RH Digital: qual sua importância e porque implantar em sua empresa

O futuro do RH está na tecnologia, isso já é um fato. Mas há algum tempo que as empresas vêm percebendo o setor como muito mais estratégico do que administrativo. Dessa forma, novas tecnologias foram sendo adotadas para que os profissionais pudessem focar cada vez mais sua atenção no capital humano. Conhecido como RH Digital, esse conceito foi um dos grandes responsáveis por essa mudança de visão nas empresas. 

Por isso elaboramos este conteúdo, para que você possa compreender melhor do que ele se trata e qual a importância de implementá-lo na sua empresa hoje. 

O que é RH Digital? 

O RH digital surgiu para diminuir burocracias e também trazer mais facilidades para o trabalho da equipe. Assim, os desafios existentes no setor e também os gargalos de produtividade podem ser facilmente solucionados pelas novas ferramentas disponíveis no mercado, proporcionando um melhor rendimento de toda a equipe para as funções comuns da área.

O surgimento desse conceito comprova a tendência que vem impactando as organizações nos últimos anos: a transformação digital. Ao abordarmos sobre esse tema, não estamos nos referindo apenas à adoção de novas tecnologias na empresa, como também à uma mudança cultural do negócio.

Entre as vantagens ocasionadas por ela, deve-se destacar especialmente a maior satisfação dos clientes com o trabalho fornecido, o melhor controle na gestão, além da simplificação das funções básicas do dia a dia, bem como a redução de custos ocasionada por essas mudanças.

Na área de Recursos Humanos, pode-se afirmar que o RH Digital trouxe oportunidades para que o setor estivesse mais moderno e proporcionasse uma melhor experiência aos colaboradores e também aos candidatos, com processos seletivos totalmente adaptados para uma nova realidade, além de proporcionar a oportunidade de cadastros digitais dos candidatos selecionados.

Como funciona o RH Digital?

O primeiro ponto a ter em mente é que o RH Digital não é uma ferramenta, mas sim um conceito, uma transformação tecnológica nas empresas que não substitui os profissionais do setor de Recursos Humanos, mas sim usa suas habilidades para áreas mais estratégicas. O RH Digital é, em sua essência, a estruturação de um setor onde o uso das tecnologias é utilizado a favor do desenvolvimento da organização.

Dessa forma, diversas ferramentas, softwares e aplicativos de RH podem ser adotados para estruturar um setor alinhado às necessidades da empresa em que está inserido. Por isso, o primeiro passo para entender como ele funciona é promover a consciência do setor de RH como área estratégica para a gestão de pessoas. 

Em seguida passa-se à implementação das tecnologias necessárias: como para seleção e admissão de colaboradores, gestão de holerite, folha de pagamento e férias, pesquisas de People Analytics, feedbacks, entre outras opções.

Vale lembrar que é fundamental, quando necessário, treinar e/ou contratar novos profissionais que saibam utilizar cada uma dessas ferramentas a favor da organização.

Principais dúvidas sobre o RH Digital

Se você está ouvindo falar do RH Digital pela primeira vez é muito provável que algumas dúvidas tenham surgido. Por isso estamos aqui para esclarecer as principais delas.

• Quais são as principais ferramentas?

Depende. Pode parecer uma resposta meio vaga, mas é a mais pura verdade, afinal é essencial que antes de implementar novas ferramentas você identifique quais são as necessidades da sua organização. Mas, o que podemos adiantar é que o grande objetivo das ferramentas de RH Digital é poupar tempo dos profissionais do setor. Logo, todas elas, sejam de recrutamento e seleção, gestão de benefícios e folha ponto, folha de pagamento, enfim, terão esse direcionamento como o principal aspecto de seu desenvolvimento. 

• Ele otimiza as rotinas da empresa?

