Onboarding digital: guia completo para o RH

O trabalho remoto tem se tornado cada vez mais comum no Brasil, exigindo adaptações contínuas do setor de RH para se ajustar a esse modelo estabelecido.

Um estudo publicado pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) traz uma análise do trabalho remoto no Brasil. Os dados mostram que cerca de 20,5 milhões de pessoas estão em ocupações com potencial de serem realizadas remotamente, o que representa 22,6% do total de ocupados.

Dentro desse contexto, é fundamental que as empresas entendam e adotem práticas como o onboarding digital, por exemplo, para atender às necessidades de um ambiente de trabalho remoto. Afinal, mesmo a quilômetros de distância, é importante que os novos colaboradores se sintam integrados e saibam o que é esperado deles.

De todo modo, é importante que o processo seja estruturado e planejado, para garantir que os novos colaboradores recebam todo o suporte necessário para se adaptarem ao trabalho remoto. Isso porque, a falta de compreensão do funcionamento da organização, a falta de conexão com o time, entre outros, prejudicam a adaptação dos novos colaboradores.

Neste post, você entenderá as principais etapas de um onboarding digital eficaz. Confira!

O que é onboarding?

O termo “onboarding” tem origem na marinha britânica, onde representa o ato de “embarcar” ou “estar a bordo”. Na prática, a essência original desse conceito está em integrar um novo colaborador (marujo) à equipe (tripulação) e à empresa (navio).

Em uma empresa, o onboarding é o processo de integração de novos colaboradores em uma organização. É um processo importante que pode auxiliar os contratados a se sentirem bem-vindos, integrados e preparados.

Essa imersão precisa ser feita o mais cedo possível, pois é no momento da contratação que o colaborador exibe o mais alto índice de motivação e engajamento. É nesse período propício que os valores e missões da empresa podem ser incorporados de maneira eficaz.

Por outro lado, a ausência de um onboarding deixa as novas contratações “à deriva”. Mesmo que sejam atribuídas tarefas operacionais pelo gestor, a verdadeira integração não ocorre. Esse déficit tem impactos significativos na produtividade do novo colaborador e na equipe.

Para além da produtividade, negligenciar o onboarding aumenta as chances de turnover. A falta de uma integração adequada pode resultar em desmotivação, levando, eventualmente, a demissões voluntárias.

O onboarding pode ser realizado de forma presencial ou digital. O onboarding digital é uma opção que pode ser mais eficiente e econômica. Entenda a seguir!

O que é onboarding digital

Vivemos em uma era em que a digitalização permeia praticamente todos os processos do setor de Recursos Humanos, e o onboarding não é exceção. Com a ascensão da transformação digital, testemunhamos a evolução para o onboarding digital, como uma adaptação ao crescimento do modelo home office.

Esse tipo de onboarding utiliza ferramentas tecnológicas para aprimorar e otimizar o processo de integração de novos colaboradores. Ao invés dos métodos tradicionais, que frequentemente envolvem papelada e processos manuais, incorpora soluções digitais, como softwares especializados, plataformas online e assinaturas eletrônicas.

Além disso, o processo de integração pode ser aprimorado por meio de plataformas de treinamento online. Nesse contexto, os novos colaboradores podem realizar boa parte do processo de integração de forma remota e virtual, o que traz praticidade e eficiência.

Com o onboarding digital, as empresas superam barreiras geográficas, ampliando a busca por novos colaboradores qualificados em qualquer parte do mundo. Essa abordagem elimina a limitação da localização física e, ao mesmo tempo, proporciona uma economia de tempo e recursos financeiros.

Tipos de digital onboarding

A estratégia de onboarding digital pode variar de uma empresa para outra. Essas variações consideram a cultura organizacional, valores e expectativas específicas de cada organização em relação aos seus novos membros.

Uma abordagem prática é categorizar o digital onboarding em duas estratégias fundamentais, que serão exploradas a seguir.

Onboarding do primeiro dia

O primeiro dia na empresa é uma experiência repleta de novidades tanto para o colaborador quanto para a organização e a equipe já presente. Portanto, esse processo precisa ser conduzido com tranquilidade como, por exemplo, com apresentação do novo membro à organização e esclarecimentos de dúvidas.

Como conduzir?

