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Onboarding digital: guia completo com passo a passo

Letícia Beilfuss
  • 15 de junho de 2022
  • 10 min de leitura
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Uma coisa é certa, além de parar o mundo, a pandemia modificou várias formas de fazermos as atividades do cotidiano. Como é o caso do onboarding de novos colaboradores. O processo de recepção de novos funcionários já era utilizado e vinha, cada vez mais, crescendo em empresas que entendem a importância da tecnologia para o desenvolvimento de suas atividades. 

Mas você sabe como criar um digital onboarding para os novos funcionários da sua empresa? Não? Então, vem ler o artigo que preparamos com um passo a passo completo para a integração de novos colaboradores na sua equipe. 

O que é onboarding digital 

Como você já sabe, é essencial recepcionar os novos colaboradores e adaptá-los à rotina da empresa. São muitas as novidades nos primeiros dias de trabalho e, consequentemente, dúvidas são comuns nos processos, na formação dos times e também em suas funções. Quando o profissional atua de forma remota, ainda há um desafio: não há ninguém em seu espaço físico para responder às suas questões, sendo os canais da empresa as únicas ferramentas para essa comunicação inicial.

No último ano, as áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal passaram por grandes mudanças. Adaptar as suas atividades foi uma delas — e o onboarding entra nessa lista. Todas as demandas são essenciais para a retenção de talentos no time e para a motivação dos colaboradores. Por essa razão, é preciso buscar maneiras que mantenham a qualidade desses processos.

O onboarding digital entra justamente nisso: uma estratégia adotada pelas organizações para recepcionar o colaborador de forma remota.

Tipos de digital onboarding 

Apesar de ter pontos essenciais que devem ser seguidos por todos os RHs, cada empresa adotará sua própria estratégia de onboarding. Levando em consideração sua cultura, valores e expectativas em relação a cada novo funcionário. 

A dica é separar o digital onboarding em duas grandes estratégias, que você verá a seguir. 

Onboarding do primeiro dia 

O primeiro dia é uma grande novidade para todo mundo, colaborador, empresa e atual equipe. Por isso é fundamental que as coisas sejam feitas com calma, introduzindo o novo integrante ao ambiente organizacional e proporcionando espaços em que ele se sinta seguro para esclarecer suas dúvidas. 

No caso do digital onboarding, o desafio surge na forma de fazer isso sem ter um ambiente físico de integração. Mas não se preocupe, a eficácia com certeza será a mesma e, inclusive, poderá trazer resultados bem interessantes. 

Alguns passos que você pode seguir:

  • Envie com antecedência os materiais de boas-vindas e presentes da empresa para o novo colaborador, se for o caso; 
  • Estabeleça o dia em que a integração será feita, avisando não somente o selecionado como também a equipe necessária (colegas de setor, supervisores, etc.);
  • Faça um planejamento dessa reunião. Comece com uma explanação da empresa e do setor, identifique os colegas de trabalho e os chefes, e deixe um espaço para que o colaborador também possa se apresentar a sua nova equipe;
  • Mostre os canais de comunicação da empresa e detalhes da atividade a ser desempenhada.

Depois disso, deixe bem claro onde ele poderá encontrar todos os materiais mencionados na reunião e, principalmente, deixe-o à vontade para entrar em contato caso novas dúvidas surjam. 

Onboarding do primeiro mês 

É no primeiro mês de empresa que o colaborador estabelecerá suas primeiras relações com a equipe e, principalmente, conseguirá identificar se vê um futuro profissional neste novo ambiente de trabalho. Por isso é fundamental ter processos bem definidos e claros, para que ele consiga se integrar às suas atividades sem grandes dificuldades e entender seu papel no funcionamento da equipe. 

Neste momento, ele também vai passar a se aprofundar nos objetivos da empresa e qual será o seu papel para ajudá-la a atingi-los. Por isso, alguns passos importantes são:

  • Oferecer treinamentos relacionados às atividades que ele desempenhará;
  • Integrá-lo nas reuniões de setor para que, aos poucos, ele possa acompanhar a rotina de trabalho e compreender o que está sendo feito pela equipe;
  • Organizar reuniões de feedback com RH e líderes do setor para que ele possa compartilhar como está se sentindo no novo ambiente e também tenha retornos sobre seu trabalho;
  • Proporcionar momentos de descontração para que ele possa conhecer, mesmo que virtualmente, seus colegas para além do ambiente de trabalho.

