Ferramenta de admissão: o que é e principais vantagens

Estamos sempre falando do futuro da área de Recursos Humanos por aqui e sobre a importância da tecnologia para isso. Então, hoje, vamos abordar uma ação que pode te ajudar a dar esse primeiro passo em direção à digitalização do seu RH: a ferramenta de admissão. 

Com ela, você contratará grandes talentos para a sua equipe em tempo recorde, garantindo a segurança e confidencialidade do processo. Continue lendo para entender melhor quais são as suas vantagens.

O que é ferramenta de admissão?

Ferramenta de admissão é um sistema adotado pelos setores de Recursos Humanos para otimizar o processo de contratação de um novo profissional por meio digital. Através da ferramenta de admissão é possível, por exemplo, fazer o registro do colaborador, enviar e solicitar documentos, pedir a assinatura em formato eletrônico, dentre diversas outras opções. 

Por que investir em uma ferramenta de admissão?

Investir em uma ferramenta de admissão é investir em um RH mais ágil e estratégico. Isso porque o sistema permite a contratação de profissionais de maneira 100% digital, evitando que o novo colaborador precise se deslocar até a empresa para finalizar seu processo de admissão. Dessa forma, agilizam-se as etapas, com o envio de documentos e formulários virtuais. 

Veja abaixo alguns dos principais motivos:

1. Automatização de processos

Falar na adoção de uma ferramenta de admissão é falar também de desburocratização. Isso porque o processo substitui toda papelada e etapas que antes eram feitas de forma manual, ocupando o tempo dos profissionais de RH que poderia ser utilizado para traçar estratégias de gestão de pessoas. 

Com uma ferramenta de admissão como o Unico People, por exemplo, além de contar com um sistema 100% digital, você terá dispositivos como um checklist das documentações a serem entregues pelo colaborador, um sistema de acompanhamento do processo, além de uma plataforma de contato disponível 24 horas por dia. Tudo para garantir a otimização das atividades. 

2. Economia de dinheiro e tempo

Com a automatização proporcionada pela ferramenta de admissão, o setor de Recursos Humanos também economiza dinheiro e um tempo precioso, que pode ser utilizado para a criação de estratégias, que vão desde a promoção da cultura organizacional até o atingimento de metas, por exemplo. 

De acordo com as pesquisas realizadas pelo nosso time no ano de 2021, o Unico People foi responsável por reduzir em até 90% o tempo de admissão de novos colaboradores. Isso porque, pela nossa plataforma, o profissional pode enviar documentos, fazer foto de identificação, assinar eletronicamente formulários e contratos, selecionar os benefícios disponibilizados pela empresa dos quais gostaria de se beneficiar, dentre outras possibilidades. 

Em números reais foram:

• 486.667 horas poupadas;
• R$584.000,00 poupados em guarda de documentos;
• R$17.807.133,00 em economia de pessoal.

3. Experiência do colaborador

Outro ponto crucial em um processo de admissão é estar atento à experiência do colaborador, tornando cada etapa o mais rápida e acessível possível para que ele possa começar o quanto antes suas atividades e, sobretudo, tenha uma boa primeira impressão da empresa. 

Adotar uma ferramenta de admissão é o primeiro passo para melhorar esse processo. Isso porque, por meio do sistema, o colaborador perceberá o investimento da empresa em tecnologia, além da sua preocupação em tornar essa experiência a melhor possível. Além disso, garantir uma ferramenta de admissão a um novo profissional, promoverá a imagem da sua empresa no mercado, ganhando pontos em relação aos concorrentes quando o assunto for atrair novos talentos. 

Quer um exemplo de como a ferramenta de admissão do Unico People promove essa experiência? Por meio da nossa plataforma, tanto os candidatos, como os profissionais de RH, podem fazer o acesso pelo canal que preferirem: computador, celular, tablet, etc. O resultado disso? Temos uma taxa de 92% de satisfação entre os nossos usuários. 

Vantagens de uma ferramenta de admissão online 

Todas as funcionalidades que mencionamos até aqui garantem que o seu setor de Recursos Humanos não precise mais lidar com uma pilha de documentos de admissão a cada novo contrato a ser firmado com um colaborador. Mas, se você ainda está em dúvida que uma ferramenta de admissão pode revolucionar o seu setor, confira agora algumas vantagens de adotar esse sistema. 

Agilidade e facilidade

O processo manual de admissão pressupõe a impressão de diversos documentos, contratos e formulários, certo? Com eles também surgem as cópias de cada um deles, assim como dos documentos do novo colaborador. Cada etapa gera uma pilha de papéis que precisam ser revisados, assinados, às vezes digitalizados e armazenados. 

Agora pense na possibilidade de reduzir todas essas etapas com uma ferramenta de admissão digital. Todos os encaminhamentos passam a ser feitos de forma virtual, assinados eletronicamente e armazenados em nuvem. 

