Tecnologia no RH: entenda os impactos das mudanças no setor

Conta aqui para a gente, você lembra qual foi a última vez que passou um dia longe da tecnologia? Pense bem antes de responder, afinal, apesar de hoje contarmos com diversos recursos inimagináveis a anos atrás, a tecnologia também está em coisas simples como ligar um interruptor e ter luz no ambiente de trabalho, poder telefonar para outro setor para esclarecer uma dúvida, imprimir um documento em questão de segundos, e por aí vai. Tarefa difícil, né? Isso porque demos apenas alguns exemplos simples, mas é fato que a tecnologia permeia nossa vida em praticamente todas as atividades da rotina, e não seria diferente no trabalho. Por isso hoje vamos falar sobre a tecnologia no RH, sua importância para o setor e como ela pode revolucionar o seu trabalho. 

O que é tecnologia em RH?

Parece meio óbvio demais, mas vale a gente explicar bem esse conceito. A tecnologia no RH é o uso de ferramentas, softwares, aplicativos e demais recursos que permitam que uma atividade antes realizada de forma manual passe a ser feita de forma digital. Proporcionando, assim, um desempenho mais ágil, seguro e eficaz das tarefas, além de uma economia de tempo e dinheiro para a empresa. Inclusive, você pode fazer o cálculo dessa economia com a nossa calculadora de RH.  

Mas o mais essencial, e que queremos destacar aqui, é que a tecnologia proporciona ao setor de Recursos Humanos o encontro com sua verdadeira essência: a estratégia. Isso porque com funções automatizadas e menos burocráticas é possível que os profissionais da área ganhem mais tempo para analisar dados das equipes e traçar estratégias para promoção da cultura organizacional, redução das taxas de turnover e absenteísmo, aumento do nível de employee experience e muito mais. Tudo para garantir que os colaboradores tenham o melhor ambiente de trabalho possível e fiquem satisfeitos com a organização, consequentemente produzindo mais e ajudando a empresa a alcançar suas metas e objetivos. 

Qual a importância da tecnologia em RH?

Além dos pontos que destacamos anteriormente, vale mencionar que o uso da tecnologia no RH também permite que os profissionais do setor tomem decisões com mais segurança, a partir de dados precisos e confiáveis, além de evitarem o retrabalho e possíveis erros que, apesar de serem normais, podem prejudicar a área e até mesmo a organização. 

Todos esses fatores farão com que a empresa se torne mais organizada, ágil, produtiva e com grandes talentos em suas equipes. Dessa forma, consegue fazer frente perante a outras concorrentes do mercado e, inclusive, se apresentar ao público como uma empresa engajada, atenta às tendências não só tecnológicas como também de gestão de pessoas, proporcionando a melhor experiência para seus profissionais.

Transformação digital, tecnologia no RH e cultura

Remodelar o formato atual de RH para o digital é um movimento que exige uma reformulação fundamental dos processos organizacionais centrais e da maneira como os funcionários interagem com o trabalho.

As empresas podem adotar esse novo formato através da inovação – em processos, mindset e adoção de tecnologia.

A tendência é que cada vez mais o RH se fundamente em metodologias de trabalho mais flexíveis, horas de trabalho mais produtivas e estratégicas, além do uso de plataformas de inovação – e softwares como o Unico People, que fazem a gestão de admissão digitale baseado em autoatendimento, são um exemplo disso. Com a nossa solução, por exemplo, você pode contar com uma plataforma que faz a gestão de todo o processo de admissão digital, desde a organização do pedido de documentos, envios ao colaborador, assinatura eletrônica, conferência digital de todas as informações e uma série de outros recursos. 

À medida que a automação assume as necessidades transacionais da função do RH, os profissionais podem se concentrar em alcançar resultados estratégicos de negócios por meio de seu capital humano. 

Já foi comprovado que os níveis de envolvimento e a experiência geral do colaborador estão diretamente ligados ao desempenho da unidade de negócios, ao desempenho financeiro e à produtividade. Para obter esses índices positivos, as empresas precisam de mais tecnologia no RH e de uma estratégia digital claramente definida em vigor.

