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CTPS Digital: entenda como funciona para o empregador

Nathalia Tameirao
  • 27 de maio de 2021
  • 5 min de leitura
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Hoje, grande parte dos processos na área de Recursos Humanos e Departamento Social têm sido digitalizados e automatizados. Como vantagens que isso traz, destacamos principalmente a otimização das demandas, a possibilidade de os times serem mais estratégicos e menos manuais, além de a equipe ter a oportunidade de trabalhar diretamente para que a empresa alcance melhores resultados. Nesse contexto, a CTPS Digital se destaca.

Com esse item se tornando uma das principais tendências do setor, existe a necessidade de os profissionais se adaptarem e buscarem por recursos e alternativas que facilitem os processos de contratação e demissão.

Neste conteúdo, a gente explica mais sobre o tema. Continue a leitura e saiba mais!

A história da CTPS Digital

Como o próprio nome já faz referência, a CTPS Digital é a versão digitalizada da Carteira de Trabalho do colaborador, um dos itens obrigatórios para todos os profissionais que possuem vínculos empregatícios com a sua empresa pela modalidade CLT.

Especialmente em um período que o trabalho remoto se destaca, empresas dos mais variados ramos precisaram se adaptar a um contexto bem diferente ao qual já estavam acostumadas. Como diferencial, houve a oportunidade de contratar pessoas independentemente da condição geográfica, trazendo talentos de variados pontos do país – sendo esse um diferencial competitivo para a organização.

Em 2019, alguns meses antes de essa realidade se tornar comum no dia a dia das empresas, houve a publicação da Portaria de número 1.065, em setembro. Nela, foi publicada a oficialização da Carteira de Trabalho Digital, substituindo a física.

Essas mudanças ocorreram principalmente pelas limitações impostas ao modelo físico. No trabalho remoto, por exemplo. Era necessário que o profissional enviasse o documento para que a empresa pudesse assinar e depois devolver o material para o trabalhador.

Além de burocrático, gerava gastos para o negócio. Além disso, sempre que a pessoa perdesse aquele item, era necessário se deslocar até o órgão regulador de seu município para requerer um outro pedido.

O objetivo da CTPS Digital

Nesse sentido, um dos principais motivos que levou ao governo a substituir o documento físico pelo digital foi a modernização dos processos. As áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal vêm passando por muitas mudanças, principalmente nos últimos anos. Hoje, trabalhos que até pouco tempo atrás demandava tempo (e ainda continha riscos de erros e retrabalhos) são solucionados por ferramentas que possibilitam a toda equipe exercer uma função mais estratégica.

Com toda essa tecnologia a favor das empresas, seria equivocado manter um documento tão importante apenas com a possibilidade física. Sendo assim, da mesma forma que fizeram com outros meios de identificação (CNH, por exemplo), a CTPS Digital veio como uma alternativa que facilitasse a rotina de profissionais e empregadores.

Simplesmente pelo motivo de o documento digital apenas substituir o físico, os objetivos continuam os mesmos, como:

  • regulamentar a relação trabalhista estabelecida entre profissional e trabalhador;
  • registrar informações importantes sobre esse vínculo, como data de início, alterações de salário etc.
  • garantir que a pessoa tenha acesso a seus principais direitos trabalhistas, principalmente em um contexto demissional.

CTPS Física

Uma dúvida comum entre as empresas mediante todo esse processo é: como ficam as CTPS Físicas? O seu uso ainda é permitido? A resposta é positiva. Há, ainda, uma indicação do Governo Federal para que as pessoas não se desfaçam de seus documentos, uma vez que podem ser úteis em futuros processos e também para o relacionamento entre as partes (empregador e empregado).

Empresas que ainda não utilizam o eSocial, inclusive, ainda continuam fazendo seus registros na carteira física. De acordo com as orientações do próprio Governo Federal, a CTPS Física também pode ser utilizada nos seguintes contextos:

  • análise e conferências de informações que foram lançadas no documento em vínculos trabalhistas antigos;
  • alterações dos contratos vigentes realizadas antes da CTPS Digital.

Mudanças para trabalhadores

O trabalhador que for contratado hoje e a empresa já estiver adotado o CTPS Digital não precisará mais apresentar o seu documento físico para o registro das informações trabalhistas. As pessoas podem, ainda, consultar o seu documento por meio do download do aplicativo, conferir todas as anotações do atual e dos antigos vínculos trabalhistas, entre outras utilidades de contar com esse arquivo em mãos.

