Software de Departamento Pessoal: quando contratar

Além do setor de Recursos Humanos, outro responsável pela gestão de pessoas em uma empresa é o Departamento Pessoal. Encarregado de partes mais administrativas e burocráticas, ele gerencia documentos fundamentais para as questões trabalhistas, assegurando os direitos dos profissionais e garantindo que a organização esteja sempre em conformidade com a lei. Dessa forma, todo cuidado é necessário para realizar as tarefas de maneira correta, porém muitas são as documentações de responsabilidade da área e, por isso, softwares de Departamento Pessoal vêm sendo a solução para agilizar os processos garantindo que nenhuma informação incorreta seja prestada. 

Continue a leitura para entender melhor como funcionam essas soluções tecnológicas e quando pode ser interessante contratá-las para a sua empresa. 

O que é um software de Departamento Pessoal?

Softwares de Departamento Pessoal são programas, ou sistemas, que se utilizam da tecnologia para efetuar processos do setor, agilizando as demandas, garantindo a prestação de informações corretas e assegurando a segurança de todas as etapas. 

Para entender melhor como eles funcionam, precisamos pensar na estrutura do Departamento Pessoal. O setor é o grande responsável pelo cumprimento das questões burocráticas e administrativas de acordo com o determinado pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). Dessa forma, cuidam da parte operacional, como holerites, folhas de pagamentos, cadastro de pessoal, etc., até a parte de gestão, como recrutamento e seleção, estabelecimento de metas e outras questões estratégicas. 

Por desempenhar tais atividades, ele está diretamente relacionado ao setor de Recursos Humanos e, assim como ele, precisa de todo o tempo disponível para desenvolver estratégias de gestão de pessoas. Por isso a importância de adotar sistemas de Departamento Pessoal em sua rotina. 

Quais motivos levam à contratação de um software de DP?

Além da disponibilidade de tempo, softwares de Departamento Pessoal também são a melhor alternativa digital para garantir confiabilidade das informações e processos, e segurança de armazenamento desses dados. Mas, além disso, quais os outros motivos que levam as empresas a contratarem softwares de Departamento Pessoal? É isso que você verá a seguir. 

1. Ineficiência e baixa produtividade 

Você provavelmente já ouviu falar sobre o quanto desempenhar a mesma função por muito tempo pode causar um falso efeito de segurança, ocasionando erros básicos pela falta de atenção. No caso do Departamento Pessoal a lógica é a mesma. 

Softwares de DP podem ser uma solução ao notar uma falta de eficiência ou o cometimento constante de erros entre os profissionais do setor. Por meio deles será possível automatizar diversas ações, reduzindo o risco de erros, tornando as operações mais seguras e evitando o retrabalho. 

2. Gastos com papel

Com um mundo muito mais tecnológico e digital não faz sentido algum continuar imprimindo documentos e formulários quanto se existe a possibilidade de fazê-los de forma virtual, não é mesmo? Por isso este é outro motivo pelo qual empresas vêm adotando softwares de Departamento Pessoal. Além da redução de gastos com papel, também se reduz a necessidade de um espaço físico para armazenamento das informações, assim como a empresa se torna mais sustentável. 

3. Ausência de segurança

Documentos impressos precisam ser armazenados em locais físicos, correndo o risco de se deteriorarem rapidamente com a ação do tempo, de pestes como traças e ratos, acidentes como tempestades ou incêndios, isso quando não são furtados. Softwares de Departamento Pessoal são a solução encontrada por muitas organizações por fazerem esse armazenamento de informações de forma criptografada em um sistema digital. 

4. Falta de política de acesso remoto

Cada vez mais empresas vêm adotando o sistema de trabalho remoto, ainda mais após passar pelo isolamento social causado pela pandemia da Covid-19, a partir do qual 85% das organizações adotaram o home office. Dessa forma, a adoção de softwares de Departamento Pessoal garante que os processos continuarão sendo efetuados de maneira segura mesmo longe da empresa.

5. Dificuldade de implementar o home office para o DP

O próprio home office, que comentamos acima, também é um dos fatores levados em consideração pelas empresas ao adotar softwares de Departamento Pessoal. Isso porque, além de poder acessar as informações de maneira remota, é fundamental que outras ações mais estratégicas possam ser desempenhadas dessa forma. 

6. Pouca agilidade nos processos de DP

O tempo é precioso para um setor como o Departamento Pessoal de uma empresa, por isso organizações adotam softwares de DP para agilizar processos e ganhar tempo para outras atividades. Soluções digitais otimizam o fluxo de trabalho, integram outras funcionalidades importantes e permitem que o setor se ocupe de ações mais estratégicas da gestão de pessoas. 

