RH e automação: integre tecnologia e recursos humanos

Helena chega no trabalho às 7h30 de uma segunda-feira. Responsável pelos Recursos Humanos da empresa, a semana está apenas começando e ela já está cheia de atividades para fazer. Na semana anterior, ela traçou uma estratégia completa para diminuir o turnover da companhia e agora basta começar a aplicar. Mas, ao chegar em sua sala, vê uma pilha de currículos a serem analisados. Ao abrir seu e-mail, mais de 30 mensagens com dúvidas de candidatos, solicitação de contratos de outros setores, pedidos de ajustes de folha ponto e mais uma infinidade de burocracias. Agora imagine como esses processos seriam muito mais ágeis aliando RH e automação. 

A questão é que essa pequena história fictícia que criamos é a realidade de setores de Recursos Humanos por todo o Brasil, e a solução para isso não precisa ficar apenas na nossa imaginação. Hoje já contamos com a tecnologia como nossa maior aliada em diversos setores, então, por que não a trazer para otimizar o trabalho do RH? 

Existem diversas soluções que permitem a automação e a otimização dos processos, ajudando o setor de Recursos Humanos a desenvolver ações mais estratégicas e objetivas, alavancando inclusive os resultados da empresa. 

O que é a automação de processos?

Independentemente do setor em que for aplicada, a automação de processos trata do uso da tecnologia para desempenhar funções que, até então, eram realizadas de forma manual por um profissional. No caso do setor de Recursos Humanos, essa automação é uma alternativa para reduzir gastos, além de otimizar o trabalho do profissional deste setor que, ao invés de se preocupar com processos burocráticos, poderá utilizar toda sua expertise e experiência em prol da organização. 

Vale destacar que automatizar processos não significa deixar de lado o capital humano. Lembre-se sempre disso. O papel de um profissional de RH é fundamental para que as automações sejam programadas, para verificar se estão desempenhando boa performance e, claro, fazer todos os outros processos estratégicos que máquina alguma conseguiria desempenhar. 

Como funciona a automação de processos?

A automação de processos pode ser desenvolvida em empresas dos mais diversos setores e proporções. O que vai variar é o nível de automação e de necessidade de intervenção humana para a programação dos sistemas. 

Por exemplo, se na sua empresa o sistema de ponto já é digital, mas você ainda precisa fazer ajustes pelo computador em caso de falha dos colaboradores, este é um sistema que está automatizado, mas ainda não roda de forma autônoma. Se, por outro lado, seu setor de RH utilizar um software de triagem de currículos, programando o sistema para receber apenas e-mails de pessoas que tenham colocado determinadas atribuições e/ou escolaridade em seu CV, o grau de automatização estará mais elevado. 

A tendência, no entanto, é que cada vez mais sistemas de automação com pouca necessidade de interferência humana sejam adotados no setor de Recursos Humanos, buscando uma otimização do trabalho destes profissionais, melhores resultados para a empresa e contratações mais assertivas. 

Entenda as soluções de RH e automação

Hoje, diversas são as soluções de RH e automação que podem ser adotadas. O importante é que você entenda e estude quais dessas ferramentas disponíveis no mercado serão interessantes para o seu negócio. 

Para isso ser possível, é essencial que você saiba quais são as maiores necessidades da organização, quais têm sido os problemas enfrentados e qual o nível de suporte técnico disponível na empresa. Com essas três informações em mãos, olhe para o mercado para se informar sobre novas tecnologias, suas funcionalidades e possibilidades. Observando também sua implementação em outras organizações e os resultados obtidos por elas. 

Vantagens das soluções de RH e automação

Veja agora quais são as principais vantagens de aliar RH e automação e as soluções que você pode adotar no seu setor. 

Otimização de tempo

Este é o grande trunfo da automação no setor de Recursos Humanos: tempo para que os profissionais possam focar em ações estratégicas ao invés de passarem o dia em função de questões burocráticas. Dessa forma, ao olhar para essas questões, alcançam-se novos resultados na cultura organizacional e, inclusive, nos retornos da organização. 