Quais as vantagens do onboarding digital?

Às vezes a mudança em um processo já conhecido como o onboarding pode causar alguns receios. Por isso, selecionamos algumas das principais vantagens do digital onboarding para que você possa perceber os benefícios que ele pode trazer para a sua empresa. Confira! 

1. Melhoria para a experiência do colaborador

Precisamos levar a sério o ditado de que é “a primeira impressão a que fica”. Nesse sentido, o onboarding digital permitirá que a pessoa seja acolhida de forma positiva pela empresa, que ela entenda qual é o seu papel no time e na organização, que conheça as pessoas de sua equipe e de outras áreas, além de que possa tirar suas dúvidas em relação à cultura do negócio, às políticas, às práticas e aos processos.

2. Aumento da produtividade

Os primeiros dias impactam de forma muito significativa o colaborador. Quando há um onboarding digital com as etapas pré-estabelecidas e alinhadas, naturalmente o seu tempo de rampagem reduz. Afinal, ele entenderá sobre as áreas da empresa, sobre suas atividades e demais pontos burocráticos. Consequentemente, o foco para as suas atividades será maior, além de ele ter a possibilidade de fazer correlações de suas atividades com as demais demandas do negócio.

3. Redução da taxa de turnover

Quando mencionamos sobre a taxa de turnover, precisamos pensar na jornada do colaborador como um todo. Afinal, a percepção que ele tem em diferentes estágios de sua experiência refletirá na forma como ele enxerga a empresa – o que impacta diretamente no clima organizacional.

A partir do momento que a recepção é positiva, há o aumento do sentimento de pertencimento desse colaborador logo nos períodos iniciais. A longo prazo, isso reflete na redução do absenteísmo e do turnover (fluxo de entrada e saída de novos colaboradores).

4. Redução de custos

De forma natural, há uma redução de custos. Devemos levar em consideração que a contratação e o desligamento de colaboradores, gera custos para o negócio. Se há menor rotatividade, há menos gastos para o caixa da empresa.

5. Dá autonomia ao novo colaborador 

Ao contrário do sistema presencial, o onboarding digital proporciona uma autonomia incrível ao novo colaborador. Dentro do horário estabelecido para sua jornada de trabalho, ele poderá escolher quando e por quanto tempo realizará suas etapas de integração. Podendo fazer momentos de pausa, parar para tirar dúvidas, ou até mesmo para realizar alguma outra tarefa. 

6. Facilita o acesso a informações

Desburocratização é a grande palavra-chave do digital onboarding. O acesso a informações fica mais fácil tanto para a empresa quanto para o novo colaborador. Com ferramentas digitais, o novo contratado poderá ser redirecionado automaticamente após completar uma das etapas do onboarding e cada formulário preenchido, documento concedido e assinado poderá ser conferido pela empresa. 

7. Aumenta as possibilidades de contratação 

A transformação digital quebra cada vez mais barreiras e, por meio do digital onboarding, garante que você possa contratar talentos de várias regiões e países diferentes sem precisar se preocupar com a integração dos novos contratados à equipe. 

8. Melhora o Employer Branding 

Um dos maiores desafios das empresas é atrair novos talentos e para isso existem diversas técnicas, mas você pode começar com um digital onboarding de excelência. Por meio dele, você mostrará a preocupação da sua empresa em oferecer um ambiente agradável e eficiente para seus novos colaboradores

Com processos bem definidos e organizados, tanto sua equipe interna, como o novo colaborador poderão emitir opiniões positivas sobre a empresa, chamando, assim, a atenção de outros profissionais. 

Como criar o onboarding digital na empresa?

Apesar de sua eficácia, o processo ainda gera muitas dúvidas nos profissionais. Por essa razão, selecionamos algumas dicas úteis para que você possa implementá-lo em seu negócio. Confira!

Admissão do novo colaborador

Antes de entrar nas etapas do onboarding em si, é importante fazer um checklist para avaliar o que é preciso ser entregue e quais são as questões burocráticas envolvidas na admissão do colaborador, de modo que ele seja bem recepcionado.

