Checklist processo de admissão: entenda cada etapa da contratação de novos funcionários

Contar com um checklist processo de admissão é primordial para elevar a eficiência do time de RH, sobretudo no que diz respeito às rotinas de Departamento Pessoal. Na sua empresa, possivelmente os trâmites admissionais de um novo colaborador demoram vários dias, talvez até semanas, o que pode impactar bastante na produtividade e experiência.

O uso do checklist agiliza a entrega de documentos por parte da pessoa contratada e facilita a conferência e validação, o que economiza um tempo precioso. Te convidamos para acompanhar este conteúdo e ver na prática porque o checklist é um aliado tão importante do RH. Confira!

O que é um checklist de processo de admissão?

O checklist admissional consiste em um conjunto de documentos que obrigatoriamente precisam ser apresentados no momento da contratação dos colaboradores. Essa relação deve ser mantida pelo Departamento Pessoal (DP) com a finalidade de garantir que o processo de admissão atenda plenamente às exigências legais e também contemple todas as informações que a empresa precisa receber para efetuar o registro das pessoas.

A seguir, vamos ver porque essa organização quanto aos documentos admissionais é tão importante e porque digitalizar o processo de admissão traz resultados tão positivos para as empresas.

Precisão quanto às informações recebidas

Para que o processo de admissão seja corretamente validado, é necessário que as informações fornecidas pela pessoa contratada estejam ordenadas e sigam um padrão já definido pela empresa. Exatamente por isso é tão necessário que o Departamento Pessoal tenha a referência do checklist ao entregar para o novo colaborador a lista de documentos que deverão ser providenciados.

Rapidez no esclarecimento de dúvidas dos novos colaboradores

O uso contínuo do checklist juntamente com uma relação pronta de perguntas e respostas ajuda a esclarecer as dúvidas dos novos colaboradores com maior rapidez, o que agiliza o processo admissional como um todo. Por isso, é interessante que, além do checklist, o time do DP mantenha um documento contendo as dúvidas mais frequentes das pessoas recém contratadas.

Facilidade quanto à organização dos dados

Pelo fato de o DP lidar com um grande volume de informações dos colaboradores, é imprescindível que esses dados estejam bem organizados e sejam acessados pelas pessoas autorizadas de maneira fluida. O checklist e a digitalização do processo de admissão são decisivos para isso, o que otimiza o tempo do time e agiliza as atividades realizadas.

Modernização dos processos admissionais

Modernizar processos é uma necessidade inadiável nas empresas. É exatamente este o objetivo da digitalização. Organizações que já realizaram esta mudança ganharam muito mais dinamismo na admissão das pessoas, o que proporciona redução de custos e aumento da lucratividade.

Praticidade no dia a dia

O time de DP precisa lidar com inúmeras tarefas no cotidiano. Ex: gestão de benefícios, elaboração da folha de pagamento, geração de guias de pagamento de encargos trabalhistas, realização de processos demissionais etc. Ao adotar o checklist admissional, há uma otimização do tempo gasto neste processo que consiste em uma das principais funções do setor.

Ganho em eficiência operacional no DP

Com a diminuição da burocracia no DP, os processos operacionais do setor se tornam mais fluidos e eficientes. Quando observamos os resultados que as empresas obtêm com a digitalização da admissão e demais processos relacionados à gestão dos colaboradores, é impressionante o quanto o patamar de eficiência aumenta.

Redução expressiva do tempo para contratação e início das atividades

Quando o RH é acionado para preencher uma vaga, geralmente há uma urgência para evitar contratempos na produção ou no desempenho dos times que necessitam de um novo colaborador ou substituição de alguém que foi desligado da empresa ou precisou se afastar do trabalho. O ganho em eficiência favorece a agilidade no atendimento às demandas de contratação de diferentes áreas, tais como logística, vendas, produção, projetos, etc.

Checklist processo de admissão: Por onde começar?

Para entender como se dá o processo de admissão é preciso saber que ele é um conjunto de procedimentos criados com objetivo de formalizar a contratação de um novo colaborador.

Estes procedimentos são divididos em etapas que começam com a candidatura do futuro funcionário e termina na data de início desse novo colaborador.

Para começar todo o processo admissional é preciso solicitar os documentos para admissão que são os registros de informações pessoais e profissionais de um novo funcionário.

Entre estes documentos estão certidões e certificados exigidos por leis trabalhistas e solicitados no final do processo de contratação.

Esta documentação será inserida no sistema de gestão de colaboradores, lembrando que a contratação só será efetuada depois da apresentação de documentos oficiais e seus dados – de forma física ou online – e a empresa precisa cumprir este procedimento para estar dentro de sua regularidade.

Por que é importante seguir um checklist no processo de admissão?

A importância de seguir o checklist em todo o processo de admissão para a empresa reside na identificação do colaborador. Ou seja, ter acesso à sua documentação básica serve para a organização conhecer muitas informações como dependentes financeiros.