Com certeza! Como comentamos, a ideia norteadora do conceito de RH Digital é poupar o tempo dos profissionais, afetando assim todas as rotinas da organização. Além de otimizar processos para que ocorram da forma mais ágil e assertiva possível, o conceito também visa a redução dos custos. 

• Como é a gestão no RH digital?

Estratégica. O grande objetivo do RH Digital é permitir que o setor de Recursos Humanos foque sua atenção às estratégias de gestão de pessoas em detrimento aos processos administrativos que, sim, continuarão precisando da sua supervisão, mas ocorrerão de forma muito mais fluida e otimizada com sistemas digitais. 

Quais os benefícios do RH Digital para a empresa?

A essa altura do texto você já pôde compreender os princípios do RH Digital, mas e na prática? Quais benefícios ele pode trazer para a sua empresa? É justamente sobre isso que vamos falar agora. 

Melhora a rotina de Departamento Pessoal

Empresas de grande porte costumam dividir a gestão de pessoas em dois setores, sendo o de Recursos Humanos para as ações mais estratégicas de relacionamento com os colaboradores e o Departamento Pessoal para as questões administrativas, como distribuição de holerites, gerenciamento de folha ponto e administração de pagamento. De qualquer forma, independentemente de ser o DP ou o RH o responsável por essas atividades, o fato é que as ferramentas de RH Digital podem deixar esses processos muito mais ágeis e seguros, melhorando consideravelmente a rotina dos profissionais envolvidos nessas tarefas. 

Aumento da produtividade

Entre os principais ganhos de adotar o RH Digital, o aumento da produtividade destaca-se como um dos principais. Buscar por ações que possam proporcionar um foco mais estratégico aos colaboradores contribuirá para que os profissionais busquem continuamente por inovação para que a empresa possa contar com melhores resultados, uma vez que tarefas manuais e processuais serão automatizadas.

Nesse sentido, os colaboradores estarão mais engajados, justamente pelo fato de a empresa preocupar-se continuamente em oferecer soluções mais adequadas para que as suas funções sejam facilitadas. O que vai gerar um melhor desempenho do negócio como um todo.

Todas essas mudanças permitirão uma equipe que esteja em sintonia ao que a empresa procura, trazendo um ambiente de trabalho mais saudável e propiciando a retenção de talentos, o que gera economia e também melhorias para a imagem da organização.

Redução de custos

Outro ponto que deve ser destacado está relacionado à redução de custos proporcionada pelo RH Digital. Além de a estratégia ser ecologicamente sustentável, pois vai haver uma redução significativa na impressão de papéis e de documentação de seus profissionais, a adoção de tecnologia no setor proporcionará a união de todas as informações em um único espaço.

Antes de surgirem ferramentas que auxiliassem essa questão no trabalho, era comum contar com colaboradores específicos para a atualização de documentos e planilhas, de modo que a empresa tivesse um controle mais eficaz sobre as suas informações. Nesse sentido, todo o pessoal de sua equipe poderá trabalhar em prol de alcançar as metas pré estipuladas, trazendo ideias mais estratégicas e proporcionando o crescimento da empresa como um todo.

Facilidade de acesso

A documentação de seus profissionais precisa estar constantemente atualizada. Caso essas informações estejam presentes em seu negócio de forma física, além de ocupar um significativo espaço de sua infraestrutura, existem os riscos de que algum documento se perca ou esteja em pastas com nomenclaturas diferentes, o que dificultaria o acesso a esses dados.

O RH Digital proporciona, nesse sentido, uma facilidade de acesso às principais informações de seus profissionais, desde holerites, controle de férias, até as folhas de pagamento e também documentos pessoais. Além disso, existe a possibilidade de acessar de qualquer lugar, o que proporciona mais segurança para questões pontuais (necessidade de home office, por exemplo).

Além disso, as ferramentas contam com uma boa usabilidade, permitindo com que os colaboradores possam aprendê-las e acessá-las sem dificuldades, uma vez que as soluções contam com treinamentos e suporte para o seu quadro de colaboradores.

