Offboarding: entenda o que é e suas vantagens

As relações de trabalho atuais são diferentes das vistas nas gerações anteriores, sobretudo no tempo de permanência de um funcionário na empresa. Hoje, passar anos e anos no mesmo cargo e/ou organização não faz parte dos planos de muitos profissionais. É aí que entra o offboarding, voltado especificamente para o processo de desligamento.

O offboarding serve tanto para desligamento do funcionário a pedido da empresa, quanto do próprio colaborador. Afinal, desde reestruturação na organização até queda nas receitas, as demissões podem acontecer em qualquer negócio. 

Entenda, a seguir, como o setor de Recursos Humanos pode deixar esse momento menos estressante para ambos os lados, e como o Unico People pode ajudar. 

O que é offboarding?

Assim que uma pessoa é contratada na organização, ela passa pelo período de onboarding. Ele visa recepcionar o novo colaborador, apresentar a cultura organizacional da empresa e contribuir para adaptação ao novo local de trabalho, entender as diferentes áreas e fazer a integração com a equipe.

O offboarding segue uma lógica parecida, porém, é realizado para o desligamento do colaborador. É uma prática importante de RH que envolve a condução de procedimentos administrativos, bem como a comunicação e o suporte emocional ao funcionário.

Uma empresa séria precisa se preocupar com toda a jornada do profissional, incluindo o desligamento. Nesse sentido, o offboarding contribuirá para que esse ciclo seja encerrado positivamente, além de a empresa demonstrar preocupação com o colaborador 

Quando o funcionário pede demissão, a empresa pode verificar se há alguma maneira de o profissional permanecer no cargo. No entanto, caso a resposta ainda seja negativa, cabe à empresa entender os motivos que o levaram a tomar tal decisão, em vez de pressioná-lo. 

Além disso, o processo de offboarding pode incluir a realização de entrevistas de saída, onde o funcionário pode dar feedback sobre sua experiência de trabalho e sugestões para melhorias. 

De todo modo, esse cuidado é importante também para deixar a porta da empresa aberta caso o colaborador deseje retornar futuramente. Afinal, a recontratação de funcionário é uma opção em diversos casos.

Qual é a importância do offboarding 

Apesar de a empresa trabalhar para tornar o ambiente organizacional agradável e acolhedor, é comum que haja desligamentos e o setor de RH precisa estar preparado para isso. Porém, não é bem assim que o mercado tem atuado. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Sales Benchmark Index (SBI), profissionais da área de RH passam oito vezes mais estruturando processos de admissão do que de demissão. Isso faz sentido se pararmos para pensar na lógica de proporcionar a melhor experiência possível para impressionar novos talentos e retê-los na equipe. 

No entanto, também é fundamental estar atento ao momento de saída da empresa. Isso porque, assim como no momento de entrada de um novo profissional, o processo demissional também pressupõe uma série de burocracias que precisam ser seguidas para garantir todos os direitos do trabalhador. 

Além disso, é fundamental que a empresa esteja preparada para receber informações sobre a experiência desse profissional na organização, a fim de ajustar processos internos e desenvolver estratégias para melhorar o clima organizacional e reter talentos. 

De todo modo, garantir o melhor desligamento dentro do possível garantirá que o profissional continuará mantendo o respeito e carinho pela organização. Ou, pelo menos, perpetuando a boa imagem da empresa no mercado, permitindo que novos talentos fiquem interessados em futuras oportunidades. 

Diferença entre onboarding e offboarding 

O processo de onboarding é desenvolvido pelo setor de RH de uma empresa no momento de contratação de um novo profissional. Ele serve para integrar o novo colaborador à equipe, garantir que todos os formulários foram preenchidos e todos os documentos de admissão.

Além disso, serve para o profissional realizar todos os treinamentos necessários para começar a desempenhar as funções. 

O offboarding, por sua vez, segue a linha oposta, preparando todas essas etapas sob a perspectiva de desligamento de um profissional da empresa. 

Porém, ambos se assemelham do ponto de vista da organização. Apesar de serem processos separados, é fundamental considerá-los como parte de um ciclo onde o onboarding é o ponto de início e o offboarding a linha de chegada. 

Ambos se baseiam em boas práticas para firmar uma relação entre empresa e profissional, mas enquanto o onboarding traça estratégias de integração do colaborador, o offboarding pensa em maneiras para tornar o processo de desligamento respeitoso e positivo.

Vale lembrar também que, de certa forma, o processo de offboarding pressupõe que em seguida existirá uma nova etapa de onboarding com a contratação de um novo profissional para o cargo, ou até mesmo no período de transferência temporária das atividades para outro colaborador. 

Por isso o offboarding está diretamente relacionado com o employee experience de uma empresa, afinal, também é importante estar atento ao colaborador que assumirá a função, estabelecendo limites para não haver sobrecarga enquanto outro profissional não for contratado. 

Além disso, um bom processo de offboarding garante que o colaborador desligado tenha uma experiência tranquila e respeitosa de saída da empresa. Dessa forma, evitam-se situações complicadas, como o profissional não querer instruir o colega que ocupará a função. 

