Gestão remota: como implementar estratégias facilitadoras na empresa?

Desde fevereiro de 2020, quando o primeiro caso de Covid-19 foi registrado em São Paulo, empresas precisaram adaptar suas rotinas para atender aos principais protocolos de governos estaduais e municipais. Entre as modificações, a adoção da gestão remota para 100% da empresa foi uma realidade vivenciada por muitas organizações.

Principalmente para o negócio que até então nunca havia realizado esse tipo de atividade, alguns desafios precisaram ser superados. Por essa razão, é essencial entender quais são as práticas mais indicadas e as ferramentas disponíveis no mercado que auxiliarão toda a equipe.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você tire suas dúvidas sobre o tema. Continue a leitura e saiba mais!

O que é gestão remota?

O modelo de gestão remota é aquele que possibilita a toda equipe trabalhar fora das dependências do escritório, seja em dias específicos, seja 100% da jornada de trabalho. Algo que ganhou muita visibilidade desde o ano passado, uma vez que as principais medidas para conter o novo coronavírus seria o distanciamento social. Ou seja, cada pessoa que trabalhasse diretamente de sua casa traria mais segurança aos colaboradores e evitaria o colapso do sistema de saúde.

Essa nova realidade trouxe ganhos para ambos os lados. De acordo com uma pesquisa realizada pela ConnectSollutions, 24% dos colaboradores remotos entrevistados afirmaram que essa modalidade permitiu que conseguissem fazer mais tarefas no mesmo período se comparado com o trabalho no escritório. Além disso, 30% das pessoas afirmaram que conseguiram completar mais tarefas em menos tempo.

Além disso, de acordo com um levantamento feito pela PGI, 82% das pessoas reportaram níveis menores de estresse, enquanto 80% das pessoas afirmaram estar mais motivadas para exercerem suas funções. Por fim, uma pesquisa feita pela Universidade de Stanford concluiu que as taxas de pedidos de desligamento reduziram mais de 50% em empresas que contavam com um programa de trabalho remoto que amparasse seus profissionais.

Quais os principais desafios da gestão remota?

Agora que você já sabe o que é a gestão remota e quais foram os ganhos trazidos aos profissionais com essa adoção, chegou o momento de entendermos alguns dos desafios enfrentados pela gestão remota.

Desafios para lideranças

O primeiro deles está relacionado ao modo como as lideranças se comportam no trabalho remoto. Muitas vezes, existem os riscos de ocasionar em microgerenciamento, uma vez que a gestão não está perto o tempo todo de seus liderados, o que poderia provocar inseguranças em ambas as partes.

Por essa razão, o ideal é que as lideranças acreditem no potencial de seus liderados, ofereçam feedback constantemente em relação ao seu trabalho, além de cada um contar com metas claras para que possam executar as suas demandas da melhor forma.

Manter o engajamento de profissionais

Principalmente em um período desafiador como o nosso, as lideranças precisam estar atentas para manter o engajamento de profissionais. Nesse sentido, é indicado que o volume de encontros entre a equipe aumente consideravelmente. Hoje, existem múltiplas ferramentas que possibilitam algumas funcionalidades para as reuniões (gravá-las, por exemplo).

Comunicação alinhada

De acordo com a pesquisa State Of Remot Work 2020, elaborada pela Buffer (empresa cujo objetivo é oferecer um software para gerenciamento de redes sociais), a comunicação e elaboração com a equipe são alguns dos principais desafios relatados por colaboradores em home office. Afinal, as pessoas precisaram se adaptar a entrar em contato com os colegas apenas por meio das ferramentas existentes, bem como não ter um apoio próximo quando encontrasse alguma dificuldade em suas demandas.

Por essa razão, o ideal é que a empresa encontrasse ferramentas que proporcionassem a confidencialidade das informações, transparência para colaboradores, além de empoderar os profissionais remotos a buscarem continuamente por inovação para as suas atividades.

Superar a solidão do isolamento

Em uma pesquisa feita pela HubSpot, 20% das pessoas em home office se sentem sozinhas todos os dias, enquanto 35% sofrem com a solidão pelo menos duas ou três vezes por semana. 29% deles, ainda, sentem falta da interação social com colegas.

Por essa razão, é essencial que as lideranças busquem por alternativas que aproximem a equipe e tragam de volta o senso de pertencimento para que eles continuem oferecendo bons resultados e mantendo a qualidade de vida no trabalho.

Manter o clima organizacional positivo

Clima organizacional é a percepção que colaboradores têm de sua empresa em relação aos processos, políticas e práticas do negócio. Conforme sabemos, não se trata de algo palpável. Para que a equipe tenha o entendimento de como está o clima organizacional do time, existe a necessidade de aplicar a pesquisa de clima, que trará um diagnóstico para que ações práticas sejam adotadas e aumente o engajamento de colaboradores.

Porém, no trabalho remoto, com cada pessoa em sua casa, mantê-lo positivo é um dos grandes desafios para as equipes. Em um contexto de isolamento, profissionais precisam dividir as suas atenções com filhos, que também estão em casa devido à paralisação das escolas.

Por essa razão, é essencial manter uma boa comunicação para criar uma atmosfera única, além de oferecer um apoio para que as pessoas tenham senso de segurança, mais qualidade de vida e bem-estar.