Mais foco no colaborador

O setor viveu até então uma lenta transformação digital – especialmente se comparado às outras áreas das corporações. E muito dessa tecnologia foi projetada com o foco maior na organização, não para o funcionário.

Muitas vezes, a responsabilidade de adquirir uma nova tecnologia para o setor cabe diretamente ao RH – mas os usuários finais dessa tecnologia, que são os funcionários, não são consultados.

O resultado pode ser desastroso: se a solução não trouxer valor para os usuários em suas operações de rotina, não haverá avanço para o setor, como também a decisão trará desperdício de tempo e dinheiro. É preciso inserir tecnologia no RH e na organização como um todo, mas com usabilidade real, que traga mais produtividade e agilidade para os times.

O Unico People, por exemplo, permite que os candidatos no processo de admissão enviem toda a documentação online, pela plataforma – o que já otimiza o tempo dos profissionais de RH envolvidos nessa etapa.O próprio software já analisa os dados e documentos, através da tecnologia OCR, enquanto dispara o status do processo para candidatos e para o RH. Ao final do processo, o profissional está apto para iniciar sua jornada na empresa e o RH encontra dados organizados para a folha de pagamento (com holerite digital) e benefícios, em conformidade com o eSocial.

Conforme os líderes de Recursos Humanos passam a adotar uma abordagem voltada para as pessoas em primeiro lugar, plataformas como o Unico People ganham cada vez mais espaço nas empresas e na inserção de tecnologia no RH.

Como os funcionários estão vivendo toda essa onda tecnológica em outras áreas de suas vidas e na sociedade como um todo, a adoção de novos processos e tecnologias torna-se mais considerável.

O que esses profissionais buscam hoje é gerenciar melhor suas carreiras, com a ajuda das empresas onde atuam. Buscam oportunidades de crescimento e evolução profissional, feedbacks construtivos e formas de agir de maneira cada vez mais estratégica – e menos foco em tarefas mecânicas. O protagonismo é palavra de ordem nas empresas – e o RH deve criar mecanismos para impulsionar tudo isso.

Digitalmente, as pessoas já possuem bastante conhecimento e desenvoltura – mas em um nível pessoal. Todas essas inovações que o digital está trazendo para nossas vidas (consumo, social e família), traz muitas mudanças na forma como pensamos e trabalhamos.

A maioria das organizações quer adotar um ambiente digital – “precisa” seria o termo mais correto. E, dependendo do tamanho, área de atuação e perfil de consumidores, cada empresa tem sua própria jornada.

Mas como os negócios estão se transformando, a forma como o RH vai criar uma experiência digital para seus funcionários influenciará o sucesso a longo prazo.

Vale ressaltar que mais do que a adoção da tecnologia no RH, é preciso haver uma mudança de mentalidade e de cultura para adotar o digital de forma efetiva nos ambientes de trabalho.

Adoção de tecnologia no RH: desafios e gerenciamento de mudanças

Os líderes de Recursos Humanos hoje não estão apenas focados na otimização de verbas e recursos, mas procurando resolver problemas de negócios do mundo real, por meio da tecnologia no RH.

Os CHROs, diretores de Recursos Humanos, também tendem fortemente a vincular seus investimentos em tecnologia aos resultados de negócios, geralmente quantificados até o último real. Qualitativamente, muitos estão voltados para gerar oportunidades de melhoria na cultura geral da organização por meio da tecnologia no RH.

A tendência é que a experiência e o mindset se tornarão, senão agora, muito em breve, novas vantagens competitivas para as empresas.

Como, então os profissionais de RH devem se voltar para tecnologias que ajudem a construir novas culturas no ambiente de trabalho. O momento é de se fazer questões como:

• Quais são as oportunidades para melhorar a atração, retenção e desenvolvimento dos talentos?
• O que é preciso fazer para atrair de forma mais efetiva novos funcionários?
• Quão complexo ou difícil é o processo de integração na empresa?
• Quão difícil é o processo de recrutamento?
• Como utilizar a tecnologia para criar melhores experiências e lidar com todas essas lacunas?

