O que faz o DP? Descubra o que é Departamento Pessoal e veja suas funções

O Departamento Pessoal, ou DP, é hoje parte essencial da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas. Ele é fundamental para garantir a qualidade dos processos e para manter a organização dos registros dos profissionais no empreendimento.

Entre as funções do Departamento Pessoal está a de garantir que a empresa segue as leis trabalhistas. Dessa forma, todas as obrigações financeiras e fiscais que tenham relação com colaboradores transitam por este setor. Mas, afinal, o que faz o DP exatamente? Neste texto, vamos descobrir tudo sobre este importante setor das organizações!

O que é Departamento Pessoal (DP)?

O Departamento Pessoal é uma área especializada na gestão de funcionários dentro da empresa. Em geral, o DP se encarrega de todos os trâmites burocráticos relacionados aos colaboradores. Isso garante maior organização dos processos internos e o cumprimento das obrigações previstas em lei.

Entre as atividades que desempenha o Departamento Pessoal estão:

• admissão
• exame admissional
• pagamento e negociação de salários
• locomoção
• férias
• benefícios
• licenças
• apuração do registro de ponto
• escala de horários
• rescisão

Quais são as funções do Departamento Pessoal?

Para entender o que faz o DP de uma empresa é preciso ter em mente que as atividades que esse setor desempenha, apesar de burocráticas, são dinâmicas. Apesar de serem atividades de rotina, sofrem variações dependendo dos casos particulares de cada colaborador.

Além disso, os processos exigem atenção e perícia, já que envolvem uma legislação exigente. Qualquer erro pode gerar problemas judiciais e perdas financeiras para a empresa. Veja algumas funções do Departamento Pessoal:

1) Documentação dos profissionais

O Departamento Pessoal realiza todo o processo de documentação e registro dos colaboradores desde a admissão até o desligamento. Durante o processo de admissão de um colaborador, existe uma série documentações que devem ser emitidas e recebidas. 

É esse setor que cuida da elaboração e assinatura do contrato, anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social, abertura de registro de funcionário junto ao Ministério do Trabalho, abertura de conta salário, geração do número de registro de ponto, armazenamento de documentos e anotações CLT.

O que faz o Departamento Pessoal é manter os papéis em ordem, garantindo a efetivação das normas trabalhistas e o respeito aos critérios definidos pelo governo. Isso permite que a empresa esteja de acordo com a legislação e evite processos trabalhistas.

• Veja também: Como driblar a burocracia na contratação de pessoal

2) Acompanhamento de frequência

É função do Departamento Pessoal gerenciar a frequência da equipe, ou seja, garantir o cumprimento da jornada de trabalho e verificar as horas extras, adicionais noturnos ou banco de horas. Essa atividade é fundamental porque garante a adequada gestão das remunerações e evita problemas com a Justiça do Trabalho.

O DP tem a função de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, fazendo os registros e montando as escalas de horários dos profissionais. Depois, todas essas ações são integradas com a folha de pagamento.

3) Folha de pagamento

Outra atividade realizada pelo DP é a gestão da folha de pagamento. Isso envolve vários fatores, incluindo o salário, os benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS. 

O que faz o Departamento Pessoal é gerenciar essas questões para garantir que os cálculos sejam feitos corretamente. Dessa maneira, o colaborador tem os seus direitos assegurados e o desconto sobre a remuneração é feito de maneira adequada às normas.

4) Gestão de licenças e férias

Também é função do Departamento Pessoal administrar as licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. É esse setor que registra e controla esses processos, integrando-os com a folha de pagamento, e faz a ponte com os órgãos públicos responsáveis.

Além disso, o Departamento Pessoal também é responsável por acompanhar as férias dos colaboradores, realizando os registros necessários e monitorando se os períodos estão sendo cumpridos. 

Confira também: Gestão de documentos no DP: como a tecnologia pode otimizar os processos?

Qual a importância do Departamento Pessoal?

Como podemos ver, o que faz o Departamento Pessoal é essencial para uma empresa. Esse setor lida com um grande volume de documentos e processos, garantindo que a organização siga à risca as leis trabalhistas e garanta os direitos dos seus colaboradores.

Também é o Departamento Pessoal que medeia o contato da empresa com diversos órgãos públicos, sendo capaz de manter a documentação em dia emitindo documentos e garantindo que não haja nenhum problema com os setores responsáveis.

Além disso, muitas das informações que o o Departamento Pessoal trabalha, como: data de admissão, número de faltas, registro de ponto e alterações salariais servem de base para justificar uma promoção ou um desligamento. É, portanto, o DP que vai fornecer ao gestor elementos para auxiliar a tomada de decisão conforme os registros apurados.

• Leia ainda: Admissão digital: O que é? E quais suas vantagens para o RH?

Diferenças entre RH e DP

É muito comum confundir os processos de RH com as atividades desenvolvidas pelo DP. Mas, apesar de estarem conectados e dependentes, há diferenças significativas entre esses dois setores. Então, qual a diferença entre RH e Departamento Pessoal?

O RH trabalha com a gestão de pessoas, por exemplo, treinamento, bem-estar, alocação de perfis, relacionamento interpessoal, motivação e produtividade. Já o DP atua na operação de processos, administrando toda a burocracia da empresa com relação aos colaboradores.

Os dois setores são importantes para a empresa, mas o Departamento Pessoal tem um papel essencial. É possível atuar com certa deficiência na gestão de pessoas, mas jamais na gestão de processos burocráticos desses profissionais.

Habilidades de um time de DP

Como vimos o Departamento Pessoal é essencial para a empresa e, consequentemente, a equipe que compõe este setor deve estar à altura do trabalho. Veja algumas habilidades exigidas de um time de DP:

• Ser organizado: essa é uma das características essenciais que formam o perfil do profissional de Departamento Pessoal. Como ele trabalha com muitos documentos e processos que devem seguir à risca a legislação, ser organizado e ter atenção é imprescindível para que erros não sejam cometidos.
• Desenvolver habilidades de comunicação: entre as habilidades do Departamento Pessoal, desenvolver a capacidade de comunicação é uma das mais relevantes e indispensáveis. Isso porque é ele quem vai repassar as informações aos demais colaboradores, alinhar objetivos às normas da empresa e esclarecer as possíveis dúvidas que surgirem.
• Ser empático: empatia é se colocar no lugar do outro. Como o profissional do Departamento Pessoal vai lidar com questões muito particulares dos indivíduos que compõem o quadro de funcionários é essencial ter tato para resolver os problemas sem se mostrar severo demais e também sem ser indulgente para com os deveres do colaborador.
• Saber trabalhar em equipe: de maneira geral, essa é uma característica importante para qualquer profissional, mas no caso de alguém que está na equipe do Departamento Pessoal, mais ainda. Como ele estará em contato todo o tempo com diversos colaboradores e setores da empresa, saber lidar com as diferentes personalidades e ritmos de trabalho é essencial.

Agora que você já sabe o que faz o Departamento Pessoal e qual a sua importância para a empresa, acompanhe o nosso blog e conheça mais sobre o tema!