Sistema de RH: o que é e como escolher o melhor para o setor

Somente um profissional do setor de Recursos Humanos sabe o tempo que passa diariamente organizando papéis e documentos dos colaboradores da empresa. Tudo para que as informações fiquem atualizadas, os pagamentos sejam feitos corretamente, os direitos trabalhistas sejam assegurados e tanto empresa quanto profissionais fiquem satisfeitos. Porém, com os avanços tecnológicos, surgiram soluções para tornar esse processo menos burocrático, como os sistemas de RH e é justamente sobre eles que falaremos hoje. Para que você possa entender como eles funcionam e qual é a melhor solução para o seu setor. Vamos lá?

Nesse conteúdo vamos entender melhor sobre o sistema de RH, confira!

O que são sistemas de RH?

Sistemas de RH são recursos tecnológicos criados para auxiliar profissionais da área com suas tarefas. Por meio de plataformas digitais eles otimizam os processos, sem perder a segurança, permitindo que os colaboradores do setor tenham mais tempo para desempenhar funções mais estratégicas. 

Esses sistemas informatizados são desenvolvidos com foco específico nas necessidades da área de RH, que são diversas. Ao utilizar esses recursos, a empresa ganha não apenas em tempo e eficiência nos processos, mas também em consistência e qualidade no que se refere às estratégias relacionadas ao gerenciamento de pessoas.

Ao contrário do que possa parecer, eles não excluem o trabalho humano. Isso porque precisam dele para serem programados e, apesar de terem diversas funcionalidades, não têm a expertise que só um profissional da área pode apresentar. Sua função é ajudar o trabalho humano, fornecendo mais tempo para que se ocupem com a gestão de pessoas ao invés dos processos burocráticos. 

Vale destacar que já existem no mercado diversos sistemas de RH para as mais variadas funções, indo desde o recrutamento e seleção, passando pela admissão digital, até o gerenciamento dos documentos do colaborador quando já faz parte da equipe, como controle de folha ponto e disponibilização da folha de pagamento. 

Independentemente do porte ou segmento de atividade, o sistema de RH tornou-se indispensável para as empresas que almejam crescimento e competitividade.

Exemplos de sistemas de RH

São vários os sistemas utilizados no RH das empresas. Consideramos estes três para explicar um pouco melhor a importância e papel de cada um deles.

Recrutamento e seleção de pessoal

Essa rotina de RH envolve uma série de processos que precisam de uma gestão rápida e eficiente. Além disso, a etapa de recrutamento e seleção de pessoas envolve um grande volume de informações que devem ser processadas e administradas da forma correta. Portanto, contar com um software específico para essa finalidade é fundamental

Treinamento e desenvolvimento

Ao contar com um sistema de RH específico para gestão dos processos de treinamento e desenvolvimento, a empresa consegue implementar estratégias alinhadas aos objetivos no curto, médio e longo prazo.

Avaliação de desempenho

Os gestores de RH precisam de parâmetros confiáveis para avaliarem o desempenho dos funcionários em todos os níveis hierárquicos, seja individualmente ou quanto aos times de trabalho. As informações e relatórios contribuem para apontar com clareza os pontos fortes e quais precisam ser aprimorados para chegar a resultados melhores.

Para que serve o sistema de RH?

Como mencionamos acima, existem diversas funcionalidades em sistemas de RH, basta averiguar quais melhor se encaixam com a rotina da sua organização. Porém, independentemente da categoria, todos buscam um grande objetivo: facilitar a rotina de trabalho dos profissionais da área de recursos humanos. 

Isso acontece porque, cada vez mais, as empresas vêm compreendendo a importância do setor como embaixador da cultura organizacional. Sendo assim, seu papel principal é recrutar talentos com perfil semelhante aos valores da empresa, e promover ações internas para que ele se sinta acolhido e valorizado o suficiente para escolher permanecer na empresa por muitos anos. Ou seja, o papel do RH é promover a gestão de pessoas por meio de ações estratégicas que só podem ser realizadas com o devido tempo de planejamento. 

