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Admissão digital: o que é e por que é importante na sua empresa

Letícia Beilfuss
  • 14 de junho de 2022
  • 9 min de leitura
infopeople

A admissão digital de novos colaboradores contribui para a otimização de processos em diferentes modelos de negócios. Com diversos documentos, fichas, contratos e termos para serem enviados e assinados, uma área de Recursos Humanos sem um sistema automatizado acaba gastando muitas horas com burocracias e tarefas operacionais.

Neste material, você vai encontrar:

O que é admissão digital

Esse processo é a contratação de colaboradores realizada com a ajuda de sistemas digitais para automatizar as etapas de uma admissão. Ou seja, o cadastro, o envio de documentos, a validação dos termos e a assinatura de contratos podem ser feitos de forma digital com plataformas especializadas.

Diferenças entre admissão tradicional e digital

A rotina de admissão faz parte do dia a dia da área de RH e, no método mais tradicional, conta com etapas extremamente burocráticas e cansativas. Os profissionais precisam fazer o recolhimento, a validação, o armazenamento e a gestão de documentos físicos, além da logística para garantir as assinaturas das partes envolvidas e outros passos.

As principais diferenças que tornam a admissão digital mais efetiva e segura estão relacionadas à economia de recursos financeiros e de tempo, assim como a segurança garantida pelos softwares em conformidade com a LGPD.

Automatizar processos também significa desburocratizar e tornar o RH cada vez mais estratégico, agregando ainda mais valor à empresa e economizando recursos.

Por que fazer admissão digital?

Com um software automatizado, o time de RH integra, otimiza e agiliza diversos processos na hora de contratar talentos. Dados da Unico mostram que 1 em cada 3 empresas já perdeu candidatos por excesso de burocracia e demora na admissão

Para evitar que isso aconteça na sua empresa, veja todas as vantagens de contar com a admissão digital no seu RH.

Benefícios da admissão digital

1. Otimização de tempo

Tarefas realizadas de forma digital e automatizada, além de diminuírem a ocorrência de erros operacionais, tornam os processos mais ágeis, reduzindo o tempo para executá-los.

A empresa DASA, por exemplo, ao utilizar o software de admissão Unico People, conseguiu uma redução de 70% no tempo de admissão. Um processo que antes levava 30 dias, passou a ser finalizado em apenas 4.

2. Processo mais seguro

A preocupação com a proteção dos dados no momento da admissão e do cadastro de novos colaboradores é fundamental. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) causou impactos e novas burocracias na área de Recursos Humanos.

Um sistema de admissão digital em conformidade com a legislação garante a segurança das informações e evita multas que podem chegar ao valor de 2% do faturamento anual, com limite de R$ 50 milhões por empresa.

3. Experiência inovadora e responsiva para os colaboradores

No momento da admissão de um novo colaborador, a experiência inicial com o time de RH é muito importante para a retenção daquele talento. Um fluxo automatizado e responsivo torna todo esse processo muito mais rápido e dinâmico, já que ele mesmo faz o cadastro, o envio de documentos de forma digital e, em alguns casos, também realiza a assinatura eletrônica dos contratos.

4. Redução de custos

A tecnologia é uma grande aliada quando falamos de economia e redução de custos no RH. Ao utilizar um sistema tecnológico e automatizado, notamos a diminuição da incidência de erros manuais e operacionais, além de otimizar processos e realizar mais tarefas em menos tempo.

Um fluxo de admissão 100% digital também resulta em economias extras na impressão de papel, deixando de lado a necessidade de armazenamento físico de documentos.

Em 2021, a plataforma Unico People gerou uma economia total de R$ 10 milhões aos clientes, considerando horas de trabalho, impressão de papéis, guarda e processos internos.

E você, já fez os cálculos para saber quanto custa o processo de admissão na sua empresa?

Preparamos uma calculadora que pode te ajudar a identificar os gastos e descobrir como você pode otimizar cada um deles com o sistema Unico People. 

5. Possibilidade de admitir um novo colaborador em poucos minutos

Por ser um processo automatizado com envio, validação e assinatura dos documentos, a admissão digital permite que um colaborador seja admitido em poucos minutos.

De acordo com estudo realizado pela Unico, 47% das empresas demoram, em média, mais de uma semana para fazer uma admissão de colaboradores sem utilizar o apoio de soluções tecnológicas. Em alguns casos, esse processo chega a durar mais de um mês.

A redução do tempo médio de admissão dos clientes Unico People é de 10 para 3 dias.

6. Gerenciamento das etapas da contratação em tempo real

O uso da tecnologia nos processos de RH possibilita a gestão em tempo real das etapas da admissão. Essa visibilidade também permite identificar possíveis problemas e melhorias no processo como um todo. 

Além disso, auxilia no desenvolvimento de uma estratégia cada vez mais assertiva para a área, potencializando o negócio e a marca empregadora.

7. Automatização da validação de dados junto ao eSocial

Soluções tecnológicas possibilitam a validação automatizada das informações dos colaboradores junto ao eSocial e outros sistemas. Isso torna o processo ainda mais ágil, prático e menos burocrático na rotina da empresa.

