Fluxograma de admissão: o que é, como funciona e como fazer

Contratar um novo colaborador costuma ser um processo longo e burocrático, que se inicia com o planejamento da divulgação da vaga, definição das habilidades necessárias, entrevistas e dinâmicas, entre outras etapas. Para otimizar essa jornada, o setor de Recursos Humanos pode contar com o fluxograma de admissão. 

Qualquer erro no processo seletivo pode se tornar um grande obstáculo para o alcance do objetivo, especialmente quando se trata de contratações em larga escala. Por isso, é necessário traçar um mapa minucioso sobre cada passo antes de iniciar o recrutamento.

Pensando nisso, o Unico People preparou este conteúdo com informações fundamentais para elaborar um fluxograma de admissão eficiente. Confira! 

O que é fluxograma de admissão?

Um processo admissional pode demorar mais de 30 dias, tornando-se um gargalo para o departamento de recursos humanos, que deve ter atenção a inúmeros documentos e burocracias trabalhistas. Além disso, é preciso comparar os perfis dos candidatos para avaliar quem pode passar para a próxima etapa, avaliar o fit cultural  entre outros aspectos importantes para a contratação. No entanto, é possível otimizar essa jornada.

O fluxograma de admissão tem como objetivo contribuir para os processos de entrada de novos colaboradores, para facilitar a organização e a identificação de cada etapa por meio de um diagrama ou tabela gráfica, que também pode ser considerado um mapa mental.

No fluxograma, é possível visualizar a ordem que o processo de seleção deve ser seguida, reduzindo recursos e tempo em cada fase do recrutamento. Por isso, é considerada uma ferramenta estratégica e capaz de proporcionar vantagens para o RH.

Com um processo de admissão centralizado e organizado, o RH ganha tempo para focar em outras ações estratégicas.

Como o fluxograma de admissão funciona?

O fluxograma de admissão funciona como um “mapa” que direciona e ilustra detalhadamente cada uma das etapas do processo de admissão, garantindo que o próximo passo seja dado apenas quando as etapas anteriores forem concluídas.

Para diferenciar cada etapa, o ideal é que elas sejam distribuídas em categorias com nomenclaturas e símbolos que as diferenciam.

É importante destacar que quanto mais detalhado for o passo a passo do fluxograma de contratação, mais assertivo será o recrutamento. Para isso, vale incluir detalhes como os canais nos quais a vaga será divulgada, prazos, assim como o armazenamento de dados e documentos do candidato.

Assim, além de evitar erros na contratação, também é possível analisar e comparar os perfis de cada candidato com mais facilidade e eficácia.

Por outro lado, o fluxograma é capaz de colaborar com o processo demissional, já que auxilia nas rotinas dos trâmites administrativos de maneira a evitar ações trabalhistas.

Como montar um fluxograma de admissão?

Para que o processo de admissão seja seguido corretamente, é importante detalhar todas as etapas do processo. Saiba como a seguir. 

Selecione a ferramenta que será utilizada

Diversas ferramentas contribuem para o desenvolvimento de um fluxograma de admissão, facilitando a visualização de informações sobre os candidatos, bem como o andamento de cada etapa.

Enquanto algumas organizações seguem utilizando programas comuns, como o Excel, outras já preferem plataformas de workflow, como a Cawemo ou o Miro, que facilitam também o trabalho em equipe de forma totalmente digital, permitindo o controle sobre o andamento de cada operação.

Escolha os símbolos para o fluxograma de admissão

Símbolos são utilizados visando caracterizar o status de determinada atividade do fluxograma de admissão:

• Todo o fluxograma deve conter um início e um fim, simbolizados por um retângulo com cantos arredondados em um formato semelhante a uma cápsula;
• O fluxo é demarcado por setas, que conectam uma etapa à outra, guiando o recrutador;
• Um retângulo serve para caracterizar cada uma das fases do processo de admissão (divulgação da vaga, análise de currículos, testes, entrevistas);
• Na fase de tomada de decisão, um losango sinaliza se os candidatos finalistas já foram selecionados;
• Um retângulo com a parte inferior ondulada sugere o próximo passo, correspondendo aos documentos de cada etapa do processo seletivo;
• Os momentos de espera, geralmente, são demarcados por um retângulo que contém apenas o lado direito arredondado (seja pela entrega de um teste ou de documentos por parte do candidato, seja pela fase de aprovação);
• Deixe um glossário com legendas a respeito de cada símbolo anexado ao fluxograma para que seja de fácil entendimento em caso de dúvidas.

Faça a descrição e parâmetros da vaga

O detalhamento do cargo é uma das tarefas mais importantes do fluxograma de admissão. Com isso, o RH terá parâmetros mais objetivos e claros na triagem dos currículos, diminuindo o tempo que leva para todo o processo ser finalizado e evita rotatividade na empresa.

Nesse caso, o RH precisa definir quais soft skills são importantes, o fit cultural, bem como salários, benefícios oferecidos e atividades que serão desenvolvidas. O profissional que não se enquadra poderá ser dispensado da seleção.

