Processo de contratação de funcionários: quais são as etapas

O processo de contratação de funcionários é uma das funções mais importantes do setor de Recursos Humanos. Isso porque é por meio dessa etapa que novos colaboradores chegarão à organização, trazendo novas possibilidades de produção e alcance das metas traçadas. 

Com a atual limitação de vagas e as altas taxas de desemprego, tem ficado cada vez mais difícil encontrar os melhores talentos do mercado e retê-los. Por isso, no artigo de hoje vamos falar mais sobre a importância de cada etapa do processo de contratação de funcionários para acertar em cheio na escolha e recrutar os melhores profissionais para a sua equipe.  

O que é o processo de contratação de funcionários?

Como o próprio nome já indica, o processo de contratação de funcionários é o conjunto de fases desenvolvidas pelo setor de Recursos Humanos para recrutar novos profissionais para a equipe e legalizar sua entrada na empresa. O processo depende da visão estratégica do RH para encontrar pessoas não somente qualificadas, como também alinhadas com a cultura organizacional para garantir que a empresa se manterá competitiva e terá mais chances de alcançar seus objetivos. 

Quais são as etapas do processo de contratação?

O processo de contratação pode ser feito por meio de uma admissão manual ou digital, mas, de maneira geral, suas etapas são as mesmas. Veja quais são elas. 

Recrutamento e seleção

É nesta etapa do processo que o primeiro passo em direção à contratação de novos profissionais é dado. Nela serão divulgadas as vagas em aberto na empresa, em canais como veículos de comunicação, redes sociais e agências de emprego. 

Serão feitos testes, entrevistas, conversas e o que cada organização delimitar como parte de seu processo para selecionar novos talentos. O recomendado é que essa etapa seja desenvolvida pelo RH em parceria com os líderes dos setores onde as vagas serão preenchidas para assegurar que o candidato selecionado terá as competências necessárias para desempenhar as funções. 

Envio de proposta para os candidatos

Em caso de aprovação nas etapas anteriores, será enviada uma proposta a cada candidato selecionado, com todas as descrições do cargo mais aprofundadas, mencionando cada atividade a ser desempenhada, seus horários de trabalho, remuneração e benefícios. Vale lembrar que também é importante dar retorno para todos os candidatos que participaram do processo seletivo, mesmo que a resposta seja negativa. 

Envio de documentos para as empresas

Com a proposta enviada e aceita pelo profissional, chega o momento de solicitar seus documentos para fazer o cadastro na empresa e nos órgãos oficiais (como o eSocial, por exemplo). Neste momento é interessante que tanto o RH, quanto o novo colaborador, tenha um checklist dos documentos que deverão ser entregues, para que nada seja esquecido. Outro ponto fundamental é estar atento a quais documentos podem ser solicitados e quais não podem, seguindo as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados. 

Ficha cadastral e preenchimento da CTPS

Com todos os documentos em mãos, chegará a etapa de realizar o cadastro do profissional na base de dados da empresa, assim como no Ministério do Trabalho por meio da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), quando for o caso. Ambos os registros são fundamentais para assegurar os direitos do trabalhador e que a empresa está cumprindo seu papel perante a lei trabalhista. 

Exame admissional

No caso de contratos em CLT, é obrigatório que os candidatos selecionados façam seu exame admissional antes de começar a desempenhar suas funções, para assegurar que estão aptos a desempenhar as atividades exigidas pelo cargo.

Preparo de infraestrutura

Com todas as etapas anteriores realizadas, será o momento de preparar a empresa para receber o novo colaborador, envolvendo tanto estrutura física, quanto o que mais for necessário para recepcionar bem o profissional. É fundamental que ele conte com um local acessível, ergonômico e acolhedor.

Além disso, também é importante cuidar de toda preparação técnica que envolve a entrada de um novo integrante na equipe, criando endereço de e-mail profissional, assinatura eletrônica quando for o caso, instalando softwares e ferramentas necessárias em seu computador, e tudo que for essencial para as atividades desempenhadas. 

