Sistema eSocial: Entenda as vantagens e suas obrigações

No setor de RH, além de se preocupar com o engajamento dos profissionais e com a necessidade de buscar por estratégias que otimizem todo o processo, a equipe ainda precisa estar atenta quanto à rotina de obrigações trabalhistas de toda a empresa. Justamente por ter múltiplas funções e sabendo dos riscos de algo passar despercebido, o governo implementou o eSocial, cujo principal objetivo é o de integrar obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio de um único sistema de controle.

Instituído pelo Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014, o eSocial  visa unificar a entrega das obrigações trabalhistas por parte da organização. Deve-se destacar que essa ferramenta implementada pelo governo não altera nenhuma legislação até então vigente – apenas cria uma maneira mais fácil para que as empresas possam atendê-las.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você tire suas dúvidas sobre o tema, e entenda como a tecnologia pode ser uma importante aliada nesse processo.

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O eSocial substituiu alguns sistemas do governo: quais foram eles?

Primeiro, devemos destacar que o eSocial substituiu alguns sistemas de informação que o Governo Federal utilizava até então. Entre eles, destacamos a seguir:

LRE: Livro de Registro de Empregados

FGTS: Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia

GFIP: Guia de Informação à Previdência Social

CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho

RAIS: Relação Anual de Informações Sociais

CTPS: carteira de Trabalho e Previdência Social

CD: Comunicação e Dispensa

PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário

DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

QHT: Quadro de Horário de Trabalho

DIRF: Declaração de Imposto de Renda retido na Fonte

CAGED: cadastro Geral de Empregados e Desempregados

GRF: Guia de Recolhimento do FGTS.

GPS: Guia da Previdência Social

MANAD: manual Normativo de Arquivo Digitais

Folha de pagamento.

PCMSO: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

PPRA: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

Por que o eSocial foi criado e quais foram as últimas mudanças ocorridas no sistema?

O eSocial foi criado para simplificar a entrega de obrigações, pois um único sistema online reúne todos os documentos. Portanto, evita a  inconsistência de dados e prestações de contas duplicadas.

O eSocial surgiu em 2014 com o objetivo de melhorar a maneira de repasse de informações pelas empresas ao governo. Ele consolidou o banco de dados da Receita Federal, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal.

Em vez de entregar os documentos em plataformas distintas e em períodos diferentes, por meio dessa ferramenta as equipes podem reunir a parte burocrática do colaborador em um único sistema online. As documentações apresentadas acima são alguns desses exemplos.

Nesse sentido, em vez de prestar contas duplicadas, vai haver uma reunião da documentação necessária do funcionário. Consequentemente, há uma significativa redução de ruídos de comunicação, de falhas por parte da equipe e de inconsistência de dados.

Essas transformações atendem a Medida Provisória da Lei da Liberdade Econômica — que estabelece normas de proteção ao livre exercício da atividade econômica, além de trazer disposições sobre a atuação do Estado. De acordo com a MP, há uma significativa redução quanto a quantidade de informações, além de ingressar micro e pequenas empresas na plataforma.

Antes, era necessário incluir cerca de 900 dados na plataforma. Hoje, esse número reduziu para 500. Além disso, trouxe a possibilidade de as empresas utilizarem apenas o CPF do colaborador como identificação única daquela pessoa.

Quem deve aderir ao sistema eSocial e como deve ser esse processo?

