Organização de documentos: como manter os arquivos de sua empresa em segurança

No dia a dia de uma empresa, é fundamental buscar por estratégias que possam otimizar algumas das atividades. A organização de documentos na área de RH, por exemplo, é essencial para um melhor controle por parte dos profissionais, além de possibilitar um fácil acesso às mais diversas informações sobre os colaboradores do quadro atual — e também aqueles que já foram desligados da equipe.

Nesse sentido, é preciso entender de forma mais precisa a importância dessa demanda, além de ficar por dentro de algumas dicas de como executar a organização de documentos da melhor maneira. Continue a leitura e saiba mais!

Qual a importância da organização de documentos para a área de RH?

Entre os principais desafios para as empresas, reduzir custos sem afetar a qualidade do serviço oferecido é um dos que se destacam. A organização que consegue atingir esse objetivo, consequentemente, adquire potencial competitivo, justamente por possibilitar o investimento em áreas mais estratégicas (possibilitando um retorno direto para uma maior satisfação do cliente).

De que maneira essa pontuação está relacionada com a organização de documentos no RH? Simples. Caso haja alguma perda de informações de profissionais da sua empresa, isso pode gerar até mesmo problemas com a justiça trabalhista. Consequentemente, vai precisar deslocar parte de seus profissionais para resolver essas pendências, além de correr riscos de pagar multas ao colaborador envolvido.

Deve-se destacar, ainda, o retrabalho gerado pela ausência de um controle. Hoje, as empresas cada vez mais vêm buscando em desenvolver uma área de Recursos Humanos mais estratégica. Entre os diferenciais trazidos por essa ação, pode-se mencionar:

• diminuição dos índices de turnover;
• desenvolvimento de um plano de sucessão.
• funcionários mais bem preparados;
• aumento da produtividade; entre outros.

No entanto, isso só será possível se a equipe contar com atividades otimizadas, sem perder tempo executando serviços manuais e operacionais. Além disso, caso os documentos não sejam uma preocupação por parte do time, naturalmente ele vai gastar boa parte da rotina para acessar informações importantes para o dia a dia do setor.

Organização dos documentos: como fazer da melhor forma?

Agora que você já conhece a importância da organização de documentos, chegou o momento de explicarmos algumas dicas práticas de como fazê-la da melhor forma. Confira!

Categorize as informações

O primeiro passo para uma organização de documentos efetiva em sua empresa é a categorização das informações. Seja o arquivo de forma física, seja o arquivo digital, o ideal é que os dados estejam separados de acordo com o seu objetivo. Exemplo: em uma mesma pasta, os colaboradores têm a oportunidade de encontrar dados profissionais e pessoais de todos os funcionários da organização, procurando-os em ordem alfabética.

Outro ponto importante a ser analisado nessa situação é a data de cada arquivo. A partir do período em que aquele item foi arquivado, a equipe tem a oportunidade de fazer uma conta ágil de quando poderá descartá-lo (explicaremos sobre esses prazos mais adiante).

Digitalize os documentos

A empresa que não se preocupa em digitalizar seus documentos está perdendo oportunidades importantes em relação aos seus concorrentes, justamente pela otimização do tempo dos profissionais. Além disso, deve-se mencionar nosso recente contexto. Devido à pandemia que se proliferou de forma rápida em todo o globo, as organizações dos mais variados nichos de atuação precisaram se adaptar aos protocolos de segurança, adotando o home office como uma medida emergencial para conter o avanço da doença.

Nesse sentido, aquelas que não contavam com seus documentos digitalizados encontraram uma enorme dificuldade em se adaptar. A digitalização traz ainda os seguintes ganhos:

• redução de gastos desnecessários;
• redução da burocracia;
• banco de dados atualizados;
• melhor distribuição das informações;
• facilidade de acesso por parte da equipe; entre outros.

Cultive a cultura organizacional

Uma cultura organizacional bem definida diferencial a empresa de seus concorrentes, favorece a construção de uma imagem positiva perante o mercado, além de possibilitar uma maior identificação por parte dos profissionais em relação à empresa. A organização que tenha uma cultura organizacional alinhada com os seus funcionários percebe a prática no próprio dia a dia de trabalho, uma vez que ela está imersa em cada atitude das pessoas (buscando sempre se aperfeiçoarem e ajudarem o negócio a crescer).

