Processo de admissão: conheça as etapas da contratação de um novo colaborador

É preciso um olhar diferenciado para o processo de admissão. Ainda que ele seja visto como uma função predominantemente burocrática, na qual são realizadas diversas tarefas para garantir o cumprimento de regras e leis trabalhistas, a admissão de um novo colaborador é algo muito mais abrangente e impactante do que se imagina.

É de suma importância que os times de RH lidem com todas as etapas do processo admissional de forma estratégica, planejada e direcionada para que os objetivos da empresa sejam supridos ao longo do tempo e as expectativas dos colaboradores, dentro do possível, também sejam atendidas.

Preparamos este conteúdo para falarmos sobre como tornar o processo de admissão um aliado dos resultados que a organização almeja alcançar. Acompanhe!

O que é admissão?

O processo de admissão envolve desde o anúncio da vaga até a contratação, passando pela fase de entrevistas, mapeamento de perfis e cuidados quanto à parte legal. Isso também inclui preparar toda a documentação que deve ser assinada pelo novo colaborador e pela empresa, a realização do exame admissional e o repasse das informações essenciais.

Qual a importância do processo de admissão?

A admissão é a porta de entrada de novos talentos na organização, por isso requer plena atenção e importância. É essencial que a primeira impressão do colaborador seja positiva, pois isso vai impactar no engajamento e produtividade de quem está chegando. Os aspectos a seguir deixam claro porque tornar o processo admissional mais eficiente é tão necessário.

Reduzir Custos

Um processo de admissão bem feito diminui o risco de turnover, o que impacta nos custos de uma nova contratação. Ou seja, é imprescindível buscar profissionais que estejam alinhados com a cultura da empresa.

Minimizar o risco jurídico

Obedecer a legislação é essencial para o processo de admissão. Isso porque, caso a documentação não esteja correta e em dia, a empresa pode sofrer multas e sanções.

Desenvolver a estratégia de negócios

O ato de contratar alguém é uma maneira de agregar talentos e desenvolver a estratégia de negócios. Por isso, o recrutamento e seleção deve ser baseado em boas práticas, como um bom onboarding e automação de tarefas.

Reduzir o turnover

O turnover, ou rotatividade de pessoal, pode ser associado a erros de contratação caso não sejam considerados aspectos como fit cultural, perfil psicológico e outras habilidades comportamentais.

💡 5 práticas para reduzir o turnover em sua empresa

Qual é o processo de admissão?

O processo de admissão engloba as etapas que integram o time de Recursos Humanos e o Departamento Pessoal. É ele que dá início a uma série de atividades que resultam na integração de um novo talento para desenvolvimento estratégico de uma equipe e, por consequência, de todo o negócio.

Como se preparar para o processo de admissão?

Para ter resultados, é muito importante acertar no processo de admissão. Ao ter um planejamento bem definido e uma estratégia a ser seguida, todas as etapas devem andar corretamente, facilitando a retenção de talentos e diminuindo a rotatividade.
Quando o processo é feito corretamente e o colaborador contratado tem o perfil ideal, é mais fácil adaptá-lo ao ambiente de trabalho. Um profissional engajado é mais produtivo e gera melhores resultados!
Acertar na admissão é importante para alcançar os objetivos da empresa, então preparamos um roteiro de procedimentos que precisam ser mapeados. Confira na sequência do conteúdo!

Conheça os diferentes tipos de perfil

Cada empresa tem uma cultura e se baseia em características consideradas chave para o sucesso do processo de admissão. Em suma, existem três tipos de perfil para ficar atento.
Perfil técnico: considera a habilidade, experiência e conhecimento na área de atuação.
Perfil profissional: Alguns dos principais tipos são o comunicador, o executor, o planejador e o analista. Existem diversas técnicas para estabelecer o perfil do candidato e saber qual o perfil ideal para o momento da empresa.
Perfil pessoal: esse ponto é sobre a cultura própria do candidato, para entender se os valores pessoais dele se alinham com a missão e valores da empresa.

Selecione o perfil certo

O primeiro passo é preparar o anúncio da vaga e isso requer bastante atenção dos gestores da área demandante e do setor de recursos humanos. Ao acertar na descrição, as chances de erro diminuem bastante. O recomendado é apresentar na descrição da vaga as atribuições do cargo, habilidades buscadas, se existe algum requisito indispensável e benefícios oferecidos.

