Quais as obrigações legais na gestão de documentos para departamento pessoal?

A gestão de documentos é um aspecto essencial para a organização e eficiência de qualquer empresa. No caso do departamento pessoal, responsável pelas questões trabalhistas e previdenciárias dos colaboradores, essa gestão se torna ainda mais crucial. Neste artigo, abordaremos sobre a gestão de documentos para departamento pessoal e as obrigações legais envolvidas nessa tarefa. 

É fundamental compreender a importância de uma gestão eficiente para garantir o cumprimento das normas legais e evitar problemas futuros.

Documentação exigida para admissão de funcionários

Ao admitir um novo funcionário, o departamento pessoal precisa se atentar a uma série de documentos necessários para formalizar o vínculo empregatício. Entre eles, destacam-se: carteira de trabalho e previdência social (CTPS), documento de identidade (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), título de eleitor, certificado de reservista (para homens), comprovante de residência e certidão de nascimento ou casamento.

Para ter acesso a essa lista e mais informações, confira o nosso checklist de documentos para admissão. 

Obrigações legais na emissão de documentos trabalhistas

A elaboração e emissão da folha de pagamento é uma das principais obrigações do departamento pessoal. Nela, devem constar todas as informações salariais, como salário base, horas extras, adicional noturno, descontos e benefícios. Além disso, é necessário entregar aos colaboradores os holerites e comprovantes de rendimentos, documentos que comprovam os valores pagos e descontados. Essa documentação é essencial tanto para o colaborador quanto para futuras averiguações ou comprovações.

O departamento pessoal também deve se encarregar da emissão das guias de recolhimento de encargos sociais, que englobam contribuições previdenciárias e impostos relacionados ao emprego. É fundamental garantir que essas guias sejam pagas corretamente e dentro dos prazos estabelecidos, evitando problemas com órgãos fiscalizadores.

Outro documento de extrema importância é o Informe de Rendimentos, que deve ser gerado e entregue anualmente aos colaboradores até o último dia útil de fevereiro. Esse informe contém todas as informações relativas aos rendimentos, descontos e retenções na fonte realizadas no ano anterior. Ele é utilizado pelos colaboradores na declaração de imposto de renda, que deve ser declarado até 31 de maio de cada ano e é crucial para evitar inconsistências nas declarações.

Cumprimento das obrigações fiscais e previdenciárias

O departamento pessoal deve estar atento às contribuições sociais e previdenciárias obrigatórias. Isso inclui o recolhimento de imposto de renda retido na fonte (IRRF), contribuição previdenciária (INSS), Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), entre outros. É essencial cumprir os prazos e as formas de recolhimento determinados pelos órgãos competentes, como a Receita Federal e a Previdência Social.

No que se refere aos órgãos fiscalizadores, como o Ministério do Trabalho, é importante que o departamento pessoal esteja preparado para atender às possíveis fiscalizações. Isso implica manter todos os documentos organizados e atualizados, prontos para serem apresentados quando solicitados.

Boas práticas na gestão de documentos para departamento pessoal

Existem prazos mínimos estabelecidos para a guarda de documentos trabalhistas, conforme determinado pela legislação vigente. É necessário manter esses documentos arquivados por um período determinado, a fim de garantir a segurança jurídica tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Essa prática inclui, por exemplo, a guarda de contratos de trabalho, recibos salariais, guias de recolhimento e comprovantes de pagamento.

Além disso, é imprescindível proteger os dados pessoais dos colaboradores e manter a confidencialidade das informações. O departamento pessoal deve adotar medidas de segurança para evitar o acesso não autorizado a esses documentos, como o uso de senhas, criptografia e restrição de acesso físico aos arquivos.

Como o Unico People auxilia na gestão de documentos para departamento pessoal? 

Uma ferramenta de admissão digital pode desempenhar um papel fundamental na gestão de documentos para o departamento pessoal. Com a digitalização e automatização dos processos, é possível obter diversos benefícios, como a redução de custos com impressão de papel e a guarda de documentos físicos. 

Com o Unico People, no período de janeiro a abril de 2023, por exemplo, já foi alcançada uma economia significativa, totalizando R$ 154.763,60 em impressões e R$ 386.909,00 em custos de guarda de documentos.

A gestão de documentos para o departamento pessoal não se resume apenas ao cumprimento das obrigações legais, mas também está relacionada à eficiência operacional e à segurança dos dados. Portanto, investir em soluções tecnológicas e adotar boas práticas nessa área é essencial para garantir uma gestão eficiente, cumprir as normas legais e proporcionar maior tranquilidade tanto para a empresa quanto para os colaboradores. 

Um exemplo disso é o case do Hospital Israelita Albert Einstein que após a contratação do Unico People economizou mais de R$ 800 mil com custos de admissão e reduziu o tempo de contratação de 10 para 6 dias.
Quer saber também quanto sua empresa pode economizar de tempo e dinheiro com a admissão? Aproveite e consulte nossa calculadora para RH.