O recebimento de toda a documentação é uma delas. Para isso, também é preciso adaptar a contratação. A admissão digital se mostra, nesse sentido, como uma importante aliada nesse processo. Por meio dela, a equipe conta com processos mais ágeis, têm mais facilidade na gestão de documentos, além de ser uma experiência inovadora para as contratações — isso sem falar que o time pode se dedicar para funções mais estratégicas.

Por meio dessa prática, tanto o colaborador quanto a empresa realizam a assinatura eletrônicados documentos. Além disso, o envio desses papeis será feito pela ferramenta adotada.

Kit de boas-vindas

Chegou o momento de você reforçar o employer branding de sua organização. Operando de forma remota, um número significativo de empresas passou a enviar o kit de boas-vindas a seus profissionais. Nele, a equipe pode encaminhar “mimos”, como blusas, cadernos de anotação, bottons, cartões de boas-vindas, entre outros. Além disso, junto a ele, os equipamentos necessários para o trabalho do colaborador também devem ser encaminhados.

Acesso às ferramentas

Com antecedência, o time de Recursos Humanos deve fornecer acesso às principais ferramentas que o profissional utilizará. E-mails, canais de comunicação internos, entre outras funcionalidades adotadas pela empresa para operar um trabalho remoto de mais qualidade.

O que fazer no primeiro dia

Para o colaborador, esse é o grande dia. Para a empresa, um talento que fará a diferença em seus resultados e para reforçar a sua cultura, inicia a sua trajetória. Nesse sentido, existe a necessidade de preparar as atividades com cuidado e atenção, uma vez que essa estratégia permitirá uma ótima impressão para o colaborador.

Já marque na agenda do time a reunião de boas-vindas. Afinal, é preciso que a pessoa conheça seus colegas de trabalho e saiba, de forma breve, o que cada um faz e quais são as suas principais demandas. Depois, é importante ter um encontro com a liderança, no qual há a oportunidade de a gestão apresentar a cultura da empresa, os principais valores e quais os comportamentos esperados dos colaboradores.

Agenda de onboarding

A agenda de onboarding costuma ser cheia! São muitos os times para se apresentarem, pessoas a conhecer e funções para ficar por dentro. Nesse sentido, comunique ao novo profissional como serão as suas atividades durante esse período, sempre deixando um espaço aberto para que ele possa tirar as suas dúvidas.

Na primeira semana, coloque na agenda de todo o time um happy hour inicial. Dessa forma, com muita descontração, cada um poderá conhecer o novo membro de forma mais detalhada, suas aspirações e um pouco mais de sua trajetória — sem que o foco seja voltado especificamente para o trabalho.

Funções

No primeiro mês, a liderança deve atuar de forma muito próxima do novo profissional, especialmente para apresentar de forma detalhada as metas do time, como as funções dessa pessoa impactam nos resultados, o que é esperado ao longo da parceria, entre outros pontos relevantes.

Dessa forma, é papel da gestão fazer treinamentos, oferecer materiais de estudo e outras leituras complementares. Sabemos que a agenda dos CEOs é mais complicada, mas seria importantíssimo que eles destinassem uma hora por mês para trazer alguns ensinamentos e reflexões para os novos profissionais.

Não deixe de realizar reuniões one-on-ones semanais nesse primeiro período. Tratam-se de encontros periódicos entre lideranças e liderados, na quais discutem-se pontos importantes para o crescimento e desenvolvimento daquela pessoa no dia a dia da organização.

Insira, ainda, essa pessoa em reuniões de outros times. Por meio dessa estratégia, o colaborador pode conferir, de perto, como é a realidade de outras equipes.

Peça feedbacks

Independentemente se a estratégia adotada é digital ou não, o feedback de profissionais será essencial para aprimorar processos. Devido à importância desse tipo de estratégia, o time de RH deve entender qual é a percepção que os colaboradores tiveram das ações, quais foram os pontos positivos e aqueles que precisam ser aperfeiçoados. Assim, há a possibilidade de aprimorar constantemente os processos, de modo que ofereçam uma experiência positiva para os próximos que virão.

Ferramentas para digital onboarding 

Assim como na estratégia presencial, você pode contar com o auxílio de algumas ferramentas para colocar o digital onboarding da sua empresa em prática. Cada uma delas tem uma funcionalidade diferente e interessante para integrar uma nova pessoa à sua equipe. 