• Envie com antecedência os materiais de boas-vindas e presentes da empresa para o novo colaborador, se for o caso;
• Estabeleça o dia em que a integração será feita, avisando não somente o selecionado como também a equipe necessária (colegas de setor, supervisores, etc.);
• Faça um planejamento dessa reunião. Comece com uma explanação da empresa e do setor, identifique os colegas de trabalho e os chefes, e deixe um espaço para que o colaborador também possa se apresentar a sua nova equipe;
• Mostre os canais de comunicação da empresa e detalhes da atividade a ser desempenhada.

Onboarding do primeiro mês

O primeiro mês representa um período-chave para o colaborador estabelecer suas primeiras conexões na equipe e avaliar se visualiza um futuro profissional na nova empresa. Portanto, é essencial ter processos bem definidos e transparentes para facilitar a integração às atividades diárias e compreensão do papel na equipe.
Aqui, o colaborador se aprofundará nos objetivos da empresa e entenderá como contribuir para alcançá-los. Veja como conduzir esse processo:

• Oferecer treinamentos relacionados às atividades que ele desempenhará;
• Integrá-lo nas reuniões de setor para que, aos poucos, ele possa acompanhar a rotina de trabalho e compreender o que está sendo feito pela equipe;
• Organizar reuniões de feedback com RH e líderes do setor para que ele possa compartilhar como está se sentindo no novo ambiente e também tenha retornos sobre seu trabalho;
• Proporcionar momentos de descontração para que ele possa conhecer, mesmo que virtualmente, seus colegas para além do ambiente de trabalho.

Quais as vantagens do onboarding digital?

Os benefícios do onboarding digital contribuem para a experiência do colaborador, aumentam a eficiência operacional e fortalecem a integração e retenção de talentos nas organizações. Entenda a seguir!

1. Aprimora a experiência do colaborador

O onboarding digital permite uma integração personalizada e interativa do colaborador à empresa, reduzindo o estresse e a ansiedade dos novos contratados. Eles podem se familiarizar com a cultura da empresa de maneira acolhedora e integral, o que contribui para uma experiência positiva desde o primeiro dia.

2. Aumenta a produtividade

Ao automatizar tarefas manuais associadas ao processo de integração, sobra mais tempo para a equipe de RH se concentrar em atividades mais estratégicas. Isso resulta em uma integração mais rápida para os novos colaboradores, que podem se concentrar em suas funções principais logo de início.

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3. Reduz taxa de turnover

O onboarding digital contribui para a retenção de talentos, proporcionando informações e suporte essenciais para que os novos colaboradores se sintam integrados. Uma recepção positiva leva a um maior sentimento de pertencimento, reduzindo a probabilidade de rotatividade (turnover).

4. Diminui custos operacionais

Ao eliminar a necessidade de viagens e deslocamentos associados ao processo de integração, o onboarding digital ajuda as empresas a reduzir custos operacionais.

5. Facilita o acesso a informações

Desburocratização é a grande palavra-chave do digital onboarding. O acesso a informações fica mais fácil tanto para a empresa quanto para o novo colaborador. Com ferramentas digitais, o novo contratado poderá ser redirecionado automaticamente após completar uma das etapas.

Além disso, cada formulário preenchido, documento concedido e assinado poderá ser conferido pela organização em tempo real.

6. Melhora o employer branding

Um dos desafios enfrentados pelas empresas é a atração de novos talentos. No entanto, ao adotar um processo de integração eficaz, a empresa transmite uma imagem positiva de inovação e preocupação com a experiência do colaborador desde o início de sua jornada.

Com processos bem definidos e organizados, tanto a equipe interna quanto o novo colaborador podem compartilhar experiências positivas, o que atrai a atenção de outros profissionais para a empresa. Tudo isso contribui para fortalecer a imagem da marca empregadora, estratégia conhecida como employer branding.

Como criar o onboarding digital na empresa?

Primeiramente, é preciso entender que a ideia de que o onboarding digital se resume ao primeiro dia de trabalho é equivocada, pois o processo visa uma integração contínua ao longo do tempo.

Afinal, o onboarding digital é estratégico, estendendo-se a várias etapas, promovendo a compreensão da cultura organizacional e desenvolvendo habilidades necessárias. Envolvendo diferentes departamentos e com uso de recursos digitais, precisa criar uma experiência positiva e significativa para o colaborador ao longo de semanas ou meses.

Logo abaixo, você entenderá como estruturar um processo eficaz e sólido na sua empresa:

Utilize a admissão digital

Antes do onboarding, é importante avaliar um checklist para garantir uma recepção eficiente. Com isso, a admissão digital pode ser aplicada para simplificar processos, oferecer agilidade e possibilitar uma experiência inovadora.