Tecnologia no RH e no centro da cultura organizacional 

Como profissional do setor, você experimentará implementações de tecnologia no RH ao longo de sua carreira e essas adoções podem afetar todas as partes da organização. Então, depois de ter encontrado a solução mais adequada para a necessidade da sua empresa, é preciso verificar cuidadosamente de que forma ela está impactando a forma de trabalho e os próprios colaboradores. E, sempre que necessário, revisar e aperfeiçoar a solução adotada.

Sem isso, é melhor não inserir inovações tecnológicas – ou sua empresa corre o risco de perder tempo, dinheiro e engajamento entre os colaboradores.

Lembre-se: obter sucesso com a tecnologia no RH não está na compra de um software ou ferramenta poderosa. A tecnologia precisa estar profundamente presente na cultura organizacional, sem data de início ou término: é um processo contínuo.

Nesta fase de profundas transições, é preciso que o RH se pergunte qual é a mudança real e como as pessoas estão percebendo essa mudança.

A digitalização é um bom exemplo disso: Nem todas as pessoas entendem de fato o tipo de alteração que esse tipo de tecnologia trará ao RH, sendo muito comum haver questionamentos como: “o que o digital vai fazer?”, “as pessoas perderão empregos?”, “o que vai acontecer então?”. Esse medo está profundamente associado ao medo de mudanças, contudo, não impedirá o avanço da modernização dos processos.

Isso deve acontecer em duas frentes, sendo uma delas a automação assistida: processos automatizados, mas que demandarão assistência humana para operarem de forma eficaz. Também teremos certas áreas que serão totalmente digitalizadas. E em ambos os casos, haverá redução da força de trabalho.

Como RH, ao adotar um processo de gerenciamento de mudanças desse porte, é preciso garantir que a empresa tenha um programa eficaz de suporte para a requalificação ou reinserção no mercado de trabalho – assim será possível identificar quais são os melhores caminhos para a carreira que seus funcionários poderão assumir daqui para frente. Dessa forma o capital de conhecimento que foi construído ao longo dos anos não será perdido.

Tenha em mente também que um plano de gerenciamento de mudanças bem projetado e cuidadosamente executado ajudará a eliminar a resistência à tecnologia no RH, além de incentivar taxas de adoção mais rápidas, efetivas e produtivas.

A tecnologia no RH pode redefinir o gerenciamento de pessoas

Outra influência da tecnologia dentro das rotinas de uma empresa é a reformulação do conceito de espaço de trabalho.

Hoje, os colaboradores de uma organização podem trabalhar de qualquer lugar, em qualquer momento. A tecnologia no RH está redefinindo completamente o papel do setor em todo o mundo, desde o sourcing até o gerenciamento de desempenho.

A onda de transformação digital impacta as organizações de duas maneiras:

• O surgimento de inúmeras ferramentas que ampliam as possibilidades do gerenciamento de equipes e o engajamento dos talentos nas organizações;
• Suporte para os gerentes de RH mudarem seu foco de gerenciamento da força de trabalho, de modo a gerar mais lucros para a empresa.

Impacto da tecnologia nos Recursos Humanos

Veja nos tópicos abaixo algumas tendências tecnológicas que estão promovendo uma grande mudança no setor:

Big Data

Assegurar a conformidade e evitar riscos são duas preocupações presentes em praticamente todas as funções e tarefas do cenário corporativo atual – mas isso é ainda mais acentuado nas rotinas de RH.

No entanto, a tecnologia está transformando o setor por meio de plataformas que digitalizam as necessidades de processar dados.

Como já mencionamos anteriormente, o Unico People é um grande exemplo disso – como a plataforma analisa as informações dos candidatos e já insere nos padrões do eSocial automaticamente, o risco de erros de processo e dados em não-conformidade cai para praticamente zero.

