Digital Onboarding: por que é importante para contratações remotas e presenciais?

Integrar os novos funcionários contratados à cultura da empresa não é uma tarefa simples. Cada empresa tem as suas peculiaridades, metodologias, frameworks, cerimônias e aplicações diferentes para trabalhar. Quando falamos de trabalho remoto ou híbrido, o desafio de integrar estes novos funcionários aumenta ainda mais.

Esse movimento de “remotização” do trabalho ganhou muita força no período recente de distanciamento social. E por mais que tenha passado por uma redução nos últimos meses, veio para ficar.

Por isso é de suma importância entender as dificuldades e vantagens do digital onboarding e como implementar o processo no fluxo de trabalho da sua empresa. Continue lendo este artigo para saber mais!

Por que o digital onboarding é importante?

A contratação de novos funcionários é normalmente um bom indicativo de crescimento da empresa, certo? Apesar disso, a efetivação não garante que os novos membros da equipe irão aumentar a produtividade da empresa como um todo. 

Ao ser contratado, o funcionário está apenas iniciando sua caminhada pela jornada do colaborador. À cada etapa concluída, ele está mais apto a produzir com maior autonomia. Isso vale para todos os cargos. Cada função tem a sua curva de aprendizado. É por isso que cada jornada do colaborador é diferente.

Construir esse caminho que os novos contratados irão percorrer leva tempo e muito planejamento e análise. Por isso, fazer a integração de novos colaboradores se torna um desafio.

Imagine colocar suas novas contratações no meio da selva, e mandá-los ir até um ponto específico. Alguns irão conseguir, mas outros irão se perder, talvez até se machucar. Agora imagine o mesmo cenário onde você fornece um mapa, equipamentos e suprimentos. A chance de sucesso da missão sobe drasticamente. Além disso, o tempo necessário para chegar ao ponto desejado é mais acelerado.

Para que os melhores resultados sejam alcançados, é importante que os novos funcionários se sintam como parte da empresa. E isso se torna um desafio ainda maior de ser realizado remotamente. Por isso, são necessárias técnicas específicas do digital onboarding. Mas antes de abordar o tema em específico, precisamos fazer uma rápida revisão sobre o onboarding tradicional.

O que é onboarding?

O termo tem origem na marinha britânica, e significa “embarcar”, ou “estar à bordo”. Na prática, o significado original é muito parecido com o que usamos atualmente: integrar um novo funcionário (marujo) com a equipe (tripulação) e empresa (navio).

Aplicando o onboarding da forma correta, o novo colaborador fica a par de tudo a respeito da empresa. É importante que isso seja feito o mais cedo possível, porque é na contratação onde o funcionário possui o maior índice de motivação e engajamento, então este é o momento ideal para trabalhar os valores e missões da empresa.

Caso não seja feito um onboarding eficiente, as novas contratações estarão “à deriva”. Por mais que sejam delegadas tarefas operacionais pelo seu gestor, a integração não vai acontecer. O impacto disso é sentido na produtividade do novo contratado, e também na equipe como um todo. O Brandon Hall Group afirma que ter o onboarding estruturado aumenta a produtividade em até 70%.

Além da produtividade, não fazer o onboarding dos novos funcionários pode aumentar a chance de turnover. Ou seja, não integrar adequadamente os colaboradores pode causar desmotivação, e por fim, demissões voluntárias. Uma pesquisa do Glassdoor afirma que desenvolver um processo de onboarding eficiente pode aumentar a retenção de talentos em cerca de 82%.

Onboarding vs Digital Onboarding

As interações remotas entre as pessoas funcionam de forma diferente das presenciais. E com o trabalho não é diferente. Uma reunião presencial é diferente de uma videoconferência, e tá tudo bem. Existem vantagens e desvantagens nas duas opções. O que precisamos é ajustar a forma como trabalhamos para extrair o melhor valor da modalidade que escolhemos.

É interessante que não é necessário que o trabalho seja remoto para aplicar o digital onboarding. Em empresas maiores, é um desafio orientar a integração de funcionários de setores diferentes. Simplesmente porque leva tempo se deslocar de uma área para a outra em indústrias ou empresas com múltiplos pólos, por exemplo.

