Compliance: a importância do setor e seus desafios na era digital

Em uma empresa, é essencial buscar estratégias que contribuam para oferecer mais segurança às informações e também aos profissionais. Além disso, especialmente em um período no qual as pessoas têm amplo acesso às informações nas redes sociais, a integridade do negócio deve ser uma prioridade para a organização, uma vez que a credibilidade da marca impacta diretamente nos resultados financeiros. Em todo esse contexto, torna-se necessário criar um programa de compliance, entender como funciona e quais são seus desafios no mundo digital.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você tire suas dúvidas. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a área de compliance em uma empresa?

Primeiro, vamos entender um pouco mais sobre o que é a área de compliance em uma empresa. A palavra em si vem de conformidade. De origem inglesa, é oriunda do verbo “to comply”, que significa obedecer, agir de acordo com determinadas regras.

Conforme abordamos, é essencial que as empresas se preocupem com a sua credibilidade. Nos últimos anos, por exemplo, vimos notícias de organizações que se envolveram em grandes escândalos, como pagamento de propinas ou até mesmo questões envolvendo seus próprios colaboradores (quando há comportamentos inadequados entre eles, por exemplo).

Além disso, mais do que nunca é necessário contar com obrigações ambientais e de sustentabilidade, entender todas as pautas trabalhistas e estar de acordo com a legislação, além de preocupar-se com questões éticas no dia a dia das empresas.

Nesse sentido, a empresa vai definir critérios que precisa estar em conformidade, enquanto uma equipe em específico vai analisar continuamente quais são as estratégias a serem adotadas para atender a esses pontos e o que fazer quando algo “sai de controle”. Sendo assim, é preciso criar um programa de compliance.

Como criar um programa de compliance?

A seguir, selecionamos algumas dicas sobre como criar um programa de compliance nas empresas. Veja!

Entenda quais são os riscos da empresa

Assim como em qualquer outra estratégia, o passo inicial é o de identificar quais são os riscos da empresa. Com sua equipe, realize uma avaliação dos gargalos de conduta que podem acometer o seu negócio, além de analisar quais são os possíveis riscos tanto com o mercado quanto com os próprios colaboradores.

Para realizar esse estudo dos riscos, basta seguir os seguintes passos:

• defina os critérios mais importantes para a empresa e analise cada situação em específico;
• defina quais são os possíveis resultados negativos que essas situações oferecem (corrupção, por exemplo, pode levar a perda de credibilidade e até mesmo causar impactos financeiros na empresa);
• estipule qual é o grau de cada risco;
• defina as estratégias a serem adotadas para mitigar esses pontos.

Monte um plano de ação

O próximo passo para criar um programa de compliance é montar um plano de ação, com base nos riscos identificados. Nesse planejamento, descreva cada uma das etapas necessárias, quem serão os responsáveis por ela, prazo a ser cumprido e quais são as estratégias envolvidas nas diferentes fases.

Além disso, defina como será a capacitação dos profissionais no que diz respeito ao compliance, além de avaliar como será a divulgação das ações adotadas para toda a empresa.

Crie um código de conduta

Além disso, é essencial que a empresa tenha um código de conduta. Por meio dele, há um fortalecimento da imagem da empresa perante a sociedade, além de contar com critérios bem estabelecidos para a resolução de conflitos internos. Outro ponto que se destaca é a aproximação de toda a equipe da instituição, uma vez que o código deve ser elaborado e divulgado envolvendo grande parte das pessoas da organização.

Para essa elaboração, basta seguir algumas etapas:

• tenha uma comissão que vá contribuir para encabeçar a escrita do código de conduta da empresa;
• analise quais são os conteúdos necessários para constar no código;
• discuta todo o material com a equipe e faça as correções que julgarem necessárias;
• seja abrangente com todas as áreas e setores da empresa;
• estruture o código e publique-o para que grande parte das pessoas tenham acesso;
• divulgue para toda a empresa.

Tenha um canal de comunicação

É preciso, ainda, contar com um canal de comunicação específico para que o código de conduta seja colocado em prática. Assim, sempre que houver a identificação de alguma irregularidade, as pessoas podem entrar em contato com o profissional certo e sem receio de sofrer algum tipo de represália por isso.

Nesse sentido, os canais de comunicação precisam ser abertos para os clientes internos (ou seja, os colaboradores) e também para o público externo, que são os clientes e fornecedores.

Quais são os principais desafios do compliance nas empresas?

Agora que você já sabe o que é o compliance e quais são as principais estratégias para implementá-lo nas empresas, chegou o momento de conhecermos alguns de seus desafios. Confira!

Integração com os demais setores da empresa

O primeiro deles e um dos principais desafios enfrentados pelo compliance é a integração com os demais setores da empresa. Não basta contar com um código de conduta bem estruturado se as demais áreas da empresa não estão integradas.

Dessa forma, existem os riscos de algumas das regras pré-estabelecidas não serem seguidas. Ou, ainda, de os profissionais nem sequer terem o conhecimento mais amplo sobre o que a empresa espera do dia a dia das atividades.

Cultura organizacional

Apesar de a cultura organizacional ser essencial para a empresa, ela pode ser um entrave para implementar novos processos.

Devemos levar em consideração que, ao adotar o compliance na equipe, é preciso que haja o entendimento de que haverá mudanças em boa parte dos times. Por essa razão, existe a necessidade de estar aberto a elas, com lideranças envolvidas em todo esse processo para que os demais colaboradores também abracem a estratégia.

Sendo assim, é essencial que as pessoas se sintam parte desse processo, entendam como as suas funções podem contribuir nesse cenário e como as atividades vão impactar para que a empresa esteja em compliance.

Fonte de dados

Para implementar o compliance na empresa, é preciso ter acesso a uma fonte de dados para executar o trabalho de maneira eficaz. Porém, para compilar as principais informações necessárias para que a empresa esteja em conformidade, muitas vezes é preciso consultar diferentes locais para ter acesso ao histórico do negócio e aos principais tópicos necessários.

Sendo assim, acaba comprometendo a tomada de decisão e até mesmo a análise dos dados, sendo um agravante para que o programa de compliance seja colocado em prática. Por essa razão, o ideal é contar com a tecnologia como aliada, de modo que reúna os principais tópicos em uma mesma ferramenta para otimizar o processo do time como um todo.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é o compliance, qual é a sua importância e os principais desafios enfrentados. Conforme observamos, contar com essa área no negócio vai reduzir a incidência de fraudes e desconformidades, além de diminuir de forma significativa perdas financeiras e também de reputação. Por essa razão, é essencial que a gestão se preocupe com o tópico, estudando maneiras práticas de rodar as sugestões apresentadas.

Se deseja se aprofundar em como criar um programa de compliance, continue no blog e boa leitura!