Lista de documentos para admissão: quais pedir e como guardá-los

Uma das etapas mais importantes no processo de admissão de um novo colaborador é o envio de documentos admissionais. É a partir deles que será realizada a formalização da contratação do novo profissional, visto que são neles que se encontram informações pessoais essenciais. 

Além disso, os documentos para admissão também são fundamentais para os processos fiscais, portanto é importante armazená-los de maneira correta, respeitando a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD) e em ordem para fins contábeis, como a concessão de direitos previstos e o recolhimento do Imposto de Renda Retido em Fonte (IRRF).

Com tantos detalhes, até o mais experiente profissional de Recursos Humanos pode ficar confuso. Então, neste conteúdo vamos apresentar a lista completa dos documentos para admissão e dar dicas de como guardá-los com segurança e ordem, de acordo com as regras e leis vigentes.

O que são documentos para admissão?

Documentos para admissão são os registros de informações pessoais e profissionais de um colaborador, como certidões e certificados. Eles são exigidos pelas leis trabalhistas e são geralmente solicitados no final do processo de contratação. 

Os documentos para admissão são solicitados para que a empresa conheça seu novo colaborador acessando sua informações e inseri-las no sistema de gestão de colaboradores. 

Além disso, a contratação só será efetivada depois da apresentação de documentos oficiais e seus dados. Vale lembrar que a empresa depende deste procedimento para a sua regularidade.

Portanto a exigência destes documentos protege a empresa de fiscalizações do ministério do trabalho e garantem os direitos trabalhistas.

São muitos artigos que fazem parte das leis do trabalho, ao todo 900, esses são consolidados pela CLT (consolidação da leis do trabalho). A CLT já passou por muitas modificações e atualmente foram aprovadas alterações das leis de trabalho por causa da pandemia e outros fatores. 

Assim, hoje foram acrescentadas às leis do trabalho: a redução de jornada e salário, o trabalho em home office, antecipação de férias e outras flexibilizações da CLT.

No entanto, a documentação para a admissão do novo colaborador ainda é exigida por lei. Neste sentido, uma lista de documentos é obrigatória para efetivar a admissão.

Nestes documentos estão informações como número do RG, CPF e endereço. Além disso, os números de PIS e PASEP, título de eleitor, entre outros. Confira a lista completa dos documentos para admissão que você precisa solicitar para seu novo colaborador!

Lista de documentos para admissão

Confira abaixo o checklist completo que o departamento de recursos humanos pode solicitar para o futuro colaborador:

• cópia do RG;
• cópia do CPF;
• original e cópia da carteira de trabalho (CTPS) ou a carteira digital;
• foto 3×4;
• cópia do título de eleitor;
• original e cópia da carteira de habilitação (CNH) — caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida;
• cópia do comprovante de endereço;
• cópia do comprovante de escolaridade;
• original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos.
• Inscrição no PIS/Pasep
• Certidão de vacinação dos filhos menores de 7 anos
• Comprovante de frequência escolar referente aos filhos maiores de 7 anos

Documentos para admissão: PcDs, conselhos e estagiários

A inclusão de Pessoas com Deficiência no mercado de trabalho até hoje é rara, infelizmente, porque alguns recrutadores e gestores ainda enxergam como um grande desafio na hora da admissão.

Documentos para admissão de PcDs

De modo geral, os documentos para admissão de pessoas com deficiência são os mesmos que listamos acima. Porém, neste caso, além dos registros comuns, o profissional PcD precisa apresentar um laudo médico ou certificado de reabilitação do INSS, caso seja um beneficiário reabilitado. 

O laudo médico deverá conter:

• dados do trabalhador (nome, RG, CPF);
• a descrição da deficiência com o parecer do médico especialista;
• o código referente à Classificação Internacional de Doenças (CID);
• quais são as limitações ou sequelas que a pessoa possui;
• autorização do empregado para tornar pública a sua condição.

Documentos para cargos específicos

Para algumas posições, pode ser exigido um documento específico para atestar a aptidão daquela pessoa para a profissão que ela vai desempenhar, como é o caso de profissionais da saúde, engenheiros e advogados, por exemplo. Confira os mais comuns!

• Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (CREA);
• Conselho Regional de Medicina (CRM);
• Conselho Regional de Nutricionistas (CRN);
• Conselho Regional de Psicologia (CRP);
• Conselho Regional de Biomedicina (CRBM);
• Conselho Regional de Educação Física (CREF);
• Ordem dos Advogados do Brasil (OAB);
• Conselho Federal de Contabilidade (CFC);
• Conselho Regional de Economia (CORECON);
• Conselho Regional de Farmácia (CRF);
• Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil (CAU/BR).

