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Onboarding digital de funcionários: o que é, vantagens e como fazer

Nathalia Tameirao
  • 2 de julho de 2021
  • 5 min de leitura
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Você já ouviu falar sobre o onboarding digital? Assim como as diversas atividades de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, o onboarding precisou se adaptar a um contexto remoto. Devido ao trabalho à distância adotado por grande parte das empresas em 2020, recepcionar os novos colaboradores nunca foi tão importante. Por essa razão, é preciso entender as dicas de como realizar essa atividade remota, os diferenciais e o que muda com o onboarding digital.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você tire todas as dúvidas sobre o assunto. Continue a leitura e saiba mais!

O que é onboarding digital?

Conforme sabemos, é essencial recepcionar os novos colaboradores e adaptá-los à rotina da empresa. São muitas as novidades nos primeiros dias de trabalho e, consequentemente, dúvidas são comuns nos processos, na formação dos times e também em suas funções. Quando o profissional atua de forma remota, ainda há um desafio: não há ninguém em seu espaço físico para responder às suas questões, sendo os canais da empresa as únicas ferramentas para essa comunicação inicial.

No último ano, as áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal passaram por grandes mudanças. Adaptar as suas atividades foi uma delas — e o onboarding entra nessa lista. Todas as demandas são essenciais para a retenção de talentos no time e para a motivação dos colaboradores. Por essa razão, é preciso buscar maneiras que mantenham a qualidade desses processos.

O onboarding digital entra justamente nisso: uma estratégia adotada pelas organizações para recepcionar o colaborador de forma remota.

Como criar o onboarding digital na empresa?

Porém, esse processo ainda gera muitas dúvidas nos profissionais. Por essa razão, selecionamos algumas dicas úteis para implementá-lo em seu negócio. Confira!

Admissão do novo colaborador

Antes de entrar nas etapas do onboarding em si, é importante fazer um checklist para avaliar o que é preciso ser entregue e quais são as questões burocráticas envolvidas na admissão do colaborador, de modo que ele seja bem recepcionado.

O recebimento de toda a documentação é uma delas. Para isso, também é preciso adaptar a contratação. A admissão digital se mostra, nesse sentido, como uma importante aliada nesse processo. Por meio dela, a equipe conta com processos mais ágeis, têm mais facilidade na gestão de documentos, além de ser uma experiência inovadora para as contratações — isso sem falar que o time pode se dedicar para funções mais estratégicas.

Por meio dessa prática, tanto o colaborador quanto a empresa realiza a assinatura online dos documentos, além do envio de documentos ser pela ferramenta adotada.

Kit de boas-vindas

Chegou o momento de você reforçar o employer branding de sua organização. Operando de forma remota, um número significativo de empresas passou a enviar o kit de boas-vindas a seus profissionais. Nele, a equipe pode encaminhar “mimos”, como blusas, cadernos de anotação, bottons, cartões de boas-vindas, entre outros. Além disso, junto a ele, os equipamentos necessários para o trabalho do colaborador também devem ser encaminhados.

Acesso às ferramentas

Com antecedência, o time de RH deve fornecer acesso às principais ferramentas que o profissional utilizará. E-mails, canais de comunicação internos, entre outras funcionalidades adotadas pela empresa para operar um trabalho remoto de mais qualidade.

O que fazer no primeiro dia

Para o colaborador, esse é o grande dia. Para a empresa, um talento que fará a diferença em seus resultados e para reforçar a sua cultura inicia a sua trajetória. Nesse sentido, existe a necessidade de preparar as atividades com cuidado e atenção, uma vez que essa estratégia permitirá uma ótima impressão para o colaborador.

Já marque na agenda do time a reunião de boas-vindas. Afinal, é preciso que a pessoa conheça seus colegas de trabalho e saiba, de forma breve, o que cada um faz e suas principais demandas. Depois, é importante ter um encontro com a liderança, no qual há a oportunidade de a gestão apresentar a cultura da empresa, os principais valores e o quais os comportamentos esperados dos colaboradores.

