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CTPS Digital: dicas sobre o novo formato da carteira de trabalho

Letícia Beilfuss
  • 31 de agosto de 2022
  • 8 min de leitura
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A cada dia que passa, o setor de Recursos Humanos se torna cada vez mais tecnológico. São softwares, aplicativos, sistemas de automação e inteligência artificial que contribuem para a otimização da área, tornando os processos cada vez mais ágeis e seguros. Foi neste contexto que surgiu a CTPS digital, um mecanismo para contribuir com essa remodelação do RH, tornando mais prática a contração de novos profissionais e a atualização das informações trabalhistas. 

Por isso, no artigo de hoje, vamos explicar alguns detalhes sobre o tema e trazer algumas dicas sobre esse novo formato da carteira de trabalho, para tornar seus processos ainda mais assertivos. 

O que é CTPS digital

A CTPS digital é a sigla utilizada para se referir a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), em formato digital. O documento físico é obrigatório, desde 1969, para qualquer pessoa que preste um serviço na modalidade da CLT. Ou seja, com exceção da prestação de serviços via MEI, ou outros sistemas sem vínculo empregatício, todo profissional precisa apresentar sua Carteira de Trabalho no momento de sua contratação. 

Apesar da mudança de formato, do físico para a versão digital, o documento continua tendo o mesmo princípio. Porém, a CTPS digital já pode substituir o documento impresso, ou seja, não é necessária a versão física para emissão da versão virtual, podendo ser criada diretamente pelo site do governo federal, mas logo falaremos sobre isso. 

Você já conhece a história da CTPS digital?

Especialmente em um período que o trabalho remoto se destaca, empresas dos mais variados ramos precisaram se adaptar a um contexto bem diferente ao qual já estavam acostumadas. Como diferencial, houve a oportunidade de contratar pessoas independentemente da condição geográfica, trazendo talentos de variados pontos do país – sendo esse um diferencial competitivo para a organização.

Em 2019, alguns meses antes de essa realidade se tornar comum no dia a dia das empresas, houve a publicação da Portaria de número 1.065, em setembro. Nela, foi publicada a oficialização da Carteira de Trabalho Digital, substituindo a física.

Essas mudanças ocorreram principalmente pelas limitações impostas ao modelo físico. No trabalho remoto, por exemplo. Era necessário que o profissional enviasse o documento para que a empresa pudesse assinar e depois devolver o material para o trabalhador.

Além de burocrático, isso gerava gastos para o negócio. Além disso, sempre que a pessoa perdesse aquele item, era necessário se deslocar até o órgão regulador de seu município para requerer um outro documento.

  • O aplicativo da carteira de trabalho digital já existia desde 2017, porém, foi só com a sanção da Lei da Liberdade Econômica, em 2019, que ela passou a valer como uma alternativa à CTPS física. 
  • Essa lei foi criada com o objetivo de desburocratizar alguns processos e trazer mais liberdade para empreender no país. E a proposta faz parte da iniciativa do governo de digitalizar alguns processos, e com isso agilizar o acesso às informações trabalhistas.
  • Por isso, após a lei da liberdade econômica, a CTPS digital passou a valer como substituta da carteira de trabalho física.

Quais são os objetivos da CTPS digital?

Nesse sentido, um dos principais motivos que levou o governo a substituir o documento físico pelo digital foi a modernização dos processos. As áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal vêm passando por muitas mudanças, principalmente nos últimos anos. Hoje, trabalhos que até pouco tempo atrás demandavam tempo (e ainda continham riscos de erros e retrabalhos) são solucionados por ferramentas que possibilitam a toda equipe exercer uma função mais estratégica.

Com toda essa tecnologia a favor das empresas, seria equivocado manter um documento tão importante apenas com a possibilidade física. Sendo assim, da mesma forma que fizeram com outros meios de identificação (como a CNH, por exemplo), a CTPS Digital veio como uma alternativa para a rotina de profissionais e empregadores.

Simplesmente pelo motivo de o documento digital apenas substituir o físico, os objetivos continuam os mesmos, como:

  • regulamentar a relação trabalhista estabelecida entre profissional e trabalhador;
  • registrar informações importantes sobre esse vínculo, como data de início, alterações de salário etc.
  • garantir que a pessoa tenha acesso a seus principais direitos trabalhistas, principalmente em um contexto demissional.

CTPS Física

Uma dúvida comum entre as empresas mediante todo esse processo é: como ficam as CTPS Físicas? O seu uso ainda é permitido? A resposta é positiva. Há, ainda, uma indicação do Governo Federal para que as pessoas não se desfaçam de seus documentos, uma vez que podem ser úteis em futuros processos e também para o relacionamento entre as partes (empregador e empregado).

Empresas que ainda não utilizam o eSocial, inclusive, ainda continuam fazendo seus registros na carteira física. De acordo com as orientações do próprio Governo Federal, a CTPS Física também pode ser utilizada nos seguintes contextos:

  • análise e conferências de informações que foram lançadas no documento em vínculos trabalhistas antigos;
  • alterações dos contratos vigentes realizados antes da CTPS Digital.