Integração do novo colaborador com sua equipe

Além de oferecer os recursos técnicos e práticos, também é interessante que o processo de contratação de funcionários conte com uma etapa de integração desses novos profissionais à equipe, com treinamentos, reuniões de apresentação e tudo que for necessário para sua adaptação. 

Processo de onboarding

Outro passo importante da integração do novo colaborador está relacionado a mostrar a ele uma visão geral da empresa, apontando quais são seus valores, missão, metas, expectativas em relação à sua contratação e, mais uma vez, quais serão suas responsabilidades dentro dessa realidade. Esse processo faz parte do onboarding, que cada vez mais tem se tornado digital, otimizando esta etapa do processo de contratação de funcionários. 

Além disso, quando possível, o interessante é tentar, já neste momento, integrar o profissional nas atividades práticas, ao invés de apenas deixá-lo assistindo vídeos institucionais ou então lendo manuais sobre a empresa. Também é recomendado que o RH designe um mentor para acompanhar o novo colaborador em suas primeiras atividades, de preferência alguém que ocupe o mesmo cargo e tenha um perfil paciente e instrutivo. 

O que diz a legislação sobre o processo de contratação de funcionários?

A legislação trabalhista no Brasil prevê uma série de opções de contrato: estágio, carteira assinada, freelancer e mais uma série de outras categorias de prestação de serviços. Porém, em todas elas, podem ser firmados dois tipos de acordo distintos, o verbal e o tácito. 

No verbal são feitos apenas acordos entre as partes, comunicando oralmente a admissão do novo profissional que, logo em seguida, já começará a desempenhar suas funções sem necessidade de assinatura de um contrato. Já a tácita caracteriza a admissão “tradicional” que citamos até aqui, seguindo cada etapa do processo de contratação do funcionário e fazendo os devidos registros perante à legislação trabalhista. 

Quais são os documentos para o processo de admissão?

Para efetivar o processo de contratação do funcionário e fazer seu registro na empresa, alguns documentos são necessários, podendo variar de acordo com o cargo a ser ocupado. De forma geral os documentos a serem solicitados são: 

• cópia do RG;
• cópia do CPF;
• original e cópia da carteira de trabalho (CTPS) ou a carteira digital;
• foto 3×4;
• cópia do título de eleitor;
• original e cópia da carteira de habilitação (CNH) — caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida;
• cópia do comprovante de endereço;
• cópia do comprovante de escolaridade;
• original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos.

Lembrando que os Recursos Humanos terão um tempo limite para ficar em posse de documentos originais como a Carteira de Trabalho, então fique atento. Além disso, cada um dos documentos citados deverá ser arquivado pela empresa por um certo período de tempo, mesmo em casos onde o profissional deixa a empresa antes do esperado. 

Quais são os principais erros no processo de contratação de funcionários?

Como você pôde ver até aqui, o processo de contratação de funcionários é extenso e cheio de etapas. Por isso, todo cuidado é válido para que o processo ocorra da melhor maneira possível e sem falhas. A desorganização é um prato cheio para cometer erros que, mesmo que pareçam inofensivos, podem causar sérios problemas para a organização, como, por exemplo, processos trabalhistas. Então, veja agora quais são os principais erros no processo de contratação de funcionários e como eles podem ser evitados. 

Esquecer passos importantes

Diversas são as etapas desde a abertura de uma vaga na empresa até a finalização do processo de contratação de um funcionário para preenchê-la, por isso um dos erros mais comuns é deixar passar alguma dessas etapas. 

Descumprir prazos 

Além de poder descumprir os prazos que costumam ser solicitados pelas empresas para preenchimento das vagas disponíveis, outro erro comum no processo de contratação de funcionários é perder a data limite para a prática de certos atos administrativos, como a devolução da CTPS ao profissional, ou então seu cadastro no eSocial. 

