A importância das boas-vindas ao novo colaborador

As boas-vindas ao novo colaborador, processo conhecido também como onboarding, é um processo desenhado para receber as pessoas nos seus primeiros dias de trabalho. Depois que é feita a etapa de recrutamento e seleção, a recepção ao contratado é o primeiro contato real dele com a empresa.

É nesse momento em que toda a estrutura é apresentada, assim como os valores, propósitos, missão e cultura. O correto é que se faça um tour de apresentação pela empresa e pelas áreas, tudo para a pessoa começar a se sentir parte. É um momento ideal também para esclarecimento de dúvidas, afinal, tudo é muito novo.

As boas-vindas ao novo funcionário tem por função familiarizar e preparar esse novo colaborador. Um onboarding planejado tem por garantida aproximar as pessoas, engajar, gerar motivação e produtividade. Essa integração precisa causar um ótimo efeito se a empresa quiser que ela seja memorável.

Continue a leitura e veja as vantagens de dar boas-vindas ao novo colaborador e como planejar essa recepção.

Quais são as vantagens de dar boas-vindas ao novo colaborador?

A integração de novos funcionários é um processo essencial para as empresas, pois tem o objetivo de auxiliar os colaboradores a se adaptarem ao ambiente de trabalho e ao seu novo papel na empresa. Um bom processo de integração pode trazer diversos benefícios para a empresa, incluindo:

Aumento do engajamento dos funcionários

Novos colegas de trabalho, ambiente diferente do habitual, novos desafios… Quem chega na empresa tem muitas dúvidas quanto à experiência que está por vir, o que causa medo e insegurança. Por isso é tão importante receber e acolher o colaborador, para que ele sinta parte da organização e que não estará sozinho na caminhada.

Ao sentir-se importante para a empresa, e não apenas um número de matrícula no sistema do RH, o funcionário tem mais chances de estar comprometido em oferecer bons resultados à empresa.

Retenção de talentos

Quando um bom funcionário não é incluído na empresa, ele poderá pedir demissão do cargo em pouco tempo. Com isso, a organização deixa de contar com o talento de um colaborador que poderia gerar bons resultados. Esse cenário é prejudicial para áreas cuja mão de obra qualificada é escassa no país, a exemplo de setores de tecnologia.

Em um mundo competitivo, a implementação de ações para reter talentos pode ser um diferencial frente à concorrência. Claro que outros atrativos precisam ser oferecidos para reter talentos, como um bom salário e plano de carreira, mas o onboarding de funcionários é uma maneira de motivar o colaborador desde os primeiros dias.

Alinhamento cultural da empresa

Outro benefício do onboarding de funcionários é o alinhamento da cultura entre todos os colaboradores, incluindo os recém-contratados. Isso garante que todos estejam na mesma sintonia, em busca de bons resultados para a empresa. Além disso, proporciona um ambiente saudável.

Vale salientar que o processo de integração favorece o fit cultural, no qual o novo colaborador reconhece que as crenças e valores são compatíveis com os compartilhados pela empresa. Também é importante que o profissional entenda qual a missão, visão e valores, para agir no cargo ocupado em prol desses pilares.

Como dar boas-vindas ao novo colaborador?

Em uma boa recepção e integração dos novos colaboradores na empresa, alguns passos podem ser seguidos ou adaptados conforme a rotina das áreas.

Separamos as principais etapas para o seu RH usar como referência e ter mais ideias sobre o que preparar para os novos integrantes do time.

1. Organize o processo de boas-vindas

Desde o momento da admissão, assinatura de contratos, até o início efetivo da jornada do novo colaborador, é importante que todas as fases sejam organizadas e mapeadas.

O planejamento ajuda no melhor início de trajetória dos profissionais na empresa e, com isso, faz com que se sintam ainda mais preparados e estimulados positivamente para o desafio. Um bom sistema automatizado de admissão digital também pode ser uma ótima oportunidade para melhorar a experiência.

Ao entrar em uma nova empresa, é normal que os colaboradores novatos tenham dúvidas sobre a área, quais são as tarefas que precisam ser executadas, processos internos, entre outros.

Nesse momento, também é fundamental ter materiais de apoio disponíveis para livre acesso, como:

• Manual do colaborador;
• Políticas da organização;
• Organograma;
• Formulários de serviços e contratos;
• Mapa organizacional e do escritório;
• Regras de convivência e rotina das áreas;
• Compromissos e agenda dos primeiros dias do novo colaborador.

2. Promova treinamentos e apresentação da empresa

Investir em treinamentos e apresentações detalhadas da empresa também faz parte das ações de boas-vindas ao novo colaborador, vitais para a integração bem-sucedida de novos colaboradores. Durante esses treinamentos, é preciso reforçar continuamente o seu papel essencial na equipe.

Além disso, é preciso designar uma liderança capacitada para conduzir esses treinamentos. Com isso, a empresa não apenas aprimora a capacitação da equipe, mas também transmite uma mensagem de apoio e comprometimento desde os primeiros dias.

Enraizar a cultura organizacional e oferecer mentorias fortalecem a conexão do novo colaborador com a empresa, preparando-o para enfrentar desafios e também para prosperar em seu novo ambiente de trabalho.

3. Personalize o processo

O processo de onboarding deve ser personalizado para atender às necessidades específicas do novo colaborador e da empresa. Isso significa que o RH deve considerar fatores como o cargo do novo colaborador, sua experiência anterior e as metas da empresa.