Portanto, saber o número de dependentes influencia nos cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, pensão alimentícia e IRRF.

Estas informações também influenciam nos tipos de benefícios ofertados pela empresa como convênio médico, vale-transporte, auxílio-creche e outros.

Além disso, estes documentos são exigidos pelo governo no momento da contratação e torna legal o vínculo entre colaborador e empresa.

Pelas leis trabalhistas a admissão só pode ser efetivada depois da apresentação de todos os documentos básicos para a contratação. É importante que a empresa esteja preparada para a qualquer momento receber a visita de fiscais do Ministério do Trabalho e a realização de auditorias. Dessa maneira, é necessário estar conforme as leis trabalhistas em todos os momentos da contratação do novo colaborador.

Vale lembrar que a legislação que rege o processo de admissão de um funcionário é a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas).

Esta lei determina os direitos e deveres que tanto a empresa quanto os colaboradores devem seguir. É exatamente por isso que seguir este checklist é crucial para qualquer organização.

Quais são os documentos que podem ser solicitados na admissão de funcionários?

A solicitação da documentação ao funcionário é muito importante, pois se a empresa não cumprir esta etapa da contratação pode estar sujeita a multas trabalhistas. Neste caso é bom ficar atento e ter ciência se toda a documentação foi devidamente entregue.

Entre os documentos básicos que podem ser solicitados ao novo colaborador, estão:

• Foto 3X4;
• Cópia da carteira de identidade;
• Cópia do CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho;
• Original e cópia da carteira de habilitação (se o cargo exigir);
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Inscrição no PIS;
• Cópia do título de eleitor;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe (cópia e original);
• Certidão de nascimento (se a pessoa for solteira);
• Certidão de casamento;
• Cópia do certificado de reservista (homens entre 18 e 45 anos);
• Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Original do atestado de saúde ocupacional (obtido depois do exame admissional)

Vale salientar que existem categorias profissionais que exigem documentações próprias, entre elas:

• Médicos: CRM (Conselho Regional de medicina) /CFM (Conselho Federal de Medicina);
• Advogados: OAB (Ordem de Advogados do Brasil);
• Engenheiros: CREA (Conselho Regional de Engenharia e Agronomia);

Outro fator importante que precisamos lembrar é que todo o armazenamento desses documentos é regido pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a não observação dessa lei pode gerar multas para a empresa.

Como o Unico People pode ajudar sua empresa no processo de admissão?

Para que você veja na prática o quanto a digitalização do processo admissional eleva a eficiência nas empresas, vamos te mostrar os resultados obtidos pela Decathlon, um dos nomes de maior prestígio no varejo brasileiro.

Essas melhorias foram obtidas após adoção da plataforma Unico People, uma solução pioneira na digitalização dos processos de admissão e demais rotinas desempenhadas pelos times de RH.

Otimização do tempo gasto no processo admissional

Antes de contar com o dinamismo da plataforma, um processo admissional na Decathlon durava em torno de 15 dias, o que estendia o tempo de espera nas áreas que necessitavam do colaborador. Além disso, o excesso de burocracia demandava uma grande quantidade de tempo do DP para o recebimento, conferência, validação e lançamento das informações recebidas.

A partir do momento que a Unico People passou a ser utilizada, houve uma expressiva economia de tempo. Atualmente, um processo de admissão na empresa dura apenas 5 dias. A plataforma eliminou mais de 6 mil horas de trabalho/retrabalho e evitou a necessidade de mais de 70 mil conferências de documentos.

Expressiva economia de papel

O compromisso com o meio ambiente também ganhou mais espaço com a digitalização do processo admissional. Ao evitar a necessidade de milhares de impressões e otimizar os espaços que seriam destinados ao arquivo dos documentos, a Decathlon obteve um importante diferencial em termos de políticas internas voltadas à preservação dos recursos naturais.

Ganho em produtividade

Produtividade é a matéria-prima da lucratividade. Portanto, ela sempre precisa ser nutrida. Uma das maneiras de fazer isso é automatizar, otimizar e integrar processos. Assim como ocorreu na Decathlon, quando as empresas oferecem atenção a este fator, há um ganho gigantesco em eficiência, o que repercute no potencial produtivo.

O case da Decathlon é profundamente inspirador e tem muito a contribuir com sua empresa. Te convidamos para conferi-lo na íntegra e ver detalhes dos resultados obtidos com a Unico People.

Após saber a importância do checklist no processo de admissão, sugerimos que você compartilhe esse conteúdo com seu time e aproveite também para baixar gratuitamente um modelo de checklist admissional especialmente elaborado pela Unico People.

O objetivo deste documento é agilizar o processo admissional na empresa e contribuir para que seu time apresente alto desempenho no dia a dia. É um presente nosso para vocês!