Além disso, outra ferramenta que pode ajudar no fluxograma é o sistema digital de admissão de funcionário. Por meio dessa tecnologia, é possível evitar processos burocráticos e agilizar a contratação como, por exemplo, envio e assinatura de documentos para o RH. 

Determine o responsável e prazo de cada etapa

Para garantir que o processo de admissão seja seguido corretamente, é importante definir quem é responsável por cada etapa do processo. Dessa maneira, todos os RH saberão exatamente quem procurar caso algum erro aconteça ao longo do processo.

Também é importante incluir prazos para cada etapa do processo, para garantir que tudo seja concluído em tempo hábil. Afinal, a premissa do fluxograma é agilizar a contratação.

Liste as atividades pertencentes ao processo

Uma vez que você tenha selecionado a ferramenta ideal para a construção do seu fluxograma admissional, o próximo passo é listar as atividades inerentes ao recrutamento e contratação de profissionais.

Esta é a etapa onde o responsável do RH deve ser o mais minucioso e específico possível, para evitar falhas e garantir a agilidade e eficiência no decorrer do processo seletivo.

Não deixe a burocracia de fora

Reunir, enviar e assinar documentos é uma das etapas mais demoradas e mais importantes em um processo de admissão, por isso, precisa ser considerada pelo RH na hora da elaboração do fluxograma de admissão. Até porque, caso esse processo seja demorado, pode acarretar no adiamento da ocupação do cargo.

Uma das ações que podem fazer parte do fluxograma, no que se refere à burocracia, é a definição de todos os documentos necessários para o cargo em questão, tanto por parte do candidato, como da empresa. É importante estipular prazos para os documentos serem entregues e assinados.

Treine o RH para a execução dos novos processos 

Com os novos processos do fluxograma de admissão, todos os colaboradores envolvidos nas estampas precisam ser capacitados. Afinal, não adianta elaborar uma estrutura sólida e efetiva se os funcionários não souberem executá-la corretamente. De todo modo, o RH precisa apresentar todos os detalhes e estar disponível para esclarecer dúvidas.

Checklist processo admissional: veja o passo a passo

• Estabeleça as condições da vaga, suas atribuições e o perfil profissional buscado, incluindo as competências, comportamento, hard skills e soft skills;
• Determine por onde a vaga será divulgada;
• Desenvolva os parâmetros de triagem nos quais o candidato passará ou não para a próxima fase do processo seletivo, como entrevistas, exames admissionais e testes de conhecimento;
• Com a decisão pelo profissional, é importante anexar a etapa que vem seguida do processo seletivo, com uma lista de documentação para a admissão (tanto para a organização quanto para o profissional), formalizando a contratação;
• A seguir, é preciso estabelecer como o processo de onboarding será desenvolvido.

A tecnologia como parceira do RH estratégico

A digitalização chegou para ficar e otimizar cada vez mais todos os processos de admissão de funcionário, transformando completamente a maneira de fazer contratações, possibilitando inúmeros benefícios para o RH:

• Mais produtividade para as equipes de recursos humanos e recrutamento;
• Economia de recursos (capital humano, financeiro e tempo de trabalho);
• Gestão em tempo real dos processos de contratação;
• Melhora a experiência dos candidatos;
• O tempo que seria investido em processos manuais torna-se um ativo capaz de tornar o RH digital e estratégico.

Case de sucesso: processo de admissão ágil com o Unico People

Em média, uma empresa de grande porte pode levar até 30 dias para finalizar o processo de admissão. Além de atrasar o início das atividades no cargo, a morosidade gera desperdício de recursos e dificuldades em encontrar as informações em pilhas de documentos físicos, entre outros gaps.

Exemplos como este são mais comuns e recorrentes do que você imagina. O Grupo Dasa, maior empresa de medicina diagnóstica da América Latina, contrata cerca de 500 colaboradores por mês no Brasil. Ou seja, o processo de admissão longo não é uma opção.

Ao identificar este gargalo, a empresa encontrou a solução para diminuir o processo de admissão com o Unico People, sistema 100% digital que proporciona agilidade e segurança ao setor de RH. Todo o processo na admissão pode ser feito pela plataforma, possibilitando decisões mais estratégicas e foco nas pessoas.

Com o Unico People, todas etapas de contratação acontecem de forma centralizada de forma digital, através do celular, computador ou tablet. Com isso, a empresa conseguiu reduzir o tempo de contratação em 70%, de 30 dias para apenas quatro dias. 

Além disso, a empresa otimizou a experiência do candidato, com 98% de melhora na eficiência do processo admissional.

Admissão digital Unico People

No método tradicional, o processo de admissão possui etapas burocráticas e cansativas. Os profissionais de RH precisam fazer o recolhimento, a validação, o armazenamento e a gestão e organização de documentos físicos, além da logística para garantir as assinaturas das partes envolvidas.

Contudo, na admissão digital, essas e outras etapas da contratação podem ser feitas à distância, com poucos cliques. Ou seja, o RH pode se tornar 100% digital, otimizando o tempo de trabalho, reduzindo custos e aprimorando a segurança de dados. Quer entender melhor como a admissão digital pode melhorar a forma com o RH da sua empresa funciona? Acesse o  site e conheça o Unico People.