Veja também: RH Digital: qual sua importância e porque implantar em sua empresa

Quais são as funcionalidades de uma plataforma de admissão digital completa?

1. Envio de documentos

Autonomia do novo colaborador para enviar seus documentos diretamente pela plataforma de admissão digital.

2. Centralização de documentos e contratos

Todas as informações, documentos e contratos centralizados em um único lugar com arquivamento de arquivos em nuvem. Dessa forma, é possível substituir a necessidade de documentação física e burocrática.

3. Análise e validação de documentação

Depois do envio dos documentos, eles são analisados e validados de forma automatizada pelo sistema, o que otimiza bastante o tempo levado nesse processo.

4. Business Intelligence (BI)

A Inteligência de Negócios é importante para acompanhar a performance do processo de admissão. E, dessa forma, é possível utilizar essas informações para promover melhorias na área, diminuir o turnover e, consequentemente, aumentar a retenção de talentos.

5. Assinatura eletrônica com validade jurídica

Esse recurso permite para o RH, além de mais agilidade no processo, a redução de custos adicionais de impressão de documentos, já que é possível assinar todos eles de forma eletrônica, em conformidade com a LGPD e com validade jurídica.

6. Integrações com outros sistemas internos

A tecnologia permite integrações entre sistemas de validação e logística para centralizar o fluxo de admissão.

7. Segurança de dados (LGPD)

É essencial que a plataforma esteja em conformidade com a legislação (LGPD), assegurando o armazenamento dos dados pessoais dos colaboradores com o apoio de criptografia, antivírus e outras ferramentas seguras.

Como encontrar a plataforma ideal de admissão digital

Para iniciar uma transformação digital na área de RH e digitalizar o fluxo de admissão de novos colaboradores, algumas etapas são fundamentais para o sucesso.

Mapeie os processos de admissão

Faça um estudo aprofundado de como funciona o processo completo de admissão na sua empresa: todas as informações, documentos e burocracias necessárias para executar uma contratação.

Facilidade e agilidade para os colaboradores

Avalie a realidade da sua empresa e a necessidade de contratar novos colaboradores com mais agilidade, tornando o processo de admissão ainda mais prático para ambas as partes.

Entenda como cada processo pode ser digitalizado

Com todas as etapas mapeadas, chegou a hora de identificar quais processos podem ser automatizados dentro da estratégia macro da empresa. Assim, é possível tomar as melhores decisões e aumentar as chances de excelência.

Avalie tendências e ferramentas disponíveis no mercado

Entenda quais são as principais tendências e inovações do mercado e como elas podem otimizar os processos. Em seguida, encontre soluções que realmente entregam as automatizações necessárias para as necessidades da sua área.

Analise os requisitos legais e custos

Fazer uma análise regulatória dos processos realizados pela plataforma é um passo imprescindível para ter mais segurança e controle de possíveis riscos futuros, assim como a análise de custos.

No ano de 2021, por exemplo, 86% dos profissionais de RH que utilizaram Unico People afirmaram que a transformação digital provocou uma diminuição no tempo gasto para finalizar uma vaga.

Desenvolva o projeto de implantação e Prova de Conceito (POC)

Depois de feitas todas as análises, com metas e objetivos definidos, o próximo passo é garantir a validação da aderência da solução escolhida à empresa. A Prova de Conceito, ou Proof of Concept, em inglês, é exatamente isso.

Realize testes em uma pequena escala dos processos da área para verificar a eficiência e comparar resultados. Comprove que a admissão digital era a tecnologia que faltava no seu RH.

Faça melhorias no processo

Analise os dados, métricas e resultados obtidos na implementação do novo sistema e aplique melhorias para continuar otimizando a admissão de novos colaboradores. Dessa vez, de forma digital e automatizada.

Como validar a autenticidade dos documentos e assinaturas?

Em uma admissão digital com Unico People, por exemplo, a validade jurídica de documentos e assinatura estão garantidas na plataforma. Ou seja, todos os documentos assinados eletronicamente contam com respaldo jurídico, exceto em casos de assinaturas muito específicas.

Validade jurídica de assinaturas eletrônicas

Na legislação brasileira, a assinatura eletrônica está amparada e já possui jurisprudência, sendo admitida como prova pelos tribunais.

Nas etapas de uma contratação, os documentos como contrato de trabalho, ficha cadastral, entre outros, são reconhecidos pelo Ministério do Trabalho e Previdência com a assinatura eletrônica.

Leia também: Assinatura eletrônica com validade jurídica: princípios e conjunto probatório

LGPD no RH digital: o que deve ser levado em consideração

Para garantir a segurança das informações, a LGPD gerou mudanças nos processos do RH nos últimos anos.

Plataformas que armazenam os dados de forma segura, utilizando diversas ferramentas tecnológicas complementares, como a assinatura eletrônica, ajudam a empresa a não correr riscos e fraudes em relação a isso.

Como automatizar os processos de CTPS digital e eSocial com uma plataforma de admissão digital?

