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Software de admissão digital: como reduzir custos com o Unico People

Letícia Beilfuss
  • 19 de agosto de 2022
  • 10 min de leitura
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A etapa de admissão em uma empresa é o primeiro contato direto que um profissional tem com a organização após saber que, de fato, fará parte de sua equipe. Neste momento, diversas etapas precisam ser cumpridas pela área de Recursos Humanos para que tudo saia conforme o esperado e o novo colaborador possa começar, o quanto antes, suas atividades na empresa. Por isso, com a revolução tecnológica que tem tomado conta do setor de RH, softwares de admissão digital vêm cada vez mais sendo adotados para agilizar as demandas, reduzir o número de falhas e tornar a experiência do novo funcionário a melhor possível. 

Então, continue lendo para conferir o artigo que preparamos sobre o assunto e conhecer a solução do Unico People, a ferramenta mais completa e segura para melhorar o processo de admissão da sua organização. 

O que é software de admissão digital?

Pode até parecer algo complexo, mas o software de admissão digital é mais simples do que você pode imaginar. Assim como o método tradicional de admissão, ele será responsável por solicitar documentos ao novo colaborador, encaminhar contratos para que ele faça a assinatura, enviar solicitação de consulta médica de admissão, dentre uma série de outras etapas que são naturalmente realizadas pelo setor de Recursos Humanos. A diferença está no modo de fazer isso, que passa a ser digital. 

Ao invés de solicitar que o novo colaborador se desloque até a empresa para assinar toda a papelada, entregar as cópias dos documentos, etc., ele poderá fazer tudo isso de maneira online. Enviando e assinando documentos de forma rápida, prática e segura. Tanto para ele quanto para a organização. Somente em julho de 2022 os candidatos recrutados pelos clientes Unico People economizaram mais de R$ 480 mil com transporte, combustível e impressão de arquivos. Incrível, não é mesmo? 

A grande dúvida que surge quando falamos desse software de admissão digital é: se tudo ocorre de forma virtual, por que não podemos simplesmente enviar por e-mail ou por aplicativo de mensagens? Bem, é que essas plataformas não têm o grau de segurança que ferramentas como o Unico People tem, porque não são desenvolvidas para lidar com a alta complexidade desse processo e, muito menos, para proteger e armazenar documentos tão importantes. 

Quais são os principais benefícios da admissão digital?

Ganhar tempo para atividades mais estratégicas é, sem dúvidas, o grande benefício de adotar um software de admissão digital, mas não é o único. Adotar a admissão digital já se tornou um grande diferencial nas empresas, pois otimiza o trabalho, garante a segurança e ainda permite que o setor de Recursos Humanos tenha mais tempo para planejar ações de promoção da cultura organizacional. Ou seja, não apenas beneficia novos contratados, como também fortalece a relação dos colaboradores com a organização. 

Inclusive, adotar softwares de admissão digital pode atrair novos profissionais para a sua organização, tendo em vista que você estará demonstrando sua preocupação com a agilidade e segurança do processo, sem contar a expertise de uma empresa atenta às mudanças de mercado. 

Autonomia

Outro benefício de softwares de admissão digital é a autonomia que eles proporcionam ao novo contratado. Isso porque, por meio deles, é possível que o profissional organize seus documentos, envie-os ao setor de RH e preencha contratos e formulários de forma independente e do conforto de sua casa. Em caso de dúvidas, também é possível utilizar a plataforma para entrar em contato com a empresa e esclarecê-las, sem precisar telefonar, mandar e-mail, ou então se deslocar até sua sede.

Segurança

Este é outro fator essencial para adotar um software de admissão digital na sua empresa. Por meio de funcionalidades como a assinatura eletrônica e a criptografia, as plataformas garantem a veracidade das informações prestadas e o armazenamento seguro das mesmas. 

No caso do Unico People, por exemplo, também fazemos a checagem direta com o eSocial, garantindo que os documentos são verdadeiros e que não têm pendência alguma com a justiça federal, que todos os direitos trabalhistas serão assegurados e que a empresa não terá problemas com multas do sistema

Redução de custos 

Adotar um software de admissão digital também reduzirá os gastos com o processo. Isso porque a contratação manual envolve mão de obra do setor de Recursos Humanos, impressão de documentos, criação de novos espaços para armazenamento dos arquivos, dentre outros gastos. Alterando o processo para o virtual, todas essas etapas passarão a ser feitas digitalmente, poupando recursos e deixando a contratação mais ágil. 

