Ficha de admissão online: como preencher uma ficha de admissão

O trabalho do profissional de Recursos Humanos requer ações em diversas frentes para que os colaboradores de uma empresa se sintam acolhidos, e tenham todos seus direitos assegurados. Este processo começa a partir da entrada de um novo integrante na equipe. É na ficha de admissão que ficarão contidas todas as informações do colaborador. Mas, por onde começar? 

Elaborar uma ficha de admissão e organizar todo o processo de entrada de um novo colaborador na empresa exige atenção e organização para evitar erros e problemas no futuro. Por isso, no artigo de hoje, vamos te ajudar a entender a importância desse documento e os passos necessários para que ele esteja completo. 

O que é uma ficha de admissão?

Antes de qualquer coisa, é importante lembrarmos que, para chegar na etapa de elaboração da ficha de admissão, o colaborador já deve ter passado por todo o processo de seleção. A partir desse momento você precisa apenas formalizar sua contratação. 

A ficha de admissão é, então, um arquivo (que pode ser físico ou digital) onde constarão todas as informações sobre o novo integrante da equipe. Vale lembrar que, dependendo do tipo de contrato, a ficha de admissão poderá ter informações diferentes. Por isso é essencial que, antes de começar, você confira qual será o modelo de admissão. Os mais comuns são: contrato por CLT, estágio, temporário, pessoa jurídica ou freelancer. 

Aqui você vai encontrar uma lista de documentos gerais, necessários para qualquer tipo de contratação. Mas lembre-se de verificar, com o setor responsável, se a ficha de admissão do novo colaborador em questão necessitará de outros documentos específicos, de acordo com seu tipo de contrato, ou especificidades da função. 

Qual a importância da ficha de admissão de colaboradores? 

Independentemente do tipo de contrato a ser adotado, a empresa precisa assegurar o registro de todos os trabalhadores. Tanto para a segurança do colaborador, quanto para a empresa com as obrigações trabalhistas. Caso necessário, é importante que o setor de Recursos Humanos tenha todas as informações para apresentar em fiscalizações, sejam elas auditorias internas ou do Ministério do Trabalho. 

De acordo com o artigo 41º da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) brasileira: “em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho”. 

Por meio desta lei fica estabelecido então que todos os colaboradores de uma empresa tenham sua ficha de admissão. Nela, além de constarem informações pessoais e específicas do cargo em questão, também devem aparecer: 

• Regime de trabalho;
• Data de admissão;
• Cargo e especificações da função;
• Número do PIS/PASEP e CTPS, se for o caso;
• Dados sobre o período de trabalho.

Vale ressaltar que o documento precisa ser constantemente verificado para, caso necessário, atualizar as informações do colaborador e/ou seu regime de trabalho. 

Quando solicitar os documentos para admissão? 

A ficha de admissão de um novo colaborador só poderá ser feita a partir de sua aprovação no processo seletivo da empresa. A partir desse momento, e após checar as informações sobre seu regime de trabalho com o chefe do setor em que ele foi admitido, bem como a data de início das atividades do novo integrante, você poderá fazer a solicitação dos documentos necessários. 

Mas fique atento para respeitar o prazo estabelecido legalmente para devolver os documentos a ele. De acordo com o artigo 2º da Lei 5.553/68, “quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até cinco dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor”. Então nada de ficar com os documentos do selecionado por tempo indeterminado, ok? Isso poderá causar grandes problemas para sua empresa e não é o que queremos. 

Para te ajudar nesse processo, você pode contar com um sistema de admissão digital. Converse agora com um especialista para entender como isso pode contribuir para o seu setor de RH acessando o Unico People.

Quais os documentos necessários para uma admissão?

Além do preenchimento da ficha admissional pelo RH, existem outros documentos que podem ser solicitados ao novo colaborador. Confira:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
• 1 foto 3×4;
• Atestado médico admissional;
• Cópia da Carteira de Identidade (RG);
• Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Cópia do Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• Cópia do cartão de inscrição no PIS;
• Cópia do Certificado de Reservista, para homens e se menor de 45 anos;
• Cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
• Cópia do comprovante de residência;
• Cópia da Certidão de Nascimento e Casamento (se for o caso);
• Cópia da Certidão de Nascimento de filhos menores de 21 anos.

Todos esses documentos podem ser armazenados de forma digital com a solução do Unico People.

Qual documentação deve ser apresentada pela empresa?

