Rotinas do Departamento Pessoal: as principais funções e desafios da área

Você sabe quais são as principais rotinas do Departamento Pessoal? Apesar de ser uma área de suma importância para as empresas, ainda é pouco conhecida na realidade das organizações. É importante ter atenção para que não confunda com os Recursos Humanos, uma vez que são setores de funções diferentes e de atuações distintas — com o diferencial de que trabalham em conjunto.

No caso do RH, serão realizadas atividades relacionadas à atração, desenvolvimento e retenção de talentos, de modo que haja o entendimento dos prós e contras da empresa na visão dos colaboradores e atendam às principais demandas do time junto à equipe.

Já o Departamento Pessoal conta com outras atividades. A seguir, selecionamos quais são as principais, além de trazer um pouco mais sobre os desafios que a área enfrenta. Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Quais as atividades da rotina de Departamento Pessoal?

Inicialmente, selecionamos alguns dos principais tópicos que mostram um pouco mais sobre as atividades das rotinas do Departamento Pessoal. Veja!

Admissão de profissionais

No caso da admissão de profissionais, o Departamento Pessoal conta com um importante papel para garantir que toda a documentação dos colaboradores esteja em dia e que todos os trâmites legais previstos na CLT estejam de acordo.

Afinal, caso haja qualquer tipo de problema logo na admissão, há os riscos de haver processos trabalhistas caso a pessoa seja desligada futuramente, o que acarretaria em custos para o negócio e para prejuízos relacionados à imagem da empresa — especialmente na atração de novos talentos.

Nesse sentido, faz parte das rotinas do Departamento Pessoal:

• garantir que a carteira de trabalho seja assinada como prevê a lei;
• identificar quais são os principais dados que devem ser mantidos na carteira e ter o cuidado para que nada saia errado (salário, tempo de contrato, cargo etc.);
• registrar o funcionário, entre outros.

Também é papel do DP encaminhar o profissional para realizar o exame admissional, que nada mais é do que a garantia de que a pessoa tenha condições físicas e psicológicas para garantir a vaga. Além disso, é um documento que trará segurança para a empresa — se uma pessoa já entra com algum tipo de problema no cargo ao qual se candidatou, o exame identifica. Ou seja, em sua saída, não há como o profissional afirmar que esse problema foi gerado devido às más condições de seu cargo.

Demissões e desligamentos

Da mesma forma que a área de DP realiza a admissão, também é ela quem cuida das demissões e dos desligamentos. Seja uma demissão voluntária ou involuntária, o profissional precisa ser direcionado para o setor para entender quais são os documentos necessários e os aspectos burocráticos que devem ser seguidos para que o processo seja concluído.

Entre as atividades que devem ser executadas pelo DP, destacamos:

• homologação trabalhista;
• pagamento das verbas rescisórias;
• realização do exame demissional, entre outros.

Como dissemos, a área de Departamento Pessoal e de Recursos Humanos trabalham continuamente em conjunto. Nesse caso, quando o próprio colaborador pede demissão de seu cargo, é importante que o RH faça uma entrevista de desligamento. Aqui, a área vai entender os motivos que levaram à saída da pessoa, de modo que trace um plano de ação para implementar melhorias e evitar a saída de outros colaboradores.

Acompanhamento da legislação trabalhista

Assim como em qualquer outro tipo de lei, a trabalhista passa por constantes mudanças. Nesse sentido, é papel da área de DP identificar quais são elas e fazer com que a empresa esteja de acordo com as principais diretrizes.

Em 2017, por exemplo, houve a reforma trabalhista. Nela, aspectos importantes foram alterados. Se a empresa não conta com profissionais ou uma área própria para identificar o que foi modificado e o que deve ser adaptado no negócio para se adequar a esse processo, novamente há os riscos de não atender aos principais tópicos da CLT e, consequentemente, enfrentar problemas com a justiça do trabalho. 

Caso exista processo, faz parte das rotinas de Departamento Pessoal representar a empresa no processo. É o time quem vai reunir os documentos necessários, entender a situação do processo e encaminhar para o setor jurídico, além de ser uma importante voz para que a justiça ouça com o objetivo de dar o parecer.

Folha de pagamento

 É o Departamento Pessoal quem cuida também da folha de pagamento dos colaboradores. Inclusive, é considerada uma das etapas do trabalho que mais demanda da equipe, uma vez que é necessário realizar:

• cálculo dos pagamentos;
• entendimento sobre os benefícios;
• controle das bonificações, caso exista; entre outros.

Controle de horários

O DP também realiza o controle de ponto das pessoas da empresa. Para que não seja um processo trabalhoso para o time, o ideal é que automatize esse processo, de modo que uma ferramenta específica possa entender quem são as pessoas que devem na jornada de trabalho, quais são aquelas que precisam receber hora extra etc.   

Agendamento de férias

Também está presente na rotina do Departamento Pessoal o agendamento de férias, conforme as necessidades da empresa e a realidade da organização. É o time quem vai definir quais são as regras para a solicitação de férias, como deve ser o processo de encaminhamento, além de realizar o pagamento ao profissional.

Quais os desafios do Departamento Pessoal?

Agora que você já sabe algumas das principais etapas da rotina do Departamento Pessoal, chegou o momento de conhecermos os desafios que a área enfrenta. Confira!

Falta de organização na folha de pagamento

Se a folha de pagamento for realizada de forma completamente manual, existem os riscos de haver falta de organização para a atividade. Consequentemente, isso poderia acarretar em atraso para o pagamento dos profissionais (que deve ser feito até no máximo o quinto dia útil), além de também provocar em erros para os descontos e para as bonificações oferecidas.

Além de ser mais um tópico que acarreta em riscos com a justiça do trabalho, isso traria gastos desnecessários para o negócio. Uma organização que deseja se destacar positivamente no mercado precisa analisar diferentes maneiras de economizar recursos sem afetar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao público.

Nesse sentido, se há gastos que podem ser evitados em qualquer setor, é preciso entendê-los e traçar estratégias para que esse tipo de situação não aconteça.

Falta de processos definidos

Independentemente de qual seja o setor, é importante contar com processos bem definidos para orientar o time e as pessoas que chegam até a empresa. Entenda: suponhamos que a área de DP é formada por duas pessoas que estão há um bom tempo em seus cargos.

Porém, ambas receberam novas propostas e vão deixar a empresa. Caso não haja processos definidos, as novas contratadas chegarão sem saber muito bem como andam as atividades do negócio, o que precisaria começar a definir tudo do zero. Isso acarretaria em uma perda de produtividade para a empresa, além de trazer prejuízos para que a área pudesse ganhar notoriedade na organização.

Gestão de documentos

Por fim, a gestão de documentos é um dos principais desafios de um Departamento Pessoal. Seja qual for o processo instituído no negócio, existe a necessidade de ter a documentação organizada e em dia, de modo que haja como argumentar ou trazer segurança ao negócio.

Se um profissional entra com um processo contra a empresa, é preciso encontrar esses arquivos e garantir que tudo esteja em dia para que a organização não seja responsabilizada. Sendo assim, ter toda a documentação em dia e saber onde encontrar as informações deve ser uma das prioridades do setor.

O que achou de conhecer um pouco mais sobre as rotinas do Departamento Pessoal? Se você deseja entender um pouco mais sobre a diferença entre DP e RH, continue no blog e acompanhe um outro conteúdo que produzimos sobre o tema!