Para isso, basta ir até a loja de aplicativos do celular e realizar o download, conforme as especificidades do aparelho (está disponível tanto para Android quanto para iOS). Nesse sentido, no momento que for feita uma contratação, a pessoa precisa informar apenas o seu CPF – e a empresa passa a ter acesso às informações e tem a oportunidade de realizar o cadastro dos atuais dados.

Mudanças para empregadores

Conforme mencionamos, a principal mudança para empregadores é a facilidade no processo de contratação e demissão. Dessa forma, quando for fechar um acordo com um profissional que estiver em outra cidade ou até mesmo estado, todo esse processo será facilitado, uma vez que a pessoa não precisará encaminhar pelos Correios o documento físico.

Além disso, deve-se destacar que a empresa não precisará fazer qualquer anotação no documento digital do novo colaborador. Assim que as informações forem encaminhadas para o eSocial, automaticamente são preenchidas na CTPS do colaborador.

Entre os diferenciais que isso traz, destacamos principalmente:

  • maior agilidade para os processos de contratação e demissão;
  • diminuição da burocracia no momento de contratar um novo colaborador;
  • possibilidade de profissionais se envolverem em outros projetos, uma vez que o trabalho será otimizado; entre outros.

Assinar a carteira de trabalho digital

Para assinar a CTPS Digital, o ideal é que a empresa conte com ferramentas específicas que auxiliarão nesse sentido. Dessa forma, não apenas esse documento pode ser assinado eletronicamente, como também muitas outras demandas do time de Departamento Pessoal – contribuindo ainda mais para otimizar o trabalho e para manter vínculos empregatícios com pessoas de outras regiões do país. Entre eles, destacamos:

  • folha de ponto;
  • holerite;
  • contrato de suspensão de trabalho;
  • aviso e recibo de férias;
  • termo de home office;
  • termos de confidencialidades;
  • acordos coletivos de sindicatos;
  • termo de compromisso de ética e conduta;
  • termo de acessos / equipamentos / informações;
  • dossiê para rescisão de contrato;
  • dossiê de contratação;
  • termos de extensão;
  • formulário de benefícios – Vale Transporte, Plano de Saúde, Seguro de Vida, entre outros;
  • comunicados – relacionados a realocação, EPIs etc.;
  • declarações – Impostos de Renda, dependentes;
  • declaração de aposentadoria.

Além disso, o processo de contratação é otimizado, com a possibilidade de finalizar uma admissão em até 43 minutos. As dúvidas de candidatos serão facilmente respondidas – e uma solução como essa ainda traz como diferenciais:

  • melhorias para a experiência do candidato contratado, contribuindo para uma percepção positiva com a organização desde os primeiros passos;
  • possibilidade de gerenciar todas as contratações em tempo real;
  • contar com uma experiência de admissão responsiva;
  • automatização da validação de dados e documentos junto aos Correios e eSocial;
  • menos erros e retrabalhos por parte da equipe de RH e DP;  entre outros.

Atualização de documentos do colaborador

Conforme mencionamos, assim que a equipe de RH envia os dados para o eSocial, as informações junto à CTPS Digital do colaborador são atualizadas automaticamente, porém não de forma imediata. De acordo com o Governo Federal, sempre que houver lançamento de informações importantes daquela pessoa (como férias e alterações de trabalho), novamente elas não serão exibidas de forma imediata.

Nesse sentido, é importante que as equipes mencionem sobre o tema com os seus profissionais, explicando que existe um prazo pré-estabelecido até que tudo seja atualizado. Nesse sentido, destacamos os seguintes prazos:

  • o RH precisa enviar as principais informações desses eventos junto ao eSocial até pelo menos o dia 15 do mês seguinte que o evento ocorrer;
  • existe um tempo pré-estabelecido até que tudo esteja atualizado para consulta por parte do profissional.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é o CTPS Digital, quais são os diferenciais para a equipe de Recursos Humanos e Departamento Social, além de conferir quais são as principais mudanças que essa modificação trouxe para a rotina das equipes. Conforme mencionamos, um ponto que auxiliará bastante para o processo é contar com uma ferramenta de admissão digital que possibilite a otimização de diferentes tarefas.

Se você deseja conhecer um pouco mais sobre o tema e tirar suas dúvidas, entre em contato com a nossa equipe e conheça o unico | people.

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