Veja abaixo algumas que podem ser bem uteis no momento de construir o onboarding digital de um novo colaborador. 

1. Checklists

Essa funcionalidade pode ser útil tanto para o novo integrante da equipe, quanto para você, RH. Por meio de plataformas como o Trello ou o Asana você pode criar checklists com cada tarefa que deverá ser cumprida por você na criação do digital onboarding. 

Além disso, elas podem ser muito úteis para criar listas de tarefas a serem realizadas pelo novo colaborador (inclusive seguindo o onboarding do primeiro dia e do primeiro mês). Com ambas as plataformas você poderá acompanhar o progresso da atividade, anexar materiais e até mesmo conversar com o novo integrante. 

2. Apps para onboarding digital 

Use a tecnologia a seu favor. Hoje o mercado já apresenta uma série de aplicativos que podem ser bem úteis para o processo de digital onboarding da sua empresa. 

Você pode começar com ferramentas mais básicas como o Lucidchart para desenhar o fluxograma de reuniões, treinamentos e ordem de leitura dos documentos. Como também o Google Drive para armazenar em um só lugar todos esses arquivos.

Outro aplicativo interessante e bem completo é o Talmundo. Nele você pode organizar todo o onboarding digital, criando o percurso a ser percorrido pelo novo colaborador. Os resultados dos últimos anos da plataforma são significativos e animadores, com taxas de engajamento de 33% dos funcionários e um aumento de 82% da retenção de talentos nas empresas que utilizaram a plataforma. 

3. Assinatura eletrônica 

Se o seu processo de onboarding será digital, nada mais coerente do que possibilitar a assinatura eletrônica  ao novo colaborador, não é mesmo? 

A ferramenta permite que documentos sejam enviados e assinados de forma virtual, desburocratizando processos e evitando que o colaborador precise se deslocar até a empresa. 

Nossa dica é que você invista em soluções de assinatura eletrônica como o Unico People. Com ele será possível acessar, assinar, compartilhar e validar documentos e informações de forma virtual. Contando também com a validade jurídica dos documentos. 

4. Sistemas de Gestão de Aprendizagem 

Informe-se sobre plataformas e aplicativos que permitam treinamentos de qualidade à distância. Sistemas como esse vão possibilitar que o novo colaborador compreenda o funcionamento da empresa e, sobretudo, entenda como suas atividades devem ser realizadas no dia a dia.

Além disso, manter os colaboradores atualizados sobre suas áreas é outro ponto fundamental para o sucesso de uma empresa. Então, invista em treinamentos sobre novas tecnologias, pesquisas recentes sobre a área de atuação e tudo que possibilitará conhecimento à sua equipe. 

5. Aplicativos multimídia gratuitos

Apesar dos benefícios, às vezes a distância pode causar alguns empecilhos como não poder apresentar um projeto aos colegas, certo? Bem pelo contrário! Hoje você já pode contar com aplicativos multimídia gratuitos que te ajudarão com essa tarefa. 

Um bom exemplo é o Google Meet que, durante a pandemia, teve um crescimento de 275% no Brasil e já conta com um sistema de apresentação de tela ao mesmo tempo em que a reunião está sendo feita. Outra dica é o Zoom, que também teve um alto crescimento nos últimos anos e conta até mesmo com um “quadro branco” em que você poderá escrever, desenhar e apresentar sua linha de raciocínio aos colegas. 

6. Ferramentas integradas – HRIS

Sistemas como esse permitem uma centralização de diversas etapas do digital onboarding em uma só ferramenta. Geralmente, são softwares pagos que precisam ser integrados com o sistema de Recursos Humanos da sua empresa. 

Mas, acredite, o investimento vale a pena para desburocratizar o processo de recrutamento e integração de um novo colaborador, poupando o tempo do RH para que se concentre em tarefas mais estratégicas. 

Na Unico entendemos a importância e o papel do RH para o sucesso de uma empresa. É por meio deste setor e de seus profissionais que novos integrantes poderão se sentir confortáveis em seu ambiente de trabalho, consequentemente aumentando sua produtividade e muito mais. 

Agora que você entendeu um pouco mais sobre o digital onboarding e a importância da revolução digital para os processos de contratação da sua empresa, vem conhecer a solução do Unico People para tornar a admissão de novos colaboradores ainda mais rápida e segura. Entre em contato com o nosso time!

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