Processo de admissão: o que é, quais as etapas e como funciona?

O processo de admissão de colaboradores apresenta alguns desafios. Afinal, procurar uma pessoa qualificada para contratar não é uma tarefa simples e pode demandar tempo. Além de filtrar os candidatos que não atendam a todas as exigências da empresa, outras características devem ser avaliadas conforme o cargo, exigindo agilidade para não afetar o desempenho dos negócios.

Assim, é cada vez mais importante buscar novas ferramentas que possam desburocratizar processos, dar agilidade e otimizar recursos. Afinal, as empresas perdem muito tempo com processos burocráticos que podem ser automatizados. 

Pensando nisso, trouxemos dicas de estratégias organizacionais para facilitar o processo de admissão de colaboradores. Confira no texto!

O que é admissão? 

A admissão é o processo para formalizar a contratação de um novo colaborador acordado em uma série de termos para a prestação de serviço de pessoa física ou jurídica. Para tanto, é preciso seguir a lei regida pela Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT), que estabelece os direitos e os deveres das duas partes, ou seja, da empresa e do empregado. 

O que é processo de admissão?

O processo de admissão para a contratação de novos colaboradores varia de acordo com a organização, mas sem dúvidas é uma jornada de muita expectativa para a empresa, que busca um talento no mercado, e dos candidatos, que esperam conquistar a posição dos sonhos. Além disso, é esperado pelo Governo que a lei seja cumprida por ambas as partes. 

Qual a importância do processo de admissão?

Encontrar profissionais qualificados que se destaquem pelas habilidades e tenham valores parecidos com os da empresa é contribuir diretamente para os resultados e futuro do negócio. O processo de admissão é importante, pois trará um novo integrante para colaborar com a companhia, ou seja, precisa ser feito com muita atenção e celeridade. Os RHs que têm uma jornada lenta e burocrática podem perder talentos para outros lugares.

Quais as etapas de admissão de um colaborador?

Cada empresa tem uma rotina para os processos seletivos, mas elencamos aqui as principais etapas que não podem faltar na admissão de um novo colaborador. Confira o passo a passo completo a seguir!

1. Recrutamento e seleção

Você sabe o que é um fluxograma de recrutamento e seleção? Esse simples diagrama pode ajudar muito quanto aos trâmites administrativos do processo seletivo!

Esse documento será o seu guia durante o processo de recrutamento e seleção. Além de apontar quais candidatos se encaixam melhor no perfil que se está procurando, o fluxograma contribui com uma melhor visualização e comparação dos prospectos.

Quanto mais assertivo for seu processo, mais tempo e dinheiro sua empresa poupará!

2. Aprovação

A conclusão de todo processo de admissão, depois das etapas de entrevistas, testes e dinâmicas, é a aprovação de um dos candidatos. Para o aprovado, você seguirá as etapas que mostraremos a seguir, como a verificação de documentos, o exame admissional e os treinamentos. 

Porém, é de suma importância dar um feedback para aqueles candidatos que não foram escolhidos também. Isso porque, como dissemos anteriormente, é um processo que gera expectativas, então eles estarão esperando uma resposta positiva ou negativa. Caso o retorno venha acompanhado de uma pequena nota, o trabalho é ainda mais valorizado.

3. Verificação de documentos

Após a aprovação, começa a etapa de verificação dos documentos. Sem um processo de envio de documentação automatizado, a área de Recursos Humanos, muitas vezes, pode deixar de investir em áreas mais estratégicas que possibilitam o crescimento da empresa. 

Por meio de ferramentas propícias para trazer ganhos nesse sentido, o candidato receberá um e-mail e também um SMS que auxilia no envio de dados e também de seus documentos por qualquer dispositivo. Todas as informações enviadas são analisadas, evitando divergências durante o processo.

4. Ficha cadastral e preenchimento do CTPS

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é o documento que registra a vida profissional do trabalhador e garante o acesso aos direitos. Assim, com a CTPS em mãos, você tem acesso ao número do Programa de Integração Social (PIS). 