Você provavelmente já ouviu falar no ditado “tempo é dinheiro”. Ok, não precisa interpretar tão literalmente esta frase porque ela envolve diversas camadas de análise, porém, é fato que quanto mais rápido se executa certas tarefas, mais resultados você traz para a empresa, na maioria das vezes economizando seu tempo e o dinheiro da organização. 

Essa otimização pode ocorrer em diversas tarefas, desde as mais simples como o armazenamento de documentos, até as mais complexas como a implementação do Onboarding Digital para novos colaboradores. O importante é que, independentemente do grau de complexidade, elas possibilitem uma maior dedicação ao desenvolvimento de projetos relacionados à gestão de Pessoas. 

Menor incidência de erros 

A força de reproduzir a mesma tarefa manual constantemente faz com que profissionais se habituem e acabem adquirindo confiança em suas ações. Isso é um ponto muito positivo, mas que com o tempo pode se tornar problemático, afinal, pelo excesso de confiança passa-se a ignorar certos detalhes. 

A adoção de processos automatizados é, então, a grande responsável pela diminuição de erros no setor de RH. Afinal, os sistemas já são criados minuciosamente para atender os requisitos das atividades e, quando precisam ser programados, dependem da realização desta tarefa apenas uma vez. 

Facilidade na análise de dados 

Por concentrar todas as informações necessárias em apenas um espaço de armazenamento, a automação de processos permite uma análise de dados mais prática, rápida e eficaz. Dessa forma, relatórios e diagnósticos podem ser produzidos de forma mais eficiente e dar o devido respaldo para que o setor de Recursos Humanos tome decisões importantes e passe adiante informações essenciais sobre o que tem acontecido com o capital humano da organização.  

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Apesar de ainda não termos todos os processos de RH automatizados, muitas atividades já podem contar com esse recurso e estamos caminhando a passos largos para o futuro de um setor totalmente digital.

Hoje, já é grande o número de tarefas que podem ser automatizadas no setor, seja de forma total ou parcial. Geralmente associadas a processos burocráticos e repetitivos, que até então precisavam ser realizados de forma manual, sua automação permite que o RH tenha mais tempo hábil para se dedicar a questões estratégicas. Veja abaixo alguns exemplos de processos que já contam com automatização. 

Relatórios, dados e gráficos (painel de controle) 

Como comentamos, sistemas automatizados possibilitam a coleta de informações mais precisas a respeito da organização. Dessa forma, a produção de relatórios, dados e gráficos tem se utilizado cada vez mais desta tecnologia. 

Neste caso, o capital humano ainda é fundamental para a interpretação dessas informações, afinal sistemas automatizados somente poderão coletar os dados e, em alguns casos, apontar respostas quantitativas. Porém, o recurso exibe dados de forma organizada e visual, com dashboards (painéis de controle) que facilitarão a interpretação das informações. 

Dessa forma, os arquivos podem ser utilizados em apresentações sobre o desempenho da organização e servir como base para a tomada de decisões, a definição de metas a serem cumpridas, a estipulação de projetos internos de valorização da equipe e, até mesmo, voltados para a área de negócios da organização. 

Triagem de currículos profissionais

Hoje, gestores de RH também já podem contar com sistemas de automação baseados em Inteligência Artificial, Machine Learning, Big Data e People Analytics para triagem de currículos. Dessa forma, poupam tempo e conseguem contratar os melhores talentos para a empresa. 

Com ferramentas de triagem que podem ser programadas para selecionar apenas os currículos com os atributos necessários para uma vaga, o gestor de RH será responsável apenas por verificar essas informações e entrar em contato com os candidatos para agendar as próximas etapas do processo seletivo. Um exemplo muito simples de automação como esse é o próprio LinkedIn, uma rede social voltada para profissionais que buscam e oferecem vagas de emprego. 