Outra grande diferença do digital onboarding para o tradicional é a possibilidade de automação dos fluxos de trabalho. Ao automatizar as tarefas mais repetitivas do onboarding de novos colaboradores, o time de recursos humanos consegue acompanhar a integração de vários funcionários ao mesmo tempo. O ganho de produtividade acontece não só na equipe que o novo funcionário foi incluído, mas também no setor administrativo.

Quais as vantagens do Digital Onboarding?

Quando falamos especificamente sobre o digital onboarding, as possibilidades se multiplicam. Com o auxílio de ferramentas e serviços, é possível construir um processo de onboarding robusto com múltiplas jornadas personalizadas por cargo. E além disso, fazer o acompanhamento de muitos colaboradores ao mesmo tempo, através de painéis e relatórios.

Do ponto de vista do novo colaborador, o impacto é ainda maior. No caso das jornadas do colaborador mais complexas, o talento inicia a integração antes mesmo de ser contratado. Ao se candidatar à vaga, ele já tem o primeiro contato com os valores da equipe, aprende sobre a história da empresa e a sua missão. 

Trabalhar o digital onboarding traz muitas vantagens. Listamos as principais para facilitar a compreensão:

Ganho na qualidade de experiência do colaborador

O digital onboarding bem feito encanta o colaborador. E se a primeira impressão é a que fica, é bom ganhar a admiração do novo funcionário assim que possível. O digital onboarding permite que o novo membro se sinta como parte da equipe, mesmo à distância. O acolhimento do novo colaborador funciona muito melhor.

Além disso, possibilita que o funcionário conheça não só os membros da sua equipe, como também de outras áreas, sem que se torne dispendioso em tempo.

Ganho de produtividade

É natural – e até esperado – que o novato leve um tempo para se acostumar com a nova empresa. Mas nos casos quando o digital onboarding é bem aplicado, com as etapas pré-estabelecidas e alinhadas, essa adaptação acontece com menos atritos.

Dessa forma ele vai desenvolver uma noção melhor a respeito de todas as áreas da empresa, bem como o seu papel na equipe. É aí onde aparece o ganho de produtividade.

Redução do turnover

A principal causa de demissão voluntária é a baixa adaptação à cultura da empresa. Isso não é resolvido da noite para o dia. É necessário planejar a jornada do colaborador com foco na recepção do novo participante. 

O impacto no clima organizacional é enorme. Afinal, quando o funcionário é bem recebido, ele vai se sentir mais bem acolhido e o mais importante: parte da equipe. O objetivo é atingir esse resultado ainda nas primeiras semanas.

Falando sobre longo prazo, isso vai afetar a taxa de demissões voluntárias. Ou seja, vai diminuir o turnover.

Redução de custos

Retornando ao ponto explanado anteriormente, o digital onboarding impacta diretamente a produtividade da equipe de recursos humanos, o que vai causar a redução dos custos com o setor.

Mas não é só isso. Ao diminuir o turnover, a empresa vai ter menos custos com a contratação de novos funcionários para repor a equipe. Por diminuir a rotatividade, a produtividade do time fica estabilizada. Ou seja, reduzir a rotatividade diminui os custos da empresa.

Como implementar o Digital Onboarding

O primeiro passo para implementar o digital onboarding na sua empresa é esquecer a ideia que o onboarding é somente o primeiro dia de trabalho, ou pior ainda, uma reunião que acontece no primeiro dia de trabalho.

A jornada ideal para o colaborador deve ter pontos de contato até o 90º dia após o início do trabalho. Isto funciona especialmente para empresas brasileiras, já que a CLT prevê contratos de experiência com a mesma duração.

As fases que vamos explanar são um molde para que você tire o projeto do papel. Na prática, as fases podem ser personalizadas de acordo com os feedbacks recebidos e experiências adquiridas. 

Pré-onboarding

Chamamos esta etapa inicial de pré-onboarding. É nela onde acontece a admissão digital, que tem o diferencial de fazer o envio e recebimento de documentos e contratos de forma digital, acelerando drasticamente o processo de contratação e diminuindo os custos.

