8 ferramentas de automação de processos de recursos humanos

O RH se tornou uma área estratégica nos últimos 15 anos, mas ainda possui alguns procedimentos burocráticos em sua rotina. A automação de processos de RH chega para otimizar recursos empresariais, seja tempo ou dinheiro, e permitir uma visão mais ampla sobre o fluxo de trabalho.

São vários os processos de RH que podem ser automatizados na sua empresa, contribuindo para inúmeros benefícios. 

Por isso, trouxemos um mini-guia com as principais ferramentas para automatizar seus processos de recursos humanos.

O que são processos de recursos humanos?

Em uma empresa, todas as atividades realizadas pelo departamento de recursos humanos podem ser consideradas processos de RH, que consistem em facilitar a integração entre os colaboradores, equipes e gestores. 

Entre eles estão recrutamento e seleção, admissão, onboarding, treinamentos, processo de desligamento, gestão de ponto, pagamentos, benefícios, entre outros.

A melhoria constante dos processos de recursos humanos é fundamental para diminuir riscos de erros, oferecer respostas mais eficazes, facilitar processos e incorporar ainda mais accountability, transparência e confiabilidade. Com a automação, os benefícios vão ainda mais além, com a economia de recursos essenciais.

Mas em que exatamente consiste a automação de processos de RH e como essa automatização pode ajudar a sua empresa? 

O que é automação de processos de recursos humanos?

A automação de processos de RH significa usar tecnologias para agilizar procedimentos burocráticos da empresa. Mas a automatização de processos não é exclusividade do Departamento Pessoal. 

Essa é uma técnica de BPM (Business Process Management), ou Gestão de Processos Empresariais, e consiste em usar a tecnologia e a integração de sistemas e dados para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho de maneira geral. Isso se dá por meio do monitoramento e da substituição de atividades manuais por automatizadas.

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Veja alguns processos de RH que podem ser automatizados.

Relatórios, dados e gráficos:

Arquivar uma grande quantidade de dados de seus colaboradores e clientes é uma necessidade de toda empresa e o armazenamento dessas informações sempre traz um grande problema na rotina empresarial. 

Por outro lado, a automação dos processos de RH torna possível que sua empresa colete, armazene e analise facilmente e de maneira segura um grande volume de dados. Além disso, as ferramentas tecnológicas permitem um fácil acesso às informações, já que as concentram em um só lugar, facilitando o processo de armazenagem, análise e garantindo a segurança dessas informações.

Um RH data driven, como o próprio nome diz, é quando o departamento de recursos humanos toma decisões com base em indicadores, dados e metodologias que contribuem com os processos e planejamentos estratégicos. Além disso, o direcionamento por meio de dados é capaz de diagnosticar situações com mais agilidade, de forma a evitar erros e encontrar soluções com mais rapidez, assim como determinar o retorno sobre o Investimento (ROI) de forma muito mais eficiente.

Monitoramento de indicadores-chave

O monitoramento de indicadores-chave pode ser considerado parte do rh data driven, pois é através dos indicadores que os dados são observados para a correção de erros e o alcance dos objetivos. Entre os indicadores-chave que podem ser monitorados de forma automatizada, estão os feedbacks, frequência, rotatividade de colaboradores ou turnover, avaliação de aprendizagem, Retorno sobre o Investimento (ROI), recrutamento e seleção, além de diversos outros processos de RH.

Triagem de currículos profissionais

Um dos primeiros passos da jornada de recrutamento e seleção, a triagem de currículos tem como objetivo filtrar os candidatos com mais compatibilidade a determinado cargo e cultura da empresa.

Geralmente, a triagem se inicia com a análise dos requisitos daquela vaga, como formação, competências e habilidades.

Admissão digital

Tanto a seleção e a contratação de funcionários como o seu desligamento são um dos processos mais complexos a cargo do setor de RH, que podem demorar até mais de 30 dias, desviando o foco da equipe de atividades estratégicas. As novas ferramentas tecnológicas permitem automatizar também essa atividade, com uma série de vantagens.

Gestão da folha de pagamento

A folha de pagamento e sua distribuição é uma das atividades mais trabalhosas para o RH. Muitas empresas já optaram por automatizar essa tarefa para evitar erros que geram processos trabalhistas. Além disso, todas as regras relacionadas ao pagamento, como taxas e impostos que devem ser calculados, abrem possibilidade para erros manuais. A automação contribui com os cálculos e adequa os pontos conforme a legislação trabalhista.

Controle de ponto

O controle sobre o ponto pode dar à empresa uma noção maior sobre horas trabalhadas, atrasos e ausências do colaborador. Com isso é possível fazer uma gestão gerencial melhor da equipe.

Quais são os benefícios da automação de processos de RH?

O estabelecimento de processos e fluxos de trabalho é uma das bases que norteiam hoje a gestão organizacional. Assim, a energia da equipe de RH  pode estar focada em atividades mais estratégicas.

Entre as vantagens da automação de processos de RH, a economia de tempo na hora de lidar com burocracias, papéis e processos permite mais tempo disponível para cuidar do que de fato importa: das pessoas que trabalham e dão vida à empresa. 

