Compliance: a importância do setor e seus desafios na era digital

A conformidade legal da empresa é imprescindível para desenvolver o negócio e conquistar uma posição estratégica no mercado. Isto implica em adequar o empreendimento às leis, normas e regulamentos, bem como definir a estratégia de controle interno da empresa com a finalidade de assegurar mais transparência, segurança, confiabilidade, ética e responsabilidade socioambiental. 

Neste sentido, a criação de uma área de compliance é uma medida que traz resultados positivos à gestão da empresa e contribui efetivamente para a aumentar a credibilidade dos negócios, prevenir e combater a corrupção e fraudes. 

Para as empresas que fornecem produtos e serviços para o setor público, por exemplo, um programa de compliance bem estruturado contribui para o controle efetivo e maior transparência nos relacionamentos institucionais e comerciais.    

Continue a leitura para entender o que é como implantar um programa de compliance em sua empresa. Você também ficará sabendo como uma plataforma antifraude, baseada em biometria facial, torna as práticas de compliance mais eficazes. 

O que é a área de compliance em uma empresa?

Nos Estados Unidos e Reino Unido, programas de compliance foram integrados à cultura das organizações públicas e privadas, há muito tempo atrás. No Brasil, as práticas de compliance tornaram-se mais relevantes a partir de 2013, quando  a Lei Anticorrupção (Lei Federal n° 12.846) entrou em vigor.

Mas, afinal, o que é compliance?

Compliance é um termo da língua inglesa que pode ser traduzido como “estar em conformidade”. Sendo assim, no mundo corporativo, a área de compliance tem como principal objetivo garantir a contínua adequação da empresa à legislação geral como, por exemplo, as leis trabalhistas, fiscais, tributárias e ambientais; bem como gerenciar o cumprimento de leis, normas, regulamentos específicos do ramo de atuação e das localidades (cidades, estados e países) nas quais está sede e/ou filiais do empreendimento. 

O organograma da área de compliance depende, obviamente, da estrutura de cada organização. Mas, até mesmo as pequenas e médias empresas têm condições para criar uma área de compliance adequada aos seus modelos de negócios. Seja qual for o porte do negócio, para criar um programa de compliance eficaz, é essencial contar com um profissional qualificado para assumir a função de compliance officer ou chefe da área de compliance. 

Os principais tipos de programas de compliance

Compliance empresarial

Tem como missão garantir a adequação contínua e o cumprimento de requisitos legais para o funcionamento do negócio, assim como promover outras estratégias que possam melhorar o posicionamento de mercado, aumentar a competitividade e a credibilidade da empresa. 

Compliance tributário 

Objetiva adequar a empresa à legislação tributária, promovendo o cumprimento de leis, normas e regulamentos, bem como propor estratégias para racionalizar o pagamento de encargos tributários.  

Compliance fiscal 

Garantir a conformidade legal da escrituração fiscal da empresa, evitando, assim, apontamentos de órgãos fiscalizadores e possíveis penalidades administrativas, jurídicas e financeiras, decorrentes de irregularidades. 

Compliance trabalhista  

O programa de compliance trabalhista tem como foco o cumprimento da legislação, seja qual for o regime de contratação, além de questões como saúde e segurança no trabalho, diversidade, integração, plano de carreira, entre outras temáticas.  

Compliance socioambiental  

Contribui para a adequação das atividades da empresa à legislação ambiental, evitando sanções administrativas e jurídicas, além de promover o compromisso da organização com o desenvolvimento e bem-estar da sociedade

Como criar um programa de compliance?

A seguir, selecionamos algumas dicas sobre como criar um programa de compliance nas empresas. Veja!

Entenda quais são os riscos da empresa

Assim como em qualquer outra estratégia, o passo inicial é o de identificar quais são os riscos da empresa. Com sua equipe, realize uma avaliação dos gargalos de conduta que podem acometer o seu negócio, além de analisar quais são os possíveis riscos tanto com o mercado quanto com os próprios colaboradores.

Para realizar esse estudo dos riscos, basta seguir os seguintes passos:

• Defina os critérios mais importantes para a empresa e analise cada situação em específico;

• Defina quais são os possíveis resultados negativos que essas situações oferecem (corrupção, por exemplo, pode levar a perda de credibilidade e até mesmo causar impactos financeiros na empresa);

• Estipule qual é o grau de cada risco;

• Defina as estratégias a serem adotadas para mitigar esses pontos.

Monte um plano de ação

O próximo passo para criar um programa de compliance é montar um plano de ação, com base nos riscos identificados. Nesse planejamento, descreva cada uma das etapas necessárias, quem serão os responsáveis por ela, prazo a ser cumprido e quais são as estratégias envolvidas nas diferentes fases.

Além disso, defina como será a capacitação dos profissionais no que diz respeito ao compliance, além de avaliar como será a divulgação das ações adotadas para toda a empresa.

Crie um código de conduta

Além disso, é essencial que a empresa tenha um código de conduta. Por meio dele, há um fortalecimento da imagem da empresa perante a sociedade, além de contar com critérios bem estabelecidos para a resolução de conflitos internos. Outro ponto que se destaca é a aproximação de toda a equipe da instituição, uma vez que o código deve ser elaborado e divulgado envolvendo grande parte das pessoas da organização.