Essa etapa é importante porque o PIS é fundamental para financiar o pagamento do abono salarial e do seguro-desemprego. Caso ele ainda não possua a CTPS, será preciso criar um PIS para ele. Neste contexto, vale destacar que esse registro deve ser realizado pela empresa, não pelo empregado. Para tanto, um responsável do RH deve cadastrar o PIS em uma agência da Caixa Econômica Federal.

O PIS pode ser encontrado tanto na CTPS quanto em documentos como cartão cidadão, no site CNIS, no portal MEU INSS, no telefone do INSS ou por meio do atendimento telefônico da Caixa Econômica Federal.

5. Exame admissional

O exame admissional faz parte do processo de admissão para o novo colaborador. Ele é feito em uma clínica especializada e é obrigatório de acordo com o artigo 168 da CLT. Este atestado comprova que o profissional está apto para desenvolver as atividades propostas pela empresa. Sem ele, não é possível iniciar o contrato de trabalho.

6. Preparação de infraestrutura

Antes que o colaborador inicie o trabalho na empresa, é importante ajustar a infraestrutura para recebê-lo. Tanto nos modelos remoto quanto híbrido e presencial, prepare os materiais necessários para o cumprimento da função, a estação de trabalho, com mesa e cadeira confortável, e demais itens pessoais, caso necessário. 

Além disso, o colaborador vai precisar de outros suportes, como a criação de um e-mail corporativo, a instalação de softwares e ferramentas para o dia a dia, intranet, sistema de ponto e criação de senha de acesso, por exemplo. 

7. Integração do novo colaborador

Apesar de o processo de admissão de novos colaboradores ser fundamental para a área de RH, a preocupação não deve parar na contratação. Hoje, um dos principais desafios das organizações está relacionado com a motivação de seus profissionais. 

Nesse sentido, é preciso buscar por alternativas que possam integrar o novo colaborador à rotina da empresa, permitindo com que ele se sinta mais motivado com a nova realidade.

Quem é contratado, por exemplo, cria muitas expectativas ao longo de todo o processo: quais são as principais áreas do negócio, como é a rotina da empresa, quais são as atividades de diferentes setores, entre outros pontos.

A equipe que o recebe também cria expectativas, visto que os profissionais terão diferentes papéis para o monitoramento e o treinamento da pessoa que chega.

Entre os principais benefícios do onboarding nas empresas, destacamos:

• Definir de maneira mais precisa os objetivos do novo profissional;
• Integrá-lo com a equipe e com diferentes áreas da organização;
• Retenção de talentos;
• Redução de turnover;
• Promoção de capacitação logo no período inicial; entre outros.

8. Treinamento

Após passar pelo processo de admissão, você tem certeza de que contratou o melhor candidato para a posição, mas isso não quer dizer que ele chegará 100% pronto, já que ainda é necessário conhecer a empresa, o produto ou serviço e os processos internos. Por isso, é essencial fornecer um período de treinamento, em que o colaborador vai conhecer mais sobre o trabalho, a equipe e as ferramentas.

Quanto tempo demora o processo de admissão?

O processo de admissão de colaboradores pode ser bem demorado. Na maioria dos casos pode durar duas semanas, mas pode levar ainda mais de um mês. Da primeira entrevista, passando pela entrega dos documentos e início do onboarding, existem etapas burocráticas que podem ser aceleradas com auxílio de softwares especializados.

Quais os documentos necessários para admissão?

Pedir os documentos para admissão é a próxima etapa. Sendo assim, é preciso solicitar a seguinte lista:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CLT) — original e uma cópia;
• Registro profissional;
• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• PIS ou NIS; 
• Título de eleitor com os comprovantes das três últimas eleições;
• Certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Comprovante de residência;
• Certidão de nascimento ou de casamento;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Cópia de certidão de nascimento ou RG de filhos de até 21 anos;
• Cópia do CPF de dependentes maiores de 12 anos;
• Cartão de vacinação dos filhos com menos de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos com uma idade superior a essa (no caso de salário-família);
• CNH (se a atividade demandar o uso de veículos);
• Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade.

Além disso, a empresa precisa encaminhar o futuro colaborador para a abertura de uma conta-salário no banco e também para a realização dos exames admissionais. 

