Programa de compliance: entenda a importância e como implementá-lo

Você sabe o que é um programa de compliance e como implementá-lo na empresa? Com o objetivo de que a empresa possa alcançar diferencial competitivo e alinhar seus interesses aos interesses do público como um todo, existe a necessidade de buscar continuamente por estratégias que contribuam de forma efetiva para trazer melhorias para a imagem organizacional.

Nesse sentido, é preciso ter uma preocupação em corrigir com rigidez as suas ações, além de entender quais são os pontos que tendem a invadir campos éticos e morais. Dessa forma, além de trazer um código de conduta para a ação de boa parte dos profissionais, o programa de compliance tem ainda a oportunidade de reduzir a incidência de fraudes, especialmente quando voltadas para problemas internos.

Neste material, você entenderá um pouco mais sobre o significado desse conceito e algumas dicas de como implementá-lo. Continue a leitura e saiba mais!

O que é compliance?

Primeiro, vamos ao significado de compliance. O termo tem origem do inglês. Em sua tradução livre, podemos definir como “estar em conformidade com”, “concordar” e “obedecer”. No campo de vista organizacional, compliance significa que a empresa se compromete com a integridade no momento de tomar as decisões diárias, além de conduzir toda a equipe a seguir pelas mesmas estratégias.

Antes de tudo, devemos levar em consideração que não se trata de algo novo. Afinal, surgiu no início XX, quando empresas norte-americanas (especialmente do setor bancário e farmacêutico), se viram preocupadas com algumas regras instituídas pelo governo.

Porém, apenas na década de 1970 foram criadas normas para evitar e punir o comércio internacional — desde então, empresas que tivessem como objetivo expandir suas ações precisavam se adequar a essas leis. Sendo assim, foram criados programas de compliance para que atingissem esse resultado.

Para isso, um programa de compliance pode ser dividido em três níveis distintos: gestão de riscos, governança corporativa e gestão de processos. Entenda!

Gestão de riscos

Mencionamos algumas vezes no blog sobre a importância de uma organização contar com o gerenciamento de riscos. Afinal, é por meio dessa estratégia que a equipe tem a oportunidade de conhecer os gargalos aos quais a empresa está submetida, aperfeiçoar ações que reduzam esses impactos, além de trazer um treinamento eficaz para a equipe entender como lidar em diferentes tipos de ação.

Ou seja, o principal objetivo de uma gestão de riscos é identificar pontos que podem ameaçar o crescimento de um negócio a longo prazo. Dessa forma, é preciso seguir as quatro fases de uma gestão de riscos:

• identificação — como o próprio nome já diz, a equipe vai identificar os riscos existentes em todas as áreas de um negócio;
• avaliação — riscos identificados, é preciso categorizá-los, de forma que possa entender o grau desse risco e qual é o impacto;
• mitigação — a partir disso, estratégias para mitigá-lo são tomadas, de acordo com a percepção das equipes;
• monitoramento — de forma contínua, existe a necessidade de monitorar se esses riscos estão de fato mitigados e quais são possíveis ações para aperfeiçoar os pontos já existentes.

Governança corporativa

Assim como em qualquer outro tipo de gestão, é preciso contar com uma parte executiva que vai definir regras para o projeto. No caso de um programa de compliance, a governança corporativa cumprirá com esse papel.

Nesse sentido, serão definidas diretrizes que contribuirão de forma direta para guiar como deve ser a atuação da instituição em relação aos seus clientes, fornecedores, parceiros e demais pessoas com as quais mantém contato no dia a dia.

Geralmente, a governança corporativa é composta por:

• conselho de administração;
• comitê de funcionários;
• conselho consultivo;
• comitê de clientes;
• diretoria executiva.

Gestão de processos e negócios

Em um programa de compliance, é essencial que cada colaborador entenda bem como a sua função poderá contribuir para a empresa como um todo, além de saber como ela é alinhada ao programa de forma geral. De nada adianta ter normas bem estabelecidas e diretoria alinhada se as pessoas de diferentes áreas não as seguem, não é verdade?

Além disso, existe a necessidade de identificar questões pontuais no dia a dia do trabalho, como desperdícios (de materiais e de tempo), bem como a produtividade, de forma que entregue valor ao cliente, reduza custos e traga resultados positivos para a organização.

Qual é a importância do programa de compliance?

Agora que você já sabe o que é o compliance e quais são os seus diferentes níveis, chegou o momento de entendermos sobre a importância que ele exerce para a empresa. Entre os principais objetivos das empresas, destaca-se a necessidade de buscar por um crescimento contínuo a longo prazo, de forma que a organização se consolide no mercado de forma segura e com um bom relacionamento com o cliente.

Conforme abordamos, hoje há uma crescente pressão para que siga padrões éticos e possa gerar valor aos seus clientes e também aos seus investidores e demais parceiros. Justamente por isso, existe a preocupação em criar programas preventivos, bem como monitorá-los de forma contínua.

Essas boas práticas, porém, não devem ser pensadas de forma “solta” à estratégia do negócio. Mas, sim, alinhadas à missão, visão e valores, de forma que possa também abrir espaço para transações internacionais. Confira os principais benefícios!