Isso protege a empresa de possíveis penalizações e multas de órgãos públicos, além de possíveis questões jurídicas trabalhistas por erros nos pagamentos de benefícios, verbas rescisórias, entre outros.

Além disso, o Big Data está ajudando os profissionais de RH a entenderem melhor clientes, parceiros e especialmente colaboradores.

Quando integrado a outras tecnologias, o Big Data ajuda a obter uma percepção profunda e permite que os profissionais de RH tomem decisões com base em informações vitais.

O Big Data oferece aos gerentes de RH uma visão baseada em fatos da força de trabalho atual e ajuda-os a identificar tendências emergentes.

Toda essa análise ajuda os recrutadores a avaliar os funcionários em potencial e permite melhores tomadas de decisões voltadas para o gerenciamento de riscos.

Aplicativos móveis

O smartphone já está e continuará cada vez mais presente no cenário de RH nos próximos anos. Como a força de trabalho, em várias operações, buscam acesso a aplicativos por meio de dispositivos móveis, as empresas estão começando a adaptar seus sistemas de RH.

Entregar esse tipo de funcionalidade implica que as organizações considerem os aplicativos de RH com o processo de mobilização e a interface que os funcionários estão procurando.

A tendência é que, mais adiante, as organizações invistam na criação de aplicativos que agilizem as funcionalidades básicas do RH – exame admissional, entrega de atestados médicos por parte dos colaboradores, comunicações internas, pagamentos e disponibilização de benefícios, entre outros.

Hoje, os aplicativos móveis se tornaram essenciais dentro do processo de transformação digital de uma empresa.

Mídias sociais

As redes sociais também desempenham um papel ativo no RH hoje, especialmente quando se trata de recrutamento. Os departamentos de RH podem usar as mídias sociais para observar o perfil dos candidatos, seus interesses, mas também para atrair um engajamento maior dos funcionários. As empresas podem usar os canais sociais para atingir seu público-alvo com atualizações sobre vagas de emprego e outras informações relacionadas à empresa.

Também deve crescer o número de organizações que usam as mídias sociais para contar sua história de sucesso ou a de seus colaboradores através de fotos, postagens em blogs, perfis no Instagram e no TikTok.

Isso porque os candidatos (especialmente os que fazem parte das gerações mais jovens, como os Millennials e os Zs) estão usando essas mesmas redes sociais para encontrar informações sobre a empresa. Essa é de fato uma boa fonte para saber o que os funcionários atuais e potenciais estão dizendo sobre sua empresa.

A mídia social oferece inúmeros benefícios aos profissionais de RH e permite que eles acompanhem as novidades, a tecnologia e as tendências. É possível cultivar relacionamentos, fazer network e compartilhar o conhecimento do setor.

Todas essas razões tornaram as redes sociais uma plataforma ideal para engajar funcionários, construir relacionamentos e reforçar as comunicações no espaço de trabalho.

Soluções na nuvem

Seja web ou nativa, as aplicações SaaS desempenham um papel fundamental em todos os setores, incluindo o Departamento de Recursos Humanos.

Aplicativos baseados em nuvem são inevitáveis ​​no ambiente de negócios atual. Com o advento das tecnologias de nuvem, todas as informações – como documentos e outras informações pertinentes, podem ser facilmente acessadas online.

As informações dos funcionários podem ser arquivadas e organizadas em um local seguro, poupando espaço físico nas empresas e trazendo mais agilidade e organização aos processos de RH.

Ao centralizar os dados, o fluxo de trabalho e as operações podem ser simplificados em toda a empresa. A implementação de soluções em nuvem pode ter um impacto positivo em vários fluxos de operações, desde o desenvolvimento de produtos, gerenciamento de força de trabalho e integração de negócios. É por isso que a maioria das empresas está migrando para aplicativos baseados em nuvem.