Para essa elaboração, basta seguir algumas etapas:

• Tenha uma comissão que vá contribuir para encabeçar a escrita do código de conduta da empresa;

• Analise quais são os conteúdos necessários para constar no código;

• Discuta todo o material com a equipe e faça as correções que julgarem necessárias;

• Seja abrangente com todas as áreas e setores da empresa;

• Estruture o código e publique-o para que grande parte das pessoas tenham acesso;

• Divulgue para toda a empresa.

Tenha um canal de comunicação

É preciso, ainda, contar com um canal de comunicação específico para que o código de conduta seja colocado em prática. Assim, sempre que houver a identificação de alguma irregularidade, as pessoas podem entrar em contato com o profissional certo e sem receio de sofrer algum tipo de represália por isso.

Nesse sentido, os canais de comunicação precisam ser abertos para os clientes internos (ou seja, os colaboradores) e também para o público externo, que são os clientes e fornecedores.

Quais são os principais desafios do compliance nas empresas?

Agora que você já sabe o que é o compliance e quais são as principais estratégias para implementá-lo nas empresas, chegou o momento de conhecermos alguns de seus desafios. Confira!

Integração com os demais setores da empresa

O primeiro deles, é um dos principais desafios enfrentados pelo compliance, a integração com os demais setores da empresa. Não basta contar com um código de conduta bem estruturado se as demais áreas da empresa não estão integradas.

Dessa forma, existem os riscos de algumas das regras pré-estabelecidas não serem seguidas. Ou, ainda, de os profissionais nem sequer terem o conhecimento mais amplo sobre o que a empresa espera do dia a dia das atividades.

Cultura organizacional

Apesar de a cultura organizacional ser essencial para a empresa, ela pode ser um entrave para implementar novos processos.

Devemos levar em consideração que, ao adotar o compliance na equipe, é preciso que haja o entendimento de que haverá mudanças em boa parte dos times. Por essa razão, existe a necessidade de estar aberto a elas, com lideranças envolvidas em todo esse processo para que os demais colaboradores também abracem a estratégia.

Sendo assim, é essencial que as pessoas se sintam parte desse processo, entendam como as suas funções podem contribuir nesse cenário e como as atividades vão impactar para que a empresa esteja em compliance.

Fonte de dados

Para implementar o compliance na empresa, é preciso ter acesso a uma fonte de dados para executar o trabalho de maneira eficaz. Porém, para compilar as principais informações necessárias para que a empresa esteja em conformidade, muitas vezes é preciso consultar diferentes locais para ter acesso ao histórico do negócio e aos principais tópicos necessários.

Sendo assim, acaba comprometendo a tomada de decisão e até mesmo a análise dos dados, sendo um agravante para que o programa de compliance seja colocado em prática. Por essa razão, o ideal é contar com a tecnologia como aliada, de modo que reúna os principais tópicos em uma mesma ferramenta para otimizar o processo do time como um todo.

Como o Unico Check ajuda a promover o compliance nas empresas

O programa de compliance, como explicamos, objetiva promover a conformidade legal da empresa e definir as estratégias mais adequadas para prevenir e combater atos ilícitos como as tentativas de corrupção, roubos de dados, fraudes e outras ocorrências graves que podem destruir a credibilidade de qualquer negócio.  

Neste contexto, investir em uma plataforma antifraude, que aplica a biometria facial para validar e autenticar identidades, é uma decisão estratégica para otimizar o trabalho da área de compliance. No mercado nacional, o Unico Check é uma plataforma antifraude, com desempenho comprovadamente eficaz. Em 2022, a ferramenta bloqueou 4,4 milhões de tentativas de fraudes de identidade, o que poderia ter gerado um prejuízo total de R$ 115 bilhões a empresas de vários segmentos, se elas não tivessem investido em biometria facial para atender clientes, fornecedores e parceiros comerciais. 

Com o Unico Check, solução de identificação digital, robusta e eficaz, a empresa consegue:

• Criar cadastros legítimos, ao validar as identidades de usuários por biometria facial;
• Controlar com maior eficiência as transações digitais, ao aplicar o reconhecimento facial para autenticar a identidade de usuários;  
• Analisar a autenticidade de documentos e tipificá-los com assertividade; 
• Bloquear transações online suspeitas, sempre que não for possível autenticar a identidade por biometria facial;
• Evitar que acessos não autorizados resultem em roubo e/ou vazamento de dados; 
• Entre outros benefícios. 

Com a aplicação da biometria facial para validar o cadastro do usuário, a empresa obterá informações consistentes e confiáveis. Isto gera mais segurança no relacionamento com o cliente, porque a empresa tem a certeza de estar atendendo uma pessoa real e não alguém que criou uma identidade falsa ou é laranja de algum esquema de corrupção e fraudes de identidade. 

O controle de acessos à intranet, com autenticação biométrica facial de funcionários e outros colaboradores, proporciona maior proteção aos bancos de dados da empresa. A plataforma antifraude ajuda a blindar a intranet da empresa, evitando que qualquer colaborador ou hacker de senhas tenha acesso aos dados, principalmente aqueles que são confidenciais e estratégicos para o desenvolvimento do negócio. 

Deseja saber mais sobre os benefícios e vantagens do Unico Check para a gestão empresarial e como a ferramenta pode melhorar a qualidade do programa de compliance de sua empresa? Conheça nosso material de Antifraude para obter mais informações.