Camila Silva

• 28 de outubro de 2021
• 5 min de leitura

Você já pensou em utilizar um software de departamento pessoal na sua empresa? Acredite, esse é um caminho que pode agilizar muito os processos no DP. A utilização de ferramentas tecnológicas para facilitar processos e atividades nas empresas já é uma realidade no Brasil e no mundo. 

Segundo dados do “Diagnóstico da Automação no Brasil”, divulgado em 2017 pela GS1 Brasil, 53% das empresas na área de comércio e serviços possuem um software de gestão. O estudo mostra ainda que 65% delas utilizam, pelo menos, um canal automatizado de relacionamento com o cliente. 

Neste material, a gente explica sobre os diferenciais da automação de processos para as empresas, além de explicar como o software de Departamento Pessoal contribuirá para o seu negócio. Confira!

Diferenciais do Software de Departamento Pessoal

Na área de recursos humanos não seria diferente. A automação dos processos de RH traz muitos benefícios para a empresa, entre eles:

• Redução de custos: automatizar processos de recursos humanos aumenta a produtividade, já que possibilita que várias tarefas sejam realizadas em um curto período de tempo. Além disso, reduz os prejuízos financeiros provenientes de erros humanos.
• Otimização do tempo e da produtividade: investir em um software de departamento pessoal significa diminuir as tarefas burocráticas e manuais, o que garante rapidez e padronização na realização das atividades.
• Melhora na competitividade: práticas eficazes na gestão de pessoas garantem competitividade para o negócio. E como fazer isso? A automatização de tarefas possibilita mais agilidade e eficiência nos processos realizados e consequentemente tornam sua empresa mais competitiva.
• Eficácia no armazenamento e análise de dados: em um departamento pessoal moderno, é possível coletar, armazenar e analisar de maneira fácil e segura um grande volume de dados. A tecnologia garante ainda um fácil acesso a essas informações para consultas futuras. 

Tipos de software de departamento pessoal

Existem várias vantagens em usar a tecnologia no DP para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho. Mas quais são os tipos de softwares de departamento pessoal e quais processos podem ser automatizados? Conheça a seguir alguns exemplos de sistemas de gestão que podem ajudar os profissionais da área de RH:

Gestão de ponto

Alguns softwares de departamento pessoal tem como função fazer a gestão de ponto dos colaboradores. Esse controle automatizado possibilita que a empresa tenha uma melhor noção sobre as ausências e faltas e sobre a quantidade de horas trabalhadas pelos funcionários.

Com essas informações, é possível gerir melhor a equipe. Além disso, esses dados são uma importante ferramenta para garantir o controle de horas extras, adicionais noturnos, entre outros, e, assim, evitar processos trabalhistas.

Gestão de folha de pagamento

Esse tipo de sistema permite tornar mais eficiente e preciso o controle do pagamento dos funcionários. A gestão manual da folha é bastante trabalhosa e demanda muito mais atenção e cuidado do que o processo automatizado. São muitos os encargos e taxas que precisam ser levados em conta e um software de departamento pessoal pode ajudar neste processo.

Além da precisão e da segurança, outra vantagem de automatizar a gestão da folha de pagamento, é poder concentrar as informações e documentos dos colaboradores em um só lugar. Isso facilita o acesso e o armazenamento desses dados.

Controle de férias e outros benefícios

Controlar o período de férias e o direito a benefícios de cada funcionário é quase como montar um quebra-cabeça. Principalmente em uma empresa com um grande quadro de colaboradores.

Um software de departamento pessoal ajuda a automatizar esses processos de RH, garantindo que os direitos dos funcionários estejam em dia e liberando o pessoal do DP para pensar em tarefas mais estratégicas.

Arquivo de dados cadastrais

Documentos e mais documentos impressos e muitos arquivos físicos que, para serem consultados, demandam um trabalho manual e demorado. Conseguiu visualizar essa cena? Pois ela já está — ou deveria estar — no passado.

Hoje em dia existem muitas possibilidades para armazenar dados virtualmente de maneira segura e eficaz. Além de reduzir custos com impressões e garantir a segurança desses dados, as tecnologias possibilitam que as informações sejam acessadas de maneira fácil e em qualquer lugar. 

