O que é eSocial e como preparar sua empresa?

As primeiras etapas de implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) começaram em janeiro de 2018 e devem terminar em 2023. O sistema foi desenvolvido para unificar e facilitar as entregas administrativas. Mas, afinal, o que é eSocial? 

Esse sistema atua em conjunto com o Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, Secretaria de Previdência, INSS e Receita Federal, no qual os empregadores prestam informações relacionadas a cada área de competência desses órgãos. 

O que é o eSocial?

Em utilização desde 2018 no Brasil, o e-Social foi desenvolvido pelo governo federal para centralizar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Dessa maneira, os empregadores podem transmitir esses dados de maneira unificada, otimizada e rápida, já que o sistema contempla 15 obrigações acessórias.

Além de facilitar as rotinas administrativas das empresas, o eSocial garante que todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias do empregado estejam em conformidade, tais como folha de pagamento, admissão, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), aviso prévio, entre outros.

O cronograma do eSocial iniciou em 2018. De lá para cá, o governo dividiu o envio das informações separadas por quatro categorias de eventos: eventos de tabelas, eventos não periódicos, eventos periódicos e eventos de saúde e segurança do trabalho (SST). 

Em considerado evento qualquer fato jurídico-trabalhista ocorrido com o empregado, referente às quatro categorias indicadas pelo governo federal, houve também a divisão da obrigatoriedade em quatro grupos de empresas, sendo que o último grupo está previsto para começar a enviar informações de SST em janeiro de 2023. 

Com essa separação, as empresas tiveram tempo para preparar o setor de Recursos Humanas para essa mudança. No blog da Unico tem um conteúdo completo sobre o cronograma do eSocial, com datas e informações que devem ser enviadas em cada período. 

Para quais empresas o eSocial é obrigatório?

Desde julho de 2021, todas as empresas privadas do País, incluindo as que se enquadram nas categorias micro e pequenas, são obrigadas a entregar o eSocial. Porém, apenas os MEIs que possuem empregados precisam prestar as informações. 

As entidades sem fins lucrativos, órgãos públicos, organizações internacionais e produtores rurais pessoas físicas já estavam na lista desde o início da implantação do sistema e ainda são obrigadas. 

No entanto, vale ressaltar que o eSocial tem um modelo específico para que pessoas físicas, com relação de trabalho de carteira assinada com funcionário doméstico, possam enviar as informações ao governo federal. 

O cronograma de implantação é uma informação importante para quem deseja entender o que é eSocial, afinal, o sistema não valeu para todos os grupos simultaneamente. Após o fim de todas as etapas, os empregadores terão de comunicar todas as informações previstas, de forma unificada. 

Leia também: Quais os impactos do eSocial para as empresas? 

Quais obrigações compõem o eSocial?

Segundo o governo federal, o eSocial visa comunicar, de maneira uniformizada, as seguintes obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias: 

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário (previsto para entrar em vigor em janeiro de 2023);
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.

Multa de atraso ou omissão de informações ao eSocial

As empresas que não apresentarem as informações via eSocial estão sujeitas às mesmas penalidades pelo não envio das acessórias citadas no tópico anterior. Ou seja, não haverá cobrança de multas e outras penalidades diferentes das que são aplicadas pelo governo atualmente.

Contudo, a empresa poderá ter problemas para processar e quitar as obrigações rotineiras referentes ao governo federal, ocasionando em sérios prejuízos ao negócio. Isso acontece devido o sistema eSocial facilitar a fiscalização das obrigações por tempo real.

Como se preparar para o eSocial?

Apesar de facilitar o envio das informações, o setor de RH pode ter dificuldade para utilizar corretamente o eSocial, sobretudo na organização das diversas informações que devem ser enviadas. Mas, para mitigar esse problema, separamos as seguintes orientações.

• Grande parte das informações exigidas estão relacionadas à gestão de pessoas, portanto treine sua equipe, começando pelo RH;
• Estabeleça um responsável pela implementação que tenha os conhecimentos necessários sobre o tema;
• Mantenha os cadastros de funcionários atualizados;
• Adapte seus procedimentos para o formato padrão exigido;
• Ajuste os processos aos parceiros terceirizados com as quais você tem contrato e que prestem informações relacionadas;
• Verifique as aproximações necessárias dentro da sua empresa, principalmente do TI com o RH;
• Procure antever possíveis problemas e mantenha-se em constante melhoria;
• Busque ferramentas que te ajudem a automatizar o processo e que tenham integração com o programa.

Vantagens de preparar o seu negócio para o eSocial

O sistema oferece vantagens interessantes para empreendedores e para o departamento pessoal das empresas, pois visa unificar e padronizar o envio de diversas informações na mesma plataforma. Isso permite a redução de gastos e aumento da produtividade no RH, afinal, não será necessário preencher pilhas de formulários e guias para cada obrigação acessória.

Além disso, o eSocial permite a geração de guias de recolhimento do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos. Outro ponto importante é a segurança jurídica proporcionada pelo sistema, favorecendo o cumprimento da legislação por parte dos empregadores. 

Mais uma vantagem do eSocial é a disponibilização imediata das informações aos órgãos envolvidos, inclusive na admissão de funcionários, evitando esquecimento e descumprimentos dos prazos. 

Para facilitar ainda mais as rotinas do RH, existem softwares como o Unico People, que torna digital o processo de admissão, solicita aos novos funcionários todos os dados cobrados pelo próprio eSocial e já deixa tudo pronto para o lançamento da folha de pagamento.

Agora que você sabe o que é eSocial, confira o nosso checklist de documentos para admissão e otimize o processo de contratação de funcionários da sua empresa.