Como fazer a gestão remota com eficiência?

A seguir, explicamos como a gestão remota pode ser feita com eficiência em uma empresa. Confira!

Tenha regras bem definidas

Ao adotar pela gestão remota, sua equipe tem três possibilidades: horário flexível, horário assíncrono ou horário-padrão. No primeiro, você vai oferecer a oportunidade de as pessoas começarem e terminarem suas atividades dentro de um horário pré-estabelecido. Exemplo: iniciar entre 7h e 10h e encerrar entre 16h e 19h.

Já no horário assíncrono, as pessoas podem trabalhar no período que mais se sentem produtivas, independentemente se esse é ou não horário comercial. Por exemplo: quem gosta de trabalhar mais à noite, tem total liberdade para iniciar as atividades no período da tarde e realizar as demandas até às 22h.

Nesse último caso, a maturidade do trabalho remoto precisa ser um pouco maior. Afinal, as pessoas precisam entender que cada um trabalhará em determinado período, e ter o cuidado de não incomodar colegas nos horários que eles não estão em atividade.

Por fim, há o horário-padrão. Esse caso ocorre quando a empresa continua com seus horários regulares da mesma forma como era no escritório.

O ideal é que a empresa entenda como é a sua cultura e deixe claras as regras aos colaboradores. Assim, há menores riscos de ruídos de comunicação, independentemente de quais sejam as diretrizes.

Auxilie no desenvolvimento de uma rotina

Principalmente para equipes que não estavam acostumadas com o trabalho remoto antes da pandemia, vai haver certa dificuldade para criar uma rotina. Nesse sentido, é papel das lideranças e do RH trabalhar em conjunto para que elas superem esse desafio, não se sobrecarreguem e nem prejudiquem o andamento da atividade.

O ideal é que sejam feitas one-on-one (encontros periódicos entre líderes e liderados) para que a gestão entenda quais são as dificuldades enfrentadas pelo colaborador, como é possível auxiliar e o que ele tem feito para reduzir esses gargalos.

Tenha metas e prazos bem definidos

Além de alinhar as expectativas sobre o que a empresa espera do colaborador, também é preciso contar com metas e prazos bem definidos. Dessa forma, as pessoas entenderão quais são as entregas mais importantes a serem feitas, qual é o prazo que deve ser cumprido e como aquelas atividades vão contribuir para o objetivo macro da organização.

Por essa razão, apresente aos colaboradores quais são as datas principais da equipe, busque por ferramentas que contribuam para que todo o time possa visualizar as demandas mais importantes, além de verificar de perto como é a evolução de cada projeto.

Aposte na gestão transparente

Mais do que nunca, a gestão transparente será essencial para o seu time. Entre as vantagens que ela traz, destacamos:

• reforço da confiança com os principais talentos;
• atração e retenção de profissionais;
• melhorias para o engajamento do time;
• ajuda no controle de gastos;
• incentivo à transparência entre todos.

Com o objetivo de a empresa usufruir dos ganhos apresentados, alguns passos podem ser seguidos. Entre eles:

• Promover uma comunicação interna clara e eficiente.
• Tornar os processos menos burocráticos para que todo o time tenha ampla visualização das demandas.
• Reduzir barreiras entre líderes e liderados, de modo que o profissional tenha liberdade de chegar ao seu gestor para tirar as principais dúvidas.
• Incentivar a participação de colaboradores nas tomadas de decisão da empresa.
• Recrutar talentos que valorizem a transparência nas empresas.

Além disso, busque criar estratégias de atualização para que a equipe esteja sempre informada, tanto sobre eventuais mudanças nos processos quanto para os possíveis questionamentos feitos pelo time.

Utilize a tecnologia como aliada

Devido à gestão remota, contar com a tecnologia como aliada se tornou muito mais do que um diferencial: é uma necessidade para as organizações. Desde o recrutamento, até a contratação e gestão de desempenho, existe a necessidade de utilizar ferramentas que otimizem os processos de Recursos Humanos e de Departamento Pessoal.

No caso do recrutamento e seleção, essas soluções contribuirão para encontrar talentos que se encaixem com o perfil de sua cultura e possibilitarão que as entrevistas sejam feitas com qualidade pelos profissionais.

Além disso, na contratação, é preciso contornar as questões burocráticas da equipe. Por meio da digitalização do DP com assinatura eletrônica e admissão 100% digital, a empresa contará com os seguintes ganhos:

• possibilidade de admitir profissionais em um período relativamente mais curto (em até 43 minutos);
• oportunidade de assinar eletronicamente todos os documentos do time de RH;
• gerenciar as contratações em tempo real, entendendo qual é o status de cada uma delas, bem como as suas pendências;
• automatizar a validação de dados e documentos junto aos Correios e eSocial;
• oportunidade de oferecer uma experiência de admissão responsiva e mobile-first;
• possibilidade de a equipe se dedicar a assuntos mais estratégicos, deixando de lado a necessidade de responder a dúvidas e questionamentos de novos contratados.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é a gestão remota, quais são os seus desafios, além de verificar dicas de como ela deve ser feita de forma eficaz. Independentemente de qual seja a estratégia adotada, o ideal é contar com um bom planejamento, além de oferecer um apoio próximo para a equipe.

E se deseja conhecer um pouco mais sobre admissão digital, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e tire suas dúvidas!