Processos de admissão

A seleção, contratação e desligamento de colaboradores são um dos processos mais complexos a cargo do setor de RH. As novas ferramentas tecnológicas permitem automatizar também essa atividade.

Com a admissão digital, é possível, por exemplo, substituir a validação e armazenamento de documentos pessoais do colaborador, além de permitir um acompanhamento em tempo real do processo.

Assinatura digital

Especialmente em um período que o trabalho remoto se destacou, as empresas que não buscaram por alternativas para aperfeiçoarem seus processos certamente ficaram para trás. Afinal, como seria possível realizar a admissão e demissão de pessoas à distância, em segurança e sem contato?

Mesmo com o cenário da pandemia sendo mais positivo, muitas organizações continuarão com o home office. Por essa razão, a assinatura digital se torna uma importante aliada do DP. Entre os seus diferenciais, podemos destacar:

• mais praticidade para o colaborador e para a empresa;
• possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar do Brasil e do mundo;
• método reconhecido judicialmente e seguro;
• conveniência para gestores, que podem dar prosseguimento com autorizações mesmo enquanto estiverem viajando, entre outros.

Como escolher um software de DP em 5 passos

Agora que já sabemos quais tipos de processos podem ser automatizados, vamos conhecer 5 passos para não errar na hora de escolher o software ideal para sua empresa. 

1. Faça uma pesquisa de mercado: analise quais empresas oferecem esse tipo de produto e como os clientes avaliam a ferramenta. Conhecer o mercado do software que você vai adquirir é a melhor forma de não cair em armadilhas.
2. Mapeie as suas demandas: entenda quais são as necessidades da sua empresa e quais dificuldades seu negócio está enfrentando. Ao entender quais são os problemas a serem solucionados fica muito mais fácil saber qual software vai te atender melhor.
3. Analise a usabilidade e a funcionalidade: de nada adianta uma ferramenta cheia de funcionalidades e soluções elaboradas, se você e seus colaboradores não conseguem usá-la de maneira simples no dia a dia. Prefira softwares com interfaces simples e com funcionalidades que te atenda.
4. Analise os custos: tenha claro o valor que sua empresa pretende e pode gastar e analise qual ferramenta cabe no orçamento. Além disso, compare o montante desse investimento com os benefícios e economias que ele vai trazer para o seu negócio.
5. Faça um teste do sistema: para ter certeza que o software que você escolheu vai atender às demandas da sua empresa, faça um teste gratuito da ferramenta. A maioria dos fornecedores apresentam essa opção —  e se não apresentam já não é um bom indício.

unico | people: software especializado em admissão digital

A unico oferece uma tecnologia que facilita especificamente o processo de admissão, um dos tarefas mais burocráticas do departamento pessoal. Ter um software especializado em uma área facilita as atividades do DP e traz mais confiança e segurança ao processo.

O unico | people é uma ferramenta 100% digital em que o próprio candidato encaminha sua documentação para a admissão pelo seu celular ou computador sem sair de casa. Toda essa documentação é analisada pela unico | people, enquanto o departamento pessoal da empresa acompanha todo o processo em tempo real. 

Além disso, a ferramenta possui API aberta para integração com o sistema de folha, ponto, software de recrutamento e seleção, entre outros. Tudo isso sem deixar de lado a segurança.

Confira cada passo do processo de admissão que acontece no unico | people:

• Cadastro e envio da documentação: o candidato recebe a notificação para dar início ao cadastro via SMS e/ou e-mail com suporte via chat. Ainda é possível que ele consiga visualizar o agendamento de seu exame admissional, ter acesso à carta de abertura de conta e assinar documentos eletronicamente.
• Conferência e automatização: a solução  analisa automaticamente todos os tipos de documentos e valida todas as informações dos candidatos em bases públicas, como eSocial e Correios.. Em caso de documentação errada ou ilegível, o candidato é notificado automaticamente para correção.
• Monitoramento em tempo real: com o dashboard de acompanhamento o departamento de RH pode verificar os status dos processos de admissão e alertas de gaps durante o processo.

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