Holerite digital:  o que é e como implementar na sua empresa

Você já sabe o quanto gostamos de falar de tecnologia por aqui, né? Isso é porque a gente acompanha diariamente a mudança que ela faz na rotina da área de Recursos Humanos, proporcionando mais tempo para que os profissionais do setor possam se dedicar a parte estratégica de suas funções. Por isso, hoje, trouxemos um novo assunto que pode te interessar: o holerite digital. 

Com essa ferramenta, as empresas têm reduzido seus gastos, economizando tempo dos colaboradores, tanto os do setor de RH como das demais equipes, evitando o desperdício de materiais e a ocorrência de erros, e uma série de outros fatores que vamos te apresentar. Então, continue lendo para conhecer o holerite digital e os benefícios que ele pode trazer para a sua empresa.

O que é holerite digital?

Assim como o nome indica, o holerite digital nada mais é do que a versão virtual do holerite tradicional que conhecemos na versão impressa. Ou seja, é o demonstrativo dos valores pagos mensalmente a cada colaborador, assim como os descontos e demais informações necessárias, como: 

• Dados de identificação da empresa;
• Dados do funcionário;
• Detalhamento dos valores destinados ao pagamento dos direitos trabalhistas;
• Valores direcionados para possíveis benefícios concedidos pela empresa;
• Indicação da base de apuração dos impostos relacionados.

A única diferença está, então, em seu formato, já que ele passa a ser disponibilizado digitalmente ao invés de ser em uma folha impressa. Assim, cabe à empresa definir como o documento será disponibilizado aos colaboradores, podendo tanto ser via e-mail, como também por meio de uma plataforma específica a ser acessada diretamente pelo colaborador. 

O holerite digital é previsto na CLT?

Tecnicamente não, mas calma que a gente explica melhor o porquê.

Hoje, não existem artigos da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) que tratam sobre o tema, e tampouco leis específicas sobre o holerite digital. Porém, algumas informações presentes na CLT podem dar um direcionamento do que pode ou não ser feito, como, por exemplo, o artigo 464 que menciona:  

• Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)

Esse artigo trata especificamente da necessidade de assinatura do documento, que voltaremos a abordar mais adiante, apontando que no caso da adoção do holerite digital o comprovante bancário já é o suficiente para atestar o acerto entre empresa e funcionário. Assim como ele, outros pontos da CLT abordam, indiretamente, a adoção do sistema. 

Mas, o importante é que você compreenda que, apesar de não constar na legislação brasileira, o sistema de holerite digital é amplamente aceito em todo o território nacional. Então, fique tranquilo, você não terá nenhum problema jurídico com ele. Mas lembre-se de checar todos esses pontos com o setor jurídico da organização, assim como também estar atento às convenções coletivas presentes nas atividades da empresa, porque nelas podem constar informações sobre essa prática. 

Como implementar o holerite digital na sua empresa?

Por não ter conteúdos específicos sobre o tema nas regras da CLT, a distribuição do holerite digital desperta muitas dúvidas em profissionais do setor de Recursos Humanos, por isso vamos esclarecer as principais delas. Confira! 

Posso distribuir os holerites apenas no formato digital?

Depende. De maneira geral a “regra” diz que sim, você pode fazer a distribuição dos holerites digitais apenas em formato virtual, porém tudo dependerá se o seu colaborador terá acesso ao documento dessa forma. 

Isso porque alguns profissionais podem não ter acesso a computador na empresa e, nesses casos, o RH é responsável por disponibilizar o holerite em sua versão impressa. 

Quais informações devem constar no holerite digital?

Além dos dados de identificação da empresa, como razão social e CNPJ, e as informações sobre o colaborador e sua função na organização, também é importante que o holerite digital apresente: 

• Valor do salário;
• Detalhes dos descontos trabalhistas e de possíveis outros benefícios concedidos pela empresa;
• Valores bônus, como de hora extra, férias remuneradas, etc. 

Preciso mandar e-mail ou posso disponibilizar o holerite digital em uma plataforma que cada funcionário acessa com seu login e senha?

Ambas as formas são aceitas, tudo dependerá da realidade do seu RH e das necessidades de cada colaborador. Mas, claro, o uso de plataformas digitais é muito mais indicado porque além de dar mais autonomia ao colaborador, também libera mais tempo para que o RH foque sua atenção em outras atividades. 

Preciso manter algo em papel ou apenas o holerite digital já é válido?

Não precisa se preocupar, a versão digital do holerite basta. Seja por solicitação do funcionário ou por algum órgão fiscalizador, como o Ministério do Trabalho, o holerite digital deve ser aceito.

Porém, como comentamos anteriormente, vale lembrar que, em casos em que o funcionário não tem os meios necessários para acessar o documento de maneira virtual, fica a cargo do RH sua disponibilização em forma física. 

O funcionário precisa assinar algo?

No caso de o pagamento ser realizado por depósito bancário em conta salário, não. O comprovante do depósito já é suficiente para comprovar que o valor informado no holerite digital foi devidamente recebido pelo colaborador. 

Porém, no caso de o acerto ocorrer de outra forma que não via conta bancária, a assinatura deverá, sim, ser colhida. Mas isso pode ser feito inclusive pela assinatura eletrônica, agilizando o processo. 

Posso manter o holerite digital disponível após o desligamento do funcionário? 

O holerite digital em si não é necessário, mas pode ser mantido. O que é importante a empresa manter é a informação digital sobre sua guarda para que, caso o profissional solicite uma cópia dos documentos, a empresa tenha como fornecer. 