Dessa forma, sistemas de RH foram criados justamente para auxiliar nesse quesito. Proporcionando os mais variados formatos para garantir que os processos burocráticos possam ser resolvidos de forma digital, agilizando as etapas para que os profissionais de recursos humanos tenham o tempo de que necessitam para se ocupar do capital humano da organização. 

Para demonstrar a importância desses sistemas, vejamos alguns aspectos elementares que envolvem o uso do sistema de RH.

Análises e avaliações estratégicas

Para que o RH consiga tomar decisões rápidas e alinhar as atividades do setor aos objetivos da organização, as análises e avaliações devem ser estratégicas, com métricas bem definidas. Ao processar informações de forma confiável e planejada, o sistema fornece dados e informações precisas para os gestores.

Otimização das rotinas de RH

O setor de RH lida com um grande volume de informações no dia a dia. Além disso, as rotinas são realizadas em diferentes áreas com demandas específicas. Ter um sistema que atenda às rotinas de RH faz toda diferença para economizar tempo e desburocratizar as tarefas.

Gestão da informação

Em todos os setores da empresa, a gestão da informação se tornou imprescindível. Na área de recursos humanos não é diferente. Em um cenário competitivo e com maior flexibilidade nas relações de trabalho, é preciso que o setor acompanhe as inovações e consiga gerar informações de qualidade em menor tempo. Essa é a base para tomar decisões estratégicas.

Alinhamento com os objetivos organizacionais

Quando falamos em sistemas de RH, não se trata apenas de um mecanismo para execução das tarefas e processamento de dados. Estamos falando de uma tecnologia essencial para que a empresa atinja os objetivos traçados e alcance resultados financeiros satisfatórios.

Mensuração dos resultados em tempo real

Outro fator de grande importância quanto aos softwares de RH é a avaliação imediata dos principais indicadores de produtividade, desempenho, alcance de metas etc. Ou seja, os resultados são analisados em tempo real.

Benefícios dos sistemas de RH

Além da inovação tecnológica, da agilidade e da segurança, sistemas de RH podem trazer uma série de benefícios para a sua empresa, como, por exemplo, assegurar sua alta competitividade ao estar à frente do mercado e garantir ações de promoção da cultura organizacional, conquistando profissionais mais engajados com a empresa e, consequentemente, mais produtivos. Veja agora outros pontos positivos de adotar sistemas de RH na sua empresa.

Redução de custos

Impressão de contratos, formulários, folhas ponto, solicitação de férias, folha de pagamento, atestado médico… Ufa, haja fôlego para tanta papelada, não é mesmo? Pois é, adotando sistemas de RH o seu setor pode reduzir custos com impressão, mas não apenas isso. Com softwares de admissão digital também se reduzem os custos com deslocamento, com sistemas de administração interna se diminui os gastos com possíveis processos trabalhistas devido a erros. 

Precisamos lembrar que a área de recursos humanos está ligada a todos os demais setores da empresa, já que em todos eles, há funcionários desempenhando suas funções. Por isso, à medida que o RH se alinha aos objetivos da organização e ganha eficiência, todos os demais setores são beneficiados. 

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Informações centralizadas

Outro ponto positivo de adotar sistemas de RH é a possibilidade de centralizar as informações e documentações do setor em apenas um só lugar. E, o melhor de tudo, um local digital. Ou seja, nada de arquivos físicos em um depósito da empresa. Além de reduzir a burocracia, isso também facilita o trabalho do profissional do RH que, quando necessário, encontrará as informações de que precisa com muito mais facilidade. 

Para que a gestão da informação seja eficiente, ela precisa ser planejada, organizada e controlada. Não se trata apenas de gerar e armazenar dados, mas de usá-los da forma adequada sempre que necessário. Vale ressaltar que, quanto mais essas informações são bem administradas, mais ferramentas a empresa possui para tomar decisões no momento certo.

Controle de frequência dos colaboradores

Controle de ponto automático já é uma realidade nas empresas há algum tempo, mas e se ele pudesse ser ainda mais automatizado? Essa é a proposta dos sistemas de RH voltados para o controle de frequência. Por meio deles é possível não apenas registrar os horários dos colaboradores, como também fazer o fechamento automático de seus holerites e realizar, com mais facilidade, o controle de frequência dos profissionais.