Entre pessoas físicas e jurídicas os grupos que devam aderir ao eSocial são: 

1 – Empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões

2 – Entidades empresariais com faturamento (em 2016) de até R$ 78 milhões, não optantes pelo Simples Nacional

3 – Empregadores pessoa física e produtor rural PF

4 – Organizações internacionais e órgãos públicos

O processo que deve ser feito para aderir ao eSocial é dividido por fases:

1º Fase: Enviar informações relativas a empresa( tabelas e cadastros do empregador)

2º Fase: Enviar informações relativas aos trabalhadores e seu vínculos ( admissões, afastamentos e desligamentos)

3º Fase: Enviar aa folhas de pagamento

Substituição da GFIP: Para recolhimento de contribuição previdenciária

4º Fase: Enviar os dados de segurança e saúde no trabalho

Dicas para adequação do sistema eSocial

A seguir, selecionamos algumas dicas sobre como deve ser a adequação a esse processo, com o objetivo de facilitar o dia a dia de seu time de RH e/ou Departamento Pessoal.

1. Atualize a documentação

É importante separar os documentos e registros de seus colaboradores porque o sistema cadastra o histórico de cada trabalhador. Assim, você agiliza o processo e não precisa correr atrás da papelada posteriormente.

Além disso, vale lembrar que serão solicitadas algumas informações adicionais sobre o contrato de trabalho para implantar o eSocial. como:

• Nome social do funcionário
• Histórico cadastral e contratual
• Registro de contribuição patronal para o sindicato
• Dados de trabalhadores estrangeiros
• Modalidade do aviso-prévio
• E outros

2. Confira se seus arquivos são compatíveis

Veja se o sistema que você utiliza em operações digitais gera arquivos compatíveis e aceitos no eSocial. caso não tenha compatibilidade entre as plataformas tente se adequar o mais rápido possível evitando posteriores transtornos. 

3. Adquira um certificado digital

Este certificado é uma espécie de assinatura eletrônica que é utilizada em sistemas relacionados ao cumprimento de leis trabalhistas obrigatórias e garante a legalidade das operações virtuais.

Os modelos aceitos no eSocial são A1 ou A3 que são válidos pelo padrão ICP Brasil

4.  Entenda os prazos

Tenha ciência, ainda, de quais são os prazos para os envios das principais informações, de modo que a equipe tenha um cronograma relacionado às principais demandas da área. Exemplo: Assim que uma pessoa for admitida, o time deverá encaminhar os dados em até “x” dias após a contratação. Dessa forma, todo o setor trabalha de maneira padronizada, o que também contribui para reduzir riscos de falhas nesse processo.

5. Padronize as atividades

Por fim, é essencial que a gestão se preocupe com a padronização das atividades. Nesse sentido, o indicado é que a equipe faça inicialmente um mapeamento de todas as atividades necessárias, quais são os prazos exigidos pelo governo e quais são as etapas dos processos necessários.

6. Conheça as categorias de dados

O envio das informações conta com algumas categorias de dados a serem encaminhados ao eSocial. São eles:

• Dados trabalhistas, pessoais e contratuais — aqui, envolverá nomes, cargo, documentos, horários, funções, entre outros itens importantes do dia a dia do colaborador;
• Eventos trabalhistas — nesse caso, o time precisa encaminhar também avisos de férias, atestados de saúde e demais eventos da rotina, como desligamento de profissionais;
• Folha de pagamento — necessário encaminhar, ainda, todas as informações relativas ao que foi pago ao profissional, desde o salário pré-acordado até eventuais comissões.

O que são os eventos do eSocial?

Todas as informações que a empresa precisa prestar do colaborador são chamadas de eventos do eSocial. Hoje, são mais de 40 tipos de eventos, cujos prazos, regras e demais orientações também se alteram, a depender de qual contexto está a demanda.

Para uma melhor compreensão da empresa e também para facilitar o dia a dia das equipes, eles são divididos entre eventos iniciais, periódicos e não periódicos:

• Eventos iniciais — no caso dos eventos iniciais, são aqueles que são encaminhados apenas uma vez pela empresa, especialmente quando há a contratação de um novo colaborador;
• Eventos periódicos — já os eventos periódicos, a equipe precisa estar ciente dos prazos, uma vez que, como o próprio nome já diz, são recorrentes. Nesse sentido, é encaminhado ao eSocial até o dia sete do mês (ou um dia antes, caso caia aos finais de semana). Entre as informações mais usuais, a folha de pagamento é uma delas;
• Eventos não periódicos — ao contrário do anterior, não há um prazo estabelecido pelo governo. Aqui, vai variar pelo tipo de declaração necessária.

