologia faz uso de ferramentas de criptografia para assegurar que os documentos não poderão ser acessados por pessoas sem autorização. 

Ou seja, ao invés de arquivar documentos em um local físico da empresa, onde poderão ser deteriorados pela ação do tempo, ou até mesmo de pestes como as traças, e inclusive furtados, eles ficarão armazenados na nuvem. Facilitando, inclusive, sua localização quando necessário. 

Quem pode usar a assinatura eletrônica no setor de RH?

Todos que necessitarem encaminhar algum processo administrativo no setor, desde colaboradores, novos profissionais, até mesmo clientes e terceiros envolvidos no trabalho da organização. Basta que os documentos sejam compartilhados com a parte interessada para que ela realize sua assinatura eletrônica. 

O que é importante ter em mente é que o processo de assinatura dependerá da ferramenta utilizada pela empresa para isso, mas logo chegaremos neste assunto. De qualquer forma é fundamental estar atento às ferramentas de segurança utilizadas pelas plataformas para assegurar a proteção dos dados e a validade das assinaturas. 

Quais tipos de documentos podem ser assinados com esse tipo de assinatura?

Por ter o grande objetivo de agilizar os processos do setor, assinaturas eletrônicas no RH podem ser utilizadas em todo tipo de documento entre empresa e colaborador, desde holerites, folhas de ponto, aviso e recibo de férias, até acordos com sindicatos e compensação de horas de trabalho. Tudo dependerá das necessidades do setor. Veja agora mais detalhes de algumas dessas possibilidades.  

Assinatura de contratos

A partir da seleção de novos candidatos para a empresa, a assinatura de contratos pode ser feita de forma eletrônica. Basta juntar os documentos necessários e enviá-los ao profissional para que ele faça a leitura e efetue a assinatura eletrônica. Lembrando que, em alguns casos, esses documentos também precisarão passar pelos setores necessários da empresa, como o jurídico e aquele para o qual o novo profissional está sendo escalado. 

Esta é uma alternativa interessante não apenas para evitar o deslocamento dos novos colaboradores até a empresa, como também para encontrar talentos que não necessariamente moram na mesma localidade da organização.  

Assinatura de holerites e comprovantes de pagamento

Se você já trabalhou de forma presencial em uma empresa, provavelmente já passou pela situação de ver diversas pessoas indo até o setor de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, no início de um novo mês, para assinar sua folha de pagamento. Essa é uma realidade que, cada vez mais, vai sendo modificada com o uso dos recursos tecnológicos e, hoje, dificilmente será vista. Mas, ainda é uma realidade em empresas que ainda não se adaptaram à revolução tecnológica.

Com a assinatura eletrônica no RH, tanto holerites, quanto PLR (Programa de Participação nos Lucros e Resultados da empresa) e todos os demais documentos relacionados ao pagamento, como férias e direitos trabalhistas como FGTS e INSS, são assinados de forma virtual com sua validade jurídica assegurada por um conjunto probatório. Sendo assim, exclui a necessidade de deslocamento dos colaboradores e agiliza o trabalho dos profissionais do RH.

Processo de contratação

Lembra do que falamos sobre a assinatura de contratos ser facilitada pela adoção da assinatura eletrônica no RH? Bem, além dela o processo de contratação como um todo pode ser agilizado com a adoção da ferramenta. Isso porque todos os documentos necessários para o processo de contratação de um profissional podem ser encaminhados online e validados pela assinatura eletrônica desses profissionais. 

Dessa forma, documentos a respeito de plano de saúde e outros benefícios concedidos pela empresa, assim como atestado de recebimento de equipamentos, por exemplo, são enviados pelo setor de Recursos Humanos e, em questão de minutos, podem ser assinados pelos colaboradores. Este é um recurso que pode ser utilizado por todas as empresas, mas que tem crescido em organizações que adotam o home office. 

Gestão de funcionários

Todos os processos que citamos aqui também valem para a gestão dos colaboradores que já estão inseridos na rotina da empresa. Por meio da assinatura eletrônica o RH pode autenticar documentos de férias, acordos e inclusive o desligamento de profissionais, caso necessário. 

A assinatura eletrônica é segura de ser usada?

Com certeza! As ferramentas de assinatura eletrônica no RH se utilizam de diversas tecnologias para garantir a segurança das informações contidas nos documentos encaminhados aos profissionais. 

No caso do Unico People, por exemplo, registramos um conjunto de informações em cada etapa do fluxo de assinatura. Composto por:

  • Dados do dispositivo que realizou a assinatura;
  • Validação do código de abertura do documento;
  • Geolocalização;
  • Protocolo de Internet (IP);
  • Porta lógica;
  • Codificação do documento (hash);
  • Data e hora;
  • Biometria facial. 

