Controles internos: o que são, tipos e por que são tão importantes?

Realizar o controle dos riscos na organização deve ser uma das prioridades da equipe. Para isso, existe a necessidade de entender quais são eles, quais são as áreas mais expostas a distintos riscos e quais são as alternativas existentes que contribuem para a mitigação. Porém, como as empresas contam com muitos processos diferentes nos setores, é preciso que os controles internos auxiliem nesse processo.

Pensando nisso, elaboramos este material para que vocês entendam o que são esses controles internos, quais são os principais tipos existentes e a importância que eles exercem dentro de uma empresa. Continue a leitura e saiba mais!

O que são controles internos?

No dia a dia da organização, é preciso que a gestão se preocupe com mecanismos e práticas que garantirão a integridade e a segurança das informações, tanto financeiras, quanto contábeis ou até mesmo relacionadas a processos pessoais (dos próprios colaboradores).

É para manter essa integridade que existem os controles internos — eles contribuem para trazer melhorias de eficiência operacional para a empresa como um todo, além de reduzir os riscos e garantir que as principais leis que regem o seu setor de atuação sejam cumpridas com efetividade.

Entre os objetivos que podemos destacar relacionados aos controles internos, ressaltamos:

• proteção dos ativos de uma empresa;
• estabelecimento de responsabilidades para as diferentes áreas, processos e cargos;
• aumento da eficiência operacional da empresa como um todo — afinal, profissionais poderão consultar as principais normas e regras que regem a empresa;
• impedimento de comportamentos fraudulentos por parte dos colaboradores;
• otimização das operações.

Qual a importância dos controles internos nas empresas?

Agora que você já sabe o que são os controles internos em uma empresa, chegou o momento de analisarmos a importância de contar com essa preocupação nas organizações. Confira!

Cumprimento das principais normas e regras da empresa

Ao implementar controles internos nas empresas, consequentemente vai haver o entendimento de quais são as principais normas e regras relacionadas às mais distintas áreas e cargos. Nesse sentido, continuamente a gestão tem a oportunidade de implementar auditorias, que contribuirão para que analisar se eles de fato estão sendo cumpridos conforme o recomendado para a organização.

Nesse sentido, o negócio não apenas implementará os controles, como terá o entendimento de que eles de fato são seguidos pelos profissionais e equipes, aumentando as chances de sucesso do negócio — e se tornando um importante diferencial competitivo no mercado.

Aplicação das políticas internas

Ao implementar políticas internas, independentemente de quais sejam elas, a organização tem como objetivo estabelecer um padrão de comportamento para seus profissionais. Ou seja, são realizados estudos, tanto da lei que rege o mercado quanto da própria cultura organizacional do negócio que definirão as principais políticas organizacionais.

Os controles internos não só garantirão que elas são cumpridas como terão uma análise constante de que as políticas estão atualizadas ou não. Sendo assim, elas são revisadas continuamente, de modo que haja mudanças caso exista essa necessidade — seja por fatores externos, seja por fatores internos.

Mais efetividade para as normas da empresa

De nada adianta contar com políticas internas se elas não são efetivas. Ao contar com controles internos na empresa, a gestão vai ficar encarregada de entender quais são as principais normas pertinentes para a realidade do negócio e como deve ser a fiscalização de que elas são cumpridas. Além disso, vai avaliar se essas normas de fato atendem às necessidades do negócio.

Entre os diferenciais que isso traz para a empresa, ressaltamos o fato de que vai haver riscos significativamente reduzidos quanto às fraudes, bem como problemas que decorrem de falta de ética ou da corrupção.

Antecipação de problemas

Outro ponto diferencial quando abordamos sobre controles internos está relacionado à antecipação de problemas na empresa. Quando há um entendimento das normas que devem ser seguidas, das ferramentas utilizadas e dos principais gargalos existentes nas áreas, consequentemente há a possibilidade de identificar quais são os problemas reais que podem levar a empresa a correr riscos no mercado.