Vamos conhecer alguns benefícios da automação de processos no RH:

Foco na atividade-fim

Quanto mais automatizados forem os processos, maior o foco no core business da empresa. Assim, processos repetitivos podem ser automatizados por soluções tecnológicas enquanto os gestores podem atender às demandas mais estratégicas e importantes, como atividades voltadas para a conquista e a fidelização dos colaboradores.

Aumento da produtividade

Investir na automação dos processos de RH contribui também para o aumento da produtividade, pois possibilita a realização de um grande volume de tarefas em um curto período de tempo. Neste caso, a tecnologia torna-se um estímulo para aumentar a capacidade do RH.

Além disso, automatizar processos pode aumentar a produtividade. Estudos apontam que só 39% do expediente é realmente produtivo. Com a tecnologia a nosso favor, a performance pode ser muito maior. 

A automação garante que os processos funcionem ininterruptamente e de maneira padronizada. Também garantem maior grau de acerto, evitando a perda de tempo com o retrabalho.

Maior competitividade

Um RH com apoio de soluções de tecnologia, que garantam o bom funcionamento das atividades operacionais pode se dedicar a ajudar a empresa estrategicamente a atingir seus resultados, aumentando o desempenho dos colaboradores e, por sua vez, a lucratividade da organização.

Pesquisas realizadas com 53 empresas mostraram que as que têm boas práticas de RH são 51% mais competitivas, em média. Ou seja, a gestão de pessoas é essencial para a competitividade do negócio. 

Mas para uma adequada gestão de pessoas é necessário que as atividades realizadas funcionem de maneira eficaz e a automação dos processos de RH pode ajudar muito nisso.

Melhoria da comunicação

Um relacionamento saudável entre os colaboradores é ideal para diminuir as taxas de turnover. Dentro disso, o departamento de RH pode utilizar diversas formas de mensurar o engajamento das equipes e gestores por meios qualitativos ou quantitativos em um formato de interação bilateral. Com a automação dos processos de RH, torna-se muito mais eficaz garantir que colaborador e empresa caminhem na mesma direção, com alinhamento cultural e produtividade, com exemplos de gamificação sobre os valores da empresa, divulgação de treinamentos, direitos e deveres de cada um, contribuindo para a motivação e conexão com a marca.

Mais agilidade

Quando realizadas de forma manual, atividades como controle de pagamentos ou burocracias dos processos de admissão, tendem a exigir muito mais tempo dos times de RH, além de serem suscetíveis a erros. Com a automação dos processos por meio da tecnologia, ganha-se agilidade e melhoria na produtividade. Além disso, as facilidades de análises de dados, o gestor tem mais controle gerencial e pode medir o desempenho das tarefas, adequando-as sempre que necessário.

Menos erros nos processos

A automação dos processos de RH também reduz o índice de falhas humanas. Menos falhas significam menos prejuízos financeiros para a empresa. Com análises de dados, como as preditivas, é possível obter um mapeamento de atividades e detectar pontos de melhorias com antecedência e desenvolver a capacitação do time junto a medidas que previnem erros, aportando vantagens relevantes à corporação.

Como automatizar o departamento de pessoal?

O DP é o setor dentro dos recursos humanos responsável, principalmente, por todas as atividades operacionais, desde a gestão e o controle de carga horária, até as burocracias relacionadas aos processos de admissão. Com isso, é possível imaginar a papelada, os números e os cálculos que devem fazer parte da rotina desta equipe, não é mesmo?

Porém, a automação e digitalização dos processos permite incluir este departamento no desenvolvimento da empresa, com uma gestão de pessoas estratégica e online. 

Mas com tanta demanda, você sabe por onde começar a automação do DP na sua empresa?  

Mapeie os processos

O primeiro passo é ter um entendimento completo sobre quais atividades são consideradas prioridades e fundamentais. Por isso, mapeie as suas demandas, objetivos e prazos. 

Lembre-se de anexar um checklist sobre documentos relacionados a determinados processos, como os admissionais, para incluir nas automações, de forma a evitar qualquer gargalo.

Defina metas

Com os processos definidos e mapeados, o próximo passo é determinar as metas e objetivos. Desta forma, é possível mensurar o andamento dos processos, medindo os resultados e otimizar o fluxo entre as equipes, gerando confiança entre os colaboradores, que trabalham em busca de um ganho em comum.

Integre a equipe

A integração da equipe é fundamental para o sucesso das metas. Além disso, torna o clima organizacional em um ambiente agradável, garantindo a credibilidade entre os colaboradores e relacionamentos saudáveis. Desta forma, iniciar processos de automação potencializa os resultados da empresa, já que toda a equipe caminha na mesma direção.

Escolha a ferramenta ideal

Com a equipe integrada, metas definidas e processos mapeados, chegou a hora de escolher a ferramenta ideal.

É importante considerar os pontos mais relevantes de acordo com cada um dos trâmites mapeados, de forma a garantir uma gestão mais efetiva e segura, diminuindo o tempo e os esforços do setor.