Otimização da comunicação interna 

Buscar por estratégias que contribuam para o aprimoramento da comunicação interna permitirá que a empresa tenha mais credibilidade e transparência perante os seus profissionais, levará informações mais rápidas e precisas aos colaboradores, além de transmitir o sentimento de pertencimento para a equipe. Além disso, vai permitir um maior alinhamento e também um intercâmbio de conhecimento entre todos os colaboradores, o que aumenta a motivação e o engajamento como um todo.

Mas como o RH Digital contribui nesse sentido? Por meio de ferramentas internas, existe a possibilidade de implementar canais de comunicação, garantindo que haja um relacionamento mais próximo entre as lideranças e seus membros, além de o próprio RH ter a oportunidade de trazer conteúdos informativos para os membros da empresa.

Contribui para o monitoramento de resultados

Seja qual for a estratégia adotada pela organização, existe a necessidade de monitorar constantemente os resultados para que se possa aplicar melhorias no processo e entender como essas estratégias vêm impactando o negócio como um todo. É preciso, ainda, que todas as áreas conheçam seus resultados, reconhecendo os profissionais que mais se destacam em relação a esses números e trazendo a oportunidade de criar planos satisfatórios replicando ações bem-sucedidas.

No entanto, isso só é possível por meio de uma análise de relatórios com dados reais e completos, contribuindo para que pontos que precisam de melhorias sejam trabalhados por toda a equipe, trazendo resultados mais significativos para o setor e também para a empresa.

Desenvolve o recrutamento e seleção

Entre as vantagens de um processo de recrutamento e seleção de qualidade, destaca-se principalmente a redução do turnover, o que gera economia para a empresa, além de um melhor desempenho dos colaboradores contratados. Deve-se levar em consideração, ainda, o fato de que a cultura da empresa pode ser melhor aplicada, uma vez que esses pontos serão avaliados no processo e a escolha por candidatos que mais se adéquam ao perfil do negócio será priorizada.

Devido a essa importância, recrutamento e seleção foram algumas das atividades que mais evoluíram no RH, com o objetivo de trazer profissionais que tenham competências técnicas, mas que também se encaixem na vaga oferecida, o que trará como consequência melhorias no clima organizacional da empresa.

Nesse sentido, a inserção da tecnologia contribuiu para que o processo de recrutamento e também a admissão dos colaboradores pudessem ser feitos de forma automatizada, remotas e com uma triagem de currículos feita de forma mais eficaz, o que facilita o trabalho da equipe e aumenta a qualidade do processo.

Quais são as ferramentas do RH Digital?

Diversas são as possibilidades do RH Digital, mas separamos algumas das principais ferramentas para que você possa analisar quais atendem as necessidades da sua organização e podem, desde hoje, começar a ser implementadas. 

Admissão e desligamento digital 

Por meio dessa ferramenta é possível contratar talentos de diversas regiões, além de excluir a necessidade de deslocamento até a empresa, gasto com impressão de documentos e muito mais. Na era do RH Digital é possível enviar e assinar documentos, preencher dados, encaminhar informações, enfim, todo o necessário para a contratação de um profissional de forma virtual. Com o Unico People, só em 2021, a admissão digital de novos profissionais  reduziu de 15 para 3 dias o processo de contratação. No caso da Sephora esse tempo diminuiu ainda mais, tendo admissões completas feitas em apenas 2 dias.

Todas as estratégias adotadas pelo setor de Recursos Humanos são para proporcionar a melhor experiência a todos os colaboradores, mas, desligamentos podem acontecer por uma série de outras razões. Dessa forma, no momento de saída de um profissional essas ferramentas também podem ser utilizadas para garantir todos os seus direitos trabalhistas. 

Distribuição de holerites digitais

Uma das funções administrativas que podem ser otimizadas pelas ferramentas de RH Digital é a distribuição de holerites que, além de não precisarem mais serem feitos manualmente, também poderão ser acessados com facilidade por todos os profissionais.  

