Gestão de dados: entenda o que é, sua importância e como implementar

Seja qual for a estratégia adotada pela sua empresa, é essencial que as decisões sejam baseadas em dados. Afinal, é por meio dessas informações que as equipes terão insumos para verificar quais são as áreas que precisam de investimento, quais são os pontos de melhorias para o negócio como um todo, além de entender como isso vai impactar os clientes finais — e o público em potencial. Por essa razão, contar com uma gestão de dados deve ser uma preocupação de qualquer empresa, independentemente do nicho de atuação.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda o que é a gestão de dados, qual é a sua importância, além de dicas práticas para implementar em um negócio. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a gestão de dados?

Primeiro, vamos entender de forma mais clara sobre o que é gestão de dados. Trata-se de uma disciplina no campo de negócios que vai possibilitar uma boa administração das informações. Dessa forma, vai envolver a identificação desses pontos, formas de armazená-los de maneira segura, como deve ser o acesso, além de estar atento quanto à proteção dos dados — com a aprovação da LGPD, esse último tópico tornou-se ainda mais importante.

Dessa forma, uma empresa que está atenta à gestão de dados, consequentemente, traça ações e conta com equipes específicas para que os registros não sejam limitados e nem mesmo dispersos. Somente pessoas autorizadas terão acesso a determinados pontos, além de possibilitar que eles sejam encontrados de maneira otimizada e dinâmica.

Por que investir na gestão de dados?

Agora que você já sabe o que é a gestão de dados, explicaremos sobre a importância de se investir nessa área em um negócio. Confira!

1. Transformação dos modelos de negócio

O primeiro tópico está relacionado às transformações dos modelos de negócio. Hoje, temos cada vez mais empresas que investem em soluções que tragam mais facilidades para as suas rotinas. Especialmente em um contexto no qual o trabalho remoto eclodiu em todo mundo, surgiu a necessidade de que as informações estejam disponíveis de onde quer que o colaborador trabalhe, trazendo a oportunidade de executar as demandas com qualidade mesmo fora do escritório.

Nesse sentido, diversos cenários estão em voga, o que aumenta de forma considerável o volume de dados. Internet das Coisas, Computação em Nuvem, Big Data, Cobots, Inteligência Artificial, entre outros meios, exigem que os processos organizacionais sejam melhor estruturados — inclusive, que haja uma gestão detalhada das informações geradas.

2. Aumento do volume de dados

Conforme abordados, há um aumento considerável do volume de dados nos últimos anos. Muitos deles, essenciais para que a empresa possa tomar decisões mais efetivas.

Entenda: caso a inadimplência alcance um patamar preocupante por parte da empresa, existe a necessidade de entender os motivos que estão causando esse gargalo. Isso só será possível por meio de uma avaliação dos clientes inadimplentes. Caso seja identificado que clientes que tenham essa característica não passaram por uma análise de crédito mais criteriosa, por exemplo, é preciso buscar por alternativas que aperfeiçoem esse processo.

De forma resumida, com o crescimento das empresas e das facilidades encontradas no mercado para as suas demandas diárias, há um aumento exponencial dos dados — muitos deles cruciais para o desenvolvimento da empresa.

3. Maior integração entre as áreas

Antes, não havia a preocupação de que as áreas deveriam trabalhar em conjunto. Hoje, a empresa que não está atenta em promover essa característica, certamente está atrás de seus concorrentes.

Por meio dessa estratégia, há um ganho significativo de produtividade, uma vez que traz diferentes visões para concluir as demandas do negócio. Além disso, há uma redução de custos operacionais, bem como traz uma facilidade mais ampla de implementar a cultura de inovação, que permite de forma direta um melhor desempenho da empresa como um todo.

Sendo assim, a partir da gestão de dados, há um compartilhamento de informações em tempo real para todas as áreas. O time de Customer Success, por exemplo, facilmente tem a oportunidade de verificar o volume de novas vendas, contribuindo para um planejamento mais detalhado de novas demandas.

4. Otimização de processos

A otimização de processos contribui de forma direta para o aumento de produtividade de todo o time. Afinal, há um melhor gerenciamento de tempo, além de existir um foco maior para as atividades de cada setor.

Quando há uma equipe específica para cuidar do gerenciamento de dados, esse time terá a oportunidade de destinar as informações essenciais para cada setor. Consequentemente, um profissional só receberá informações que de fato contribuem para a sua rotina.

Além disso, há uma melhor classificação dos dados. Eles podem ser:

• mestres — dados que se referem à estrutura de um negócio como um todo;
• de referência — quando há parâmetros estabelecidos;
• transacionais — quando há uma combinação de dados mestres com dados de referência.