7. Pouca padronização nos processos

Cada pessoa tem a sua individualidade e seu método de desempenhar suas funções no ambiente profissional. Isso não é problema algum. Porém, é interessante que alguns processos sejam desempenhados dentro de um padrão delimitado pela organização e softwares de Departamento Pessoal podem auxiliar nessa missão. Além disso, ao contrário de sistemas convencionais, que ofertam apenas um serviço, é possível unificar todas as informações em apenas um formato. 

8. Dificuldade de gerar relatórios e comprovar resultados 

Outro fator que leva empresas a contratar softwares de Departamento Pessoal é a possibilidade de gerar relatórios por meio deles. Isso porque, quando desempenhadas de forma manual, as ações do setor não registram os dados, e os profissionais tampouco dão conta de acompanhar todos os indicadores da empresa no dia a dia. Por meio de softwares de DP isso não apenas é possível como também pode ser utilizado para comprovar resultados e criar estratégias de mudança e/ou melhoria de algumas situações.

9. Dificuldade de implementação do RH estratégico 

Como mencionamos no início deste artigo, o Departamento Pessoal tem uma relação muito direta com a área de Recursos Humanos de uma empresa. Dessa forma, softwares de DP também podem ser adotados para auxiliar o setor a ter mais tempo para focar em ações estratégicas de gestão de pessoas ao lado do RH. 

10. Equipe insatisfeita

Além de tudo que mencionamos até aqui, outro fator fundamental para que empresas adotem softwares de Departamento Pessoal é a insatisfação das equipes, sejam elas do próprio DP ou dos demais profissionais de outras áreas. No caso do Departamento Pessoal a insatisfação pode ser causada pela alta demanda de atividades, assim como pelo pouco tempo para desempenhar as funções e a alta pressão no setor. Já para os demais colaboradores a questão pode estar relacionada a falta de agilidade dos processos, a falha das informações, a não garantia de seus direitos, dentre outros pontos que podem ser facilmente solucionados com a adoção de softwares de Departamento Pessoal.

Diferenciais do software de Departamento Pessoal

A automação dos processos de DP traz muitos benefícios para a empresa, entre eles:

• Redução de custos: automatizar processos, aumenta a produtividade, já que possibilita que várias tarefas sejam realizadas em um curto período de tempo. Além disso, reduz os prejuízos financeiros provenientes de erros humanos.
• Otimização do tempo e da produtividade: investir em um software de departamento pessoal significa diminuir as tarefas burocráticas e manuais, o que garante rapidez e padronização na realização das atividades.
• Melhora na competitividade: práticas eficazes na gestão de pessoas garantem competitividade para o negócio. E como fazer isso? A automatização de tarefas possibilita mais agilidade e eficiência nos processos realizados e consequentemente tornam sua empresa mais competitiva.
• Eficácia no armazenamento e análise de dados: em um departamento pessoal moderno é possível coletar, armazenar e analisar de maneira fácil e segura um grande volume de dados. A tecnologia garante ainda um fácil acesso a essas informações para consultas futuras.

Tipos de software de Departamento Pessoal

Existem várias vantagens em usar a tecnologia no DP para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho. Mas quais são os tipos de softwares de Departamento Pessoal e quais processos podem ser automatizados? Conheça a seguir alguns exemplos de sistemas de gestão que podem ajudar os profissionais da área:

Gestão de ponto

Alguns softwares de Departamento Pessoal têm como função fazer a gestão de ponto dos colaboradores. Esse controle automatizado possibilita que a empresa tenha uma melhor noção sobre as ausências e faltas e sobre a quantidade de horas trabalhadas pelos funcionários.

Com essas informações, é possível gerir melhor a equipe. Além disso, esses dados são uma importante ferramenta para garantir o controle de horas extras, adicionais noturnos, entre outros, e, assim, evitar processos trabalhistas.

Gestão de folha de pagamento

Esse tipo de sistema permite tornar mais eficiente e preciso o controle do pagamento dos funcionários. A gestão manual da folha é bastante trabalhosa e demanda muito mais atenção e cuidado do que o processo automatizado. São muitos os encargos e taxas que precisam ser levados em conta e um software de Departamento Pessoal pode ajudar neste processo.

Além da precisão e da segurança, outra vantagem de automatizar a gestão da folha de pagamento, é poder concentrar as informações e documentos dos colaboradores em um só lugar. Isso facilita o acesso e o armazenamento desses dados.

Controle de férias e outros benefícios

Controlar o período de férias e o direito a benefícios de cada funcionário é quase como montar um quebra-cabeça. Principalmente em uma empresa com um grande quadro de colaboradores.

Um software de Departamento Pessoal ajuda a automatizar esses processos, garantindo que os direitos dos funcionários estejam em dia e liberando o pessoal do DP para pensar em tarefas mais estratégicas.