Quais os principais tipos de contrato de trabalho?

Um processo de admissão de colaboradores pode acontecer por meio de alguns tipos de contratos. Confira quais são eles!

Contrato por tempo indeterminado

Esse contrato tem validade indeterminada após o período de experiência com duração de 90 dias. Após esse período, o colaborador é avaliado e segue na companhia sem ter uma data fixa para encerramento do acordo.

Contrato de experiência

O contrato de experiência tem duração máxima de 90 dias, geralmente sendo 45 dias e renovado por igual período. Ele serve para que o colaborador e a empresa se analisem para optar ou não pelo seguimento do acordo.

Contratação temporária 

Esse modelo de contratação tem um prazo de duração pré-estabelecido, ou seja, o vínculo não é permanente. 

Trabalho autônomo 

Um colaborador pode ser contratado como autônomo para prestação de serviço, com ou sem exclusividade, de forma contínua ou não, mediante o pagamento de um valor acordado sem a criação de vínculo empregatício. Neste caso, não há vínculo com a CLT e geralmente o contrato é feito por meio do CNPJ. 

Contrato de Estágio 

Esse contrato é a formalização das atividades de trabalho do estudante dentro da empresa. É também conhecido como termo de compromisso e deve seguir as normas preestabelecidas por lei. Além da assinatura da empresa e do estagiário, é necessária a autorização da instituição de ensino.

Menor aprendiz

O contrato de jovem aprendiz é muito parecido com uma contratação temporária nos moldes da CLT, ou seja, contempla direitos trabalhistas como 13.º salário, férias e recolhimento do FGTS. Ele é válido para profissionais de 14 a 24 anos e pode ter até quatro anos de duração.

Qual a legislação sobre admissão e como funciona?

Para que o processo de admissão seja realizado conforme a lei, é necessário fazer o registro junto ao Ministério do Trabalho de acordo com a legislação trabalhista. É essencial se atentar aos prazos para a oficialização, que são cinco dias úteis. O registro do novo colaborador está previsto no artigo 41 da CLT. 

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. 

Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. 

O que mudou com a nova lei trabalhista?

Com a nova reforma trabalhista, algumas formas de admissão passaram a ser aceitas. De acordo com a Lei 13.429/2017, o regime de contratação de terceiros para atividades determinadas e específicas passou a ser possível e a lei 13.467/2017 permitiu a possibilidade de contratações em regime de produtividade, regime intermitente e regime de trabalho autônomo.

Além disso, essa lei também alterou a modalidade de contratação em regime parcial e, mesmo depois da Medida Provisória, não sofreu alteração. Ou seja, o colaborador contratado em regime parcial agora trabalha em jornadas de 30 horas semanais e sem horas extras ou 26 horas por semana com direito a seis horas extras, remuneradas em 50% do valor da hora.

Como evitar erros e agilizar o processo de admissão?

Existem ainda outras providências que devem ser tomadas no momento da admissão dos profissionais. Ter o entendimento de todas essas etapas permitirá que as principais normas da legislação sejam seguidas de forma coerente, além de permitir com que o novo profissional entenda quais são as atividades a serem feitas em seu primeiro dia.

Entre os pontos de atenção, destacamos:

• Deixar o colaborador ciente da data do exame admissional e explicar quais são os procedimentos devem ser realizados;
• Verificar se há necessidade de o colaborador assinar outros termos, como a solicitação de vale-transporte ou vale-refeição;
• Atualizar todos os registros internos, incluindo o novo profissional, além de realizar o controle de ponto do colaborador;
• Certificar de que toda a documentação foi entregue e que não há mais pendências relacionadas àquele profissional.

Confira agora algumas dicas fundamentais que irão agilizar e desburocratizar esse processo de admissão de colaboradores. 

1. Escolha um tipo de recrutamento

Entre os tipos de recrutamento mais utilizados por pequenas, médias e grandes empresas estão: recrutamento interno, externo, misto ou online. Algumas organizações priorizam inicialmente o recrutamento interno por disporem de um plano de carreira e de planejamento de recursos humanos. Mas nem todos os casos existem candidatos aptos para o cargo a ser ocupado.