Integrar CTPS digital e eSocial aos processos de admissão gera ainda mais agilidade, praticidade e segurança para as empresas. Principalmente as que executam um volume muito alto de contratações todos os meses.

O eSocial: tudo sobre o sistema e suas obrigações

O projeto do Governo Federal eSocial tem como objetivo simplificar a entrega das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, consolidando processos e bancos de dados com as informações.

Na rotina do RH, o eSocial centralizou etapas de validação e facilitou a assinatura de arquivos de forma eletrônica, reduzindo as burocracias e a ocorrência de erros manuais.

CTPS Digital: como funciona para o RH

Na empresa, a Carteira de Trabalho Digital facilita na hora do envio e validação dos documentos, incluindo a verificação de identidade e segurança em todo o processo. 

A empresa não precisa recolher a carteira física do novo colaborador e consegue fazer o registro diretamente na carteira digital apenas com o número do CPF dele.

Leia mais: CTPS Digital: como funciona para o empregador

Integração da plataforma com a CTPS Digital

Com uma solução integrada ao sistema da CTPS Digital, como é o caso do Unico People, o processo de admissão se torna ainda mais prático e centralizado em um único lugar.

Como tirar dúvidas do colaborador durante a admissão?

O processo de admissão pode gerar algumas dúvidas ao colaborador. Para auxiliar a sua equipe de RH neste momento, algumas ações podem ser aplicadas nas etapas:

1. Suporte ao colaborador

Escolher uma plataforma com suporte ao colaborador agiliza a admissão, já que as dúvidas são tiradas diretamente com atendentes ou chatbot do sistema. Além disso, gera uma economia pessoal para a área de RH.

2. Comunicação clara sobre as dúvidas técnicas

Durante o contato direto com o novo colaborador, deixe claro que, em caso de dúvidas técnicas sobre a plataforma, o contato deve ser direto com o suporte do sistema.

Essa comunicação assertiva otimiza o processo em caso de dúvidas, uma vez que o colaborador entra em contato diretamente com quem pode resolver o seu problema.

3. Contatos e horários definidos para assuntos não técnicos

Em caso dos assuntos não técnicos da admissão, é muito importante informar o contato específico e horários disponíveis para eventuais dúvidas, garantindo um processo mais organizado.

O que é e como alcançar um RH estratégico de sucesso?

O uso das tecnologias resultou no RH 4.0 e em processos mais ágeis, ajudando a equipe a investir parte do seu tempo em análises e ações mais estratégicas do negócio.

Esse tempo, que antes era utilizado em tarefas operacionais, agora pode ser utilizado para o desenvolvimento e crescimento da empresa, impactando diretamente nos resultados. 

Confira as principais vantagens desse RH estratégico que já é realidade em muitas empresas.

Vantagens de um RH estratégico

  • Transformação digital na prática;
  • Aprimoramento dos processos internos da área;
  • Maior eficiência na gestão;
  • Desenvolvimento de equipes de alta performance;
  • Redução de turnover;
  • Economia de recursos;
  • Melhores tomadas de decisões;
  • Otimização dos resultados;
  • Vantagem competitiva no mercado.
banner com um link que direciona para o case Dasa

Unico People: a solução completa de admissão digital

O Unico People é a solução líder de mercado para digitalizar o RH das empresas com um processo de admissão de colaboradores 100% digital e assinatura eletrônica de documentos.

Missão do Unico People

Simplificamos de maneira segura a relação entre pessoas e empresas, assim o seu RH se torna mais ágil e digital com a nossa solução.

Funcionalidades do Unico People

Para uma admissão digital completa com a solução, destacamos as seguintes funcionalidades disponíveis na plataforma:

  • Gerenciamento de todas as contratações em tempo real;
  • Experiência de admissão simples e responsiva;
  • Envio de documentos;
  • Validação de dados e mais de 400 tipos de documentos junto ao eSocial e Correios;
  • Suporte técnico e atendimento 24h para empresas e colaboradores;
  • Assinatura eletrônica com validade jurídica;
  • Padronização das admissões;
  • Configuração de comunicação via e-mail e SMS;
  • Integrações com outros sistemas via API.

E muito mais.

Vantagens e benefícios do Unico People

O Unico People auxilia na desburocratização do processo de admissão de novos colaboradores no seu RH, potencializando a transformação digital com tecnologias de ponta e tornando a área cada vez mais estratégica.

A solução ideal para reduzir custos e otimizar o tempo da equipe, automatizando tarefas que antes eram feitas de forma manual e demorada.

O Unico People é o software de admissão digital que processa, em média, 30 mil admissões por mês. Com a plataforma, o candidato é admitido em tempo recorde, a partir de 20 minutos.

Torne o seu RH mais estratégico e saiba como o Unico People

Com essa solução seu RH vai poder cuidar menos de papéis e mais de pessoas, tendo um olhar mais estratégico e com impactos mais efetivos nos resultados da empresa. Fale com um de nossos especialistas e transforme seus processos de admissão com Unico People.

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