É importante que ao anunciar uma nova vaga, incluir informações sobre a empresa, o ambiente de trabalho, a cultura organizacional, e outros dados importantes.

Fazendo dessa maneira, já acontece o primeiro filtro dos candidatos. Os que continuarem com a candidatura, estarão cientes de como funciona o ambiente e possivelmente mais engajados com a missão da empresa.

Logo após a contratação deve acontecer o envio do kit de boas vindas, ou kit onboarding. Além dos recursos necessários para execução dos trabalhos, como computador e headset, o kit também pode conter o manual do colaborador, notas personalizadas, gift cards e materiais de escritório como agenda e canetas. Este artigo tem dicas do que incluir no kit onboarding para encantar os novos colaboradores.

Onboarding

Por padrão, a fase de onboarding inicia com o primeiro dia de trabalho. É importante apresentar o novato às áreas da empresa, aos colegas de trabalho e às cerimônias de rotina.

Essa fase também pode contar com a ajuda de um padrinho de onboarding, que pode ser um colega de trabalho da mesma área, mas não o superior direto. A função do padrinho é orientar e fazer pequenas advertências quando necessário, ensinar, apoiar e acompanhar o novato durante as primeiras semanas. Essa dinâmica funciona muito bem, mesmo em ambiente de trabalho remoto.

É importante que nas primeiras semanas do novo colaborador tenha alguns treinamentos (inclusive externos) relacionados à boa execução do seu trabalho. Ao final dos treinamentos, ele pode fazer pequenas apresentações para apresentar o que foi aprendido. Isto pode servir também como interação com a equipe.

Ainda sobre as primeiras semanas, são indicadas algumas reuniões, como:

• Reuniões 1:1 (um a um): São reuniões onde participam o novo colaborador com algum outro funcionário de outra área. Nessas reuniões o funcio nário veterano pode se apresentar e falar um pouco sobre o seu trabalho e a sua área. Esse tipo de reunião é ótimo para dar o pontapé inicial nas relações amistosas entre os colegas de trabalho.
• Reuniões de alinhamento e acompanhamento: Pelo menos uma vez por semana o novato se reúne com o seu gestor para fazer o acompanhamento do que tem sido feito e alinhar as expectativas. Antecedendo estas reuniões, é indicado que cada parte preencha um formulário de avaliação. O histórico dessas respostas vai ajudar a acompanhar o ramp up do funcionário. Com o passar do tempo, essas reuniões podem se tornar mais espaçadas, até completar os 90 dias de trabalho.

Pós-onboarding

O pós-onboarding é o momento de analisar os resultados alcançados. Mas não só isso. Também é importante coletar o feedback dos funcionários que passarem pelo onboarding para estudar e buscar melhorias.

Nenhum processo é perfeito, e sempre é possível fazer melhorias. Por isso não fique frustrado caso os objetivos não sejam alcançados nas primeiras tentativas. O importante é sempre buscar melhorias.

O final do onboarding é o momento ideal para realizar a pesquisa de eNPS (employee net promoter score), que é um índice que indica a satisfação dos colaboradores em relação à empresa.

Conclusão sobre Digital Onboarding

O digital onboarding envolve um conjunto de técnicas e processos que facilitam a integração de novos colaboradores de forma indolor, seja de forma remota ou presencial. O início do trabalho em uma nova empresa é difícil, e toda ajuda é bem vinda.

Quando a jornada do colaborador é bem planejada e implementada, o digital onboarding é o destaque na recepção e adaptação dos novos funcionários. Dessa forma as novas contratações são facilitadas e apresentam melhores resultados de produtividade, impactando positivamente nos indicadores do time.

Por isso é importante estudar bem o tema para construir da melhor forma possível, seguindo as práticas indicadas. 

Este artigo foi escrito pela Eva, HR Tech que digitaliza os fluxos de trabalho de forma humanizada, com uma ferramenta no-code de automação de rotinas corporativas. Conheça mais sobre as soluções da Eva clicando neste link.