Agilidade

Por falar em agilidade, com softwares de admissão digital em apenas alguns cliques o novo colaborador já fará parte da empresa. Todos os documentos são enviados digitalmente, assim como contratos e formulários são preenchidos dessa forma. As informações serão armazenadas na nuvem do sistema, garantindo que, quando necessário, o responsável do setor de Recursos Humanos conseguirá encontrar os documentos com muito mais facilidade. 

Com o Unico People, por exemplo, é possível concluir todo o processo de admissão a partir de 20 minutos. Fazemos com que o RH ganhe um tempo precioso para o desempenho de outras funções, não é mesmo? 

O que é o Unico People?

A solução Unico People é a união de uma tecnologia inovadora, inteligente e segura para desburocratizar a gestão de processos no RH das empresas, reduzindo em até 90% o tempo de admissão de novos colaboradores.

O sistema torna esse processo 100% digital e ágil, tanto para o RH quanto para aqueles que estão sendo contratados.

Além disso, oferece recursos de assinaturas eletrônicas para os mais diversos tipos de documentos com segurança e validade jurídica, tornando o processo ainda mais rápido e prático. Tudo em conformidade com a LGPD.

Como economizar com o Unico People? 

A tecnologia é uma grande aliada quando pensamos em economizar e otimizar os recursos financeiros e, principalmente, o tempo dos times dentro do RH.

Utilizar um sistema de admissão digital como o Unico People para unificar, simplificar e automatizar os processos do RH também gera uma grande economia financeira, de tempo e erros manuais.

Economia financeira na admissão de colaboradores

Quando recorremos a sistemas tecnológicos na hora de admitir novos colaboradores, diminuímos a necessidade de contato pessoal e um espaço físico para armazenamento de documentos.

De acordo com estudo do Gartner, um serviço no RH auxiliado por uma pessoa, seja por telefone ou canais digitais, custa para a empresa US$ 8, em média, por contato. Em contrapartida, um contato realizado no ambiente digital de forma autônoma custa, aproximadamente, US$ 0,10, gerando uma economia muito alta para empresas que contam com fluxos automatizados de processos.

Além disso, um fluxo de admissão 100% digital resulta em uma economia extra na impressão de inúmeros papéis nas empresas, tornando esse processo ainda mais organizado e sustentável. Todos os documentos são armazenados na nuvem para acesso rápido e a qualquer momento.

Isso pode resultar em economias financeiras de R$ 300 mil com papel, impressão, guarda e processos internos. Em 2021, foram 2 milhões de documentos assinados digitalmente no software, gerando uma economia de R$ 6 bilhões aos clientes.

Ainda sobre a documentação, com o Unico People, o RH não precisa se preocupar com o envio e recebimento dos documentos físicos para validação, uma vez que esse envio é feito de forma totalmente digital. A validação e as assinaturas também são feitas dessa forma, evitando outros gastos durante o fluxo de trabalho.

Economia de tempo para o RH

Ao contar com soluções tecnológicas para otimizar o tempo de processos, a área de Recursos Humanos consegue ter mais tempo e tranquilidade para focar em atividades estratégicas e analíticas. Afinal, o tempo dos colaboradores é precioso para o crescimento do negócio e desenvolvimento profissional. 

Com a nossa solução, os processos de envio, recebimento, validação e assinatura de documentos são ágeis, evitando burocracias e reduzindo o tempo dessas etapas.

Na prática, o fluxo com a plataforma funciona dessa forma:

  • É realizado o cadastro do novo colaborador no sistema de admissão 100% digital;
  • Os documentos são enviados e arquivados de forma segura e de fácil acesso, sem a necessidade de envio e recebimento de documentos físicos;
  • Os responsáveis da área de RH acompanham e monitoram o envio direto na plataforma digital;
  • Se necessário, é possível enviar comunicações diretas para o novo colaborador a qualquer momento via e-mail e SMS;
  • Após o envio de todos os documentos, o sistema executa a validação dos dados junto aos órgãos governamentais para comprovar aquelas informações;
  • Coleta de assinatura eletrônica com validade jurídica dos documentos da contratação;
  • Resultado: menos tempo gasto em etapas burocráticas e segurança garantida dos documentos.