5. Melhoria na qualidade dos dados

De nada adianta contar com uma infinidade de dados se nenhuma equipe os utiliza de forma estratégica, concorda? Nesse sentido, uma gestão de dados contribuirá para que eles sejam filtrados logo em sua origem, o que permitirá uma validação quanto à integridade, atualidade, integridade, entre outros pontos relevantes para a empresa.

6. Transparência das operações

Por fim, vai haver uma maior transparência das operações. Entre as vantagens de uma gestão transparente, destacamos:

• reforço da confiança por parte dos colaboradores;
• profissionais que sejam propagadores da marca, especialmente porque terão informações estratégicas sobre a empresa;
• melhoria no engajamento de todo o time;
• ajuda no controle de gastos; entre outros.

Como implementar a gestão de dados em uma empresa?

Agora que sabemos sobre a importância da gestão de dados para uma empresa, chegou o momento de apresentarmos as principais dicas para essa implementação. Veja!

1. Faça da gestão de dados como um hábito cultural da empresa

Antes de implementar qualquer estratégia em uma empresa, existe a necessidade que haja uma mudança cultural por parte das diretorias e das gestões. Conforme mencionamos, não basta contar com um alto volume de informações, é preciso tratá-las e utilizá-las de forma estratégica.

Por essa razão, as pessoas devem ter em mente sobre a importância que isso traz para os resultados do negócio como um todo. Sendo assim, defina uma política de dados, implemente metas e trace objetivos para cada setor em específico, com o intuito de que todas as áreas contribuam para os resultados.

2. Tenha um diagnóstico inicial

Outro ponto essencial para qualquer estratégia: contar com um diagnóstico inicial sobre a sua área. Como está a gestão de informações de sua empresa nesse momento? Qual é o volume de dados de seu negócio, hoje? Como cada área utiliza essas informações dentro de cada realidade?

A partir desse conhecimento, há a oportunidade de verificar quais são os atuais gargalos e pontos que já são positivos para o negócio. Para isso, reúna com as principais lideranças de sua empresa e entenda as necessidades atuais.

3. Forme uma equipe inicial

Formar uma equipe possibilitará que tenha responsáveis diretos para implementar essa cultura e que monitore os indicadores definidos de forma próxima.

Esse time será responsável por promover treinamentos sobre gestão de dados para todas as equipes, de monitorar os resultados de forma contínua, além de traçar ações de melhorias caso sejam identificados gargalos operacionais.

4. Defina o controle de acessos

Conforme mencionamos, a gestão de dados possibilitará que haja uma definição de acessos para todo o time. Exemplo: existe a necessidade de que pessoas da área de suporte verifiquem de forma contínua qual é a quantidade de novos MRRs da empresa naquele mês? Se sim, basta oferecer acesso. Caso a resposta seja negativa, direcione essas informações apenas para times que as utilizarão de forma estratégica.

Além disso, é essencial que tenha um controle rígido em relação aos dados sensíveis dos clientes. São nada mais do que dados pessoais que vão revelar alguma origem étnica da pessoa, endereço, convicções religiosas, filosóficas, entre outras informações. Por essa razão, todo o histórico de acessos deve ser registrado, além de fazer um estudo detalhado de quais são os colaboradores que de fato precisam verificar essas informações.

Apesar de parecer trabalhoso, essa preocupação vai evitar que haja vazamento de dados, o que pode ocasionar em problemas judiciais e perda da credibilidade da empresa. Consequentemente, o negócio corre riscos de perder clientes ou deixar de fechar negócios.

5. Promova constantes treinamentos

Independentemente do contexot, treinamentos contribuirão para trazer maior satisfação dos colaboradores e melhores resultados para a empresa. No caso da gestão de dados, eles são essenciais para que as equipes estejam alinhadas, entendam sobre a importância dessa área, além de verificarem como as áreas podem contribuir e utilizar as informações para tomar decisões estratégicas.

Além disso, o treinamento trará as melhores práticas do uso e tratamento das informações, sendo mais um empecilho para ataques hackers (que ocasionam o vazamento de dados). Por fim, poderá trazer tópicos que contribuam para uma gestão eficaz, por meio de uma política sólida de segurança.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é a gestão de dados, qual é a sua importância, além de verificar dicas de como implementar essa estratégia na empresa. Para obter sucesso com essa estratégia, o ideal é que tenha um bom planejamento, além de realizar de forma contínua o monitoramento das ações. Somente assim as equipes poderão entender os pontos positivos desse gerenciamento, bem como aqueles itens que precisam ser aperfeiçoados.

Ao longo do material, mencionamos de forma breve sobre a LGPD. Hoje, as empresas precisam estar atentas quanto à Lei Geral de Proteção de Dados, uma vez que conta com diretrizes específicas para o tratamento de dados dos clientes em um negócio. Para saber mais sobre o tema, continue no blog e tire suas dúvidas!