Por exemplo, um novo colaborador que está ingressando em um cargo de liderança precisará de um processo de onboarding diferente de um novo colaborador que está ingressando em um cargo de nível inicial.

4. Lide com situações burocráticas antes do primeiro dia de trabalho

Antes de iniciar, efetivamente, a sua função, é interessante facilitar alguns trâmites da burocracia na contratação. Para isso, basta pedir que o novo talento leve para a empresa, um ou dois dias antes do início de sua jornada, todos os documentos do processo de admissão, como a carteira de trabalho, certidões e o exame médico.

Essa prática é importante na dinâmica de integração de novos funcionários porque torna o primeiro dia mais agradável. Isso porque o novo colaborador poderá se ambientar melhor e conhecer seus colegas sem precisar se preocupar com questões burocráticas.

5. Prepare a estação de trabalho

A verdadeira materialização do acolhimento nas boas-vindas ao novo colaborador também ocorre na preparação física do espaço de trabalho. A estação de trabalho deve ser mais do que apenas funcional; deve refletir a atenção e cuidado que a empresa dedica aos seus colaboradores.

Esse processo precisa envolver a organização de móveis e materiais de escritório, bem como a configuração de tecnologias e sistemas necessários para as atividades diárias.

Assegurar que senhas, crachás de acesso e e-mails corporativos estejam prontos antes do primeiro dia demonstra comprometimento com a eficiência operacional e cria um ambiente propício para que o novo colaborador se concentre no que realmente importa: contribuir de maneira significativa para os objetivos da empresa.

6. Torne o primeiro dia de trabalho especial

A recepção calorosa e a apresentação da equipe são momentos-chave nas boas-vindas ao novo colaborador. Embora não seja necessário realizar uma grande comemoração, designar uma equipe responsável pela recepção é crucial.

Gestores e colegas podem desempenhar um papel fundamental nesse processo, não apenas mostrando as instalações físicas, mas também construindo conexões pessoais.

A descontração da equipe, por meio de dinâmicas, quebra o gelo do primeiro dia de trabalho, criando um ambiente mais acolhedor e propício para o desenvolvimento de laços profissionais.

7. Promova a cultura do feedback

A cultura do feedback é um elemento fundamental para a melhoria contínua do processo de integração. Ao pedir feedback ao novo colaborador demonstra transparência e cria um ambiente que valoriza a opinião e a experiência do indivíduo. Além disso, o olhar novo sobre processos antigos pode trazer grandes insights e oportunidades de melhoria.

Essa prática não deve se limitar apenas ao início da jornada; realizar rodadas de feedbacks ao longo do tempo permite que a empresa ajuste e aprimore constantemente o seu processo de onboarding dos funcionários, garantindo que este esteja alinhado às expectativas e necessidades dos colaboradores.

Quais erros devem ser evitados ao dar boas-vindas ao novo colaborador?

Ao proporcionar uma recepção acolhedora nas ações de boas-vindas do novo colaborador, a empresa busca impulsionar o engajamento, a motivação e a produtividade, construindo uma base sólida para uma relação de confiança com as equipes.

No entanto, a efetividade desse processo pode ser comprometida por erros graves, prejudicando a construção de um ambiente saudável para a chegada de novos membros à equipe. Entenda a seguir!

Deixar o colaborador com dúvidas

O momento de boas-vindas ao novo colaborador deve incluir a oportunidade para que o contratado esclareça dúvidas, garantindo um ambiente onde questões, tanto simples quanto complexas, possam ser abordadas. A construção desse ambiente seguro, onde líderes e pares reservam tempo para ouvir e interagir, é crucial.

Essa abertura encoraja os novos membros a se sentirem à vontade para fazer perguntas, promovendo uma atmosfera de clareza e acesso à informação desde o início de sua jornada na empresa.

Falta de roteiro planejado

Um roteiro elaborado para o processo de boas-vindas do novo colaborador não apenas proporciona clareza aos facilitadores, mas também demonstra a organização e o comprometimento da empresa com a entrega de qualidade. Este roteiro serve como guia e possibilita a identificação de melhorias.

Deixar o colaborador sem atividades

As boas-vindas precisam ser dinâmicas e envolventes, incluindo um planejamento claro das primeiras atividades do colaborador. Garantir que o novo membro da equipe esteja envolvido desde o início contribui para uma transição suave e participativa.

Não promover a interação com a equipe

Os novos colaboradores precisam se sentir conectados à equipe para se sentirem bem-vindos e integrados à empresa. É importante promover a interação entre os novos colaboradores e os membros da equipe.

Admissão ágil como peça importante para o onboarding de novos colaboradores

O processo de onboarding de novos funcionários é essencial para as empresas, pois tem o objetivo de auxiliar os colaboradores a se adaptarem ao ambiente de trabalho e ao seu novo papel na empresa.

No entanto, para um onboarding eficiente, não basta apenas se concentrar nas etapas posteriores. É essencial que as etapas iniciais, a exemplo da admissão, sejam realizadas com sucesso para garantir uma integração eficaz dos novos colaboradores.

Um processo ágil de admissão desempenha um papel importante na permanência a longo prazo dos novos colaboradores. A agilidade, nesse contexto, refere-se à capacidade de realizar as etapas de contratação de forma eficiente e eficaz, proporcionando uma transição suave para os novos membros da equipe.

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