Conheça 5 principais características de Compliance

Compliance é um termo cada vez mais comum no vocabulário empresarial. Mas, apesar da sua importância, o conhecimento sobre as principais características de Compliance e a implementação efetiva desses processos nas organizações ainda está longe do desejado.

Segundo a Pesquisa Nível de Maturidade em Compliance 2018, realizada pela consultoria ICTS Protiviti, 36% das empresas entrevistadas apresentam nível médio-baixo e baixo no quesito. Ou seja, não contam com elementos suficientes que garantem a efetividade do programa de Compliance, o que pode resultar em uma alta exposição a fraudes e riscos à segurança da informação nas empresas.

Quer entender melhor como implementar práticas na área em sua empresa? Conheça 5 principais características de Compliance!

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O que é Compliance?

Antes de conhecer as principais características de Compliance, vamos relembrar o conceito. Compliance é um termo que vem de um termo em inglês, to comply, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido. Dessa forma, o conceito se refere ao alinhamento de uma empresa à normas para determinada atividade e é executado tanto interna quanto externamente.

Assim, estar em Compliance é estar em conformidade com a legislação, agindo de maneira ética e transparente. Entre os benefícios de implementar processos de Compliance estão:

• Maior confiança do mercado de atuação;
• Aumento do controle sobre os riscos;
• Segurança de dados e prevenção de possíveis fraudes;
• Redução de custos e contingências com multas, publicidade negativa, interrupção das atividades, etc.;
• Criação de um ambiente de confiança e transparência.

Saiba mais sobre o que é Compliance.

5 principais características de Compliance

Não existe um programa único de Compliance que pode ser adotado por todas as empresas. As ações devem respeitar as características de cada organização, como tamanho, setor de atividades, objetivos, entre outros. Além disso, o programa deve ser sempre revisto para abarcar as mudanças da empresa, do mercado e das legislações.

Mas, ainda que não exista uma fórmula única, é possível destacar elementos comuns e pontos importantes que devem ser levados em conta por qualquer organização. Conheça, então, 5 principais características de Compliance para sua empresa.

1) Envolvimento da alta direção

Comprometimento é uma palavra fundamental quando falamos das principais características de Compliance. E ter comprometimento significa ter o suporte e o envolvimento da alta administração.

A direção deve apoiar e se envolver no planejamento e na execução das ações. É importante também que a empresa adote o conceito de Compliance como um valor fundamental da cultura corporativa. Quando se inclui o tema como uma prioridade estratégica da administração, a empresa garante:

• a transmissão da importância do tema a todos os colaboradores;
• a inclusão de recursos para as ações no orçamento;
• o monitoramento da implementação do programa;
• a atribuição de metas e objetivos para o controle na prática das ações.

2) Recursos adequados

Também é um sinônimo de comprometimento da organização a destinação de recursos adequados para a implementação e execução do programa. Mas, atenção, adequado não significa necessariamente elevado, mas, sim, uma quantidade suficiente para que o programa funcione de maneira correta.

Para prever o montante de recursos necessário no orçamento, a empresa deve levar em conta:

• a estrutura que se necessita para se manter o programa;
• a necessidade da contratação de colaboradores totalmente dedicados às ações;
• a quantidade total de colaboradores que vão estar envolvidos;
• os recursos necessários para a capacitação desses funcionários.

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3) Autonomia e independência da equipe

É importante que exista uma pessoa ou equipe que esteja dedicada à implementação e manutenção do programa. Além dos conhecimentos técnicos, os responsáveis na empresa devem ter a capacidade de influenciar as decisões da organização.

Isso só é possível se esses profissionais ocuparem uma posição relevante na estrutura da empresa. Também é fundamental que essa equipe tenha autonomia e independência para adotar as medidas necessárias para a eficácia das ações.

4) Análise de riscos

A avaliação de riscos é uma das principais características de Compliance. É através dela que se conhece todos os riscos potenciais e seus impactos para que a organização alcance seus objetivos. Cada empresa está sujeita a problemas diferentes, de acordo com suas características e é preciso analisar cada caso individualmente.

Para avaliar os riscos, é necessário levar em conta fatores como o tamanho da organização, os setores em que ela atua, sua posição nos mercados, a capilaridade de suas atividades, a quantidade de colaboradores e o grau de instrução desses funcionários.

5) Monitoramento e revisão das ações

O sucesso de um programa de Compliance depende do monitoramento e revisão constante das ações. Para isso, é importante ter em consideração se as ações estão sendo implementadas e se os resultados são efetivos.

Além disso, é importante sempre revisitar as metas e atividades propostas, avaliando se elas ainda fazem sentido diante das mudanças que o mercado e a empresa podem apresentar. Caso seja necessário, o programa deve ser adequado.

Compliance na prática

Agora que já conhecemos as principais características de Compliance, vamos conhecer quais ações que sua empresa pode adotar na prática.

• Implemente um código de conduta e políticas: um código de conduta ética traz todas as políticas a serem adotadas na empresa, não apenas para manter a conformidade com as leis, como também para garantir uma cultura de integridade e valorização de comportamentos éticos.
• Invista em treinamento e comunicação: para garantir o sucesso do programa de Compliance, é essencial que os colaboradores entendam a importância das ações para a empresa, além de conhecer as regras e o papel de cada funcionário. Isso é possível através de investimentos em treinamento e comunicação interna.
• Realize controles internos: outra ação importante é criar mecanismos de controle para assegurar que os riscos sejam minimizados, tanto interna como externamente. Se há algum indício de irregularidade, as providências necessárias devem ser tomadas, com as devidas correções e, conforme o caso, punições.
• Implemente canais de denúncia: é importante que a empresa esteja aberta a receber denúncias com relação a violações no código de conduta. Por isso, é importante manter canais internos de diálogo à disposição dos colaboradores, como e-mails, telefones e outras formas de comunicação.
• Realize Due diligence: O programa de Compliance não pode ficar restrito ao comportamento da organização. Fornecedores, representantes, distribuidores e outros parceiros devem ser submetidos a uma rigorosa due diligence. Ou seja, é importante avaliar o histórico de cada um deles antes de se estabelecer uma relação contratual.

Agora que você já sabe quais são as principais características de Compliance e quais ações você pode implementar na prática, continue acompanhando nosso blog! Aqui você fica por dentro dos assuntos relacionados a segurança da informação e tecnologia. Conheça também o Unico Check, tecnologia de reconhecimento facial para autenticação e validação de identidades da Unico.