Mapeamento de perfil comportamental 

Outra tecnologia que já vem sendo utilizada pelo setor de Recursos Humanos e tem feito um grande diferencial nas equipes é o uso de softwares que permitem fazer um mapeamento do perfil comportamental de candidatos a novos cargos, assim como o acompanhamento dos profissionais já contratados. Dessa forma, é possível analisar suas soft e hard skills, seu fit cultural, e outros fatores. 

Entre eles, um fator essencial é a possibilidade de identificar se o perfil do profissional em questão se adequa com a vaga que ele deseja preencher, assim como o acompanhamento do desempenho do profissional quando já instalado no setor. Permitindo que o RH realoque o colaborador caso note que a função para o qual foi designado não se encaixa com o seu perfil. 

Tecnologia utilizável

As principais empresas de tecnologia – como Google, Apple e Microsoft – começaram a introduzir tecnologia wearable em todos os dispositivos. Esses dispositivos podem fazer com que seus funcionários permaneçam conectados e melhorem o gerenciamento do tempo.

De fato, essas tecnologias vestíveis proporcionam uma variedade de oportunidades para o engajamento dos funcionários, incluindo maior produtividade, incentivos a benefícios e segurança.

Os dispositivos vestíveis não apenas melhoram a comunicação, mas também aumentam as eficiências operacionais. E algumas empresas estão explorando novas maneiras de transformar dispositivos portáteis em ferramentas poderosas para treinamentos, intervenções em plantas mais distantes nas empresas – é possível ter o suporte de um técnico no reparo de um equipamento que está a quilômetros de distância de onde ele está, o que reduz custos de deslocamento.

Porém, vale ficar atento às ferramentas que irá utilizar para estar sempre em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Por exemplo, você sabia que não é recomendado que empresas enviem documentos via Drive para seus funcionários? Pois é, nisso o Unico People também pode te ajudar. 

BYOT

O BYOT (Bring your own technology – traga a sua própria tecnologia) tornou-se uma nova tendência hoje, e as empresas começaram a adotá-lo devido ao nível de conveniência que traz para as empresas.

No entanto, a segurança é uma das principais preocupações das organizações. As empresas que desenvolvem o conceito de BYOT devem certificar-se de que suas políticas incluem diretrizes para proteger dados confidenciais e garantir que medidas apropriadas sejam tomadas se o dispositivo for perdido ou roubado.

Aplicativos SaaS que dão suporte ao RH

Veja a seguir algumas soluções que podem ajudar seu time a otimizar tarefas e processos com a adoção de tecnologia no RH.

Serviço de recrutamento do LinkedIn

Denominada como uma rede processional, ajuda os departamentos de recrutamento ao fornecer os recursos necessários para encontrar e recrutar candidatos. Desta forma, um recrutador pode encontrar facilmente candidatos com perfis relevantes.

Lucidchart

Aplicativo que permite aos usuários desenhar fluxogramas e diagramas. É usado principalmente para criar organograma e mapeamento mental.

Google Docs

Permite compartilhar informações facilmente entre as áreas da empresa e até entre parceiros, clientes e fornecedores. A ferramenta simplifica o processo e facilita a coleta de dados. Uma área em que o Google Docs desempenha um papel fundamental no RH é a avaliação de desempenho.

Google Forms

Permite que os departamentos de RH enviem a todos os funcionários um formulário de perguntas e respostas. Quando eles enviarem suas respostas, os resultados já serão salvos no Google Docs, que pode ser enviado por e-mail ao respectivo gerente para análise adicional. Dessa forma, um processo de revisão de desempenho pode se tornar mais eficiente e com economia de papel. O recurso pode ainda ser aplicado em pesquisas de satisfação com clientes, campanhas de endomarketing, entre outros.