Comunicação interna prática

Dê adeus aos murais espalhados pela empresa, ou melhor, utilize-os de forma mais estratégica. Com as ferramentas de RH Digital é possível adotar sistemas que permitam a comunicação interna de forma online, criando desde recados simples até o compartilhamento de novas políticas da organização.

Armazenamento em nuvem

Outra ferramenta interessante do RH Digital é o armazenamento de todos os documentos e informações na nuvem, ao invés de arquivos físicos que, além de ocupar espaço, podem ser destruídos mais facilmente e ainda geram impactos ambientais com a impressão desenfreada de documentos. Com o armazenamento digital além dos arquivos estarem mais seguros, eles também poderão ser acessados com mais facilidade pela equipe caso necessário. 

Como transformar o RH em uma área digital?

Para que a área de RH de sua empresa se transforme digitalmente, é preciso seguir algumas dicas importantes. A seguir, selecionamos as principais.

Simplifique processos

O primeiro passo é fazer uma análise dos processos existentes na área de Recursos Humanos. Quais deles poderiam ser simplificados para trazer uma melhor experiência aos profissionais e também para os candidatos que passarem pelas etapas do recrutamento e seleção?

Por meio dessa avaliação, a sua equipe entenderá de forma mais precisa quais são as ferramentas necessárias para que haja as mudanças apontadas. Por essa razão, escute o que os colaboradores têm a dizer e conheça detalhadamente os gargalos existentes.

Tenha prioridades

Nessa etapa para a transformação digital do RH, muitas ideias vão surgir. No entanto, existe a necessidade de priorizar aquelas que mais trazem impactos para o dia a dia do setor. Para isso, avalie:

• quais as funções que exigem muito tempo de seus profissionais;
• quais as etapas do processo que mais trazem custos;
• quais são as principais queixas de seus colaboradores.

Estude as ferramentas disponíveis no mercado

Com as prioridades em mãos, você terá a oportunidade de estudar as ferramentas disponíveis no mercado que vão contribuir para automatizar as tarefas operacionais da área de RH. Para isso, além de conhecer as necessidades de seu setor, é preciso também analisar as funcionalidades das soluções pesquisadas, entender o suporte disponibilizado para a empresa, além de buscar por aquela que melhor se encaixa para a realidade do setor.

Envolva seus profissionais

Conforme abordado, a transformação digital trata-se de uma mudança na cultura da empresa. Por essa razão, existe a necessidade de seus profissionais estarem envolvidos nessas adaptações, oferecendo feedback das novas ferramentas e dispostos a participar de todas as mudanças apresentadas.

Além disso, caso essa ação envolva outras áreas, estimule a equipe como um todo a participar do processo, explicando como isso trará ganhos para a empresa e como os colaboradores poderão usufruir dessa nova realidade.

Invista em inovação

Investir em inovação traz ganhos não apenas para a área de RH, como também para toda a empresa. Por meio dessa estratégia, o negócio contará com um diferencial competitivo por oferecer soluções mais adequadas ao seu cliente, além de contar com serviços que gerem valor e tenham relevância — o que permite relações de longo prazo.

Sendo assim, incentive a cultura de inovação em seus profissionais. Para isso, além de adotar ferramentas tecnológicas que proporcionam essas características, a área de RH também tem a possibilidade de estimular o feedback e o diálogo entre as equipes, de propor ações criativas para o desenvolvimento dos colaboradores, além de priorizar o coletivo em diferentes ações. Assim, as pessoas estarão mais engajadas e motivadas a irem além de apenas exercer as suas funções, o que permitirá a aplicação do digital nas mais distintas equipes.

Agora que você descobriu as diversas possibilidades e benefícios que o RH Digital pode trazer para a sua empresa, que tal conhecer a opção disponibilizada pelo Unico People?  Fale com um de nossos especialistas!