Comunicação interna: Como manter altos índices de satisfação e produtividade 

Comunicação interna é um setor dentro da empresa dedicado ao fluxo de informações entre os colaboradores. Esta comunicação ocorre por meio de canais oficiais da organização.

Quando uma empresa possui uma boa comunicação interna, ela atua de forma integrada resultando em maior engajamento, produtividade e efeitos positivos.

O setor de comunicação interna pode ter vários padrões, tudo vai depender do porte da empresa e seus objetivos.

Portanto, este setor pode ser representado por um departamento estruturado; um colaborador especializado em comunicação,um subsetor dentro do RH e outros padrões. 

Nesse conteúdo vamos entender mais sobre a importância e os benefícios da comunicação interna. Confira!

Qual a importância da comunicação interna? 

Para entender melhor as vantagens da comunicação interna vamos elencar alguns efeitos positivos dessa ação.

Melhoria do clima organizacional

A comunicação interna proporciona um clima mais colaborativo e de interação no ambiente do trabalho, neste sentido, os colaboradores são incentivados a desenvolver um espírito de cooperação e relacionamentos interpessoais.

O motivo desta mudança é que as distâncias entre os departamentos são diminuídas oferecendo um ambiente de trabalho com muita interação e sintonia.

Assim, o envolvimento entre os funcionários fica maior aumentando o engajamento em torno de  objetivos comuns contribuindo para um ambiente respeitoso, leve e produtivo.

Redução de taxa de turnover

Outra grande vantagem da comunicação interna é reduzir a rotatividade de funcionários, pois esta ação contribui para a maior permanência dos funcionários na empresa.

Portanto, o funcionário fica mais tempo porque se sente mais motivado, reconhecido e inserido em um ambiente produtivo e agradável e por isso tem menos motivos para sair de empresa.

Todos estes pontos positivos fazem com que o funcionário releve e pondere na hora de decidir sair da empresa.

Melhoria na produtividade

O aumento do engajamento, como consequência da melhoria do clima interno da empresa, irá aumentar os esforços dos colaboradores em prol dos objetivos da empresa.

Neste sentido, cada colaborador passa a entender melhor a sua função e papel dentro da organização e todo impacto que suas ações geram na empresa. 

Esse sentimento ajuda os funcionários a ter uma dimensão de seus objetivos produtivos e dos efeitos de seus trabalhos individuais e em equipe, na empresa. Todo este aumento de motivação e foco faz a empresa  ter muito mais produtividade.

Como estabelecer a comunicação interna? 

Colocar o conceito de comunicação interna em uma empresa pode parecer um tanto  complexo à primeira vista, mas é mais simples como parece. Podemos elencar 7 ações para implementar a comunicação interna de maneira eficaz em sua empresa.

1) Crie um ambiente positivo

Seus colaboradores certamente passam a maior parte de suas horas do dia no ambiente de trabalho, seja no escritório ou no home office – e sua empresa precisa saber valorizar isso.

Esse ambiente de trabalho deve ser um local que mantenha seus profissionais à vontade, incentivando a produtividade.

2) Pratique a liderança de apoio

Uma pesquisa apontou que cerca de 90% dos profissionais no mercado estão insatisfeitos com o trabalho no geral.

Mas a chave para reverter esse quadro pode estar nas condutas de liderança, que são um dos fatores-chave na satisfação e produtividade dos funcionários.

Líderes devem trabalhar em estreita colaboração com os funcionários – confiança e um ouvido solidário são incentivos poderosos para manter veteranos focados e novos talentos se desenvolvendo.

Bons líderes agem como modelos, mantendo-se em altos padrões de responsabilidade que são um exemplo para todos.

Sua empresa pode, com o apoio das posições de liderança, ajudar a criar as condições para o aumento de satisfação e produtividade apenas partindo do pressuposto de que seus funcionários são qualificados e dedicados.

3) Estimule condutas justas, respeitando e criando confiança

Use um bom julgamento, sabedoria e experiência para criar um ambiente saudável. Quando os problemas surgirem, examine as circunstâncias, entenda o contexto e só então julgue.

Respeite e confie em sua equipe e você receberá o mesmo em troca. Se você cometer um erro, peça desculpas e admita que estava errado. Isso permitirá que seus funcionários se identifiquem melhor com você, apreciem sua transparência e repliquem a conduta.

4) Envolva o seu time o máximo possível

É importante encontrar uma maneira de envolver todos os seus funcionários no planejamento e na tomada de decisões. Dessa forma, o projeto se torna um objetivo comum, algo pelo qual eles estão dispostos a lutar.

Converse com o RH para desenvolver espaços dentro da rotina da empresa. Reuniões periódicas com os membros do time podem funcionar como um espaço para ouvir mais informações e ideias – que devem ser usadas sempre aplicáveis, com os devidos créditos.

Isso pode não apenas capacitar e motivar os funcionários, mas também gerar novas e mais produtivas metodologias de trabalho.