Neste aspecto, precisamos ressaltar a importância de manter controles adaptáveis ao trabalho à distância, seja home office ou quanto às equipes externas. Além do controle de jornada básico, é necessário que o sistema disponibilize relatórios que auxiliem no fechamento da folha de pagamento.

Controle de dados e indicadores de RH

E se os indicadores de produtividade, absenteísmo, desempenho e muitos outros pudessem ser controlados de forma digital? Bem, sistemas de RH podem fazer isso por você. Dessa forma, o setor de recursos humanos fica responsável apenas por delimitar os parâmetros destes indicadores e analisar os relatórios gerados pelo sistema. Assim, agiliza-se o processo além de garantir que a empresa terá o devido desempenho.  

Os resultados positivos de uma empresa dependem em grande parte do comprometimento e engajamento das pessoas. Portanto, é imprescindível monitorar a produtividade e fortalecer as políticas para retenção de talentos e valorização dos profissionais.

Maior agilidade e eficiência

Todos esses itens que citamos até aqui e diversos outros tornam os processos do setor de Recursos Humanos muito mais ágeis e eficientes, tendo em vista que reduzirão as chances de erro humano. Dessa forma, os profissionais do setor terão muito mais tempo para focar em ações estratégicas de valorização dos colaboradores, promoção da cultura organizacional e atingimento das metas delimitadas pela empresa.

Rapidez, inovação e eficiência são essenciais para as empresas que almejam crescimento e maior participação no mercado. Uma estrutura adequada de RH é parte fundamental dessa estratégia e permite ganhos contínuos de produtividade.

Problemas que um sistema de RH resolverá

O grande propósito dos sistemas de RH é tornar o setor de recursos humanos de uma empresa mais ágil, seguro e efetivo, certo? Mas e, na prática, quais problemas eles podem solucionar? É isso que você vai conferir agora!

1. O RH está desestruturado

Você provavelmente já ouviu falar no ditado que diz que “santo de casa, não faz milagre”. Acertamos? Pois é, muitas vezes essa é a dura realidade dos setores de recursos humanos que se desdobram para dar o seu melhor, ajudando os demais setores da empresa a se adequarem, terem funcionários produtivos e satisfeitos, e acabam não conseguindo fazer essa estruturação em seu próprio setor. 

Sistemas de RH surgem justamente para auxiliar nessa falha, permitindo que o setor organize as demandas que serão de sua responsabilidade e passe adiante as que entender que podem ser realizadas por outros setores, como o departamento pessoal ou o de segurança. Dessa forma, conseguirá focar nas atividades que, de fato, são de sua alçada, além de planejar futuras ações.

Como já mencionamos, para que a empresa atinja os objetivos estabelecidos, é essencial que o setor de RH esteja alinhado a essas estratégias.

2. As informações sobre os colaboradores estão espalhadas em outros setores

Quando o assunto é sistema de recursos humanos, outra dificuldade bem comum encontrada por profissionais de recursos humanos é ter as informações dos colaboradores espalhadas pela empresa. Uma parte no setor em que trabalha, outra no departamento pessoal e uma terceira no RH, isso quando não precisam lidar também com os arquivos físicos em um depósito. Com sistemas de RH todas essas informações são digitalizadas e armazenadas em apenas um lugar na nuvem, facilitando seu acesso.

A adequada gestão da informação é fundamental para otimizar processos e melhorar o fluxo dessas informações para que elas sejam disponibilizadas e consultadas.

3. O processo de recrutamento e seleção é muito longo e esgotante

Para entender a importância do sistema de RH para a empresa,  antes de qualquer coisa, vamos pensar no processo manual. Identificar a necessidade de criação da vaga, conversar com o gestor para entender quais são os requisitos, verificar a possibilidade de ocupação interna da vaga, caso não haja um profissional adequado, abrir a vaga externa, divulgar a oportunidade por diversos canais, realizar entrevistas e mais entrevistas até chegar no profissional adequado. Haja tempo para tudo isso, né? 

Com sistemas de RH esses processos podem ficar bem menos desgastantes, fazendo tudo isso de forma virtual. Podendo, inclusive, contar com ferramentas de cálculo de fit cultural, além de admissão digital. 

