Departamento pessoal online: como acompanhar a evolução do DP

O Departamento Pessoal de uma empresa é o grande responsável pela estrutura administrativa e pela gestão de cada colaborador contratado. Por isso, está sempre envolvido com uma série de burocracias, necessárias para a qualidade dos processos, mas que acaba tomando muito tempo da rotina e dificultando o desenvolvimento de estratégias de promoção da cultura organizacional, de gestão de pessoas, de aumento da produtividade e muito mais. Neste ponto, o Departamento Pessoal online surge com a evolução da tecnologia nas empresas, agilizando os processos e disponibilizando mais tempo para que outras ações sejam realizadas.

A digitalização de algumas etapas vem sendo percebida como essencial para o estabelecimento de um setor mais estratégico, atuante não apenas na parte técnica e administrativa da gestão dos profissionais, como também na qualidade de vida desses colaboradores dentro das organizações.

O que é o Departamento Pessoal online?

Departamento Pessoal online já é uma realidade em diversas empresas. Devido aos avanços tecnológicos nos últimos anos, à flexibilização nas relações de trabalho, ao aumento da quantidade de profissionais em home office e à necessidade de otimização do tempo, reduzir a burocracia tornou-se um fator primordial.

O DP online consiste em utilizar plataformas digitais e sistemas específicos que atendam às necessidades deste setor e sejam capazes de realizar grande parte das rotinas de forma digital. Para viabilizar a realização de inúmeras funções, esses softwares contam com diferentes mecanismos tecnológicos e de inteligência artificial.

Além de eliminar várias atividades feitas manualmente e substituí-las por métodos digitais, tornar o Departamento Pessoal online envolve aumentar a eficiência e permitir que os times de RH consigam ter mais espaço na agenda para cuidar dos aspectos estratégicos do setor. 

Não há dúvidas de que as adequações nas tarefas do RH e em demais áreas da empresa com o uso de tecnologias inovadoras é determinante para a competitividade das empresas agora e no futuro.

Como funciona o Departamento Pessoal online?

Toda mudança gera um pouco de receio no início. Com o Departamento Pessoal online não é diferente. No entanto, devido à estrutura das plataformas digitais, rapidamente os colaboradores conseguem se adaptar e executar as rotinas com fluidez.

Basicamente, essa nova configuração do DP substitui as atividades manuais por mecanismos digitais e automatizados. Por meio das tecnologias presentes nesses softwares é possível:

• Tornar os processos de admissão mais ágeis e suprir rapidamente as demandas quanto a novas contratações;
• Gerenciar a folha de ponto dos colaboradores;
• Maior rapidez nos cálculos de horas extras, bonificações, adicionais, férias, 13º, rescisões, tributos e demais itens que abrangem as obrigações trabalhistas;
• Prevenir erros quanto à elaboração da folha de pagamento;
• Gerenciar formulários/comprovantes que se referem ao cumprimento da legislação trabalhista por parte da empresa (ex.: holerites, comprovantes de recebimento de benefícios etc.).

Quais as vantagens do Departamento Pessoal online?

Reestruturar um sistema pode parecer assustador e muito burocrático. O hábito muitas vezes pode ser um empecilho, e pensar em mudar a forma de desempenhar as tarefas pode até gerar um desconforto, mas, acredite, um Departamento Pessoal online pode trazer uma série de benefícios para a sua organização. 

1 – Segurança para tomar decisões

O Departamento Pessoal online utiliza diversas tecnologias, Inteligência Artificial, Machine Learning, Big Data e muitos outros dispositivos para garantir informações precisas que podem auxiliar na tomada de decisões. Sem contar o armazenamento das informações sobre todos os colaboradores em apenas um local e de forma digital, protegidas por sistemas de segurança, e fáceis de serem acessados sempre que necessário.

2 – Praticidade

Como mencionamos, todas as informações ficam armazenadas em um só local digital com a adoção do Departamento Pessoal online. Aí você pode se perguntar: “mas isso já não acontece no DP tradicional?”. Sim, porém, quanto tempo você perde quando é necessário encontrar um documento de anos no arquivo físico da empresa? Essa procura pode ser reduzida para uma questão de minutos no Departamento Pessoal online, tornando tudo mais rápido e prático.

Além disso, com a adoção de softwares de DP, diversos processos podem passar a ser feitos completamente de forma virtual, agilizando ainda mais a rotina do setor.