Vantagens de adotar o holerite digital em sua empresa 

Incorporar a tecnologia na rotina de um RH traz uma série de benefícios e adotar o holerite digital não seria diferente. Então, confira a seguir algumas dessas vantagens. 

1 – Emissão de relatórios de forma mais prática e ágil 

O holerite digital é emitido por meio de sistemas de gestão de folha de pagamento. Esses sistemas interligam uma série de informações sobre o colaborador, como, por exemplo: horas trabalhadas no mês, desempenho no cumprimento de metas (caso seja a realidade da sua empresa), atestados apresentados e benefícios ao qual tem direito. Dessa forma, além do sistema de holerite digital captar cada uma dessas informações para gerar seus dados, a emissão de relatórios também se torna muito mais prática e ágil. 

Além disso, a adoção de um sistema de holerite digital também pode auxiliar o RH a preencher as informações necessárias no cadastro do e-Social, por contar com um sistema que já engloba todos os dados necessários. 

2 – Risco de erro humano reduzido a praticamente zero 

Com qualquer tipo de sistema digital, se reduzem os erros humanos. Com a adoção do holerite digital a lógica é a mesma, afinal, o sistema elimina possíveis erros nos cálculos da folha de pagamento ocasionadas pela falta de atenção. Consequentemente, com a redução de erros, também se evitam multas trabalhistas. 

3 – Redução de gastos 

Por reduzir o uso de papel, tinta, e outros recursos, a adoção do holerite digital também tem o grande benefício de reduzir os gastos da organização. Em alguns casos, a adoção do sistema fez com que o consumo de papel caísse 10%, gerando uma economia de mais de R$ 3 mil. Além, claro, de economizar o tempo dos profissionais da área de Recursos Humanos. 

4 – Facilidade de acesso 

Uma das principais vantagens do holerite digital também está na praticidade de acesso ao documento. Afinal, seja por e-mail ou por um sistema de acesso online, o colaborador poderá acessar as informações em questão de minutos, sem a necessidade de precisar comparecer ao setor de RH.

Isso também possibilita, por exemplo, que a empresa invista na contratação de profissionais a distância, que poderão acessar o documento sem precisar se deslocar até a empresa. 

5 – Segurança 

Adotar o holerite digital também é sinônimo de segurança para o seu RH. Isso porque o sistema possibilita o armazenamento das informações na nuvem, garantindo que todos os dados ficarão seguros e que os profissionais do setor não precisarão ficar se preocupando com a organização dos arquivos físicos, a ação do tempo nos documentos, a possível perda das informações, e todos os outros detalhes que impedem o RH de ser menos burocrático. 

6 – Integração

A maioria dos sistemas de holerite digital permitem sua integração com outros softwares de RH utilizados pela empresa. Sendo assim, garante que todas as informações estarão atualizadas e uma agilidade do setor, evitando que o profissional do RH precise ficar coletando mensalmente os dados de cada colaborador para gerar o holerite. 

7 – O meio ambiente agradece

Pela redução de documentos impressos, se evitam também as pilhas de folhas que, além de utilizarem muita água e celulose para serem produzidas, podem, infelizmente, serem mal descartadas pelos funcionários e acabar poluindo o meio ambiente. Com a adoção do holerite digital sua empresa ajuda o meio ambiente, agiliza os processos e ainda reduz seus gastos. Ou seja, todos ganham. 

Vantagens do holerite digital para o colaborador 

De nada adianta ser vantajoso para a empresa, se o sistema também não apresenta pontos positivos para os colaboradores, não é mesmo? Afinal de contas, tudo o que é feito pelo setor de Recursos Humanos de uma empresa tem como grande objetivo tornar a experiência dos colaboradores a melhor possível, alinhado, claro, com as necessidades e objetivos da organização. Então, veja quais são os principais benefícios do holerite digital para os colaboradores: 

• Acessibilidade e rapidez

Se a adoção do holerite digital torna o trabalho do setor de Recursos Humanos mais ágil e prático, o mesmo acontece com os colaboradores. Afinal, eles poderão acessar o documento em alguns cliques, quando e onde quiserem. 

• Clareza

Por ter sua armazenagem de informações na nuvem, o holerite digital também permite que o colaborador tenha acesso ao histórico de suas folhas de pagamento anteriores, podendo checar cada informação mais de uma vez e acompanhar se seus direitos estão sendo assegurados pela empresa.

• Segurança das informações 

Todos esses dados, como apontamos, ficam salvos na nuvem tanto para o setor de RH como para o próprio funcionário. Assim, não correrá o risco de perder o documento e, por ter que acessar arquivo com seu login e senha, seja ele enviado por e-mail ou por meio de um sistema, garantirá que somente o colaborador possa acessar as informações. 

Como o holerite digital impacta nas rotinas de RH 

O holerite digital faz parte do processo de modernização do setor de Recursos Humanos e da transformação tecnológica do setor. Sua agilidade nos processos, permite que os profissionais da área reduzam suas ações em questões burocráticas e administrativas e foquem sua atenção para o capital humano das empresas em que estão inseridos. Utilizando toda sua expertise para desenvolver ações estratégicas que são o grande futuro da área. 

Além disso, sua integração com outros sistemas garante a unificação das informações e permite otimizar diversos outros processos internos como, por exemplo, o trâmite de admissões. 

Inclusive, o sistema do Unico People pode te ajudar nessa missão. Afinal, com a nossa solução, além de contar com uma ferramenta de admissão 100% digital, você também pode fazer a assinatura eletrônica do holerite digital. Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba como funciona.