Esse processo torna uma admissão mais ágil, auxilia na padronização de processos e otimiza o tempo do time de RH. Diminuindo etapas burocráticas como envio de documentação, validação manual das informações e coleta de assinaturas físicas.

Redução de erros em processos manuais na admissão 

O uso da tecnologia de soluções como o Unico People faz com que as etapas de uma admissão sejam executadas de forma mais rápida e eficiente, para agilizar o processo e evitar retrabalhos manuais.

Isso diminui a ocorrência de erros operacionais, otimizando o dia a dia da área de Recursos Humanos e tornando o setor cada vez mais estratégico e menos operacional.

Redução de tempo da checagem de documentos

Nosso sistema conta com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR), ou, em português, Reconhecimento Ótico de Caracteres. Esse dispositivo permite que o sistema identifique caracteres em documentos e os converta em arquivos editáveis. Na prática, isso quer dizer que, ao escanear um documento no formato PDF, por exemplo, a plataforma poderá reconhecer o que está escrito no arquivo e transformá-lo em uma página editável. Dessa forma, nossa equipe pode copiar essas informações para preencher formulários, fichas cadastrais, contratos e muito mais. 

Além disso, o Unico People conta com sistemas de identificação de biometria, IP do dispositivo utilizado no preenchimento das informações, assim como data e hora da assinatura. Assim, garantimos que os candidatos são de fato quem dizem ser e reduzimos o tempo de averiguação da documentação. 

Geração de praticidade e clareza para seu pré-colaborador

As informações iniciais serão enviadas ao novo colaborador por e-mail e SMS indicando que ele faça seu cadastro no Unico People para que ele possa ver como o software funciona e começar a enviar e preencher tudo o que foi solicitado pela organização. Todo o processo tem suas devidas orientações, um verdadeiro guia para que o profissional compreenda o que tem que ser feito em cada uma das etapas e não esqueça nada. Mas, caso surjam dúvidas, também contamos com um atendimento online 24/7 via chatbot.

Conferência de dados junto ao eSocial

Para garantir que sua empresa esteja em conformidade com o Governo Federal, nossa plataforma também é integrada ao eSocial, garantindo que todas as informações prestadas serão conferidas junto ao sistema. Esta etapa somente é realizada após a checagem do Unico People garantir que os documentos fornecidos estão corretos, dessa forma, reduzimos a chance de erros e evitamos possíveis multas junto ao eSocial. 

Revisão dos documentos enviados de forma prática

O Unico People utiliza tanto sua expertise digital como também a qualificada mão de obra de seus profissionais para garantir a checagem das informações prestadas. Dessa forma, 70% dos documentos são revisados de forma digital e 30% de forma manual, com um time que terá no máximo 3 horas úteis para validar os dados. 

Solicitação para reenvio de documentos

Durante o processo de envio de documentos e preenchimento dos formulários, o profissional poderá contar com um checklist para garantir que todos os papéis necessários serão enviados. Porém, caso esqueça algum deles, ou então precise reenviar algum documento, o colaborador será notificado pelo sistema e poderá realizar o envio. 

Captura de documentos e validação automática dos dados

Todos os documentos enviados pelo Unico People precisarão ser validados tanto pelo profissional quanto pelo RH. No caso do novo colaborador, utilizamos algumas ferramentas para assegurar que as informações prestadas são verdadeiras e foram disponibilizadas pelo profissional em questão, como, por exemplo, a captura da biometria facial. Um recurso exclusivo do Unico People para garantir que o colaborador é quem diz ser. 

Além disso, também temos recursos como a assinatura eletrônica, a captura do IP do dispositivo utilizado para envio, o registro do dia e hora em que os documentos foram preenchidos e muito mais. Tudo isso em conformidade com a LGPD, para assegurar a segurança do processo. 

Monitoramento em tempo real

Durante toda etapa de entrega e preenchimento de documentos pelo Unico People, é possível que o setor de Recursos Humanos acompanhe o processo. Verificando quais documentos já foram enviados ou não pelo colaborador e em que etapa do processo de admissão ele se encontra. 