Dessa forma, esse é um ganho que influencia diretamente nos resultados do negócio, uma vez que permite que pontos específicos sejam solucionados a tempo, justamente por ter uma estratégia de análise de riscos mais efetiva.

Identificação de melhorias

Esse diferencial está diretamente relacionado ao anterior. Quando há identificação de problemas nas diferentes áreas, a equipe também tem a possibilidade de trazer melhorias para os setores. Consequentemente, há um aumento da confiabilidade por parte dos clientes, que serão impactados positivamente com os processos sendo trabalhados de forma contínua por parte dos colaboradores.

Quais são os tipos de controles internos existentes?

A seguir, explicamos quais são os principais tipos de controles internos nas organizações. Veja!

Controles administrativos

Com o objetivo de a empresa se tornar competitiva no mercado, é preciso ter um controle contínuo sobre as vendas do negócio, sobre a lucratividade que diferentes produtos trazem para a organização, além de analisar qual é a percepção dos clientes sobre os serviços oferecidos pela sua equipe.

Nesse sentido, os controles administrativos entenderão quais são as principais estatísticas que devem ser analisadas, além de manter as informações organizadas que facilitem as tomadas de decisão, principalmente quando envolvem mudanças que impactarão o resultado final do que é oferecido ao público.

Naturalmente, contar com esse processo mais alinhado permitirá ter um time mais produtivo, além de facilitar processos de revisão que sejam obrigatórios por parte do negócio.

Controles contábeis

Se os controles administrativos vão focar no que a empresa oferece ao público e em sua lucratividade para se manter operando a longo prazo, os controles contábeis terão o entendimento sobre o orçamento disponível para as diferentes áreas prosseguirem com seus projetos e demandas, sobre os sistemas de conferências e aprovações financeiras para a estratégia da empresa, bem como entender de forma precisa controles sobre os ativos.

Esse é um tipo de controle interno que impactará de forma positiva principalmente a prevenção de fraudes e roubos na organização, uma vez que terá a oportunidade de solicitar revisão para o orçamento das áreas e entender qual destino parte dos investimentos organizacionais recebe.

Recursos Humanos

Para que a empresa se mantenha competitiva no mercado, é preciso ter uma atenção especial não apenas para a lucratividade, como também para a gestão de pessoas da empresa. Para isso, os controles de gestão de RH contribuirão para analisar indicadores essenciais para a saúde da empresa, como clima organizacional, retenção de talentos, treinamento e desenvolvimento oferecidos aos colaboradores, taxa de absenteísmo, entre outros.

Esse tipo de controle trará impacto financeiro (uma vez que demitir e contratar colaboradores gera custos para o negócio), além de contribuir para redução de erros e para melhorias no relacionamento com o cliente. Afinal, especialmente para as equipes de atendimento, se houver muita rotatividade de pessoas pode impactar os projetos de sua base (o que ocasionaria na quebra de contrato do cliente).

Instalações e equipamentos

Principalmente em um contexto no qual o trabalho remoto se destaca, existe a necessidade de entender quais são os equipamentos disponíveis aos colaboradores, o que está nas instalações da empresa, entre outros pontos relevantes que envolvem os recursos da organização como um todo.

Além disso, os controles de equipamentos também se atentam em buscar por soluções que previnem fraudes e roubos. A tecnologia de reconhecimento facial, por exemplo. Por meio dela, vai haver uma redução significativa de período de análise das informações dos novos clientes e possibilitar maior segurança antes de fechar um contrato — contribuindo para a lucratividade da empresa.

Neste conteúdo, você pôde entender o que são os controles internos, qual é a importância que eles exercem para as empresas, além de conferir os principais tipos existentes. Para implementá-los em diferentes áreas, é importante contar com um bom planejamento, além de deixar toda a equipe envolvida nas normas e regras do negócio — o que permite que a empresa usufrua dos ganhos apresentados.

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