Matheus Lambertucci Cardoso

• 28 de janeiro de 2020
• 4 min de leitura

O RH se tornou uma área estratégica nos últimos 15 anos, mas ainda possui alguns procedimentos burocráticos em sua rotina. A automação de processos de RH chega para otimizar recursos empresariais, seja tempo ou dinheiro, e permitir uma visão mais ampla sobre o fluxo de trabalho.

São vários os processos de RH que podem ser automatizados na sua empresa. Entre eles estão recrutamento e seleção, admissão, processo de desligamento, gestão de ponto, pagamentos, entre outros.

Além de economizar recursos essenciais, automatizar esses processos também traz outros benefícios como maior confiabilidade com a organização de dados, minimização de erros em checagem de informações e integração dos processos entre as equipes.

Mas em que exatamente consiste a automação de processos de RH e como essa automatização pode ajudar a sua empresa? 

O que é automação de processos de RH?

A automação de processos de RH significa usar tecnologias para agilizar procedimentos burocráticos da empresa. Mas a automatização de processos não é exclusividade do Departamento Pessoal. 

Essa é uma técnica de BPM (Business Process Management), ou Gestão de Processos Empresariais, e consiste em usar a tecnologia e a integração de sistemas e dados para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho de maneira geral. Isso se dá por meio do monitoramento e da substituição de atividades manuais por automatizadas.

Veja alguns processos de RH que podem ser automatizados:

• Processos de admissão: tanto a seleção e a contratação de funcionários como o seu desligamento são um dos processos mais complexos a cargo do setor de RH. As novas ferramentas tecnológicas permitem automatizar também essa atividade.
• Gestão de ponto: o controle sobre o ponto pode dar à empresa uma noção maior sobre horas trabalhadas, atrasos e ausências do colaborador. Com isso é possível fazer uma gestão gerencial melhor da equipe.
• Folha de pagamento: A folha de pagamento e sua distribuição é uma das atividades mais trabalhosas para o RH. Muitas empresas já optaram por automatizar essa tarefa para evitar erros que geram processos trabalhistas. Além disso, todas as regras relacionadas ao pagamento, como taxas e impostos que devem ser calculados, abrem possibilidade para erros manuais. A automação contribui com os cálculos e adequa os pontos conforme a legislação trabalhista.
• Dados cadastrais: arquivar uma grande quantidade de dados de seus colaboradores e clientes é uma necessidade de toda empresa e o armazenamento dessas informações sempre traz um grande problema na rotina empresarial. A automatização facilita o processo de armazenagem desses dados e garante a segurança dessas informações.

Vantagens da automação de processos de RH

O estabelecimento de processos e fluxos de trabalho é uma das bases que norteiam hoje a gestão organizacional. Assim, a energia da equipe de RH tem que estar focada em atividades mais estratégicas.

Quanto menos tempo se perde com papéis e processos, mais tempo temos disponível para cuidar do que de fato importa: das pessoas que trabalham e dão vida à empresa. 

Vamos conhecer alguns benefícios da automação de processos no RH:

1) Redução de custos

A automação dos processos de RH é um importante investimento para a empresa, pois:

• Aumenta produtividade: possibilita a realização de um grande volume de tarefas em um curto período de tempo;
• Aumenta a lucratividade: um RH com apoio de soluções de tecnologia, que garantam o bom funcionamento das atividades operacionais pode se dedicar a ajudar a empresa estrategicamente a atingir seus resultados;
• Reduz o índice de falhas humanas: menos falhas significam menos prejuízos financeiros para a empresa.

2) Otimização do tempo e da produtividade

Tempos e recursos importantes são desperdiçados quando a empresa possui processos burocráticos realizados manualmente. A automação de processos de RH garante rapidez na execução das tarefas.

Além disso, automatizar processos pode aumentar a produtividade. Estudos apontam que só 39% do expediente é realmente produtivo. Com a tecnologia a nosso favor, a performance pode ser muito maior. 

A automação garante que os processos funcionem ininterruptamente e de maneira padronizada. Também garantem maior grau de acerto, evitando a perda de tempo com o retrabalho.

3) Otimização da competitividade

Pesquisas realizadas com 53 empresas entre 2011 e 2015, mostraram que as que têm boas práticas de RH são 51% mais competitivas, em média. Ou seja, a gestão de pessoas é essencial para a competitividade do negócio. 

Mas para uma adequada gestão de pessoas é necessário que as atividades realizadas funcionem de maneira eficaz e a automação dos processos de RH pode ajudar muito nisso.

4) Armazenamento e análise de dados

A automação dos processos de RH torna possível que sua empresa colete, armazene e analise facilmente e de maneira segura um grande volume de dados. Além disso, as ferramentas tecnológicas permitem um fácil acesso às informações, já que as concentram em um só lugar. 

Isso facilita a análise desses dados e a produção de diagnósticos. Com essas informações em mãos, o gestor tem mais controle gerencial e pode medir o desempenho das tarefas e readequá-las quando necessário.

Otimização na prática: automação dos processos de admissão

Para entender melhor o tema, vamos conhecer um exemplo da automação de processos no RH. A admissão de funcionários é um processo complexo que envolve uma série de documentação e checagem de dados. Automatizar esse procedimento, por meio da  Admissão Digital,   possibilita uma gestão mais efetiva e segura desses trâmites diminuindo o tempo e os esforços do setor.

A automatização pode substituir a validação e  armazenamento de documentos pessoais do colaborador, permitindo um acompanhamento em tempo real de uma admissão.

Mas como exatamente pode ser feita essa automação dos processos de admissão no RH?

Como automatizar os processos de admissão?

Pensando em facilitar um dos processos mais complexos e sensíveis do RH, as admissões, a Acesso Digital criou o AcessoRH. Por meio da ferramenta 100% digital, o próprio candidato encaminha sua documentação para a admissão pelo seu celular ou computador sem sair de casa.

Toda essa documentação é analisada pelo AcessoRH, enquanto o departamento pessoal acompanha todo o processo. Além disso, a ferramenta possui API aberta para integração com o sistema de folha, ponto, software de recrutamento e seleção, entre outros.. Tudo isso sem deixar de lado a segurança

Quer saber mais? Confira cada passo do processo de admissão através do AcessoRH:

• Cadastro e envio da documentação: o candidato recebe a notificação para início do cadastro via SMS e/ou e-mail com suporte via chat. Ainda é possível que ele consiga visualizar o agendamento de seu exame admissional e ter acesso à carta de abertura de conta.
• Conferência e automatização: os documentos são analisados e validados junto ao eSocial. Em caso de documentação errada ou ilegível, o candidato é notificado automaticamente para correção.
• Monitoramento em tempo real: com o dashboard de acompanhamento, o departamento de RH pode verificar os status dos processos de admissão durante o processo.

Quer saber mais? Veja este vídeo que explica como funciona o processo de admissão por meio do AcessoRH:

Agora que você já sabe como a automação de processos de RH contribui para a sua empresa, entre na nossa página e entenda melhor como o AcessoRH pode te ajudar a otimizar o processo de admissão!