Tenha um cronograma de onboarding

O cronograma de onboarding deve definir as etapas e os prazos do processo. Isso ajudará os novos colaboradores, bem como as empresas, a se organizarem e a acompanharem seu progresso.

Disponibilize acesso às ferramentas digitais

Já no primeiro dia, o RH deve fornecer acesso às principais ferramentas para garantir uma operação remota de qualidade, abrangendo e-mail corporativo, canais de comunicação internos, sistemas e senhas de acesso.

Também é necessário a entrega de um manual com instruções de acesso e contatos da equipe de Tecnologia da Informação (TI) para eventuais dúvidas e/ou problemas.

Realize o onboarding do primeiro dia

Preparar atividades é essencial para causar uma ótima impressão no colaborador. Reuniões de boas-vindas, encontros com liderança e introdução à cultura da empresa são passos fundamentais no primeiro dia — cuidado para não sobrecarregar o funcionário com excesso de informações.

A liderança deve atuar de perto no primeiro mês, apresentando metas, impacto das funções e oferecendo treinamentos. Reuniões one-on-one, participação em encontros de outros times e feedbacks são práticas essenciais.

Ofereça oportunidades de networking

Não é porque o novo colaborador trabalhará remotamente que a integração (comum no modelo presencial) deverá ser deixada de lado. Nesse sentido, os novos colaboradores precisam ter oportunidades de conhecer seus colegas e líderes. Isso pode ajudá-los a se sentir mais integrados e a construir relacionamentos.

Promova momentos de descontração

A integração de colaboradores remotos vai além do profissionalismo, abrangendo também a construção de relacionamentos e o fortalecimento do espírito de equipe. A realização de eventos virtuais sociais, como happy hours virtuais, cafés virtuais e jogos online, desempenha um papel crucial no sucesso do onboarding digital, promovendo conexões.

Ofereça suporte contínuo

Os novos colaboradores devem ter acesso a suporte contínuo do RH ou de um mentor. Isso pode ajudá-los a superar desafios e a se adaptar à empresa.

Feedback

Coletar feedbacks é crucial para aprimorar constantemente o processo. O RH deve entender a percepção dos colaboradores para oferecer uma experiência positiva aos futuros integrantes da equipe.

6 ferramentas para digital onboarding

Ao adotar o digital onboarding, contar com ferramentas eficientes é crucial. Confira, a seguir, algumas opções que podem tornar esse processo mais fluido na sua empresa:

1. Checklist inteligente

Plataformas como Trello e Asana permitem a criação de checklists para orientar tanto o RH quanto o novo colaborador. Acompanhe o progresso, anexe materiais e facilite a comunicação.

2. Apps para onboarding

Aproveite a variedade de aplicativos, como o Lucidchart para fluxogramas e o Talmundo para organizar o onboarding digital de forma abrangente. Resultados mostram engajamento significativo e aumento na retenção de talentos.

3. Assinatura eletrônica descomplicada

Facilite o processo de assinatura de documentos com soluções como o Unico People. Essa ferramenta proporciona acesso, assinatura e validação de documentos de forma virtual, reduzindo burocracias e garantindo validade jurídica.

4. Sistemas de gestão de aprendizagem

Utilize plataformas que ofereçam treinamentos de qualidade à distância. Esses sistemas são essenciais para o novo colaborador compreender as práticas da empresa e se atualizar sobre sua área de atuação.

5. Aplicativos multimídia gratuitos

Supere desafios de distância com aplicativos multimídia gratuitos, como o Google Meet e o Zoom. Eles possibilitam apresentações, reuniões virtuais e até quadros brancos para expressar ideias de forma dinâmica.

6. Ferramentas integradas – HRIS

Sistemas integrados, como HRIS, centralizam etapas do onboarding em uma única ferramenta, simplificando o processo. Mesmo sendo softwares pagos, o investimento vale para desburocratizar o recrutamento e a integração, permitindo que o RH se concentre em tarefas estratégicas.

Agora que você sabe tudo sobre onboarding digital, facilite o processo na sua empresa com a admissão digital! É possível assinar documentos remotamente, tornando a integração mais eficiente e conveniente.

Descubra como o Unico People, uma solução líder em admissão digital, pode otimizar os processos de RH e proporcionar uma experiência de onboarding simplificada. Conheça mais sobre as vantagens e funcionalidades que o Unico People oferece para revolucionar o seu departamento de Recursos Humanos.