Anuncie nos canais adequados

Além de traçar o perfil correto, é essencial pensar no lugar que a vaga será anunciada, a fim de diminuir a quantidade de currículos recebidos sem o perfil desejado. Depois de definir os detalhes da vaga, escolha o canal que seja mais próximo aos candidatos que a empresa deseja atrair.

Use as redes sociais

Uma tendência do mercado é usar a seleção via redes sociais, como o LinkedIn, mas não descartando o Facebook. As empresas podem encontrar grupos de profissionais e anunciar sua vaga especificamente para o nicho desejado.

Processo de admissão passo a passo

Como mencionamos no início, o processo admissional deve ser visto de forma abrangente e considerar aspectos estratégicos. Estamos falando de uma jornada que envolve diversas etapas que precisam ser planejadas e executadas no tempo adequado. Antes, e no decorrer desse caminho, é elementar considerar aspectos técnicos do que envolve uma admissão e também questões mais subjetivas, ligadas principalmente à cultura da empresa, habilidades comportamentais dos candidatos etc.
Neste passo a passo abordamos resumidamente essa jornada, lembrando que não se trata de algo engessado, mas um parâmetro para que o time de RH possa se planejar.

1. Planejamento do processo admissional

Você sabe o que é um fluxograma de recrutamento e seleção? Esse simples diagrama pode ajudar muito quanto aos trâmites administrativos do processo seletivo.
Esse documento pode ser um guia durante o processo de recrutamento e seleção. Além de apontar quais candidatos se encaixam melhor no perfil que se está procurando, o fluxograma contribui com uma melhor visualização e comparação dos prospectos.
Lembrando: quanto mais assertivo for seu processo, mais tempo e dinheiro sua empresa poupará.

2. Recrutamento e seleção

A partir do momento que a vaga é aberta, o time de RH inicia as buscas por um candidato que atenda ao perfil previamente definido. Isso envolve divulgação interna e/ou externa da vaga (mural, sites, agências, jornal etc.), recebimento e análise de currículos, agendamento de entrevistas, testes, dinâmicas de grupo e demais atividades conforme cada fase do processo seletivo.

3. Aprovação

A conclusão de todo o processo de admissão, depois das etapas de entrevistas, testes e dinâmicas, é a aprovação de um dos candidatos. Para o aprovado, são seguidas as etapas que mostraremos a seguir, como a verificação de documentos, o exame admissional e os treinamentos.
Nessa fase, é de suma importância dar um feedback para aqueles candidatos que não foram escolhidos. Isso porque, é um processo que gera expectativas, então eles estarão esperando uma resposta positiva ou negativa. Caso o retorno venha acompanhado de uma pequena nota, o trabalho é ainda mais valorizado.

4. Verificação de documentos

Após a aprovação, começa a etapa de verificação dos documentos. Nesta etapa da jornada, muitas empresas sofrem uma demora excessiva para concretizar a admissão devido à falta de tecnologias que otimizam as rotinas para a validação dos documentos e cumprimento das exigências legais quanto à contratação de um colaborador.
Por isso, é fundamental contar com um processo de envio de documentação automatizado. Dessa forma, a área de Recursos Humanos pode investir o tempo em ações mais estratégicas que são indispensáveis para o crescimento da empresa e alcance dos objetivos estabelecidos quanto ao desempenho dos profissionais.
Por meio de ferramentas propícias para trazer ganhos nesse sentido, o candidato receberá um e-mail e também um SMS que auxilia no envio de dados e também de seus documentos por qualquer dispositivo. Todas as informações enviadas são analisadas, evitando divergências durante o processo.

5. Ficha cadastral, contrato de trabalho e preenchimento da CTPS

A partir do momento que a documentação é entregue para o RH, deve ser feito um cadastro no sistema da empresa para emissão do contrato de trabalho, anotações na Carteira Profissional de Trabalho e Previdência Social – CTPS e também a inserção de dados cadastrais nos canais ligados às questões trabalhistas e previdenciárias, entre eles o eSocial.
A CTPS é o documento que registra a vida profissional do trabalhador e garante o acesso aos direitos. Assim, com a CTPS em mãos, o RH tem acesso ao número do Programa de Integração Social (PIS).
Essa etapa é importante porque o PIS é fundamental para financiar o pagamento do abono salarial e do seguro-desemprego. Caso ele ainda não possua a CTPS, será preciso criar um PIS para ele. Neste contexto, vale destacar que esse registro deve ser realizado pela empresa, não pelo empregado. Para tanto, um responsável do RH deve cadastrar o PIS em uma agência da Caixa Econômica Federal.
O PIS pode ser encontrado tanto na CTPS quanto em documentos como cartão cidadão, no site CNIS, no portal MEU INSS, no telefone do INSS ou por meio do atendimento telefônico da Caixa Econômica Federal.

