Você sabe quanto custa contratar e como o Unico People te ajuda a reduzir os custos de admissão?

Entender quanto custa contratar um funcionário é importante para o setor de Recursos Humanos (RH) de qualquer empresa. Com essas informações, é possível implementar estratégias que reduzam custos de admissão, mas sem impactar na qualidade do processo.

Porém, o RH pode desconhecer os custos indiretos da contratação. Afinal, esse processo vai além do pagamento de salário e benefícios. A empresa pode perder dinheiro, por exemplo, ao demorar mais tempo do que deveria para alocar o funcionário na vaga. 

Os custos diretos da contratação de funcionário

Cada empresa tem um custo de contratação de funcionários, ao depender principalmente do salário oferecido. Porém, alguns aspectos ajudam a entender quais fatores influenciam. Confira! 

Salário e benefícios

Esse é o custo mais óbvio e consiste em pagar ao funcionário um salário e benefícios que, geralmente, é mensal. Para isso, é preciso verificar qual o salário-base da categoria a ser contratada, mas em alguns casos, a empresa pede a pretensão salarial ao candidato. Além disso, outros custos diretos entram na conta:

• Férias remuneradas — Corresponde a um terço do salário bruto;
• 13º salário — O valor é referente à divisão da remuneração integral por 12 e a multiplicação do resultado pelo número de meses trabalhados.

Há ainda o vale-transporte. Supondo que a empresa pague dois transportes (ida e volta), com passagem a R $4,90 cada (preço cobrado em Salvador-Ba), o funcionário deverá receber R$ 215,60 equivalente a 22 dias de trabalho. O pagamento pela empresa é obrigatório, como determina a lei n.º 7.418/1985.

O vale-refeição e vale-alimentação não são obrigatórios por lei, portanto, ficam a cargo da empresa ou das especificidades da categoria — que podem determinar por meio de convenção coletiva. O plano de saúde, odontológico e programa de apoio psicológico também são opcionais.

Apesar de opcionais, esses e outros benefícios são importantes para criar um clima organizacional saudável. Afinal, o funcionário terá uma produtividade melhor ao saber que não precisa se preocupar em preparar a alimentação antes de sair, ou não ter para onde buscar tratamento caso fique doente. 

Encargos sociais e trabalhistas

Todo contrato regido pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) requer que a empresa contribua com encargos sociais e trabalhistas. São os impostos e contribuições que os empregadores devem pagar sobre os salários dos funcionários, para proteger os direitos desses trabalhadores.

• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) — 8%
• Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP) — Contribuição social que os empregadores devem pagar para financiar programas sociais e trabalhistas.

Os custos indiretos da contratação

Quanto custa contratar um funcionário entra também na questão dos gastos indiretos, sendo aqueles que a empresa não necessariamente precisa efetuar um pagamento. No entanto, eles geram perdas de produtividade, morosidade no processo de admissão e prejuízos para a empresa. Entenda! 

Demora no envio de documentos 

É uma das etapas mais burocráticas do processo de admissão. Afinal, a empresa solicita uma lista de documentos que precisam ser assinados e autenticados para dar prosseguimento nas próximas etapas. Porém, quando a empresa não utiliza ferramentas digitais, esse processo pode levar mais tempo que as anteriores.

Por exemplo, algumas empresas podem levar até 30 dias para concluir o processo de admissão, tempo preciso para organizações que buscam profissionais para posições estratégicas. Isso sem contar na possibilidade de os documentos estarem com dados errados — acarretando mais tempo para início no cargo. 

Há custos também para os candidatos. Em São Paulo-SP, por exemplo, cada autenticação de documento custa R$5,85, sem contar nos custos com deslocamento até o fórum.  

Morosidade no preenchimento da ficha cadastral e da CTPS

Outro desafio que impacta no custo de contratar profissionais está atrelado à anterior, afinal, quanto mais tempo a empresa leva para receber os documentos assinados e autenticados, mais tempo será para efetuar o cadastramento da ficha dos funcionários.

O envio das informações para os processos trabalhistas também serão impactados, a exemplo do preenchimento da CTPS da marcação do exame admissional. 

Perda de talentos

Com o home office, as empresas têm a oportunidade de contratar profissionais de qualquer lugar do Brasil e do mundo. Porém, o processo de admissão tradicional, sem digitalização, pode ocasionar em perdas de talentos vitais para o sucesso das organizações. 

Por exemplo, uma empresa deseja contratar um funcionário que reside em uma cidade pequena do interior que não tem cartório. Ele teria que se deslocar até a cidade mais próxima para autenticar documentos solicitados pelo RH, podendo enfrentar dificuldade no deslocamento ou dar de cara com um cartório sucateado.

Além disso, ainda há pessoas que não sabem lidar com a tecnologia da mesma maneira que os nativos digitais. Sim, para algumas pessoas, ter que imprimir os documentos, assiná-los, baixar um aplicativo (ou instalar impressora) para digitalizá-los em PDF são tarefas que exigem esforço.