Como essa questão está relacionada com a organização de documentos? Se a sua empresa prega uma preocupação com todo o time e com os seus processos, naturalmente, os próprios profissionais também terão essa atenção em relação aos dados do negócio e à organização de suas atividades.

Ou seja, ao implementar processos para uma rotina administrativa mais efetiva, esse será um hábito enraizado nas pessoas da empresa, sem a necessidade de uma contínua verificação se as demandas estão rodando conforme esperam os líderes.

Utilize a tecnologia como aliada

A tecnologia vem para facilitar o dia a dia de uma equipe de RH. Além da possibilidade de a equipe se tornar mais estratégica, conforme mencionamos, a transformação digital nos Recursos Humanos contribui ainda para um aumento na qualidade das entregas, para o ganho de produtividade, além de caminhar junto com a organização rumo à expansão empresarial.

Nesse sentido, subir os documentos na nuvem possibilitará ganhos significativos para a empresa. Além de não consumir a memória do servidor, os profissionais podem acessá-los de onde quer que estejam. Possibilita, ainda, uma maior segurança do armazenamento, o que praticamente elimina os riscos de perda de informações.

Assim, você vai criar uma biblioteca virtual, na qual todas as pessoas (que sejam autorizadas) tenham acesso de forma simplificada para que possam executar as suas demandas com mais qualidade.

Promova treinamentos com a sua equipe

A empresa que promove treinamentos com a sua equipe, naturalmente, observa as suas taxas de turnover reduzirem, bem como o absenteísmo. Outro ponto considerado positivo por meio da capacitação é uma motivação mais ampla na rotina, o que incentiva o aprendizado até mesmo entre pessoas de diferentes times.

Para a organização de documentos, não é diferente. Não basta os líderes entenderem sobre a importância que isso traz para o dia a dia: é preciso que os colaboradores cumpram com as normas preestabelecidas. Além disso, caso adote alguma nova ferramenta, é preciso dar o suporte necessário para que essas pessoas entendam a usabilidade da solução e a utilizem de maneira correta (contribuindo para que os objetivos pretendidos sejam alcançados com mais facilidade).

Tenha uma política sólida para a organização de documentos

Por fim, tenha uma política sólida para a organização de documentos. Por meio das normas preestabelecidas, a sua equipe entenderá quais são os profissionais que devem recorrer em qualquer dúvida, quais os protocolos para o envio e recebimento de documentos, além de encontrá-los com mais facilidade sempre que houver necessidade.

Qual é o tempo previsto para o armazenamento de documentos?

Conforme mencionamos, a organização de documentos contribui significativamente para a redução de custos, justamente por reduzir os riscos de problemas trabalhistas. Nesse sentido, além de deixá-los armazenados de forma segura, é preciso também entender o tempo necessário que a organização precisa guardá-los, como forma de se proteger em eventuais situações. Confira os principais pontos:

• pedido de demissão, termo de rescisão do contrato de trabalho, aviso prévio — 2 anos;
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) — 3 anos, contando a partir da data de envio ao Ministério do Trabalho;
• acordo de compensação, prorrogação de horas e adiantamento salarial — 5 anos;
• autorização de descontos, atestados médicos — 5 anos;
• processo eleitoral da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) — 5 anos;
• controle de ponto — 5 anos;
• mapa anual dos acidentes de trabalho — 5 anos;
• recibos de pagamento, adiantamento salarial, vale-transporte, décimo terceiro salário e férias — 5 anos;
• comunicação de dispensa e requerimento por parte do funcionário do seguro-desemprego — 5 anos;
• entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional — 5 anos;
• comunicação de acidente de trabalho — 5 anos;
• Guia da Previdência Social (GPS) — 5 anos;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) — 5 anos;
• documentos do FGTS — 30 anos;
• exames médicos de forma geral, tanto admissional como mudança de função e retorno ao trabalho — 20 anos.

Neste conteúdo, você pôde entender algumas dicas práticas para a organização de documentos, entendeu as vantagens que isso traz para a sua empresa, além de conferir o tempo necessário para o armazenamento dos principais dados de uma equipe. Nesse sentido, o ideal é contar com um bom planejamento, além de motivar continuamente o time a desenvolverem as estratégias pensadas. Assim, a organização tem a oportunidade de usufruir dos ganhos apresentados, gerando um diferencial competitivo.

A organização de documentos na admissão é um ponto que exige a atenção por parte da equipe. Deseja conhecer soluções que tragam mais ganhos para essa demanda? Conheça o Unico People e converse com nossos profissionais!