Estes dados agrupados são responsáveis pelo histórico e rastreabilidade que garante a validade jurídica da assinatura eletrônica. Além disso, eles só podem ser acessados pelos envolvidos no processo e, em seguida, são armazenados na nuvem da empresa, que somente poderá ser acessada pelos profissionais do setor de Recursos Humanos.

Toda essa tecnologia é disponibilizada pela nossa equipe para garantir que os dados de todos fiquem protegidos e sejam somente compartilhados em casos específicos como, por exemplo, em processos trabalhistas. Neste caso, reunimos toda a documentação assim como o conjunto probatório, apresentando toda a movimentação de assinatura desses arquivos.  

Existe validade jurídica para documentos assinados com assinatura eletrônica?

Esta ainda é uma dúvida muito comum em quem está pensando em adotar a assinatura eletrônica no RH de sua organização. Mas, não precisa se preocupar, porque, sim, documentos assinados dessa forma têm a devida validade jurídica.

Desde que a lei nº 14.063 foi publicada em setembro de 2020, algumas regras foram estabelecidas pela justiça brasileira para assegurar a validade desses documentos. Dessa forma, toda ferramenta que se propõe a garantir esse tipo de assinatura deve respeitar alguns apontamentos da lei para assegurar o respaldo jurídico. 

Vem ler o artigo que preparamos sobre cada uma dessas especificações, os tipos de assinatura eletrônica existentes e outros detalhes sobre o assunto.

Como implementar a assinatura eletrônica no RH da sua empresa?

Assim como qualquer outra adaptação do setor, é fundamental que você faça a implementação da assinatura eletrônica no RH seguindo alguns passos. Dessa forma, as mudanças vão acontecendo aos poucos, garantindo a segurança do processo e também a adaptação de todos os envolvidos nele. 

Para te ajudar nessa missão, vem conferir o nosso infográfico exclusivo e gratuito com diversas informações sobre a implementação da assinatura eletrônica. Nele você vai encontrar várias dicas para descomplicar a sua empresa, eliminar custos com papeladas, acabar com os riscos jurídicos por perda ou ausência de documentos e muito mais. 

Abaixo você encontra algumas dicas iniciais que podem te auxiliar!

Envolva toda a área na decisão 

Como comentamos, é preciso levar em consideração que essa implementação mudará a realidade não somente do setor de RH como também de toda a empresa. Por isso, os profissionais também precisarão passar por uma fase de adaptação até adotar completamente o novo sistema de assinatura. 

Dessa forma, busque comunicar a mudança e conversar com a sua equipe sobre o assunto. Incluindo-os o máximo possível nessa implementação, para que compreendam seu papel nessa mudança e tenham um espaço para esclarecimento de suas dúvidas.  

Escolha a melhor plataforma

Busque realizar um estudo detalhado das soluções do mercado, levando em consideração as necessidades da sua organização para escolher a que mais se adéque à realidade da empresa. Procure também, sempre que possível, realizar testes com as opções elencadas para verificar se, na prática, elas realmente cumprem o que prometem e são efetivas para as suas necessidades. 

Você pode, por exemplo, incluir o Unico People nas suas pesquisas. Por meio da assinatura eletrônica, nossa plataforma realiza todo o processo de admissão de novos candidatos em apenas 8 passos. Indo desde a criação da vaga, cadastro dos colaboradores, envio e análise dos documentos, até a finalização da contratação. 

Treine a equipe envolvida nos processos 

Lembre-se que essa é uma nova tecnologia aplicada na organização. Dessa forma, para evitar erros e garantir a agilidade dos processos, é essencial que a equipe seja treinada para aprender a lidar com a assinatura eletrônica. 

Centralize todos os documentos online

Com a adoção da assinatura eletrônica no RH, busque centralizar o máximo possível de documentos com os recursos da ferramenta. Ou seja, ao invés de ter uma parte de documentos assinados eletronicamente e outra assinados de forma física, procure centralizá-los na plataforma escolhida. 

Dessa forma, você facilitará o gerenciamento dos processos e o acesso desses documentos quando necessário. Além de reduzir a necessidade de armazenamento físico, mesmo que em menor quantidade. 

Todas essas etapas te ajudarão não somente na adaptação da empresa para a assinatura eletrônica, como também garantirão um processo muito mais ágil e seguro. Inclusive, você pode contar com a ajuda da nossa equipe nesse processo. 

Nossa plataforma garante todos os recursos necessários que apontamos neste artigo, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Apenas em 2021, foram 40 mil horas de trabalho economizadas por nossos clientes e uma economia de mais de R$ 6 milhões. 

Quer entender como a sua empresa pode fazer parte desses resultados? Então entre em contato com a nossa equipe e comece hoje mesmo a otimizar os processos do seu RH.  

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