6. Exame admissional

O exame admissional faz parte do processo de admissão para o novo colaborador. Ele é feito em uma clínica especializada e é obrigatório de acordo com o artigo 168 da CLT. Este atestado comprova que o profissional está apto para desenvolver as atividades propostas pela empresa. Sem ele, não é possível iniciar o contrato de trabalho.
Vale lembrar que os exames realizados variam conforme as características e riscos do cargo que será ocupado. Os exames básicos e complementares são definidos pelo setor de Saúde e Segurança no Trabalho. Após avaliação/aprovação do médico do trabalho, é entregue o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), documento que deve ser mantido pelo RH.

7. Preparação de infraestrutura

Antes que o colaborador inicie o trabalho na empresa, é importante ajustar a infraestrutura para recebê-lo. Tanto nos modelos remoto quanto no híbrido e no presencial, é necessário preparar os materiais básicos para o cumprimento da função. Ex.: a estação de trabalho, mesa e cadeira confortável, computador e demais itens indispensáveis.
Além disso, o colaborador vai precisar de outros suportes, como a criação de um e-mail corporativo, a instalação de softwares e ferramentas para o dia a dia, intranet, sistema de ponto e criação de senha de acesso, por exemplo.

8. Integração do novo colaborador

Apesar de o processo de admissão de novos colaboradores ser fundamental para a área de RH, a preocupação não deve parar na contratação. Hoje, um dos principais desafios das organizações está relacionado com a motivação de seus profissionais.
Nesse sentido, é preciso buscar por alternativas que possam integrar o novo colaborador à rotina da empresa, permitindo com que ele se sinta mais motivado com a nova realidade.
Quem é contratado cria muitas expectativas ao longo de todo o processo: quais são as principais áreas do negócio, como é a rotina da empresa, quais são as atividades de diferentes setores, entre outros pontos.
A equipe que o recebe também cria expectativas, visto que os profissionais terão diferentes papéis para o monitoramento e o treinamento da pessoa que chega.
Entre os principais benefícios do onboarding nas empresas, destacamos:
• Definir de maneira precisa os objetivos do novo profissional;
• Integrá-lo com a equipe e com diferentes áreas da organização;
• Retenção de talentos;
• Redução de turnover;
• Capacitação logo no período inicial;
• Entre outros.

9. Treinamento

Após passar pelo processo de admissão, há grandes chances de ter contratado o profissional mais adequado ao cargo, mas isso não quer dizer que ele chegará 100% pronto, já que ainda é necessário conhecer a empresa, o produto ou serviço e os processos internos. Por isso, é essencial fornecer um período de treinamento em que o colaborador vai conhecer mais sobre o trabalho, a equipe e as ferramentas.

Quais os documentos para a admissão de funcionários?

Elaborar um check-list dos documentos admissionais não é apenas um detalhe, mas parte essencial do processo de contratação de um novo colaborador. Essa relação definida previamente agiliza a entrega dos documentos, facilita a validação, economiza tempo e atende plenamente às exigências da legislação trabalhista.

Aqui está uma lista com todos os documentos para admissão que devem ser solicitados ao novo colaborador para concluir o processo de maneira legal:
• Atestado médico admissional;
• Carteira de identidade (RG);
• Foto 3×4 recente e em boas condições de visualização;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Carteira nacional de habilitação (CNH), quando necessário conforme exigências do cargo;
• Título de eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• Cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
• Certificado de reservista;
• Cópia do comprovante de residência;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Cópia da certidão de nascimento ou de casamento;
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
• Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso.

Dependendo de cada posição, podem haver alguns documentos específicos exigidos pela empresa no momento da contratação. Ex.: comprovação de registro em conselhos de classe, tais como CREA (Conselho Regional de Engenharia e Agronomia). Entretanto, o RH deve estar atento para nunca solicitar informações que possam constranger o colaborador e gerar reclamações trabalhistas futuras. Ex.: exame de HIV, declaração do SPC ou SERASA, teste de gravidez, entre outros.

Qual a data correta de admissão?

Não existe um prazo determinado para admissão após a apresentação dos documentos, mas o indicado é que o registro seja feito antes do início efetivo do vínculo de trabalho e entre 5 e 10 dias após o exame admissional.