A estratégia por trás das tecnologias para RH 

Proporcionar a melhor experiência para os colaboradores, essa é a grande missão dos profissionais que trabalham na área de Recursos Humanos. Por isso, toda estratégia utilizada no setor visa esse objetivo final, a gestão de pessoas. Ou seja, a adoção da tecnologia no setor é exatamente com esse propósito, permitir que os profissionais consigam desenvolver suas atividades com mais segurança, utilizando sistemas ágeis e seguros, que permitam que eles foquem sua atenção para as ações estratégicas. Mas, além disso, existem também algumas outras estratégias por trás da adoção da tecnologia no setor, como: 

• Estudar concorrentes e desenvolver ações mais assertivas para atração e retenção de talentos, promoção da cultura organizacional, oferecimento de benefícios, e outros fatores para fazer frente com a concorrência;
• Oferecer oportunidades de crescimento para os integrantes da equipe;
• Otimizar os recursos financeiros, investindo em estratégias mais assertivas, fazendo com que a organização possa reduzir gastos desnecessários e focar sua atenção em outras áreas importantes. 

Veja abaixo algumas outras estratégias que estão por trás da adoção da tecnologia no RH. 

Treinamento e desenvolvimento

O treinamento de equipes nas organizações é um ponto crucial para o desenvolvimento do negócio, permitindo que novas informações e métodos do mercado cheguem até o conhecimento das equipes. Mas, além disso, também é uma excelente oportunidade de demonstrar a preocupação da organização com o desenvolvimento de seus profissionais. Nesses momentos a tecnologia no RH pode ser bastante útil para que os profissionais possam acompanhar seus treinamentos de forma remota, em momentos específicos para o treinamento, sem que necessitem se preocupar em conciliar suas atividades com os estudos. 

E-learning e capacitação

Por falar em treinamento a distância, outra estratégia por trás da tecnologia no RH envolve a possibilidade de desenvolver, ou contratar, plataformas de e-learning também a fim de capacitar os profissionais. Com sistemas como esse é possível que o RH acompanhe o percentual de aproveitamento dos colaboradores, caso seja necessário, além de poder fazer levantamentos que permitam a indicação de treinamentos de acordo com o perfil de cada profissional. 

Gestão de desempenho

A tecnologia no RH também permite um acompanhamento do desempenho dos profissionais em suas funções, fornecendo informações seguras ao setor para que saiba quando um profissional precisa trocar de área, por exemplo. Mas, além disso, por meio dessas ferramentas também é possível que seja identificado quando um profissional atingiu o momento de ser promovido, quando precisa de um feedback, quando precisa de um treinamento para aprender a desempenhar uma nova função e outras questões. Todos os dados coletados por meio da tecnologia vão possibilitar que o setor tome decisões mais assertivas sobre sua equipe. 

Formação de líderes

Outra estratégia muito utilizada por empresas que já adotaram a tecnologia no RH é avaliar os colaboradores, acompanhando seu desempenho nas funções para a qual são designados, seus planos de carreira, seus perfis e outros indicativos, para identificar possíveis perfis de liderança entre as equipes. Dessa forma, podem contribuir para o crescimento profissional de seus colaboradores e, inclusive, treiná-los para que futuramente se tornem gestores da organização. Assim, se retém os talentos e ainda se demonstra a preocupação da empresa com seus profissionais. 

Como implementar o uso da tecnologia no RH 

Se você chegou até aqui, provavelmente está se perguntando: o que eu preciso fazer para implementar a tecnologia no RH da minha empresa hoje mesmo? Fique tranquilo, nós vamos te ajudar. 

O primeiro ponto é que você precisa a partir desse momento ter um olhar introspectivo para a sua empresa, observando suas necessidades, pontos positivos e negativos, e de que forma a tecnologia pode ser útil para o seu RH. A partir dessa observação é importante que você comece a implementação das tecnologias de forma gradual, para conseguir acostumar sua equipe com a ideia, assim como treiná-la e observar os possíveis resultados antes de partir para outra implementação. 

Por isso, nossa sugestão é que você comece pela adoção de um sistema de admissão 100% digital, como o Unico People. Assim, você poderá otimizar boa parte dos processos da sua equipe de RH e contar com um sistema totalmente seguro de armazenamento dessas informações. 

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