Quais  as vantagens e desvantagens do sistema eSocial?

Agora que você já conhece as principais informações sobre o eSocial, vamos explicar de maneira breve algumas das vantagens trazidas pelo eSocial às empresas. Para os empregadores, elas estão relacionadas basicamente à otimização do trabalho ocorrida por parte da unificação desses processos. Nesse sentido destacamos principalmente:

• Por meio do eSocial para empresas, não há necessidade de encaminhar as mesmas informações para diferentes plataformas do governo, facilitando as etapas do DP;
• Consequentemente, há uma maior eficiência nos processos, especialmente aqueles impactados pelo eSocial;
• Mais simplicidade para que as equipes possam encaminhar as informações e corrigi-las quando necessário;
• O eSocial traz segurança, ainda, quanto ao armazenamento de dados dos profissionais;
• Por fim, há a substituição de processos manuais por processos automatizados.

Para o Governo, também há impactos positivos com a implementação do eSocial. São eles:

• Garantir direitos trabalhistas e previdenciários aos profissionais;
• Trazer simplificação para o cumprimento das obrigações das empresas com o Governo Federal;
• Priorizar, principalmente, a qualidade das informações enviadas, além de eliminar a necessidade de uma mesma empresa encaminhar as mesmas informações;
• Centralizar as principais informações do colaborador em um único sistema 

Entre as desvantagens da implementação do eSocial está a complexidade da adequação às novas regras.

Ou seja, a exigência de uma nova forma de estruturação e execução dos processos que demanda um grande esforço na digitalização e padronização das informações. 

Vale lembrar que as empresas que não estão adequadas ao sistema correm o risco de serem penalizadas com multas do eSocial.

Por que buscar por soluções que contribuam nesse sentido?

Hoje, a área de Recursos Humanos tem o diferencial de poder contar com ferramentas que automatizam processos e tornam as etapas de trabalho mais simplificadas. Quanto ao eSocial, não é diferente. 

Conforme observamos, alguns aspectos burocráticos merecem atenção das equipes quando nos referimos ao eSocial. Ao buscar por ferramentas de admissão digital, um dos principais diferenciais estão relacionados à validação de dados e documentos junto ao Governo Federal. 

Consequentemente, a equipe poderá usufruir de: 

• Melhorias nos processos, independentemente se está relacionado ou não ao eSocial – lembre-se: há a possibilidade de as pessoas exercerem as atividades de seus cargos de forma mais estratégica. 
• Aumento da agilidade para cumprir com as demandas do time; 
• Maior qualidade para os serviços executados em diferentes etapas do processo; 
• Integração das informações;
• Menores chances de haver erros no trabalho feito; 
• Entre outros.

Uma ferramenta de admissão digital, além dos ganhos apresentados, trará outros impactos positivos para o setor. Entre eles, destacamos: 

• Possibilidade de admitir um colaborador em tempo menor do que o habitual – a partir de 20 minutos; 
• Possibilidade de gerenciar as contratações em tempo real; 
• Oferecer ao candidato uma experiência de contratação responsiva; 
• Ampliação do leque de contratações, de modo que traga profissionais de qualquer parte do país; 
• Deixar de se preocupar com as dúvidas dos candidatos na contratação. 

Neste material, você pôde entender algumas das principais dúvidas sobre o eSocial, a importância para as empresas, além de conferir como uma ferramenta de admissão digital contribuirá nesse sentido. Conforme abordado, é essencial que o time esteja atento às novas soluções que facilitem a rotina de RH, justamente por proporcionar uma visão mais estratégica e permitir que todo o time caminhe em direção ao mesmo objetivo. 

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