Como implantar um programa de Compliance em 5 passos

A necessidade de implantar um programa de Compliance está cada vez mais em pauta nas empresas e organizações. Redução de custos e contingências com multas, proteção à marca e à reputação da organização e diminuição de exposição a fraudes e riscos à segurança da informação nas empresas são alguns dos benefícios decisivos da adoção de práticas de Compliance.

Apesar da crescente importância do tema, o nível de maturidade das empresas brasileiras em Compliance ainda deixa a desejar. 36% das empresas entrevistadas apresentam nível médio-baixo e baixo no quesito, segundo a Pesquisa Nível de Maturidade em Compliance 2018. Ou seja, não contam com elementos suficientes que garantem a efetividade do programa.

Mas, afinal, o que é e como implantar um programa de Compliance? Neste texto apresentamos 5 passos práticos que a sua empresa pode adotar.

O que é Compliance?

Para implantar um programa de Compliance efetivo, é necessário entender o que significa o termo e quais são as principais características de Compliance. O termo se origina no verbo “to comply”, em inglês, que significa “estar em conformidade”. Dessa forma, o conceito se refere ao alinhamento de uma empresa às normas para determinada atividade e é executado tanto interna quanto externamente.

Qualquer organização que busque estar em Compliance necessita levar em conta alguns pilares fundamentais. Algumas das principais características de Compliance são:

• Envolvimento da alta direção: para implantar um programa de Compliance que de fato funcione, é essencial ter o suporte e o envolvimento da alta administração. A direção deve apoiar e se envolver no planejamento e na execução das ações. Além disso, a empresa também deve adotar o conceito de Compliance como um valor fundamental da cultura corporativa. 
• Recursos adequados: outro pilar fundamental é a destinação de recursos adequados para a implementação e execução do programa. Para prever o montante de recursos necessários no orçamento, a empresa deve levar em conta fatores como a estrutura que se necessita para o funcionamento do programa e a quantidade de colaboradores que vão estar envolvidos.
• Autonomia e independência da equipe: também é importante que exista uma pessoa ou equipe que esteja dedicada à implementação e manutenção do programa. Além dos conhecimentos técnicos, os responsáveis na empresa devem ter a capacidade de influenciar as decisões da organização. Para isso, é necessário que esses profissionais ocupem uma posição relevante na estrutura da empresa.
• Monitoramento e revisão das ações: outro fator fundamental para a empresa que quer implantar um programa de Compliance é o monitoramento e revisão constante das ações. Para isso, é importante sempre revisitar as metas e atividades propostas, avaliando se elas ainda fazem sentido diante das mudanças que o mercado e a empresa podem apresentar. 

Veja também: Como funciona a LGPD e quais os impactos da nova lei para a sua empresa?

Quais os benefícios do Compliance para as empresas?

São muitos os benefícios para as empresas ao implantar um programa de Compliance. Entre eles estão:

• Mais confiança do mercado de atuação;
• Aumento do controle sobre os riscos;
• Segurança de dados e prevenção de possíveis fraudes; 
• Redução de custos e contingências com multas, publicidade negativa, interrupção das atividades, etc.;
• Criação de um ambiente de confiança e transparência.

Esses benefícios se traduzem em uma vantagem competitiva para a empresa. Veja o gráfico abaixo, presente na pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil 2015, realizada pela KPMG:

Como podemos ver no gráfico, a adoção de estratégias de Compliance leva melhorias aos controles e processos da organização, além de garantir procedimentos de transformação na empresa. As políticas adotadas permitem atingir um patamar efetivo de governança corporativa, o que preserva a imagem e reputação da organização, diminui litígios e processos administrativos, evitando restrições regulatórias e perdas de licenças operacionais. Tudo isso gera uma vantagem competitiva sustentável para o negócio.

Como implantar um programa de Compliance em 5 passos

Agora que já sabemos mais sobre o que é Compliance e quais suas principais características e vantagens para a empresa, vamos descobrir como implantar um programa de Compliance em 5 passos.

Mas antes é necessário entender que não existe um programa único de Compliance que pode ser adotado por todas as empresas. As ações devem respeitar as características de cada organização, como tamanho, setor de atividades, objetivos, entre outros. Além disso, o programa deve ser sempre revisto para abarcar as mudanças da empresa, do mercado e das legislações.

Entretanto, ainda que não exista uma fórmula única, é possível seguir alguns passos que vão ajudar a sua empresa nesse processo. Veja como implantar um programa de Compliance efetivo:

1) Faça uma análise de riscos

Para implementar um programa de Compliance que seja eficaz, é essencial avaliar todos os problemas de conduta que a empresa pode estar sujeita de acordo com a sua área de atuação. Para fazer essa análise de riscos é importante levar em conta, entre outros fatores, o tamanho da organização, os setores em que atua, sua posição nos mercados de atuação e a quantidade de colaboradores empregados.

Depois é necessário analisar a possibilidade real da organização eliminar os riscos, ou pelo menos minimizá-los. A partir dessa avaliação a empresa pode adotar as medidas necessárias para solucionar os possíveis problemas encontrados.

2) Implemente um código de conduta e políticas

Outro passo importante para implantar um programa de Compliance é adotar um código que ofereça orientações e parâmetros gerais de atuação para os colaboradores. Um código de conduta ética traz todas as políticas a serem adotadas na empresa, não apenas para manter a conformidade com as leis, como também para garantir uma cultura de integridade e valorização de comportamentos éticos. 

Esse guia deve levar em conta a estrutura da organização a que este material se destina e definir objetivos e ações práticas e condizentes com a atuação da empresa. Além disso, é importante que o código seja aderido obrigatoriamente por todos os colaboradores. Ele também pode ser divulgado publicamente alcançando clientes, parceiros e fornecedores da empresa.

3) Invista em treinamento e comunicação

Para garantir o sucesso do programa de Compliance, é essencial que os colaboradores entendam a importância das ações para a empresa, além de conhecerem as regras e o papel de cada funcionário. Isso é possível através de investimentos em treinamento e comunicação interna.

Quando os colaboradores estão capacitados para estar em Compliance, podem atuar sem receio de violar as leis e normas e estão mais aptos a procurar assistência caso identifiquem possíveis questões sensíveis.

4) Implemente canais de denúncia

Não basta só criar um código de conduta e capacitar os colaboradores, é preciso garantir que essas ações sejam colocadas em práticas. Para isso, devem ser criados e divulgados canais de denúncias e análise de situações. 

É importante que a empresa esteja aberta a receber denúncias com relação a violações no código de conduta e mantenha canais de diálogo à disposição dos colaboradores, como e-mails, telefones e outras formas de comunicação.

5) Realize due diligence

Estar em Compliance não implica somente que as ações da empresa sejam adequadas. O comportamento de fornecedores, representantes, distribuidores e outros parceiros também influenciam no cumprimento das normas de uma organização. Por isso, devem ser submetidos a um rigoroso due diligence. 

O due diligence é o processo de estudo, auditoria, investigação e avaliação de riscos e oportunidades em operações empresariais. Em geral, está orientado para diminuir incertezas sobre cenários e operações empresariais, minimizando riscos e rastreando oportunidades.

• Leia ainda: Roubo de identidade: o que é e como se prevenir desse problema

Agora você já sabe como implantar um programa de Compliance na prática e quais os seus benefícios. Justamente por saber a importância dessas práticas, a unico segue rigorosamente as políticas de Compliance para que os serviços que oferece sejam confiáveis e seguros para seus clientes. 

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