Como realizar o offboarding

Abaixo estão alguns passos que podem ser seguidos para realizar o offboarding:

Notificação da empresa e/ou do funcionário 

A primeira etapa do offboarding é a burocracia envolvida no desligamento. Nesse caso, a empresa precisa notificar o colaborador que ele não faz parte do quadro de funcionários e estabelecer uma data limite para a permanência. Deve ser feito por escrito e incluir informações importantes, como os benefícios e datas de pagamento.

Nesse caso, a empresa precisa informar o motivo da demissão de forma respeitosa e empática, afinal, é um momento no qual o profissional será pego de surpresa com uma notícia que pode ser desagradável. Cabe a empresa ressaltar que dará todo o suporte para a transição acontecer sem intercorrências.

Caso a demissão tenha partido do funcionário, essa etapa envolve o recebimento da carta de aviso prévio. O RH precisa estar a parte de todos os documentos que envolvem o processo de desligamento e atestar de que eles serão assinados e entregues no prazo correto.

O RH deve garantir que a folha de pagamento do funcionário esteja em dia, bem como encaminhar todos os direitos trabalhistas como férias remuneradas, FGTS, 13º etc. Esse cuidado é imprescindível para que a empresa não sofra com penalidades posteriormente.

Também é importante que o RH passe todas as informações sobre o exame demissional, que deverá ser realizado no prazo máximo de até 10 dias após a finalização do contrato de trabalho. 

Reunião de feedback

O próximo passo do offboarding é agendar uma reunião de saída com o funcionário. A empresa precisa garantir uma boa relação com o colaborador para evitar qualquer conflito entre as partes, principalmente se o desligamento partiu da empresa.

Nesta reunião, é possível dar feedback sobre o desempenho do funcionário e discutir os próximos passos do offboarding, esclarecendo que o RH está disponível para esclarecer dúvidas. Esse momento também é uma oportunidade para o colaborador falar como foi a experiência dele na empresa e dar sugestões de melhoria para o cargo.

O mesmo deve ser feito se o desligamento partiu do colaborador. Assim, o RH poderá obter informações detalhadas sobre a saída do profissional. Nesta etapa é fundamental estar aberto às opiniões, com empatia, respeito e autocrítica. 

Essa reunião também é um momento de ressaltar que a porta está aberta para caso o profissional desligado decida voltar para a organização no futuro, ou então, recomendá-la para outros profissionais.

Ocupação temporária do cargo

Na reunião de feedback ou posteriormente, é preciso verificar com funcionário quais projetos estão em andamento, e quais podem ser finalizados até a data de permanência na empresa. Caso não seja possível, o colaborador precisa repassar todas as informações para outro profissional.

O RH precisa colocar outro funcionário temporário para dar seguimento aos projetos, ou efetuar processo de admissão para preencher a vaga que ficará vaga. De todo modo, é possível verificar com o colaborador desligado se há possibilidade de ele participar do treinamento do novo funcionário. 

Devolução e recolhimento de materiais 

Além das questões óbvias relacionadas à segurança da empresa, recolher os materiais que estavam com o colaborador também demonstra organização da empresa e seu desejo em auxiliar o profissional.

Essa etapa precisa ser realizada também para funcionários em home office, afinal, é comum que colaboradores recebam equipamentos para trabalhar em casa. Caso seja possível, o RH pode enviar algum funcionário ou empresa de transporte buscar o material.

Também faz parte desse momento solicitar que o profissional recolha os objetos pessoais do local de trabalho. Dessa forma, o espaço estará organizado para o próximo colaborador. 

Além disso, o RH precisa se certificar que o acesso do funcionário a todos os sistemas e aplicativos seja revogado, incluindo contas de e-mail, redes sociais, senha de acesso às instalações físicas, entre outros. No entanto, eles devem funcionar até o último dia de trabalho do colaborador desligado.

Despedida na empresa

Despedidas são delicadas, sobretudo em um contexto de demissão. Muitos colaboradores se tornam amigos, ou gostam de trabalhar juntos por terem uma boa sintonia — nesse caso, o desligamento poderia comprometer a continuação das atividades. 

Por isso, o RH precisa promover uma despedida humanizada e acolhedora, ressaltando a importância do funcionário desligado para a empresa. Lembre-se, um colaborador que sai da empresa será um grande propagador de sua imagem para o mercado, então é importante que ela seja o mais positiva possível.

Além disso, boatos negativos podem acontecer após a notícia de admissão. A empresa precisa estar preparada para lidar com essa situação. 

Quais as vantagens do processo de offboarding para a empresa?

A seguir, selecionamos algumas das principais vantagens do offboarding para a empresa.

Redução de processos trabalhistas

A empresa precisa se preocupar em manter um bom clima com o colaborador em qualquer etapa de sua jornada. Oferecer o apoio necessário no momento de desligamento é uma oportunidade de o vínculo ser encerrado de forma positiva, reduzindo consideravelmente as chances de receber processos trabalhistas.