Nesse cenário, é necessário partir para a captura externa. Nessa etapa, devem ocorrer dinâmicas, entrevistas e avaliações para conhecer melhor os prospectos, avaliando as competências, características pessoais, carreira e diversos outros aspectos do profissional.

Importante considerar que para uma seleção mais assertiva é aconselhável utilizar sempre mais de uma ferramenta, sendo a entrevista indispensável, pois é nela que você conseguirá perceber o candidato de uma maneira mais global.

2. Transmita a cultura da empresa

Apesar de a maioria das empresas que já têm uma cultura implementada a utilizem em todo o processo de recrutamento e seleção, é importante ainda transmiti-la logo nos primeiros dias do novo colaborador. Assim, ele tem a possibilidade de conhecer o manual de políticas do negócio e as normas internas, tirando dúvidas sobre o que é permitido, qual é o horário de funcionamento do escritório, além de ficar por dentro de algumas regras simples (boas práticas do uso da geladeira, por exemplo).

Outro ponto que merece atenção é sobre a apresentação do organograma. Apresente as principais áreas, seus componentes, bem como as lideranças de cada uma delas.

3. Otimize o processo de admissão

Por meio de uma boa estratégia, o RH pode fazer uma melhor captação e avaliação de candidatos, verificando as experiências do profissional e, assim, pode avaliar se o perfil está alinhado com o cargo.

Isso é bastante relevante, pois quanto mais precisa for a abordagem na hora da identificação das verdadeiras necessidades da empresa, melhores serão os resultados da empresa em médio, curto e longo prazo. 

Desse modo, além da diminuição na margem de erro na hora da contratação, os custos também são reduzidos. Assim, ótimos profissionais serão contratados, equipes de alta performance serão construídas e todo o empreendimento será beneficiado.

4. Use um software de RH na empresa

Utilizar um software permite que a empresa centralize a forma de anunciar as vagas e de receber os currículos. Por meio dele, é possível desburocratizar vários processos, como o de recebimento e análise de currículos. 

Isso porque essa ferramenta agiliza essa questão, reduzindo o tempo gasto em relação a tarefas operacionais, como triagem de currículos e candidatos. 

Uma forma simples de introduzir um banco de dados é adicionar um formulário na página da empresa — em redes sociais ou no próprio site. A partir dessas informações, é possível alimentar uma planilha com os dados dos possíveis candidatos para as vagas disponibilizadas.

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Suporte ao candidato

É natural que o candidato tenha dúvidas durante todo o processo. São aspectos burocráticos que merecem atenção por parte do novo profissional de sua empresa, fato que o leva a entrar em contato muitas vezes com a sua equipe. No entanto, essa etapa também pode ser facilitada com o uso de algumas soluções, uma vez que há o uso do chatbot para o contato com o profissional.

Além disso, é enviado à pessoa o agendamento ASO, bem como a carta para abertura da conta bancária.

Acompanhamento em tempo real

Apesar de as etapas serem automatizadas, não se preocupe. A sua equipe terá a oportunidade de acompanhar em tempo real todas as etapas do processo diretamente da plataforma.

Assinatura eletrônica

Hoje, o uso da assinatura eletrônica tem ganhado cada vez mais destaque entre as empresas dos mais diversos segmentos. Além de ser prático, traz também a segurança para evitar qualquer tipo de fraude, adulteração ou falsificação dos documentos. Na plataforma, o candidato assina eletronicamente todos os documentos relacionados a sua admissão, permitindo os ganhos apresentados.

Integração

O unico | people ainda é integrado com qualquer sistema a partir da API, uma vez que é utilizado pelos principais players do mercado.

Neste conteúdo, você pôde entender mais informações sobre o processo de admissão, como automatizá-lo, além de conferir dicas de como algumas ferramentas contribuem nesse sentido. O ideal é entender as suas particularidades, buscar por soluções que melhor atendam nesse sentido, além de contar com o apoio de profissionais qualificados que contribuirão para a implantação dessa tecnologia.

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