Agora você entendeu quanto custa contratar um funcionário e quais são os custos indiretos que atrapalham esse processo. A seguir, você entenderá como esses e outros desafios podem ser resolvidos com a admissão digital. 

Como a admissão digital auxilia na redução de custos com contratação

Um dos exemplos do quanto custa contratar funcionário deste texto foi referente ao envio e recebimento dos documentos, uma das etapas mais burocráticas do processo de admissão.

Segundo estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV) em parceria com a Unico, a falta de ferramentas digitais para facilitar a identificação no processo de contratação resultou em 14,6 bilhões de custos ao País, ocupando a segunda posição no ranking da pesquisa.

No cenário geral, o brasileiro precisa desembolsar entre R$ 497 e R$ 830 no ano para se identificar. Esse valor é referente ao gasto corresponde às atividades que exigem identificação física, como ter que ir presencialmente apresentar documentos ou assinar papéis.Esses dados apresentam que, mesmo no segundo País do mundo em governo digital (onde pessoas acessam serviços públicos pela internet), ainda é necessário se deslocar para cartórios e órgãos públicos para autenticar e reconhecer firma de documentos, principalmente nos processos de admissão.

No entanto, é possível reverter esse cenário nas empresas, por meio de ferramentas que otimizem o processo de contratação de funcionários. Isso pode ser feito por meio da admissão digital, processo de contratação de colaboradores realizado por sistemas digitais.

Confira o estudo completo: Custo Brasil da Identificação

Quais as vantagens da admissão digital?

Além de burocrático para as empresas, os processos tradicionais de validação de identidade não garantem 100% de veracidade dos dados. Ou seja, o RH pode receber documentos falsificados, mas que aparentam verdadeiros. Nesse sentido, a admissão digital apresenta um dos maiores benefícios: a segurança da informação. 

Além disso, os clientes do Unico People recebem outros benefícios:

• Validação automatizada das informações dos colaboradores junto ao eSocial e outros sistemas;
• Processos seguros e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
• Ajuda a reduzir erros de digitação e de preenchimento de formulários, garantindo que as informações do candidato sejam precisas e atualizadas;
• Admissões que antes levavam 30 dias, podem ser finalizadas em 4.

Como o Unico People atua na contratação de funcionários

O Unico People é uma ferramenta que possibilita a admissão de colaboradores de forma completamente digital, além de permitir que empresas utilizem assinaturas eletrônicas com completa validade jurídica para os mais diferentes tipos de documentos.

A seguir, entenda como dois dos nossos clientes reduziram os custos de contratar funcionários com a admissão digital Unico People. 

Hospital Israelita Albert 

O Hospital Israelita Albert Einstein possui mais de 20 mil funcionários. Antes do Unico People, a organização tinha uma média de 290 admissões por mês, mas parte do processo ainda era tradicional. 

O setor de RH utilizava uma ferramenta para o recebimento de documentos, e a validação era feita manualmente pelos profissionais. Não era possível acompanhar o status e o percentual de entrega desses documentos.

O setor de RH levava cerca de 10 dias para finalizar o processo de admissão, sem contar nos custos com a impressão de 12 folhas por candidato. Com a chegada do sistema digital,  o processo passou a durar 6 dias. 

Mais de 12 mil profissionais foram contratados com o uso da plataforma, com uma média de 4 mil documentos assinados por mês desde então. Ao fim de 14 meses, o RH economizou, com a admissão digital: 

• Mais de R$ 55 mil economizados em impressão de papel;
• Economia de mais de R$ 735 mil com pessoal;
• Mais de R$ 27 mil economizados na guarda de documentos.

Admissão digital no varejo

Nosso cliente é o maior empregador privado do Brasil e possui 150 mil funcionários espalhados nos 26 estados brasileiros, mais o Distrito Federal. Desses, 46 mil passaram pela admissão digital do Unico People.

Após a implementação da solução no RH, notou-se três grandes impactos nos primeiros meses: 

• Com uma média de 1.700 admissões mensais nos últimos 24 meses, o tempo de admissão passou de 15 para 3 dias.

Outro ponto importante e que merece ser destacado é a economia com a guarda de documentos, problema enfrentado por muitos RHs. 

Em dois anos, foram economizados cerca de R$1,7 milhões. Quando olhamos para economia de pessoal, esse número é ainda maior: quase R$3 milhões.

Se você deseja agilizar o processo de contratação do seu RH, precisa utilizar recursos que otimizem a rotina de trabalho. Que tal utilizar uma calculadora para avaliar os custos de contratação de funcionários? 

Com alguns cliques você e seu RH vão entender quanto poderão economizar em tempo e dinheiro utilizando a solução certa para admissão digital. Acesse o site e conheça a calculadora de admissão do Unico People.