Recolocação com mais facilidade 

Conforme vimos, a prática de outplacement durante o offboarding permitirá que o colaborador tenha um apoio durante o processo de desligamento. Pessoas que permanecerem em um mesmo ambiente de trabalho por muito tempo, consequentemente não entendem como está o mercado e como seria possível buscar vagas que estejam de acordo com o seu perfil.

Em uma empresa que realiza offboarding, colaboradores da equipe de recrutamento auxiliarão a pessoa em todas as etapas de um novo processo, inclusive para a negociação do salário. Consequentemente, a recolocação pode ocorrer com mais facilidade, principalmente por haver indicação de sua última experiência profissional.

Fortalecimento da imagem da empresa 

Hoje, existem canais nos quais o colaborador pode levar a sua percepção em relação à organização. Sempre quando a empresa abrir um novo processo seletivo, talentos que tiverem contato com essa vaga recorrem a essas plataformas para conferir quais são os depoimentos de quem trabalhou e/ou trabalha nessa equipe.

Se a imagem estiver muito negativa, consequentemente será um empecilho para a vinda de novos talentos. Nesse sentido, a empresa perde oportunidades de atrair pessoas qualificadas para as vagas, perdendo também um importante diferencial competitivo.

Quais são os desafios do offboarding para as empresas?

Confira alguns dos principais desafios para as empresas quanto ao offboarding.

Custos de substituição do cargo vago

O processo de substituição de um funcionário que deixa a empresa pode ser custoso. A organização precisa gastar tempo e recursos para recrutar, entrevistar e contratar um novo funcionário ao realizar um processo de admissão. 

Além disso, a empresa pode precisar investir em treinamento e desenvolvimento para ajudar o novo funcionário a se integrar à equipe, acarretando recursos financeiros e de pessoas para que a capacitação seja efetuada. Nesse caso, cabe à empresa encontrar soluções para tornar o processo de desligamento mais econômico. 

Reconhecer os problemas da empresa

No momento que um colaborador da equipe de RH for para uma entrevista de desligamento, é preciso que a pessoa vá de coração aberto para entender os problemas da organização. 

Caso contrário, existem os riscos de o profissional ficar muito na defensiva, o que prejudicaria tanto a experiência do colaborador desligado quanto do próprio objetivo da estratégia.

Identificar pontos importantes de melhorias 

Além disso, é um dos desafios da área conseguir identificar quais são esses pontos, uma vez que o colaborador pode se sentir retraído de dar um feedback de fato sincero — com receio de ser prejudicado no mercado de trabalho.

Por essa razão, deixe claro desde o início da conversa que esse é um encontro que visa melhorias para o negócio, e que ele pode ficar à vontade para trazer diferentes pontos de vista.

Colher informações relevantes

Se a equipe não conseguir colher dos colaboradores desligados informações relevantes que permitirão melhorias no processo, consequentemente o offboarding não alcançará o seu objetivo. 

Por essa razão, o ideal é que, em qualquer momento da jornada do funcionário, a equipe se preocupe em oferecer uma experiência positiva e um bom clima para o ambiente de trabalho.

Nesse contexto, ele sentirá abertura ao oferecer um feedback em sua saída, uma vez que isso foi trabalhado anteriormente.

Cultura organizacional

O desligamento de um funcionário pode afetar negativamente a cultura da organização, especialmente se o colaborador tiver sido uma parte importante da equipe, ou ocupou o cargo por muitos anos

Nesse caso, a empresa precisa ter um plano para lidar com as emoções e reações dos demais membros da equipe, para garantir que o desligamento não afete negativamente a moral e a motivação da equipe. Do contrário, os resultados da organização podem ser comprometidos.

Offboarding com Unico People 

Realizar o processo de offboarding é mais fácil e assertivo ao utilizar um software de RH, afinal, há recursos importantes que agilizam o desligamento do funcionário. 

Apesar de não realizar o processo de offboarding em si, com o Unico People, o RH ganha agilidade ao utilizar o recurso de assinatura eletrônica. Esse mecanismo seguro e eficiente proporcionam a facilidade para empresa e funcionários assinarem documentos de forma 100% digital, substituindo as assinaturas à mão. 

Dessa maneira, é possível evitar deslocamentos e permite a assinatura de documentos entre as partes envolvidas no offboarding sejam realizadas à distância, beneficiando principalmente quem trabalha em home office.

Com isso, os profissionais de RH terão um tempo precioso para analisar a situação e desenvolver estratégias para melhorar o employee experience, reduzir as taxas de turnover, entre outros.

Também é possível adicionar mais segurança aos processos de offboarding e evitar multas ocasionadas pela falta de documentação correta do desligamento. Com o Unico People, o setor de RH consegue encaminhar o exame demissional e assinar eletronicamente os documentos necessários.

O Unico People pode tornar o offboarding do seu negócio muito mais ágil, organizado e seguro. Conheça nosso sistema e entre em contato com nossos especialistas para tirar todas suas dúvidas e levar o melhor software de RH para a sua empresa.