O que diz a lei sobre a carteira de trabalho?

Apesar de ter sua própria lei, nº 926/1969, a CTPS também tem sua própria seção na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). A partir do artigo 29 são apontadas todas as diretrizes de preenchimento do documento profissional dos trabalhadores. 

O que vale destacar é que, após a aprovação da Lei da Liberdade Econômica, em 2019, algumas mudanças significativas ocorreram no âmbito trabalhista, como digitalização de documentos e a própria admissão da CTPS digital como documento oficial. Uma das grandes mudanças, por exemplo, está no prazo para anotação da admissão de novos colaboradores na carteira de trabalho, que passou de 2 para 5 dias. Então, se você trabalha no setor de Recursos Humanos, vale a pena dar uma relida na legislação. 

Agora, se você quer agilizar essa etapa e contar com a Unico para ficar por dentro dessa e de outras regras para encaminhamento dos documentos de admissão, dá uma olhada nesse checklist completo e gratuito que a gente fez para te auxiliar. Nele você vai encontrar uma lista de documentos a serem solicitados, de acordo com cada cargo, entender tudo sobre a validação no eSocial e muito mais. 

Você sabe quais são as principais mudanças para trabalhadores?

O trabalhador que for contratado hoje e a empresa já estiver adotando a CTPS Digital não precisará mais apresentar o seu documento físico para o registro das informações trabalhistas. As pessoas podem, ainda, consultar o seu documento por meio do download do aplicativo, conferir todas as anotações do atual e dos antigos vínculos trabalhistas, entre outras utilidades de contar com esse arquivo em mãos.

Para isso, basta ir até a loja de aplicativos do celular e realizar o download, conforme as especificidades do aparelho. Nesse sentido, no momento que for feita uma contratação, a pessoa precisa informar apenas o seu CPF – e a empresa passa a ter acesso às informações e a oportunidade de realizar o cadastro dos atuais dados.

Você sabe quais são as principais mudanças para empregadores?

Conforme mencionamos, a principal mudança para empregadores é a facilidade no processo de contratação e demissão. Dessa forma, quando for fechar um acordo com um profissional que estiver em outra cidade ou até mesmo estado, todo esse processo será facilitado, uma vez que a pessoa não precisará encaminhar pelos Correios o documento físico.

Além disso, deve-se destacar que a empresa não precisará fazer qualquer anotação no documento digital do novo colaborador. Assim que as informações forem encaminhadas para o eSocial, automaticamente são preenchidas na CTPS do colaborador.

Entre os diferenciais que isso traz, destacamos principalmente:

  • maior agilidade para os processos de contratação e demissão;
  • diminuição da burocracia no momento de contratar um novo colaborador;
  • possibilidade de profissionais se envolverem em outros projetos, uma vez que o trabalho será otimizado; 
  • entre outros.

Quais os benefícios da carteira de trabalho digital?

Para além da agilidade e da facilidade em encaminhar as informações junto ao eSocial, a CTPS digital traz uma série de outros benefícios. Olha só: 

  • Integração das bases de informações do Ministério da Economia e de diversos outros órgãos do governo, como CAGED, PIS, entre outros; 
  • Diminuição dos erros ou fraudes, pela facilidade de identificação das inconsistências de informações, ou então dados falsos;
  • Praticidade para emissão do documento, que fica pronto muito mais rápido do que a versão física;
  • Agilidade também na solicitação da segunda via da CTPS física, quando necessário;
  • Possibilidade do trabalhador acompanhar suas informações empregatícias, garantindo que seus direitos trabalhistas estão sendo respeitados pela empresa. 
  • Além da exclusão da necessidade de emissão de recibos do eSocial por parte do RH, tendo em vista que os registros eletrônicos passam a ser o equivalente à apresentação da CTPS em meio digital.

Como assinar a carteira de trabalho digital?

Para assinar a CTPS Digital, o ideal é que a empresa conte com ferramentas específicas que auxiliarão nesse sentido. Dessa forma, não apenas esse documento pode ser assinado eletronicamente, como também muitas outras demandas do time de Departamento Pessoal – contribuindo ainda mais para otimizar o trabalho e para manter vínculos empregatícios com pessoas de outras regiões do país. Entre eles, destacamos:

  • folha de ponto;
  • holerite;
  • contrato de suspensão de trabalho;
  • aviso e recibo de férias;
  • termo de home office;
  • termos de confidencialidades;
  • acordos coletivos de sindicatos;
  • termo de compromisso de ética e conduta;
  • termo de acessos / equipamentos / informações;
  • dossiê para rescisão de contrato;
  • dossiê de contratação;
  • termos de extensão;
  • formulário de benefícios – Vale Transporte, Plano de Saúde, Seguro de Vida, entre outros;
  • comunicados – relacionados a realocação, EPIs etc.;
  • declarações – Impostos de Renda, dependentes;
  • declaração de aposentadoria.