Admissão digital

Outra grande revolução tecnológica quando o assunto é RH e automação são as soluções de admissão digital disponíveis no mercado. Por meio delas, a empresa pode realizar a admissão completa de um profissional a distância, de forma segura e rápida, podendo ser finalizada em menos de 20 minutos. 

Tudo isso é possível por meio de funcionalidades como:

• Assinatura eletrônica de contrato;
• Vínculo de benefícios;
• Leitura e validação de documentos (OCR);
• E muito mais. 

A Unico People é a solução mais completa neste sentido, proporcionando contratações mais ágeis sem deixar de lado os fatores de segurança. Em 2021 foram mais de 265 mil admissões feitas pela nossa ferramenta. 

Gestão da folha de pagamento

A responsabilidade de gerenciamento da folha de pagamento de todos os setores de uma empresa também passa pelo RH. Sendo assim, ao adotar sistemas de automação, os índices de assertividade aumentam consideravelmente, reduzindo retrabalhos e até mesmo o risco de processos trabalhistas por falhas de informação. Além disso, poupam tempo dos profissionais, oferecendo tecnologias que calculam automaticamente a folha de pagamento. 

Monitoramento de indicadores-chave

Conhecidos por KPIs (Key Performance Indicator), os indicadores de desempenho são essenciais para a análise de demandas do setor de Recursos Humanos. Nesse caso, o capital humano é responsável por estipular metas plausíveis de alcance e caberá à automação analisar se elas estão sendo alcançadas, enviando apenas os resultados das mensurações ao gestor de RH por meio de relatórios automáticos. 

Este tipo de automação é interessante para análise de índices de rotatividade, absenteísmo, horas-extra, etc., para que estratégias de melhoria possam ser criadas a partir disso. 

Controle de ponto 

Além de já poder contar com sistemas eletrônicos de registro de ponto, empresas podem utilizar sistemas de automação deste registro à distância, como softwares e aplicativos. Dessa forma, caberá ao RH apenas controlar essas informações e corrigi-las quando necessário. 

Quais são os benefícios da automação de processos?

O principal benefício de adotar a automação de processos nos Recursos Humanos é, além de oferecer comodidade e segurança aos profissionais da organização, se apresentar de forma competitiva frente às concorrentes do mercado. De acordo com uma pesquisa realizada em 2021 pela Deloitte, 80% dos líderes já consideram o RH digital como “importante” ou “muito importante”.  

Outro ponto crucial é proporcionar ao setor de Recursos Humanos da organização mais tempo para se dedicar ao seu capital humano. Essencial para que continue obtendo os resultados almejados. 

Veja mais alguns benefícios que a aliança entre RH e automação pode gerar.

1. Foco na atividade-fim

A adoção de sistemas de automação permite que as tarefas antes realizadas diariamente pelo RH, passem a ser realizadas pelo próprio sistema. Com pouca ou nenhuma necessidade de interferência humana, como comentamos, isso permite que o profissional do setor tenha mais tempo para se dedicar às ações mais estratégicas, visando a promoção da cultura organizacional e o alcance de objetivos comerciais. 

2. Aumento da produtividade diária

Estudos publicados em 2017 apontaram que apenas 39% do expediente de trabalho é realmente produtivo. Além disso, cada vez mais especialistas comentam sobre a necessidade de redução da carga horária de trabalho no Brasil, por ser baseada em uma abordagem antiga e ineficiente que já não se encaixa na lógica da sociedade atual. Com o avanço de estudos como esses e a automação de processos de RH, a tendência é que a produtividade do setor aumente consideravelmente, voltando sua atenção às tarefas que realmente precisam do capital humano para serem executadas da melhor forma. 

3. Otimização da competitividade 

Outra pesquisa, desta vez observando as práticas de Recursos Humanos entre os anos de 2011 e 2015, apontou que empresas com boas práticas são 51% mais competitivas que as demais. Ou seja, se hoje as tendências de gestão de pessoas apontam para o uso de tecnologia e a implementação de sistemas de automação, use e abuse disso para alcançar os objetivos da organização e torná-la mais competitiva em seu mercado. 