4. As pesquisas e avaliações de desempenho não geram resultados

Quantas vezes você já percebeu que pesquisas internas não se transformavam em ações práticas em uma empresa? Pois é, isso acontece porque, infelizmente, o setor de recursos humanos não sabe o que fazer com tais relatos e muito menos têm tempo hábil de criar alguma estratégia. Sistemas de RH resolvem esse problema por gerar relatórios das informações coletadas, contando inclusive com sistemas de People Analytics em alguns casos, deixando os dados muito mais personalizados e, claro, possibilitando mais tempo para que o responsável pelo setor solucione os problemas. 

Para que os gestores de RH façam uma análise consistente das avaliações de desempenho, é necessário contar com relatórios e demais indicadores que auxiliem nesse processo. Do contrário, as ações práticas quanto a essas avaliações sempre ficarão abaixo do esperado.

5. A produtividade dos colaboradores está baixa

Tudo o que falamos até aqui sobre o sistema de RH impacta diretamente na rotina dos profissionais de uma organização, sua qualidade de vida no trabalho e, consequentemente, seu desempenho nas atividades. Por isso, utilizar esses sistemas é uma estratégia fundamental para ganhar tempo para o setor de recursos humanos desenvolver ações de promoção da cultura organizacional, escuta das reclamações dos profissionais e sua valorização pela empresa. Tudo isso refletirá na produtividade dos colaboradores e afetará o atingimento dos objetivos da organização.

6. A rotatividade está alta

A troca constante de profissionais afeta não somente o bolso de empresas, como também as relações internas e a produtividade. Dessa forma, adotar sistemas de RH como, por exemplo, de recrutamento e seleção, pode auxiliar a encontrar profissionais adequados à empresa. Assim como também ajudará o setor de Recursos Humanos a acompanhar o desempenho desses colaboradores na empresa, ouvindo seus feedbacks sobre o trabalho e desenvolvendo ações para deixá-lo engajado com a organização. 

7. As lideranças precisam ser desenvolvidas

 Sistemas de RH são interessantes para oferecer treinamentos, analisar o perfil comportamental de cada líder, além de criar estratégias eficientes baseadas em dados de comportamento e competências. 

Acredite, não basta apenas focar nos colaboradores e esquecer das lideranças. Afinal, elas são os grandes guias de suas equipes. 

8. Os treinamentos não geram resultados

Por falar em treinamento, outro problema que pode ser solucionado com a adoção de sistemas de RH é tornar os treinamentos mais assertivos. Identificando o perfil e as necessidades das equipes para oferecer o que de fato precisam, economizando também tempo e recursos. 

Como escolher o melhor sistema de RH?

Para escolher o sistema de RH, o primeiro ponto é identificar quais são as necessidades do setor de recursos humanos da sua empresa e contemplar todas elas. Para que você tome essa decisão também é fundamental fazer uma pesquisa de mercado, analisando os sistemas disponíveis, suas funcionalidades e benefícios. 

Nesse momento de pesquisa, que tal conhecer o Unico People? 

Nossa plataforma é a mais completa do mercado, garantindo agilidade e segurança para os seus processos. Por meio de ferramentas de admissão digital e assinatura eletrônica, te ajudamos a acelerar o processo de contratação de um novo colaborador, ganhando tempo para desempenhar outras funções. 

Mas não para por aí. Nossa tecnologia faz a captura de biometria, de dados do IP, assim como hora e local de verificação dos documentos para garantir a veracidade das informações. Além de contar com um sistema único de criptografia para armazenamento seguro dos dados. 

Neste vídeo, mostramos como é simples realizar o processo de admissão usando o sistema Unico People. A missão do sistema de RH é combinar a melhor experiência com a possibilidade de construir relações de valor com seus colaboradores. Por isso, além de eliminar a burocracia, a função dessa tecnologia é aumentar a eficiência e agilidade. 

Depois de estar por dentro dessas informações sobre o sistema de RH e importância dele para as empresas, temos um convite. Entre em contato com o Unico People converse com um de nossos especialistas sobre as soluções mais indicadas para o RH da sua empresa.