Quanto tempo demora o processo de admissão?

O processo de admissão de um novo colaborador varia em cada empresa, mas, no geral, tende a ser bem demorado. Desde a entrega da documentação até a digitalização de dados, pode levar cerca de duas semanas. Esse processo, do início ao fim, pode ser otimizado com um processo de admissão digital!

Quais os tipos de contrato de trabalho?

Existem alguns tipos de contrato de trabalho e você deve conhecê-los para entender qual atende melhor às necessidades da empresa. As seis formas mais usadas são as seguintes:

Contrato por tempo indeterminado

É a contratação mais comum, em que não há data prevista para encerramento do vínculo. Deste modo, o rompimento acontece apenas se houver demissão ou pedido de dispensa.

Contrato de experiência

Acontece antes do contrato indeterminado, um período de experiência tanto para o empregado quanto para o empregador. Ele pode durar até 90 dias, divididos em duas partes.

Contratação temporária

A contratação temporária pode ser feita por até dois anos e prorrogada por mais dois. Para estar de acordo com a lei, a atividade precisa ser transitória — como contratações de alta temporada ou turismo — ou a natureza da atividade justificar o prazo, como jogadores de futebol ou artistas, por exemplo.

Trabalho autônomo

O trabalho autônomo é realizado por um profissional independente sem vínculo empregatício. Na maioria dos casos são contratados para um projeto específico de planejamento e execução independentes.

Contrato de Estágio

O estágio é um termo de compromisso que não configura vínculo empregatício. Ele é estabelecido em três partes, entre o estagiário, a empresa e a instituição de ensino. As atividades a serem desempenhadas devem ser bem delimitadas e aprovadas pela instituição.

Menor aprendiz

O programa Menor Aprendiz é uma iniciativa do Governo Federal, estabelecida pela Lei da Aprendizagem, nº10.097/00. É um contrato por tempo determinado, com duração máxima de dois anos, especificamente voltado para estudantes entre 14 e 18 anos. O horário deve ser o contraturno escolar e a remuneração baseada no salário mínimo.

O que mudou no processo de admissão com a nova lei trabalhista?

A Lei 13.467/2017, que trata sobre a Reforma Trabalhista, impactou alguns pontos do processo de admissão. Ela implementou uma nova modalidade de contratação, usando terceirizados para trabalho intermitente, autônomo e home office, aumentou a multa da empresa caso não seja feito o registro do colaborador e alterou as horas trabalhadas por regime parcial.

Como acertar no processo de admissão?

Como enfatizamos no decorrer do texto, os trâmites da admissão devem ser entendidos como um conjunto de funções estratégicas. Portanto, é essencial que o time de RH esteja preparado para os desafios que podem prejudicar a eficiência e trazer problemas de curto e longo prazo. Veja agora 3 aspectos elementares que devem ser considerados para acertar no processo de admissão.

Considerar os gargalos que podem ocorrer

A lentidão, e consequentemente, a perda de tempo para finalizar cada etapa dos processos, é uma das dificuldades enfrentadas pelo RH. Se o processo for moroso demais, a empresa arrisca perder os melhores candidatos para concorrentes com processos mais eficientes e com menos burocracias.
Por isso, é fundamental analisar quanto tempo leva para a empresa efetuar a admissão, desde o momento do contato inicial até o recebimento dos documentos assinados pelo funcionário. Além disso, a duração do processo precisa corresponder às expectativas da liderança, pois alguns tipos de posição demoram mais para serem preenchidas do que outras e isso pode atrapalhar o andamento das atividades da empresa.

Adequações à LGPD

Em vigor desde 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece uma série de diretrizes para todas as empresas que coletam e tratam dados pessoais. Esse mecanismo legal garante a proteção dos dados de todo cidadão que esteja no Brasil, bem como visa contribuir para a segurança jurídica.
Tratando-se do processo de admissão, é essencial seguir a LGPD, pois o setor de RH de toda empresa precisa coletar e armazenar dados pessoais desde o contato inicial na etapa de recrutamento. Ou seja, até mesmo o armazenamento de um currículo no banco de talentos precisa ter um motivo específico claro e deve ser protegido.
Além do risco de acesso indevido e vazamento das informações dos candidatos, a falta de mecanismos para garantir a segurança das informações e a política de privacidade resulta em multas e outras penalidades aplicadas pela Justiça, o que pode prejudicar a imagem da empresa.