Arquivo de dados cadastrais

Documentos e mais documentos impressos e muitos arquivos físicos que, para serem consultados, demandam um trabalho manual e demorado. Conseguiu visualizar essa cena? Pois ela já está — ou deveria estar — no passado.

Hoje em dia existem muitas possibilidades para armazenar dados virtualmente de maneira segura e eficaz. Além de reduzir custos com impressões e garantir a segurança desses dados, as tecnologias possibilitam que as informações sejam acessadas de maneira fácil e em qualquer lugar.

Processos de admissão

A seleção, contratação e desligamento de colaboradores são um dos processos mais complexos a cargo do setor de DP. As novas ferramentas tecnológicas permitem automatizar também essa atividade.

Com a admissão digital, é possível, por exemplo, substituir a validação e armazenamento de documentos pessoais do colaborador, além de permitir um acompanhamento em tempo real do processo.

Assinatura digital 

Especialmente em um período que o trabalho remoto se destacou, as empresas que não buscaram por alternativas para aperfeiçoarem seus processos certamente ficaram para trás. Afinal, como seria possível realizar a admissão e demissão de pessoas à distância, em segurança e sem contato?

Mesmo com o cenário da pandemia sendo mais positivo, muitas organizações continuam com o home office. Por essa razão, a assinatura digital se torna uma importante aliada do DP. Entre os seus diferenciais, podemos destacar:

• mais praticidade para o colaborador e para a empresa;
• possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar do Brasil e do mundo;
• método reconhecido judicialmente e seguro;
• conveniência para gestores, que podem dar prosseguimento com autorizações mesmo enquanto estiverem viajando, entre outros.

Como escolher um software de DP em 5 passos

Agora que já sabemos quais tipos de processos podem ser automatizados, vamos conhecer 5 passos para não errar na hora de escolher o software ideal para sua empresa.

Faça uma pesquisa de mercado

Analise quais empresas oferecem esse tipo de produto e como os clientes avaliam a ferramenta. Conhecer o mercado do software que você vai adquirir é a melhor forma de não cair em armadilhas.

Mapeie as suas demandas

Entenda quais são as necessidades da sua empresa e quais dificuldades seu negócio está enfrentando. Ao entender quais são os problemas a serem solucionados fica muito mais fácil saber qual software vai te atender melhor.

Analise a usabilidade e a funcionalidade

De nada adianta uma ferramenta cheia de funcionalidades e soluções elaboradas, se você e seus colaboradores não conseguem usá-la de maneira simples no dia a dia. Prefira softwares com interfaces simples e com funcionalidades que te atendam.

Analise os custos

Tenha claro o valor que sua empresa pretende, e pode investir, e analise qual ferramenta cabe no orçamento. Além disso, compare o montante desse investimento com os benefícios e economias que ele vai trazer para o seu negócio.

Faça um teste do sistema

Para ter certeza que o software que você escolheu vai atender às demandas da sua empresa, faça um teste gratuito da ferramenta. A maioria dos fornecedores apresenta essa opção — e se não apresentam já não é um bom indício.

Unico People: software especializado em admissão digital

A Unico oferece uma tecnologia que facilita especificamente o processo de admissão, uma das tarefas mais burocráticas do Departamento Pessoal. Ter um software especializado em uma área facilita as atividades do DP e traz mais confiança e segurança ao processo.

O Unico People é uma ferramenta 100% digital em que o próprio candidato encaminha sua documentação para a admissão pelo seu celular ou computador sem sair de casa. Toda essa documentação é analisada pela Unico enquanto o departamento pessoal da empresa acompanha todo o processo em tempo real. 

Além disso, a ferramenta possui API aberta para integração com o sistema de folha ponto, software de recrutamento e seleção, entre outros. Tudo isso sem deixar de lado a segurança.

Confira cada passo do processo de admissão que acontece no Unico People:

• Cadastro e envio da documentação: o candidato recebe a notificação para dar início ao cadastro via SMS e/ou e-mail com suporte via chat. Ainda é possível que ele consiga visualizar o agendamento de seu exame admissional, ter acesso à carta de abertura de conta e assinar documentos eletronicamente.
• Conferência e automatização: a solução analisa automaticamente todos os tipos de documentos e valida todas as informações dos candidatos em bases públicas, como eSocial e Correios. Em caso de documentação errada ou ilegível, o candidato é notificado automaticamente para correção.
• Monitoramento em tempo real: com o dashboard de acompanhamento, o departamento de RH pode verificar os status dos processos de admissão e alertas de gaps durante o processo.

Uma coisa é fato, a transformação digital nas empresas veio para ficar. Por isso a importância de você ficar atento ao mercado e adotar, o quanto antes, um software de Departamento Pessoal para a sua organização. 

Somente assim você garantirá que sua empresa esteja caminhando para o futuro e tenha competitividade suficiente para fazer frente a outras do mercado. 

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