Não documentar os atos praticados

Cada passo dado no processo de contratação de funcionários deve ser registrado pelo RH para evitar problemas no futuro, como, por exemplo, processos trabalhistas. Documente cada ato praticado e guarde os arquivos em segurança.

Errar nas etapas anteriores 

No processo de contratação de funcionários uma etapa levará à outra, por isso é necessário ter atenção em cada um dos estágios para evitar problemas futuros. Geralmente, erros acontecem quando a admissão do profissional precisa ser feita às pressas, então, tente se organizar o quanto antes para evitar este tipo de situação. 

Ter uma interação negativa com o candidato

O processo de contratação de funcionários também é uma oportunidade de demonstrar as características da empresa aos profissionais do mercado, por isso todo cuidado é pouco. Estabelecer um processo seletivo demorado, que não dá retorno sobre a seleção, perde documentos, solicita que o profissional vá diversas vezes até a empresa, são situações que podem fazer com que o candidato perca o interesse na vaga. Por isso atenção, afinal isso pode prejudicar a imagem da empresa perante o mercado. 

Ter a ausência de um plano de integração

Outro erro bem comum no processo de contratação de profissionais é não deixar esclarecido qual será o papel do colaborador na organização. Por isso é fundamental que tudo esteja muito claro para o setor de Recursos Humanos e que, sempre que possível, o líder do setor em questão participe do processo. 

Benefícios de um processo de contratação de funcionários bem estruturado

Quando bem estruturado e desempenhado, o processo de contratação de funcionários pode trazer diversos benefícios para a organização. Conheça os principais deles. 

Reduzir custos

O primeiro ponto positivo, e valorizado por diversas empresas, é o corte de gastos. Um processo de contratação de funcionários organizado diminuirá as horas de trabalho necessárias para concluir a admissão, evitará o retrabalho, a burocracia, o desperdício de recursos e tempo, além de diminuir o volume de processos trabalhistas. 

Minimizar o risco jurídico

Além de estar relacionado com a queda de gastos, a diminuição dos processos trabalhistas proporcionada por um processo de contratação bem estruturado também evitará problemas jurídicos para a organização. Uma admissão bem planejada obedecerá a cada passo delimitado pela legislação trabalhista e assegurará todos direitos ao profissional em questão.

Desenvolver a estratégia de negócios

Lembra do que falamos sobre o processo de contratação estar diretamente relacionado com a seleção de profissionais qualificados e com valores alinhados aos da organização? Pois bem, isso só será possível com um processo bem estruturado, que agregará novos talentos à equipe e terá mais chances de alcançar as metas estabelecidas pela empresa. 

Reduzir o turnover

Com um processo bem definido e atento às necessidades da organização, a tendência é que profissionais qualificados sejam selecionados, tanto em termos de soft skills, quanto em hard skills. Além disso, um setor de RH organizado e que desenvolve estratégias para acolher os novos colaboradores tem a tendência de reter os talentos conquistados, diminuindo a taxa de turnover da empresa. 

Como a tecnologia pode tornar o processo de contratação de funcionários mais ágil 

Se você busca por um processo de admissão de funcionários mais ágil, eficiente e seguro, a solução será encontrar a combinação perfeita entre um bom planejamento do RH e a implementação de recursos tecnológicos para colocá-lo em prática. 

Processos de contratação de funcionários de forma digital são muito semelhantes aos processos tradicionais. Porém, com a diferença de serem realizados de forma online, diminuindo os gastos com recursos e aumentando a praticidade do processo, além da segurança de armazenamento das informações. 

A revolução tecnológica faz parte do futuro do RH e você já pode começar a implementá-la no processo de contratação de funcionários por uma etapa muito simples de assinatura eletrônica. Conheça a nossa solução de admissão 100% digital, ela permite que você gerencie todas as contratações em tempo real e finalize uma admissão a partir de 20 minutos.