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Gestão de documentos no DP: como a tecnologia pode otimizar os processos?

Camila Silva
  • 17 de junho de 2021
  • 5 min de leitura
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Existem algumas práticas no dia a dia de trabalho que otimizam a rotina dos profissionais e contribuem para que as pessoas possam dedicar o tempo de suas demandas para questões mais estratégicas. A gestão de documentos no DP é uma delas. Há questões legislativas e trabalhistas envolvidas que comprovam a importância de se preocupar com essa questão, além de ser uma possibilidade de demonstrar aos colaboradores de um negócio que a organização tem credibilidade quanto às suas informações.

Neste material, apresentaremos alguns dos principais ganhos de realizar a gestão de documentos no DP, além de explicar dicas que podem ser adotadas na prática. Continue a leitura e saiba mais!

Qual a importância da gestão de documentos no negócio?

Inicialmente, explicaremos sobre a importância da gestão de documentos no negócio. Confira alguns dos principais pontos!

Aumento da produtividade

O primeiro ganho observado está relacionado ao aumento da produtividade de todo o time. Com documentos organizados e cadastrados, facilmente a equipe encontrará qualquer item sempre que houver a necessidade, evitando retrabalho ou perda de materiais importantes.

Diminuição de espaços destinados ao armazenamento

Normalmente, quando há uma gestão de documentos no DP, existe a preferência de as pessoas buscarem por ferramentas e soluções que contribuam para esse armazenamento em nuvem. Nesse sentido, há uma redução significativa de espaços físicos destinados ao armazenamento, além de essa ser uma alternativa mais segura para os próprios itens e para a empresa.

Melhor controle

Com os documentos armazenados em nuvem, ainda existe um maior controle e rastreabilidade de qualquer material, independentemente das necessidades do negócio. Basta que o profissional pesquise o documento desejado para encontrá-lo de forma simplificada e rápida, independentemente de qual seja a data daquele arquivo.

Facilita a tomada de decisões

Em um negócio, a tomada de decisões precisa ser baseada em dados e em documentações. Quando todos os arquivos estiverem organizados e armazenados, consequentemente vai haver uma maior facilidade por parte da empresa de decidir pontos importantes da empresa, levando sempre em consideração o histórico do negócio.

Como realizar a gestão de documentos no DP?

Agora que você já sabe sobre a importância da gestão de documentos no DP, chegou o momento de entendermos dicas de como realizá-la. Confira as principais que selecionamos!

Defina onde arquivar os documentos

O primeiro passo é ter em mente qual será o local onde será feita a gestão de documentos. Conforme abordamos, contar com ferramentas e soluções que já existem no mercado deve ser uma das prioridades para a equipe, uma vez que trará mais comodidade aos profissionais e mais segurança para o negócio.

Nessas soluções, a empresa tem a oportunidade de armazenar um volume expressivo de documentos – e o limite vai variar com o plano contratado. Ou seja, sempre que houver necessidade de arquivar mais itens, basta mudar o plano.

Com o objetivo de escolher a melhor solução nesse sentido, conheça as opções existentes no mercado, entenda as suas necessidades e analise o atendimento oferecido por essas empresas. É importante que a marca pretendida caminhe junto com a sua empresa para realizar a mudança desse processo, pois será necessário trabalhar a adaptação das pessoas de seu time.

Promova a transformação digital no DP

Para colocar os documentos nas ferramentas contratadas, é preciso promover a transformação digital no Departamento Pessoal. Nada de arquivos em papel: a partir de agora, tudo será digitalizado. Entre os ganhos que isso traz, destacamos:

  • menos processos manuais para a equipe, contribuindo para que o time possa focar em questões mais estratégicas;
  • aumento da qualidade das entregas por parte do Departamento Pessoal;
  • ganho de vantagens competitivas;
  • mais segurança;
  • possibilidade de expansão da empresa – imagine uma grande empresa tendo que fazer uma gestão de grande volume de documentos de forma manual?; entre outros.

Conforme abordamos, esse ainda será um diferencial para o seu espaço físico, que não precisará contar com estruturas para o armazenamento.