Além disso, com a automação de processos a tendência é um aumento da retenção de talentos na equipe. Outro fator essencial para bons resultados é o perfil competitivo. 

4. Melhoria da comunicação

Provavelmente você já trabalhou em uma empresa que utilizava pequenos murais espalhados pelo prédio para comunicar ações, reuniões, atividades e outras informações importantes a seus colaboradores. Mas, apesar de ser um tipo de estratégia de comunicação, hoje ela já não é mais tão eficaz. 

O diálogo é fundamental para o alinhamento da equipe, para o alcance de metas e para o sucesso da organização como um todo. Dessa forma, sistemas de automação podem contribuir para uma comunicação interna mais efetiva, rápida e direta com os colaboradores. 

5. Maior agilidade no que é feito 

Tarefas manuais costumam demandar mais tempo da equipe de RH para sua realização, como comentamos lá no início do texto, lembra? Por isso, adotar sistemas de automação é uma excelente opção para realizar em alguns minutos tarefas que antes demoravam horas, ou até mesmo dias, para serem finalizadas. 

Cinco soluções que automatizam processos

Os softwares, aplicativos e soluções desenvolvidos especificamente para o setor de Recursos Humanos são fundamentais para o alcance dessa automação e, consequentemente, dos benefícios que comentamos até aqui. Mas quais são eles exatamente? 

O Unico People é o produto mais completo desse mercado para quem busca segurança, inteligência e assertividade na hora de fazer admissão de novos colaboradores, conquistando economia de tempo e dinheiro em uma das atividades mais comuns do RH. Em 2021, por exemplo, auxiliamos na economia de 40 mil horas mensais de trabalho para nossos clientes. Esse foi apenas um dos benefícios garantidos, veja mais alguns abaixo:

Redução de custos e otimização de tempo

Como você já deve saber, a contratação de colaboradores custa recursos das empresas. Se realizado de forma tradicional, o processo de admissão de novos profissionais pode custar até R$ 41,00 por pessoa, enquanto, por meios digitais, o valor pode chegar a apenas R$ 0,52. No último ano, os clientes Unico People economizaram R$ 6 milhões, além de terem feito admissões até 99% mais rápidas, em no mínimo 20 minutos. 

Validação de dados junto ao eSocial

Como o Unico People é integrado ao portal de Qualificação Cadastral do eSocial, todo o processo de validação das informações é automático. Agilizando consideravelmente o processo de admissão do candidato e otimizando o tempo do RH. 

A praticidade é tanta que, em caso de divergências ao concluir o envio da documentação, tanto candidato como empresa são notificados imediatamente, podendo fazer as correções necessárias. 

Assinatura eletrônica de todos os documentos

Com uma assinatura eletrônica via biometria facial exclusiva, tanto empresa quanto candidato têm mais segurança para a assinatura de documentos sensíveis. Garantindo data e horários exatos de assinatura, por meio de qual dispositivo a ação foi realizada, bem como uma selfie do profissional em questão.  

Quer levar essa revolução tecnológica para o seu RH? Então confere esse infográfico exclusivo e gratuito para ter processos mais ágeis, seguros e eficientes com a Assinatura Eletrônica. 

Conformidade com a LGPD

Em vigor desde 2021 para assegurar a coleta de dados pessoais justificada e previamente autorizada, a LGPD é garantida com a solução do Unico People. Seja em termos de gestão de informações ou em armazenamento seguro dos dados pessoais dos colaboradores, garantimos uma redução de erros e a potencialização da análise integral dos dados em apenas um local. 

Análise de todos os documentos 

Com a possibilidade de fornecimento de mais de 400 tipos de documentos, o Unico People garante que todos eles passem por validação de autenticidade. Por meio da tecnologia OCR (Optical Character Recognition), a melhor do mercado, é realizada uma leitura e análise automática dos documentos de cada candidato em, no máximo, 3 horas. 

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