3 – Otimização dos processos

Toda essa agilidade do Departamento Pessoal online também garante uma otimização dos processos, não somente tornando-os mais rápidos, como também mais seguros. Além disso, a adoção de sistemas digitais permite a emissão de relatórios, um acompanhamento mais eficaz das atividades de cada colaborador, a tomada de decisões mais assertivas e muitos outros benefícios.

4 – Diminuição de erros e falhas

Todos os pontos que citamos até aqui fazem com que a adoção do Departamento Pessoal online também reduza a ocorrência de erros e, por consequência, a necessidade de retrabalho. Vale destacar que isso é fundamental não apenas para garantir um sistema de qualidade para os colaboradores, que dependem do setor para a gestão de suas questões administrativas, como também para evitar que a organização sofra com processos trabalhistas.

O papel estratégico do Departamento Pessoal

O DP está tradicionalmente ligado a atividades operacionais, como controle de carga horária, burocracias e papeladas dos processos de admissão, cálculos de salários e férias etc.

Entretanto, vivemos uma realidade em que algumas transformações no mercado abrem a possibilidade de desenvolver uma gestão de pessoas mais estratégica. A maior vantagem disso é incluir o setor diretamente no desenvolvimento da empresa, ajudando as lideranças nas tomadas de decisões que terão impacto nos resultados da organização. 

Além disso, o cenário mais digital permite expandir a atuação da empresa e ampliar a captação de talentos para todo o país, construindo uma equipe mais qualificada por meio do trabalho remoto. 

A tecnologia a favor do Departamento Pessoal online

O Departamento Pessoal online é uma solução que digitaliza as principais funções do setor em busca de uma gestão mais ágil, eficiente e que use a tecnologia a favor da empresa. Diversos processos são digitalizados, gerando redução de erros, aumento da eficiência e otimização de custos. Com todo esse suporte, sua equipe passa a ter um papel mais estratégico e menos operacional, dando mais atenção a situações de maior relevância no desempenho da empresa e menos para as questões burocráticas.

A mudança do DP tradicional para o DP online

A transição entre o DP tradicional e o DP online precisa ser feita de forma estratégica e gradativa. No início, é comum que os colaboradores do setor apresentem resistência quanto à adoção de novas tecnologias nas rotinas que são executadas manualmente. Esse fator é superado com treinamentos adequados e a demonstração prática do quanto os processos se tornarão mais simples e realizados em menos tempo.

Um cuidado essencial dos gestores da empresa neste momento é preparar os times de RH para que eles redirecionem o tempo e possam dar atenção diferenciada aos aspectos mais táticos e estratégicos do negócio, funções estas que não podem ser gerenciadas por uma inteligência artificial, por mais inovadora que ela seja. Dessa forma, é possível unir a expertise humana, aproveitando melhor os talentos de cada colaborador e, ao mesmo tempo, reduzir a burocracia com tarefas e processos que podem ser feitos por softwares.

Como implantar um Departamento Pessoal online

O DP online será uma transformação na maneira como é feita a gestão de pessoas dentro da organização. Por isso, é preciso que você entenda o que é realmente importante no momento de realizar a implantação.

Você precisará fazer a escolha de um software capaz de simplificar burocracias, deixando processos mais leves e dinâmicos. Para fazer a escolha certa, mapeie suas demandas, faça uma pesquisa de mercado e analise a usabilidade e a funcionalidade do sistema. 

Com o DP online sua empresa é mais forte no mercado

A transição para o Departamento Pessoal online não é apenas um diferencial, mas uma necessidade básica para as empresas. Os resultados e benefícios quanto à redução de custos são perceptíveis, práticos e consistentes, contribuindo para a lucratividade.

Como exemplo, citamos um dos resultados obtidos com a plataforma Unico People por um dos nossos clientes, o Hospital Albert Einstein. Ao promover a digitalização dos processos no DP, foi possível reduzir o tempo de admissão de 10 para apenas 6 dias.

Estas são outras vantagens que o Unico People proporciona ao DP:

• Validação automática de mais de 400 tipos de documentos;
• Padronização das admissões;
• Qualificação dos dados dos candidatos junto ao eSocial e Correios;
• Gerenciamento de todas as contratações em tempo real;
• Envio de documentos;
• Experiência de admissão simples e responsiva;
• Assinatura eletrônica com validade jurídica;
• Integrações com outros sistemas via API;
• Redução de custos com processos admissionais;
• Processos 100% digitalizados;
• Economia com impressão de papel e despesas gerais relacionadas ao DP.

Além de saber sobre a evolução do DP e importância dessas mudanças, confira este nosso conteúdo sobre People Analytics e entenda como medir ações e resultados na gestão de pessoas.