Por exemplo, a automatização pode substituir a validação e  armazenamento de documentos pessoais do colaborador, permitindo, por exemplo, um acompanhamento em tempo real de uma admissão.

Quando buscar por uma ferramenta, pense nos benefícios e requisitos para alcançar seus objetivos, acelerar a realização das tarefas e processos, segurança e conformidade com a LGPD.

Monitore resultados

Com tantos processos complexos, o controle e monitoramento de resultados é primordial.

Lembre-se dos critérios que você incluiu nos indicadores-chave e confira se o fluxo está de acordo com seus objetivos:

• Realização de tarefas mais eficazes;
• Comunicação assertiva e eficiente;
• Redução de erros nos processos;
• Economia de custos e recursos;
• O setor pode focar em atividades mais estratégicas.

Ferramentas de automação de processos de recursos humanos

As ferramentas de automação de processos de RH otimizam os fluxos e contribuem para inúmeras melhorias em diversos aspectos, desde o ambiente e o relacionamento entre os colaboradores, até o aumento da produtividade.

Afinal, o capital humano pode ser considerado o principal ativo para o sucesso das organizações. Por isso, investir em soluções capazes de colaborar com a gestão de pessoas é essencial.

Listamos abaixo as 8 ferramentas de automação de processos de RH que você precisa conhecer:

1. unico l people

Uma solução 100% digital, na qual o próprio candidato encaminha sua documentação para a admissão pelo seu celular ou computador sem sair de casa.

Toda essa documentação é analisada de forma automática, enquanto o departamento pessoal acompanha todo o processo. Além disso, a ferramenta possui API aberta para integração com o sistema de folha, ponto, software de recrutamento e seleção, entre outros. Tudo isso sem deixar de lado a segurança e a conformidade com a LGPD, além de muitos outros benefícios e features:

• Cadastro e envio da documentação: o candidato recebe a notificação para início do cadastro via SMS e/ou e-mail com suporte via chat. Ainda é possível que ele consiga visualizar o agendamento de seu exame admissional e ter acesso à carta de abertura de conta.
• Conferência e automatização: os documentos são analisados e validados junto ao eSocial. Em caso de documentação errada ou ilegível, o candidato é notificado automaticamente para correção.
• Monitoramento em tempo real: com o dashboard de acompanhamento, o departamento de RH pode verificar os status dos processos de admissão durante o processo.
• O processo admissional pode levar mais de 30 dias, mas com o unico | people, a duração pode ser em a partir de 20 minutos.

2. Skore

A Skore fornece soluções de plataforma e experiências de aprendizagem contínua de forma digital para a capacitação, preparação e atualização de equipes, trazendo temas como a adaptação à transformação digital em busca de resultados para o negócio.

Recentemente, a solução foi adquirida pela UOL EdTech, com foco principal em oferecer conteúdos relevantes para colaboradores de PMEs, descomplicando a gestão do conhecimento.

3. pontomais

Considerada a maior plataforma de gestão de ponto online, a pontomais traz autonomia no controle da jornada de trabalho, facilitando solicitações de ajustes e abonos diretamente pela plataforma, além de permitir o registro de ponto de qualquer lugar.

A plataforma fornece recursos como o controle de ponto digital, que garantem o acompanhamento da jornada de trabalho de forma descentralizada e em tempo real.

4. SkillHub

A SkillHub consiste em fornecer benefícios em educação, conectando empresas e colaboradores a cursos e treinamentos online, que ficam centralizados em uma única plataforma, gerando engajamento, cultura de Long Life Learning, ampliando o potencial dos talentos da empresa em um time fidelizado.

Atualmente, a SkillHub faz parte do ecossistema da unico, maior IDTech do Brasil. 

5. Escale Health

A Escale Health presta consultoria para grandes empresas, garantindo o controle da saúde dos colaboradores através de inovação, tecnologia e gestão humanizada, otimizando tempo e reduzindo custos.

6. Pulses

Esta plataforma de gestão contínua de pessoas permite ao gestor acompanhar e atuar no clima organizacional, engajamento e performance com o objetivo de impulsionar os resultados da sua empresa e promover a retenção de talentos, melhorando a experiência do colaborador com indicadores de pessoas em tempo real.

7. Feedz

A Feedz é uma plataforma completa para otimizar o engajamento e desempenho de colaboradores, que conta com um software indicado para empresas acima de 25 colaboradores e todas as ferramentas de gestão de pessoas, como avaliação de desempenho, gestão de objetivos OKR, feedbacks, pesquisa de clima organizacional e muito mais.

8. qulture.rocks

A plataforma número 1 para avaliação de desempenho, gestão de metas, feedbacks, planejamento de sucessão, PDI e toda a gestão de desempenho da sua equipe.

Agora que você já sabe como a automação de processos de RH contribui para a sua empresa, confira tudo o que você precisa saber sobre automação de processos de RH no nosso “Guia de como tornar o RH mais estratégico com a transformação digital”.