Onboarding de funcionários: um passo a passo de como fazer na sua empresa

O termo onboarding de funcionários vem da tradução de “embarcar”, nesse caso, um processo para inserir um profissional recém-contratado nas rotinas da empresa. Esse procedimento precisa proporcionar a certeza de que a organização está disponível para ajudar a pessoa colaboradora nesse novo desafio.

Contudo, o onboarding não se restringe a uma simples apresentação de cinco minutos no primeiro dia de trabalho. É preciso preparar o ambiente como um todo para receber o colaborador.

O que é onboarding de funcionários?

Onboarding de funcionários é o processo de integração de um novo colaborador na empresa na qual foi contratado. Esse momento é fundamental para motivar o profissional que acabou de chegar, por isso, precisa ser bem planejado pelo setor de Recursos Humanos (RH). 

Pode-se destacar que apresentar a cultura organizacional é essencial nesse processo, pois serve para situar o novo funcionário das rotinas da empresa, código de ética, na função que exercerá, entre outras situações que ajudam o profissional a se sentir parte da organização. Ou seja, o crossboarding também aparece nessa integração.

O onboarding é dinâmico, porque não existe um padrão a ser aplicado por todas as empresas. Cada organização é livre para pensar nas atividades de integração do colaborador. Inclusive, ações formais podem ser feitas nesse processo, tais como treinamento e reunião com lideranças; mas, também há espaço para happy hour. 

Por isso, o onboarding de funcionários não pode se restringir a uma simples apresentação no primeiro dia de trabalho. Nesse caso, é preciso haver envolvimento de todos os setores da empresa, não apenas do departamento pessoal. Essa integração ajuda a manter o ambiente organizacional saudável e, consequentemente, melhorar a produtividade. 

A importância da integração de novos funcionários

A integração do colaborador é importante para construir uma boa relação no ambiente de trabalho, evitando assim, a perda de talentos. Entenda a seguir.

Aumento do engajamento dos funcionários

Novos colegas de trabalho, ambiente diferente do habitual, novos desafios… Quem chega na empresa tem mil dúvidas quanto à experiência que está por vir, o que causa medo e insegurança. Por isso é tão importante receber e acolher o colaborador, para que ele sinta parte da organização e que não estará sozinho na caminhada.

Ao sentir-se importante para a empresa, e não apenas um número de matrícula no sistema do RH, o funcionário se empenha e se compromete em oferecer bons resultados à empresa. O onboarding é fundamental para conquistar o engajamento antes mesmo do início das atividades.

Redução das taxas de turnover

A rotatividade de colaboradores na empresa, conhecida como turnover, prejudica os resultados. Afinal, a entrada e saída de funcionários dificulta a integração entre os colegas de trabalho, diminui a continuidade dos bons resultados, gera um novo gasto para a realização de outro processo de contratação, entre outros impactos negativos.

Contudo, o onboarding de funcionário aumenta as chances de o colaborador permanecer no cargo por mais tempo. Isso acontece devido à construção dos laços de acolhimento e confiança, além de uma adaptação positiva ao ambiente de trabalho. Ambos os lados são beneficiados. 

Retenção de talentos

Atrelado ao turnover está a retenção de talentos, pois se um bom funcionário não é incluído na empresa, ele poderá pedir demissão do cargo em pouco tempo. Com isso, a organização deixa de contar com o talento de um colaborador que poderia gerar bons resultados. Esse cenário é prejudicial para áreas cuja mão de obra qualificada é escassa no país, a exemplo de setores de tecnologia. 

Em um mundo competitivo, a implementação de ações para reter talentos pode ser um diferencial frente à concorrência. Claro que outros atrativos precisam ser oferecidos para reter talentos, como um bom salário e plano de carreira, mas o onboarding de funcionários é uma maneira de motivar o colaborador nos primeiros dias.

Alinhamento cultural da empresa

Outro benefício do onboarding de funcionários é o alinhamento da cultura entre todos os colaboradores, incluindo os recém-contratados. Isso garante que todos estejam na mesma sintonia, em busca de bons resultados para a empresa. Além disso, proporciona um ambiente saudável. 

Vale salientar que o processo de integração favorece o fit cultural, no qual o novo colaborador reconhece que as crenças e valores são compatíveis com os compartilhados pela empresa. Também é importante que o profissional entenda qual a missão, visão e valores, para agir no cargo ocupado em prol desses pilares. 

Como fazer um bom processo de onboarding de funcionários

O onboarding de funcionários deve ter desde o contato inicial do RH após a resposta positiva ao candidato até o momento no qual ele estará 100% pronto para atuar na empresa.

Envie um e-mail de boas-vindas

A formalização da contratação pode ser efetuada por e-mail, com todas as informações referente ao início das atividades, benefícios, processos burocráticos com documentos para admissão, entre outros. Além disso, a empresa pode enviar uma mensagem receptiva de boas-vindas. Também é válido apresentá-lo inicialmente à equipe na qual iria se juntar em breve.

Prepare a estação de trabalho do novo funcionário

O novo colaborador precisa ter a estação de trabalho preparada desde primeiro dia no cargo, para poder desempenhar as funções. Essa preparação vai desde arrumação dos móveis e materiais de escritório até senhas, crachá de acesso e e-mail corporativo. 

Faça uma boa recepção e apresentação da empresa

A empresa não precisa fazer uma grande comemoração para receber o novo colaborador, mas deve separar uma equipe responsável pela recepção. Os gestores de equipes e colegas de trabalho podem desempenhar esse papel, aproveitando o momento para apresentar as instalações físicas da organização.

Apresente a equipe de trabalho

O líder do departamento pode realizar uma dinâmica descontraída para apresentar o novo funcionário e os colaboradores antigos. Esse momento descontraído é importante para quebrar o gelo do primeiro dia de trabalho e começar a construir laços no ambiente profissional.

Defina um mentor para auxiliá-lo no início

Os primeiros dias em uma nova empresa são repletos de dúvidas, afinal, é preciso aprender toda uma rotina de trabalho totalmente diferente. Por causa disso, o onboarding de funcionários precisa oferecer suporte para que o colaborador não fique desamparado nessa fase inicial.

Inicie o processo de treinamento para a área

Toda empresa precisa ensinar o básico ao novo colaborador que entrar para o quadro de funcionários. Essa etapa é uma espécie de treinamento, que deve ser feita nos primeiros dias. Pode ser necessário treinamento mais aprofundado, mas isso precisa ser planejado anteriormente para não atrapalhar o fluxo de trabalho. 

Faça rodadas de feedbacks com o novo funcionário

Coletar o feedback do colaborador que acabou de passar pelo onboarding de funcionários é importante para a empresa realizar melhorias, caso seja necessário. Isso também pode ser feito a longo prazo, mas para entender como está o desenvolvimento do contratado após a integração total na organização.  

Nossa última dica é: ofereça uma experiência impecável desde o momento da contratação. Para isso, a sua empresa pode contar com a Unico People, solução 100% digital para simplificar a rotina do RH. Acesse o site e conheça todas as funcionalidades.