Além da ficha de admissão, existem mais documentos que devem ser apresentados e assinados pelo novo colaborador, e outros que precisam ser reunidos e armazenados para possíveis consultas. São eles:

• Termo de confidencialidade;
• Termo de solicitação de vale-transporte;
• Código de conduta;
• Manual de políticas e normas internas; 
• Mapa de sistemas;
• Contrato de experiência; 
• Declaração de dependentes para o Imposto de Renda;
• Registro de ponto;
• Ficha de salário família.

A ficha de admissão, combinada com todos esses documentos, são registros imprescindíveis que toda empresa deve ter para cada um de seus colaboradores.

Quais os modelos de admissão e suas particularidades?

A escolha do modelo de admissão ideal vai depender dos objetivos da empresa e do colaborador. Cada um dos cinco principais modelos de admissão tem suas características de tributação, duração do vínculo, direitos e obrigações. Confira.

O sistema CLT 

A carteira assinada é o modelo mais comum, onde a empresa deve pagar FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), décimo terceiro salário, férias, entre outros. Esse é o tipo de admissão que envolve mais encargos, mas também o mais seguro para ambos os lados.

Contrato de Estágio

Esse modelo é destinado para estudantes com 16 anos ou mais, que estejam matriculados em uma instituição de ensino. A carga horária deve ser reduzida e o contrato não pode passar de dois anos, de acordo com a Lei do Estágio.

Cargos temporários 

Esse modelo é semelhante à CLT, a diferença é que o contrato vale por tempo determinado, não podendo ultrapassar 90 dias.

Em caso de Pessoa Jurídica

Neste modelo, a Pessoa Jurídica (PJ) não tem direito a décimo terceiro salário, nem férias e outros benefícios. Para receber seu pagamento pelos serviços prestados, o profissional deve emitir nota fiscal. Geralmente, esse modelo vale para colaboradores com salários mais altos, com a possibilidade de horários flexíveis. 

O formato freelancer 

O freelancer pode prestar serviços específicos e isolados, sendo PJ ou autônomo. Quando o freelancer é PJ, ele deve emitir nota fiscal. Já quando ele é autônomo, deve ser recolhido INSS e IR.

Como criar uma ficha de admissão?

A ficha admissional de uma empresa deve ser um documento padrão, elaborado com informações básicas e fundamentais para o cadastro de um novo colaborador. Cada empresa pode adotar seu próprio método, mas, de forma geral, o documento é muito semelhante. 

Vale destacar que, em caso de alteração de qualquer uma dessas informações, a ficha de admissão, que é um documento vivo, deve ser prontamente atualizada. Isso assegurará que o RH tenha sempre dados recentes sobre cada um dos colaboradores.

No caso da ficha de admissão online, esse processo se torna mais simples e rápido, visto que o documento pode ser criado e salvo de forma digital e online, na nuvem.

Existem ainda soluções como o Unico People um software de admissão digital que facilita a organização e consulta dos documentos dos colaboradores e ainda permite a assinatura eletrônica de contratos, comprovantes e certidões.

Levantar os dados básicos do funcionário

Na hora de criar uma ficha de admissão, algumas informações básicas devem ser solicitadas ao colaborador e constar no documento:

• Nome, filiação, data de nascimento e dados de nascimento; 
• Endereço e dados de contato;
• Histórico de saúde e contatos de emergência;
• Formação acadêmica;
• Dados bancários para recebimento do salário.

Solicitar as documentações

Além das informações pessoais, também é necessário coletar dados trabalhistas, bem como documentos que comprovem cada informação cedida. Por exemplo: 

• Número da Carteira de Trabalho e Previdência Social (caso necessário);

• Número do PIS/PASEP (caso necessário); 
• Data de admissão e regime de contratação;
• Cargo, função, salário e forma de pagamento; 
• Férias, acidentes de trabalho e outros; 
• Plano de carreira.

Agendar o exame admissional 

Outro ponto fundamental antes do começo das atividades é realizar o exame admissional do novo colaborador. Com a ficha de admissão em mãos e a devida documentação, faça o agendamento dos exames necessários de acordo com a função a ser ocupada pelo profissional. 

Agende também um horário com o médico do trabalho da sua empresa para que ele verifique se os exames estão bons e assine o termo que aponta a aptidão deste profissional para ocupar a função em questão. 

Controlar o recebimento

Este é um passo essencial do processo de contratação de um novo colaborador. Além de checar se o profissional entregou todos os documentos necessários dentro do prazo estabelecido para o começo de suas atividades, lembre-se do tempo estabelecido pela Lei brasileira para retenção dos documentos. 

