Departamento Pessoal: qual sua importância e funções dentro de uma empresa?

O Departamento Pessoal (DP) é uma área que surgiu por conta da CLT sendo uma grande conquista dos trabalhadores. Sob o risco de sofrerem penalizações, por lei as empresas precisam de uma área que cuide de processos burocráticos. O DP detém a confiabilidade de informações que devem estar em dia e em concordância com as normas estabelecidas ao tipo de negócio da empresa. O órgão responsável pela fiscalização é o Ministério do Trabalho e o fiscal trabalhista tem autoridade para averiguar o cumprimento das normas pré-estabelecidas. Empresas que negligenciam esse departamento são fortes candidatas a terem sérios problemas jurídicos.

Veja a seguir o que é Departamento Pessoal, qual a sua importância para uma empresa e como ele pode ser mais ágil e efetivo por meio da tecnologia.

O que é o Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal foi criado para garantir o cumprimento da legislação e das normas trabalhistas em vigor. É uma área muito técnica e encarregada especialmente de questões trabalhistas e burocráticas relacionadas à empresa e ao quadro de colaboradores. Tem por objetivo garantir o bom gerenciamento e emissão de documentos, organização de registros profissionais e qualidade na administração desses processos.

A área cuida de questões técnicas como: admissão de colaboradores, desligamento, controle de remuneração, assiduidade e pontualidade. Além disso, o departamento pessoal tem acesso a dados valiosos e apontamentos por métricas que auxiliam os gestores das demais áreas. O DP pode elaborar índices de rotatividade e absenteísmo que também auxiliarão muito ao time de RH. O registo de ponto,  por exemplo, apura e verifica o comportamento dos colaboradores, o que  trará informações muito relevantes para a empresa.

Quais as funções do Departamento Pessoal?

 O Departamento Pessoal para a sua melhor distribuição pode ser dividido em 3 departamentos fundamentais. São eles:

 Admissão de pessoal: Responsável por todo processo de contratação que envolve até mesmo rotinas de recrutamento e seleção para a integração do novo colaborador. É também responsável por efetuar o registro de acordo com as legislações trabalhistas em vigor.

Compensação de pessoal: Responsável pelo dia a dia do colaborador na empresa, como folha de pagamento, benefícios e jornada de trabalho, além de toda parte tributária.

Desligamento do colaborador: Responsável por cuidar, como o nome já diz, do desligamento do colaborador por conta da quebra de contrato trabalhista. O setor também representa a empresa junto aos órgãos oficiais.

Claro que tudo depende do tamanho da empresa. Por isso, podemos destacar as atividades primordiais exercidas pelo DP como:

●  Admissão de colaboradores;

●  Desligamento colaboradores;

●  Registro e apuração de ponto;

●  Folha de pagamento;

●  Férias;

●  Período de licença;

●  Faltas;

●  Benefícios;

●  Controle de impostos;

●  Alterações salariais;

●  Suporte aos gestores e direção;

●  Acompanhamento da equipe.

A importância do Departamento Pessoal nas empresas

Sabendo o que é o Departamento Pessoal e suas principais funções, entendemos que a sua essência consiste em garantir que todos os documentos dos colaboradores estejam em dia e armazenados em um arquivo ou pasta relacionada a ele. Manter a organização de documentos funcionais e o cuidado com todos os processos burocráticos e trabalhistas são alguns pontos de extrema importância e valor para a administração de uma empresa.

Qualquer informação que um líder de área precisar sobre o seu colaborador será encontrada no DP, desde a data de admissão, número de faltas e licenças, férias, registro de ponto, mudanças de salários etc.  É também o departamento que garante o depósito mensal correspondente a salário, benefícios e o FGTS na conta vinculada do colaborador e o recolhimento do INSS.

Existe diferença entre Departamento Pessoal e RH?

Sim e é muito bom falarmos sobre isso já que essa dúvida é muito comum. Tanto o RH como o DP são setores complementares, porém, diferentes. O Departamento Pessoal, como já vimos, é mais burocrático e focado no cumprimento da legislação, das regras e acompanhamento da rotina dos colaboradores, ou seja, atua na operação de processos.

Já o RH é mais estratégico e focado na gestão de pessoas. Promove as relações humanas estimulando o potencial dos colaboradores construindo um ambiente de trabalho produtivo e de qualidade. Tem por objetivo disseminar a cultura organizacional e valores da empresa, acompanhar o aumento da diversidade e inclusão, implantar a comunicação interna de forma efetiva e elaborar treinamentos que contribuam na carreira. O RH tem por função agregar na jornada do colaborador dentro da empresa e na performance das equipes. Uma boa gestão de Recursos Humanos retém e atrai bons talentos que se identifiquem com aquela cultura. 

Em resumo o RH foca em resultados no quadro funcional como um todo e o DP dá todo o suporte para as necessidades básicas do colaborador. Trabalhando em parceria é possível intermediar conflitos, evitar problemas trabalhistas e reclamações generalizadas.

 Como a tecnologia vem mudando o Departamento Pessoal?

A transformação digital é uma forte aliada das áreas de uma empresa, incluindo o Departamento Pessoal. A tecnologia e a automação de processos auxiliam no funcionamento do setor de forma integrada e independente. É responsável por inúmeros benefícios, como por exemplo, People Analyticis, que gera informações valiosas de dados que o departamento detém, o que traz mais agilidade e precisão na tomada de decisões.

Podemos citar alguns exemplos de agilidade nos processos por meio da tecnologia: 

●  Monitoramento digital no controle de ponto;

●  Análise e cruzamento de dados obtendo diversas informações;

●  Criação de novas estratégias para o crescimento da área e da empresa;

●  Acelerar  os procedimentos administrativos;

●  Otimizar a rotina interna;

●  Otimização de tarefas.

Porém, para que essa transformação aconteça de maneira eficaz é necessário investir em uma solução profissional, otimizada e especializada em Departamento Pessoal. Cumprir com todas as regras e leis, administrar a quantidade de dados e ter qualidade no uso das informações, só é possível com um software adequado. Lembrando que quanto maior a empresa, maior será o número de colaboradores e o desafio na administração dos processos burocráticos. O controle manual fica completamente inviável.

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