Autonomia

Como abordamos anteriormente, a ferramenta de admissão do Unico People proporciona um checklist de toda a documentação que precisa ser entregue pelo novo colaborador, garantindo que ele mesmo possa ir seguindo as orientações e anexando os arquivos de cada um dos documentos na plataforma, podendo inclusive indicar quais dos benefícios disponibilizados pela empresa ele gostaria de se beneficiar. Além disso, por contar com uma ferramenta de contato 24/7, ele mesmo poderá esclarecer suas dúvidas, sem depender do RH da empresa. 

Desburocratização

Este é um dos grandes pontos positivos da adoção de uma ferramenta de admissão digital. Por contar com um sistema virtual, todo o processo se torna menos burocrático e muito mais ágil. Com o Unico People, você pode fazer admissões até 90% mais rápidas do que as feitas de forma tradicional, podendo finalizar todas as etapas a partir de 20 minutos. 

Isso se deve ao fato da nossa solução contar com mais de 400 tipos e subtipos de documentos, que passam por validação digital, com o auxílio da tecnologia OCR (Optical Character Recognition), que permite a leitura e análise automática das informações em até 3 horas. 

Sem papéis

Outro ponto positivo de adotar uma ferramenta de admissão digital é reduzir a utilização de papel no seu RH. Isso significa, além da economia financeira, uma atitude positiva da sua empresa em relação ao meio ambiente. 

Em 2021, os clientes Unico People economizaram:

• R$1.401.600,00 em papel;
• 8.410 KG em emissão de CO2;
• E 584 árvores de eucalipto.

Além disso, a diminuição do uso de papéis evita a necessidade de espaços físicos para arquivamento da documentação. Sendo assim, se otimiza também o processo de armazenamento das informações, e de busca dos dados quando necessário, tendo em vista que bastará digitar as informações no sistema digital para encontrar um arquivo virtual com todos os dados necessários. 

Integração com outros sistemas

Pode ser que você ainda não tenha adotado uma ferramenta de admissão no seu RH, mas provavelmente já conta com um sistema digital, seja ele para seleção de talentos, controle do ponto, gerenciamento da folha de pagamento, ou outro. A grande vantagem que queremos apontar aqui é que a solução do Unico People conta com uma API aberta, ou seja, uma tecnologia que permite a integração da ferramenta de admissão digital com sistemas já utilizados pela empresa. Dessa forma, garantimos uma centralização do fluxo de informações.

Além disso, nossa solução também está integrada ao eSocial, a CTPS digital e diversos outros softwares de RH. 

Customização 

Nada de sistema fechado e necessidade de adaptação. Por aqui é o Unico People que se atualiza de acordo com as suas necessidades. 

Com a nossa solução você terá uma ferramenta de admissão customizável, podendo indicar os documentos que são necessários para cada tipo de contratação e cargo, os benefícios disponíveis para os colaboradores, as etapas que deverão ser seguidas pelos novos profissionais e muito mais.  

Adequação a LGPD

Admitir novos profissionais por meio de uma ferramenta de admissão digital pressupõe estar atento às determinações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para não solicitar nenhum documento indevido e, claro, assegurar que todas as informações prestadas pelo colaborador não serão compartilhadas e terão um armazenamento seguro. Para isso você também pode contar com a solução do Unico People, afinal estamos em conformidade com todas as regras da LGPD, tanto em termos de gestão das informações quanto do armazenamento delas, reduzindo as chances de erros e possíveis sanções. 

Assinatura eletrônica

A ferramenta de admissão digital Unico People é a única que te proporcionará a assinatura eletrônica via biometria facial. Com uma tecnologia exclusiva, fazemos uma foto de cada colaborador para garantir que ele é quem diz ser e captamos sua assinatura de forma eletrônica e válida juridicamente. Esse recurso aumenta a proteção da sua empresa na validação dos documentos porque permite o registro da data, horário e até mesmo o IP do dispositivo usado pelo colaborador no momento da assinatura. 

Em 2021, só no processo de admissão, 80% dos candidatos assinaram seus documentos em menos de 24h. Isso sem contar a assinatura de outros documentos, como holerite e férias, que também podem ser feitos eletronicamente pelos colaboradores que já integram a equipe da sua empresa. 

Unico People: a sua melhor ferramenta de admissão

Nossa história começou lá em 2007 e, desde então, sabemos a nossa importância para o fortalecimento do Recursos Humanos como um setor estratégico dentro das organizações. Por isso acreditamos na tecnologia e investimos em nossas soluções, para que nossos parceiros tenham mais tempo para utilizar suas habilidades em prol dos colaboradores. 

  Hoje, já somos a maior e mais tecnológica ferramenta de admissão do mercado, entregando uma experiência completa para grandes empresas como Carrefour, LATAM, Marisa, Danone, Grupo Tigre e muitas outras. Setores de RH por todo o Brasil que confiam e veem na prática a qualidade da nossa solução. 

Em todos esses anos de história, foram mais de 800mil pessoas contratadas sem sair de casa com o Unico People e os novos profissionais da sua empresa podem ser os próximos. Entre em contato com a nossa equipe e leve a melhor ferramenta de admissão para o seu RH.