Cópias de cada documento deverão ser feitas. Podendo, inclusive, funcionar como uma estratégia caso suas demandas não permitam o preenchimento da ficha de admissão a tempo de devolver os documentos para o colaborador dentro do prazo de 5 dias. Essas cópias deverão ser arquivadas no dossiê do profissional em questão.

Organizar de maneira eficiente 

Cada empresa pode escolher o método que achar mais eficiente para organizar e arquivar essas informações, mas, de forma geral, elas são feitas de forma física ou digital. Sendo cada vez mais adotada a admissão digital, por seus benefícios e praticidade. 

Arquivos físicos ocupam bastante espaço e precisam ser armazenados, gerando grandes dores de cabeça para as empresas. Além disso, em caso de necessidade de atualização das fichas, toda responsabilidade recai sobre o profissional de Recursos Humanos que terá de encontrar tais documentos. 

Apesar de ser possível manter uma organização de arquivos físicos, a praticidade da admissão digital é inegável. Sistemas mais simples como o escaneamento desses arquivos podem ser adotados, mas cada vez mais as empresas vêm escolhendo soluções tecnológicas mais elaboradas e seguras como a do Unico People

Elaborar o contrato

Após o preenchimento da ficha de admissão, o contrato poderá ser elaborado, afinal, o RH terá todas as informações necessárias para preenchimento do documento. O contrato pode mudar de acordo com o cargo a ser assumido, bem como o regime de trabalho adotado. Então a empresa deverá ter um modelo padrão para cada caso. Fique atento para preencher o correto, ok?

Depois da etapa de preenchimento das informações, o contrato deverá ser lido por ambas as partes interessadas (contratante e contratado) e assinado em tempo hábil. Ou seja, antes do colaborador começar a desempenhar suas atividades. 

Modelo de rejeição do vale-transporte

Dependendo do tipo de contrato estabelecido com o colaborador, ou até mesmo dos benefícios concedidos pela empresa, ele terá direito a alguns auxílios. Caso ele não os queira, ou não os necessite, modelos de rejeição de tais benefícios precisarão ser elaborados. 

Admissão digital 

Com a adoção da admissão digital, todos os passos citados até aqui podem se tornar muito mais fáceis.  

Com a solução do Unico People, por exemplo, você pode fazer todo o processo de admissão de um novo colaborador a partir de 20 minutos. Contando com sistemas de assinatura eletrônica, validação de dados junto ao eSocial e Correios.

E no caso da admissão online?

Quando falamos em admissão online, tudo é mais rápido, prático e seguro.

Com a CTPS digital, ou carteira de trabalho digital, em vigor desde 2019, as empresas podem realizar a admissão de colaboradores de forma 100% digital, facilitando a vida do colaborador e o trabalho do RH.

Com a admissão online, a ficha de admissão e todos os demais documentos podem ser armazenados na nuvem, otimizando o espaço que seria ocupado por papéis e facilitando a consulta, que pode ser feita com poucos cliques.

Em organizações com alto volume de admissões, a admissão online é a melhor opção, pois reduz custos com materiais de escritório, otimiza o tempo dos profissionais de RH e elimina a burocracia sem comprometer a segurança com o uso da assinatura eletrônica.

Mas para aproveitar todos esses benefícios, as empresas precisam investir na tecnologia, mais especificamente em soluções para admissão digital, como é o caso do Unico People.

Como o Unico People simplifica a admissão online?

O Unico People é um sistema de admissão online, seguro, personalizável e escalável para grandes empresas, com assinatura eletrônica para proteger a empresa e o colaborador.

Para aumentar a organização e facilitar a consulta, com o Unico People as empresas têm um “prontuário” digital para cada colaborador, com todas as suas informações e os documentos enviados em um só lugar.

Com a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), a melhor do mercado, o software faz a leitura e análise automática dos documentos enviados pelo novo colaborador em um prazo de até 3 horas.

Portanto, além de ter toda a documentação de cada colaborador salva na nuvem, em um único lugar, com o Unico People as empresas têm mais agilidade na admissão online e mais segurança na validação dos documentos.

Agora que você já sabe como preencher a ficha de admissão de um novo colaborador da sua empresa, que tal fazer isso de forma digital? Quer saber mais sobre como podemos ajudar nesse processo? Acesse o site Unico People e fale com um dos nossos especialistas!