Suba os arquivos em nuvem

O ideal é que todos os arquivos sejam lançados na nuvem. Hoje, existem ferramentas e soluções para as mais diversas demandas do DP. Por essa razão, o ideal é aproveitá-las para melhorar a performance de seu time e, consequentemente, os resultados do negócio. Entre os diferenciais da nuvem para a gestão de documentos, destacamos:

  • possibilidade de acessar os arquivos de forma remota, tão importante para o nosso contexto atual;
  • o fato de a nuvem oferecer segurança de armazenamento para o negócio;
  • não consome a memória dos servidores da empresa, entre outros.

Categorize os documentos

Mesmo que esteja tudo digitalizado, não deixe de categorizar os documentos. Entre os diferenciais que isso traz para a gestão, destacamos especialmente:

  • padronização dos procedimentos da equipe;
  • redução de erros e de retrabalho;
  • maior acessibilidade para todo o time;
  • aumento da produtividade da equipe como um todo;
  • aumento da segurança para a empresa; entre outros.

Por essa razão, o ideal é que o time entenda quais são as suas principais categorias envolvidas e, sempre que for armazenar algum material, tenha isso em mente para manter a padronização. Exemplo de categorias que podem ser utilizadas: admissão, desligamento, benefícios etc.

Por quanto tempo os documentos precisam ficar armazenados?

Quando havia apenas o espaço físico da empresa, essa era uma preocupação recorrente para o Departamento Pessoal. Afinal, existia a necessidade de otimizar o descarte de alguns itens, uma vez que isso contribuiria para trazer mais possibilidades ao espaço físico do negócio.

Apesar de grande parte das áreas já ter adotado os recursos digitais, ainda é importante estar atento ao tempo de armazenamento. Dessa forma, evita que algum profissional elimine um arquivo que ainda precisaria estar em posse da empresa para a correção de possíveis gargalos. A seguir, a gente explica um pouco mais, confira!

Durante 2 anos

Nesse tempo, a empresa deve manter armazenados alguns termos ligados diretamente à rescisão do contrato do profissional ou a demissão. Também é preciso ter em posse a documentação de aviso prévio cumprida.

Durante 3 anos

Nesse período, é preciso que a empresa mantenha armazenado o CAGED, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, levando em consideração a data a partir da data de postagem.

5 anos

Durante 5 anos, a empresa deve manter armazenada arquivos específicos de benefícios, bem como alguns cumprimentos legais. São eles:

  • solicitação de abono do décimo terceiro salário;
  • comprovantes de vale-transporte;
  • guias de recolhimento de contribuição ao sindicato;
  • pagamento de férias;
  • atestado médico;
  • registros do controle de ponto;
  • mapa dos acidentes de trabalho;
  • comprovante de entrega do requerimento de seguro-desemprego, entre outros.

Entre 5 e 10 anos

Entre 5 e 10 anos, é importante manter armazenado documentos que sejam relacionados ao pagamento de salário do profissional. Entre eles, destacamos:

  • recibo referente ao salário-família;
  • licença-maternidade;
  • folhas de pagamento, entre outros.

10 anos

Toda a documentação que se refere ao PIS/PASEP deve ser armazenada nesse período. A contabilização se inicia a partir da data de recolhimento.

20 anos

Conforme sabemos, sempre que um profissional entra na empresa precisa passar por alguns exames, bem como a sua saída. Por essa razão, exame admissional e demissional devem ser guardados por um período de 20 anos, bem como os exames periódicos realizados pelo negócio.

30 anos

Qualquer documentação que se refira ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço deve ser armazenada por pelo menos 30 anos, uma vez que evita possíveis problemas trabalhistas para a empresa.

Neste material, você pôde entender algumas dicas da gestão de documentos no DP, a importância de realizá-la e como a tecnologia contribuirá nesse sentido. Com o trabalho remoto se tornando uma realidade para as organizações, esse ponto se tornou ainda mais importante. Além disso, é preciso buscar alternativas para que esses arquivos sejam assinados por fornecedores e profissionais de forma prática e rápida, mesmo que à distância.

Para isso, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais, conheça a solução da unico | people e saiba como podemos auxiliá-lo nesse processo!

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