Documentos para admissão de estagiários

Os estagiários são uma modalidade de serviço diferenciada, por esse motivo a admissão de estagiários e jovens aprendizes exige alguns documentos diferentes daqueles que são exigidos para profissionais efetivos. Entre eles estão:

• carteira de identidade (RG)
• CPF
• Comprovante de residência
• histórico escolar
• Atestado de frequência escolar
• Termo de compromisso de Estágio (TCE): contrato que consta direito e deveres do estagiário; valor da bolsa estágio; período de contratação e outras informações

Quais documentos a empresa não pode exigir para admissão?

Tão importante quanto saber quais documentos para admissão solicitar, é entender quais não podem ser solicitados. Isso porque a legislação atual entende que entregar algumas informações pode causar constrangimento do colaborador ou prejudicar sua imagem no ambiente de trabalho. São eles:

• certidão negativa de ações trabalhistas — este documento comprova a inexistência de processo trabalhista por parte do candidato;
• registros que atestem situação positiva ou negativa de dívidas no nome do candidato, como a certidão negativa da Serasa, do SPC ou do cartório de protestos;
• dados sobre antecedentes criminais — a menos que a vaga do emprego tenha relação com algum crime;
• exames que comprovem esterilização ou gravidez;
• exame de HIV.

Por quanto tempo os documentos admissionais devem ser guardados?

Depois que o colaborador estiver contratado, não quer dizer que o departamento de recursos humanos deve descartar os documentos para admissão. Eles devem ser armazenados por algum tempo, segundo as normas da CLT e da Constituição Federal. Confira na lista abaixo o tempo de armazenamento de cada documento:

2 anos: rescisão de contrato, aviso prévio e pedido de demissão;

3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);

5 anos: Recibos diversos (salários, 13º salário, férias), controle de ponto, cadastro no PIS/PASEP e Guia da Previdência Social;

10 anos: folha de pagamento e RAIS;

20 anos: exames médicos;

30 anos: FGTS;

Indeterminado: contrato de trabalho.

Como agilizar o processo de admissão?

Como é possível notar, o processo de admissão é complexo e composto por uma grande quantidade de informações, que precisam ser, após utilizadas, processadas e arquivadas. Então, para não perder tempo e completar essa tarefa da melhor maneira possível, siga algumas dicas que separamos hoje para otimizar a sua rotina!

Melhorar processos e comunicação

A comunicação é fundamental para fluir o processo de contratação, tanto internamente, para tratar das características e habilidades que o novo membro da equipe deve ter, quanto externamente, na busca por um novo colaborador. Por isso, ser o mais claro e transparente possível no processo pode acelerar a admissão e, por consequência, otimizar o processo.

Solicitar documentos com antecedência

Alguns documentos podem demorar um tempo para serem conseguidos pelos candidatos, portanto, solicite com antecedência e dê um prazo para a entrega. Quanto antes acontecer o pedido, mais rápido acontece a entrega e a admissão do novo colaborador. 

Tenha um checklist de admissão

Antes mesmo de começar o processo de admitir um novo colaborador, é essencial ter todas as etapas desenhadas para não esquecer de nada. Por ser um processo tão importante e complexo, aconselhamos anotar todas as etapas, informações necessárias e solicitações que devem ser feitas ao longo das entrevistas. Confira esse checklist de admissão que preparamos!

Checar documentos pelo e-social

O e-social é um projeto do Governo Federal criado com o objetivo principal de modernizar o modelo nacional de relações trabalhistas e unificar as informações dos colaboradores, muito usado pelos departamentos de recursos humanos, contábil e fiscal. Atualmente, o sistema se tornou uma obrigação de envio das empresas, e faz todas as validações necessárias, como folha de pagamento, dados da carteira de trabalho, período de admissão e demissão, entre outros.

Ter um processo de admissão 100% digital

Um processo de admissão digital simplifica a burocracia e acelera a contratação de talentos para a sua empresa. Por ser mais ágil, seu RH tem mais tempo para focar em questões estratégicas de alto impacto. 

Com o Unico People, você digitaliza seu RH e transforma completamente a maneira de fazer contratações. Com nossa solução, é possível gerenciar em tempo real os processos de admissão e automatizar a validação de dados e documentos junto ao eSocial e Correios. Além disso, a empresa e o candidato assinam eletronicamente todos os documentos de RH 

E pode ficar tranquilo quanto a aplicação da LGPD. A Unico garante a segurança dos dados da sua empresa e dos seus candidatos. Quer saber mais sobre esse assunto? Baixe nosso e-book gratuito sobre LGPD no RH: o que seu setor precisa para se adequar.

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