Agenda de onboarding

A agenda de onboarding costuma ser cheia! São muitos os times para se apresentarem, pessoas a conhecer e funções para ficar por dentro. Nesse sentido, comunique ao novo profissional como serão as suas atividades durante esse período, sempre deixando um espaço aberto para que ele possa tirar as suas dúvidas.

Na primeira semana, coloque na agenda de todo o time um happy hour inicial. Dessa forma, de forma descontraída, cada um poderá conhecer o novo membro de forma mais detalhada, suas aspirações e um pouco mais de sua trajetória — sem que o foco seja voltado especificamente para o trabalho.

Funções

No primeiro mês, a liderança deve atuar de forma muito próxima do novo profissional, especialmente para apresentar de forma detalhada as metas do time, como as funções dessa pessoa impactam nos resultados, o que é esperado ao longo da parceria, entre outros pontos relevantes.

Dessa forma, é papel da gestão fazer treinamentos, oferecer materiais de estudo e outras leituras complementares. Sabemos que a agenda dos CEOs é mais complicada, mas seria importantíssimo que eles destinassem uma hora por mês para trazer alguns ensinamentos e reflexões para os novos profissionais.

Não deixe de realizar reuniões one-on-ones semanais nesse primeiro período. Trata-se de encontros periódicos entre lideranças e liderados, na qual discute pontos importantes para o crescimento e desenvolvimento daquela pessoa no dia a dia da organização.

Insira, ainda, essa pessoa em reuniões de outros times. Por meio dessa estratégia, o colaborador pode conferir, de perto, como é a realidade de outras equipes.

Peça feedbacks

Independentemente se a estratégia adotada é digital ou não, o feedback de profissionais será essencial para aprimorar processos. Devido à importância desse tipo de estratégia, o time de RH deve entender qual é a percepção que os colaboradores tiveram das ações, quais foram os pontos positivos e aqueles que precisam ser aperfeiçoados. Assim, há a possibilidade de aprimorar constantemente os processos, de modo que ofereça uma experiência de fato positiva para os próximos que virão.

Quais as vantagens do onboarding digital?

A seguir, selecionamos algumas das principais vantagens do onboarding digital. Confira!

Melhoria para a experiência do colaborador

Precisamos levar a sério o ditado de que é “a primeira impressão a que fica”. Nesse sentido, o onboarding digital permitirá que a pessoa seja acolhida de forma positiva pela empresa, entenda qual é o seu papel no time e na organização, conheça as pessoas de sua equipe e de outras áreas, além de tirar suas dúvidas em relação à cultura do negócio, às políticas, às práticas e aos processos.

Aumento da produtividade

Os primeiros dias impactam de forma muito significativa o colaborador. Quando há um onboarding digital com as etapas pré-estabelecidas e alinhadas, naturalmente o seu tempo de rampagem reduz. Afinal, ele entenderá sobre as áreas da empresa, sobre suas atividades e demais pontos burocráticos. Consequentemente, o foco para as suas atividades será maior, além de ele ter a possibilidade de fazer correlações de suas atividades com as demais demandas do negócio.

Redução da taxa de turnover

Quando mencionamos sobre a taxa de turnover, precisamos pensar na jornada do colaborador como um todo. Afinal, a percepção que ele tem em diferentes estágios de sua experiência refletirá na forma como ele enxerga a empresa – o que impacta diretamente no clima organizacional.

A partir do momento que a recepção é positiva, há o aumento do sentimento de pertencimento desse colaborador logo nos períodos iniciais. A longo prazo, isso reflete na redução do absenteísmo e do turnover (fluxo de entrada e saída de novos colaboradores).

Redução de custos

De forma natural, há uma redução de custos. Devemos levar em consideração que contratação e desligamento de colaboradores gera custos para o negócio. Se há menor rotatividade, há menos gastos para o caixa da empresa.

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre o onboarding digital, seus diferenciais e como realizá-lo. Conforme vimos, a admissão digital, nesse contexto, deve ser uma das prioridades da empresa, pois permitirá uma contratação mais rápida e de forma remota.

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