Além disso, o processo de contratação é otimizado, com a possibilidade de finalizar uma admissão a partir de 20 minutos. As dúvidas de candidatos serão facilmente respondidas – e uma solução como essa ainda traz como diferenciais:

  • melhorias para a experiência do candidato contratado, contribuindo para uma percepção positiva com a organização desde os primeiros passos;
  • possibilidade de gerenciar todas as contratações em tempo real;
  • contar com uma experiência de admissão responsiva;
  • automatização da validação de dados e documentos junto aos Correios e eSocial;
  • menos erros e retrabalhos por parte da equipe de RH e DP; 
  • entre outros.

Como utilizar a carteira de trabalho digital?

Conforme mencionamos, assim que a equipe de RH envia os dados para o eSocial, as informações junto à CTPS Digital do colaborador são atualizadas automaticamente, porém não de forma imediata. De acordo com o Governo Federal, sempre que houver lançamento de informações importantes daquela pessoa (como férias e alterações de trabalho), novamente elas não serão exibidas de forma imediata.

Nesse sentido, é importante que as equipes mencionem sobre o tema com os seus profissionais, explicando que existe um prazo pré-estabelecido até que tudo seja atualizado. Destacamos os seguintes prazos:

  • o RH precisa enviar as principais informações desses eventos junto ao eSocial até pelo menos o dia 15 do mês seguinte que o evento ocorrer;
  • existe um tempo pré-estabelecido até que tudo esteja atualizado para consulta por parte do profissional.

1. Crie uma conta no site do Governo Federal

O primeiro passo para ter sua CTPS digital é criar o seu cadastro no sistema online do Governo Federal. Para isso você precisa acessar o site gov.br, na aba Carteira de Trabalho. 

Neste momento você terá duas opções: digitar o seu CPF e senha, caso já tenha feito esse cadastro para outro tipo de documento; ou então criar sua conta com as informações que serão solicitadas pela plataforma. 

2. Acesse a CTPS digital pelo site

Depois de acessar sua conta, ou fazer o seu primeiro cadastro, você será redirecionado para a “área do trabalhador”. Nela, diversas possibilidades de acesso serão possíveis, verifique a que indica a CTPS digital. 

Ali, bastará clicar no botão para ser redirecionado para seus dados pessoais e seu histórico profissional. 

3. Acesse a carteira digital pelo aplicativo

Outra opção é fazer todo esse processo diretamente pelo aplicativo da CTPS digital no seu celular. Disponível tanto em sistemas Android quanto iOS, bastará baixar o aplicativo, clicar na opção “entrar” e seguir os mesmos passos que indicamos anteriormente, preenchendo seus dados de acordo com o que o sistema solicitar. 

Como gerar a atualização de documentos do colaborador?

Você é responsável pela área de Recursos Humanos da sua empresa e ainda está se habituando a essa troca de sistemas da carteira de trabalho para a CTPS digital? Não se preocupe, as atualizações agora podem ser feitas de uma forma muito mais simples. 

Isso porque todas as alterações necessárias, como férias, atualização de cargo ou salário, poderão ser feitas diretamente pelo eSocial, ou então pela Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP). Porém, lembre-se de informar ao trabalhador em questão que essas informações vão demorar um pouco para serem atualizadas no sistema da CTPS digital, como indicamos anteriormente. Afinal, existe um tempo de processamento dessas informações até que elas possam ser visualizadas pelo profissional. 

CTPS digital e um RH moderno 

As tendências para o futuro do RH apontam para o uso da tecnologia, então, se você é responsável pela área, fique atento às diversas possibilidades do mercado para modernizar o seu setor e otimizar suas tarefas. O uso da CTPS digital, por exemplo, pode agilizar as etapas de contratação de novos profissionais, assim como a atualização de informações dos colaboradores e, quando necessário, o desligamento da empresa. 

Com a admissão digital do Unico People você pode fazer tudo isso e muito mais. Nosso sistema proporciona uma admissão segura e rápida a distância, garantindo que os novos profissionais não precisem se deslocar até a sua empresa para apresentar documentos, assinar contratos e preencher formulários. Com a CTPS digital, por exemplo, o processo se torna ainda mais rápido para a empresa e para o colaborador, tendo em vista que o sistema nem fará a solicitação do documento. 

Mas, não se preocupe, se a sua organização ainda precisa das informações da carteira de trabalho dos profissionais, com o Unico People você também terá essa opção, bastando apenas fazer uma foto do documento. Porém, lembre-se, em caso do profissional ter apenas a versão digital da CTPS, considere abrir uma exceção e, porque não, atualizar seu sistema de admissão para uma versão mais tecnológica.
O fato é que, independentemente de qual for a realidade do seu setor de RH nesse momento, o Unico People é para você! Se você quer adotar a admissão digital na sua empresa, passar a aceitar a CTPS digital, ou pelo menos dar o primeiro passo em direção a uma área mais tecnológica e estratégica para os Recursos Humanos, venha conhecer o nosso sistema. Você também pode entrar em contato com a nossa equipe para esclarecer suas dúvidas e entender como a nossa solução pode ajudar a sua empresa.

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