5) Incentive o trabalho em equipe

Do campo de futebol ao campo de batalha e à sala de reuniões, nada é melhor para garantir mais satisfação e produtividade de um colaborador do que pertencer a um time.

Através do trabalho em equipe, os funcionários aprendem a confiar uns nos outros e a olhar além de si mesmos. E a competição saudável em um ambiente de equipe, tanto no escritório quanto depois do expediente, pode aumentar a criatividade e a produtividade.

6) Reconheça e recompense

O RH da empresa certamente já se esforça para proporcionar bons benefícios para seus funcionários – e a diminuição da burocracia na entrega de documentos com o suporte de ferramentas como o Unico People é certamente um deles.

Mas não é preciso muito para proporcionar reconhecimento. Pense em ações como:

• Dinâmicas de premiação: A Unico possui um programa de incentivo chamado “Deu Show”, onde os colaboradores podem usar a intranet para indicar colegas que foram exemplos de boas práticas e resultados. Os vencedores são revelados em uma reunião mensal , onde recebem os parabéns de toda a equipe e um prêmio especial;
• Uma mensagem caprichada ou uma comemoração especial para o time, parceiros e fornecedores com os bons resultados;
• Uma matéria na publicação oficial da instituição destacando o desempenho do colaborador costuma ser muito bem recebido;
• Um almoço especial por conta da empresa para o time que bateu suas metas;
• Vale livros ou um vale presente de uma cafeteria local.

Isso pode gerar uma motivação real, especialmente quando o reconhecimento acontece na frente do grupo.

Reconhecimento e recompensa regulares ajudam a gerar mais satisfação e produtividade. Isso mostra aos funcionários que eles são apreciados e os estimula a equilibrar metas de curto e longo prazo.

7) Valorize o tempo e a expertise de cada funcionário

O tédio suga a motivação e reduz a produtividade. Para manter a satisfação e produtividade no ambiente de trabalho, otimize processos e reduza as tarefas repetitivas.

Pense em estratégias, junto com o RH e as principais lideranças, para reformular processos mais antigos e certifique-se de que as tarefas mais repetitivas nem sempre recaiam sobre as mesmas pessoas. Ou que possam ser substituídas por soluções tecnológicas, permitindo que os funcionários possam dedicar mais tempo em tarefas estratégicas.

Quais ferramentas para implementar uma comunicação interna assertiva? 

Existem muitas ferramentas que uma empresa pode utilizar de maneira assertiva para aumentar o engajamento dos funcionários e sua comunicação interna.

Entre esses estão:

• Email: Serve para agendar reuniões, avisar a sua equipe sobre imprevistos, e contar novidades da empresa;
• Newsletters: Direcionada como uma espécie de revista da empresa trazendo informações úteis e motivadoras. Tem papel educativo e de reconhecimento, por ser um espaço em que o desempenho dos colaboradores é destacado;
• Mural de recados: Serve para deixar lembretes, enumerar as metas de equipe e destacar as estratégias da empresa;
• Aplicativos do RH e do colaborador: canal de publicar informativos, orientações e feedbacks;
• Intranets: Rede corporativa com acesso apenas aos colaboradores que serve para interligar departamentos, publicar treinamentos e informativos.

Vale lembrar, que não há necessidade de utilizar todas estas ferramentas, mas sempre é bom ter muitas opções entre canais tradicionais, presenciais e digitais.

Ter mais opções de levar mensagens aos colaboradores é melhor para diferentes situações, ou seja, quando você quer divulgar o balanço mensal você pode utilizar áudio, slides, e-mail ou vídeo. 

Dessa maneira, se um funcionário estiver ocupado  e não puder ler ou ver, ele pode ouvir.

Como acompanhar os resultados dessa implementação? 

Existem alguns indicadores que tem como objetivo mensurar o desenho das ações dentro de uma empresa. entre eles estão:

• KPI ( Key performance Indicators)
• ROI ( retorno sobre investimento)
• NPS ( Net Promoter Score)
• Pesquisa de clima organizacional

Vale lembrar que você pode utilizar um indicador para cada atividade de comunicação interna, assim você terá como avaliar se a performance foi satisfatória.

O RH é estratégico na análise das atividades e no acompanhamento da comunicação interna. 

Para dar um exemplo, se você definiu como estratégia de comunicação interna o fornecimento de uma intranet, o RH pode elaborar um questionário para aferir a satisfação dos funcionários.

Nesse sentido ele pode reunir 3 questões básicas:

• Quanto a comunicação interna entre lideranças e liderados satisfaz a suas expectativas?
• Responda em uma escala de 0 a 10 o quanto você está satisfeito com a comunicação no ambiente de trabalho.
• O nível atual de comunicação no trabalho está próximo do nível ideal?

Otimizar processos é também uma excelente forma de garantir uma boa comunicação interna entre os colaboradores – e o Unico People é excelente nisso. Clique e agende uma demonstração.