Criação de pasta do funcionário

Com o software de admissão digital, todas as informações prestadas pelo profissional serão armazenadas em uma pasta em seu nome. Nela constarão todos os documentos enviados e preenchidos, os formulários assinados pelo novo colaborador e tudo o que foi solicitado pelo RH durante a admissão. Isso ficará disponível de forma digital e facilitará a consulta quando necessário. 

Opções de personalização 

O Unico People permite que a área de Recursos Humanos economize tempo ao criar vagas com checklists personalizáveis. Ou seja, dependendo do cargo para o qual o profissional está sendo contratado, alguns documentos diferentes podem ser solicitados pela empresa e o Recursos Humanos apenas precisará indicá-los no checklist, sem a necessidade de preenchê-lo novamente a cada nova contratação.

Além disso, o sistema também permite que os novos colaboradores escolham quais são os benefícios disponibilizados pela empresa de que tem interesse. Como, por exemplo, a necessidade ou não de uso do Vale Transporte (VT).

Criação de documentos e contratos 100% digital

Por sua alta tecnologia, o Unico People garante que todos os documentos fornecidos, assim como os contratos e formulários preenchidos pelo novo colaborador, sejam uma versão 100% digital e com a devida validade jurídica. Dessa forma, ao contrário de outros sistemas onde, após o preenchimento online, o colaborador precisa levar os documentos originais até a empresa, o Unico People garante que após todas as etapas concluídas o único pensamento do colaborador seja começar suas atividades.

Integração com sistemas

O Unico People está integrado com as principais plataformas de Recursos Humanos do mercado, sendo assim, o setor economiza seu tempo ao não precisar adaptar e importar as novas informações para cada sistema utilizado. Por termos uma API aberta, conseguimos, por exemplo, integrar as informações com sistemas de recrutamento e seleção, folhas de pagamento, e muitos outros.

Quer saber quanto seu RH vai economizar com a admissão digital do Unico People? Faça agora o seu cálculo gratuitamente clicando aqui.

O que considerar antes de contratar o Unico People?

Para a melhor tomada de decisão na hora de contratar a solução de admissão digital Unico People, é importante entender a necessidade da empresa e seu ritmo de crescimento.

Considerando empresas que estão crescendo exponencialmente e têm um fluxo grande de novas contratações, a admissão digital faz toda a diferença para que o time de RH não fique sobrecarregado com tantas documentações e burocracias para resolver.

O Unico People auxilia empresas que buscam agilidade, simplicidade e segurança nos processos de admissão de novos colaboradores. Dessa forma, a área de RH consegue ser mais produtiva e realizar outras atividades no mesmo período de tempo, contribuindo para o seu desenvolvimento profissional e estratégico da empresa.

Quais as vantagens do Unico People na sua empresa?

Por meio da solução, a área de Recursos Humanos das empresas pode passar pela transformação digital e desburocratizar as relações com os candidatos e colaboradores no processo de admissão e assinatura eletrônica de documentos.

Isso é um fator essencial para o crescimento e desenvolvimento da empresa como um todo, fazendo com que os gestores possam trabalhar de forma mais estratégica e menos operacional.

Confira quais são os principais benefícios do Unico People para a sua empresa:

  • Acompanhamento e gerenciamento de todas as contratações em tempo real;
  • Validação de dados e documentos automatizada;
  • Otimização de processos internos e recursos para melhor aproveitamento do tempo das equipes;
  • Redução de falhas operacionais de tarefas manuais;
  • Área de Recursos Humanos mais estratégica e menos operacional para uma melhor tomada de decisões;
  • Entrega de uma melhor experiência dos candidatos e novos colaboradores com um processo de admissão seguro, prático e ágil;
  • Aumento de produtividade dos times e engajamento com a empresa;
  • Fortalecimento da marca empregadora e diferencial competitivo no mercado.

Como contratar o Unico People

Admitir novos profissionais costuma ser um processo burocrático, uma das atividades mais complexas do setor de Recursos Humanos. Diversos documentos para preencher e checar, cópias para fazer, papéis para entregar, enfim. O fato é que não precisa ser assim. 

Entre em contato com um de nossos especialistas e entenda como podemos contribuir para a otimização de recursos com nosso software de admissão digital completo e seguro na sua empresa

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