Eficiência operacional

Conforme abordamos, vai haver a identificação dos riscos logo nos períodos iniciais do programa de compliance. Nesse sentido, ao contar com qualquer tipo de situação que envolva diferentes áreas, cada profissional entenderá suas funções e como elas podem contribuir naquele momento, ocasionando de forma natural em uma eficiência operacional para a empresa.

Nesse sentido, a gestão estará alinhada com as normas vigentes, minizando os impactos da empresa e alcançando resultados mais favoráveis.

Vantagem competitiva

A empresa que não se preocupa em gerar diferencial competitivo em relação aos seus concorrentes, certamente, está perdendo importantes oportunidades. Um programa de compliance permitirá que as equipes possam manter ações focadas em qualidade, o que traria impactos diretos para a percepção do cliente com o negócio.

Políticas de segurança e de gestão de riscos estão cada vez mais presentes nas realidades das empresas. Ou seja, aquelas que não identificam essa tendem a desaparecer com o tempo, pois se tornarão muito mais vulneráveis a fatores externos e internos à organização.

Segurança jurídica

Naturalmente, um dos principais motivos para adotar um programa de compliance é a segurança jurídica. Conforme abordamos, a equipe como um todo traça estratégias para se adequar às normas e às leis vigentes. Consequentemente, as ações estabelecidas contribuem para evitar gargalos dessa natureza, de forma que as práticas adotadas no dia a dia das áreas estejam alinhadas com as imposições legais de sua região — ou de seu setor de atuação.

Sendo assim, riscos de multas, demandas judiciais e processos administrativos reduzem significativamente, gerando ainda redução de custos para o caixa da empresa.

Reputação no mercado

Credibilidade: esse é um quesito que clientes e investidores mais têm buscado no momento de definir por uma empresa. Da mesma forma que a organização vai contar com segurança jurídica por seguir com as normas vigentes, vai ter a oportunidade de conquistar maior reputação no mercado, justamente por estar em harmonia com a legislação e respeitar todas as esferas de contato.

Como implementar um programa de compliance?

Uma dúvida comum entre as empresas está em adotar estratégias eficazes que permitam adotar um programa de compliance sem grandes dificuldades. A seguir, selecionamos as principais sugestões a serem adotadas. Veja!

Tenha uma consultoria especializada para o programa de compliance

A primeira delas está relacionada a buscar por uma consultoria especializada para o programa de compliance. Esse é um tipo de estratégia que gera muitos questionamentos ao longo da implementação. Ao buscar por pessoas que já estejam cientes sobre o tema, as chances de que os primeiros passos deem certo aumentam consideravelmente, principalmente porque esses profissionais entenderão as particularidades de seu negócio.

Além disso, a equipe terá auxílio em elaborar o termo de responsabilidade, cujo objetivo é justamente o de determinar quais são os deveres dos funcionários, principalmente no que diz respeito aos acessos de segurança da empresa.

Envolva os colaboradores

Quando mencionamos sobre a identificação dos riscos, explicamos sobre a necessidade de entender quais são os gargalos existentes em diferentes áreas. Isso só é possível a partir do envolvimento dos profissionais, uma vez que eles estão vivenciando na prática as suas funções diariamente.

Além disso, conforme ressaltamos, é preciso que haja o cumprimento das principais normas e regras pré-estabelecidas — ou seja, o interesse em estudar o programa de compliance e praticá-lo na rotina deve partir das pessoas de diferentes times.

Realize treinamentos

Treinamentos são muito importantes para a empresa, independentemente de qual seja a estratégia. Além de aumentar a produtividade, vai trazer a sensação de pertencimento por parte dos colaboradores, uma vez que isso demonstra que a empresa se preocupa com o seu desenvolvimento profissional.

No caso do programa de compliance, além de tudo, é um termo novo que traz dúvidas para as equipes. Por essa razão, é preciso investir continuamente na capacitação, de modo que as pessoas entendam quais são os riscos de fraudes, os cuidados necessários em cada uma das funções, como é o processo de segurança de dados, entre outros pontos relevantes.

Além disso, é indicado que realize campanhas de conscientização para práticas simples no dia a dia (o uso do e-mail, por exemplo), evitando erros comuns nas empresas que trazem impactos significativos para a credibilidade de um negócio — ataques hackers por e-mail de phishing.

Mude a cultura de sua empresa

Por fim, deve-se levar em consideração que compliance não deve ser apenas para seguir as leis. As empresas precisam seguir padrões éticos e esperar que seus profissionais também estejam alinhados com esses valores. Sendo assim, mais do que nunca é preciso ter um cuidado maior no momento das contratações, solicitando referências e identificando se a pessoa se adequa ao perfil do cargo e da organização.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é o programa de compliance, qual é a sua importância, além de conferir dicas de como implementá-lo. O ideal é que o comitê de implantação defina um bom planejamento e, acima de tudo, estude boas práticas de acordo com a sua realidade. Assim, as chances de obter sucesso aumentam consideravelmente.

Deseja conhecer um pouco mais sobre a LGPD e a sua influência para a segurança de dados? Continue no blog e acompanhe nosso outro material!