Automatização inteligente do processo de admissão

Atualmente, é possível utilizar diferentes recursos tecnológicos capazes de aumentar a eficiência das operações e tornar o processo admissional mais fluido sem abrir mão do atendimento às normas exigidas pela legislação.

Uma das etapas que mais demanda tempo – e paciência da equipe responsável pelo processo de admissão – é a reunião e validação da documentação para a contratação. Nesse caso, há possibilidade de o candidato enviar documentos com informações erradas e incompletas, o que pode esticar ainda mais o início das atividades.
A melhor maneira de consolidar e gerenciar os dados de contratação é automatizar o acompanhamento do candidato e os processos que envolvem a validação da documentação solicitada. Isso permite que a empresa armazene dados antigos ​​e recentes em um único local e até mesmo acompanhe os candidatos para futuras vagas, caso eles não atendam aos requisitos atuais.

Benefícios do processo de admissão

A partir do momento que os processos são automatizados, há um ganho expressivo em termos de eficiência. Essas vantagens se estendem para a empresa e também para o colaborador que normalmente almeja iniciar suas atividades o quanto antes. Estes são os principais benefícios:

Maior agilidade no processo de contratação

Em alguns casos, pode ser necessário o início imediato do colaborador para determinada vaga, seja nos cargos de gestão ou em postos operacionais. Por isso, é essencial que as etapas do processo de admissão sejam ágeis para garantir que o cronograma do RH seja cumprido à risca.

Contribui para a adaptação dos novos colaboradores ao clima organizacional

Ao realizar um processo de admissão eficaz e otimizado, o novo colaborador pode começar na empresa com segurança e autoconfiança para realizar o trabalho de maneira eficiente e se adaptar ao novo ambiente de trabalho. Afinal, é motivador iniciar em uma companhia cujo RH apresenta elevada eficiência desde antes da efetivação do contrato.

Pleno cumprimento das exigências legais

Em diferentes âmbitos, seja para a LGPD e/ou leis trabalhistas, o processo de contração de sucesso garante que os dados pessoais dos candidatos estejam seguros. Além disso, favorece o recebimento e validação dos documentos fundamentais para garantir que o trabalhador seja contratado dentro dos parâmetros definidos por lei, resguardando a empresa de futuras ações jurídicas.

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Contratação de profissionais alinhados ao perfil da empresa

Encontrar bons profissionais não é tão simples, sobretudo quando o RH da empresa tem vários processos burocráticos na hora da admissão. Eliminando esse gargalo, são maiores as chances de atrair talentos segundo a cultura da companhia e o perfil desejado para a vaga.
Pode parecer apenas um detalhe, mas quando há eficiência nos processos, este fator contribui para a satisfação dos profissionais e a percepção positiva quanto à gestão da empresa.

Queda expressiva dos custos

Um processo de admissão de funcionários bem estruturado possibilita a redução de custos com retrabalho, afinal, diminui as chances de o RH ter de recomeçar todo o processo por desistência da vaga por um candidato. Ou, ainda, elimina a chance de determinado setor ficar com o cargo vago por mais tempo.
Além desses fatores, há a questão do tempo. Com a automatização, um processo que levaria vários dias ou semanas, pode ser feito em pouquíssimos dias ou até mesmo horas. Isso gera um ganho consistente na eficiência das operações, economizando tempo e recursos financeiros que seriam desnecessariamente gastos devido ao excesso de burocracia.

Como implementar a admissão online?

A admissão online é parecida com a tradicional, porém com uma diferença importante: as etapas são realizadas por meios digitais. Dessa forma, o novo colaborador consegue enviar toda a documentação para o RH sem a necessidade de ir presencialmente até a empresa.

E qual a vantagem disso? Todos esses documentos ficam armazenados e organizados em uma plataforma online, que é configurada de acordo com as Leis do Trabalho e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ou seja, é uma forma de usar a tecnologia como aliada para ter mais praticidade, inovação e segurança.

Além disso, com a solução Unico People você:
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Admissão online com o Unico People

As transformações proporcionadas pelo Unico People não ficam apenas na teoria. Um dos cases evidentes com relação aos benefícios da plataforma é o da Decathlon, empresa de destaque no varejo de artigos esportivos.
Após adotar a solução para tornar o processo de admissão 100% digital, foi possível:

• Eliminar mais de 6 mil horas de trabalho e retrabalho do time de RH;
• Reduzir o tempo de admissão de 15 para apenas 5 dias;
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• Tornar o processo de contratação mais ágil e ajustado às necessidades do negócio.
  
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