Como melhorar processos e resultados usando ferramentas para eficiência operacional

Concorda que otimizar processos usando ferramentas para eficiência operacional é uma necessidade primordial? É por meio dessa estratégia que a empresa mantém a vitalidade operacional e financeira, com custos controlados e fluidez nas tarefas cotidianas.

No RH, essa realidade é bastante evidente, já que é um setor responsável pela relação estabelecida entre empregador e colaboradores, atuando na gestão de documentos, contratos, formulários, termos etc. A otimização dos processos e, consequentemente, a melhor gestão do tempo e dos recursos, é fundamental para atender às necessidades dos demais setores da organização, reduzir o tempo gasto nas tarefas manuais e direcionar o time para as decisões estratégicas.

Continue a leitura para saber como aprimorar processos e tornar o RH mais dinâmico e produtivo.

Introdução às ferramentas para eficiência operacional

Há um poder imenso no uso estratégico de ferramentas para eficiência operacional no RH. Não é difícil entender porque elas são tão determinantes para tornar os times mais produtivos e elevar a lucratividade da sua empresa.

Cada vez mais acessíveis, tais recursos viabilizam o uso de tecnologias no aprimoramento e otimização dos processos realizados no dia a dia, tais como conferência e validação de documentos para admissão, coleta de assinaturas dos novos colaboradores, suporte aos candidatos recém-contratados, cadastro de informações admissionais etc.

Para elevar o nível de eficiência operacional e ao mesmo tempo atender plenamente às exigências trabalhistas e relacionadas à proteção de dados pessoais, é fundamental usar ferramentas que tornam o RH mais dinâmico e livre de burocracias excessivas.

O que são ferramentas para eficiência operacional?

Antes de falarmos sobre eficiência nas operações, vamos ampliar o significado da palavra eficiência no contexto empresarial. Se olharmos no dicionário, esse termo pode ser entendido como potência, rendimento, desempenho e produtividade.

Logo, quando falamos em ferramentas para aumentar a eficiência, nos referimos a recursos que fazem seus processos fluírem de forma positiva e gerarem resultados consistentes, inclusive no faturamento. Em grande parte dos casos, tais recursos referem-se a tecnologias capazes de reduzir o tempo de realização das tarefas sem perder a qualidade necessária na execução delas.

Por que as ferramentas para eficiência operacional são importantes?

O rendimento de uma empresa depende em grande parte da gestão das operações e processos.

Por mais que seus produtos e serviços sejam de excelente qualidade, se houver obstáculos que dificultam o fluxo das atividades, a organização começa a perder dinheiro continuamente. E pior, os gestores demoram a perceber onde está o problema. Cuidar da eficiência das operações é tão importante quanto gerenciar o fluxo de caixa e analisar as metas alcançadas pelos times.

Benefícios das ferramentas para eficiência operacional

Resultados operacionais positivos são fruto de um conjunto de ações. Uma delas é utilizar as ferramentas adequadas às necessidades da sua empresa. Estes são os benefícios adquiridos ao utilizar esses recursos:

• Gestão eficaz de projetos e tarefas;
• Otimização do tempo;
• Mapas detalhados dos processos;
• Aperfeiçoamento e simplificação dos processos;
• Aprimoramento da experiência oferecida ao cliente;
• Agilidade na comunicação;
• Prevenção de desperdícios;
• Redução dos custos operacionais.

Principais ferramentas para eficiência operacional

Quando se trata de gestão operacional, há três pilares essenciais que precisam ser considerados. Esses fatores compõem o “motor” que oferece impulso à eficiência e tornam possíveis os resultados que a empresa precisa alcançar na produtividade. Vejamos quais são.

Automação de processos

Não tenha receio de usar a tecnologia a seu favor. Lembre-se que otimizar processos não significa substituir pessoas por máquinas, mas combinar os benefícios tecnológicos com as habilidades e talentos humanos.

Imagine por um momento o ganho extraordinário na combinação de um software eficiente com as soft skills do seu time, tais como comunicação assertiva, empatia, capacidade de resolver problemas etc. O resultado é tão expressivo que é até difícil apontar o tanto de ganhos que essa combinação proporciona.

Plataformas de gerenciamento de tarefas e sistemas CRM (Customer Relationship Management) são exemplos de ferramentas que favorecem os resultados operacionais a levam as empresas a novos patamares de eficiência.

Gestão de projetos e tarefas

Como mencionamos antes, o monitoramento operacional é tão necessário quanto o acompanhamento financeiro. Grande parte das empresas enfrentam problemas variados por conta de uma gestão ineficiente dos projetos e das tarefas.

O uso das ferramentas de eficiência operacional é uma solução para múltiplas situações que roubam os resultados no dia a dia e reduzem a capacidade de competitividade no mercado. A qualidade na gestão dos projetos e tarefas fortalece as bases operacionais da empresa, o que impulsiona o crescimento.

Análise de dados e indicadores

Um dos pilares essenciais para o monitoramento das operações é fazer uma análise consistente dos dados e indicadores. Os recursos que otimizam as operações geram informações precisas e estratégicas, o que permite rapidez e assertividade na tomada de decisões.

Uma frase de Peter Drucker demonstra o quanto a mensuração da eficiência gera retorno financeiro para a sua empresa. Ela diz o seguinte: “o que pode ser medido, pode ser melhorado.” Concorda?

Como escolher as melhores ferramentas para eficiência operacional

Para ter resultados operacionais positivos é fundamental escolher as ferramentas certas que são capazes de elevar a eficiência do RH no curto e no longo prazo. Por mais que sejam disponibilizados inúmeros recursos, é necessário considerar alguns critérios que determinam o quanto cada ferramenta efetivamente gera resultados para o seu negócio.

Identifique as necessidades da sua equipe e organização

Para que a otimização operacional flua bem é crucial adotar ferramentas ajustadas às necessidades imediatas e objetivos que a empresa deseja alcançar ao longo do tempo. Neste momento, é aconselhável considerar dois fatores essenciais: os recursos oferecidos pela ferramenta e o custo de adquiri-la e mantê-la.

Analisar a relação custo-benefício conforme necessidades do seu time e da organização como um todo é fator determinante para acertar na escolha e colher bons frutos no decorrer do tempo.

Entenda mais desse assunto no nosso guia sobre People Analytics.

Avalie a usabilidade e funcionalidades das ferramentas

Lembra lá do começo do texto quando mencionamos que eficiência também significa rendimento? Este fator precisa ser considerado na hora de definir as melhores opções de ferramentas para sua empresa. O rendimento depende das características e facilidades quanto ao uso e o grau de funcionalidade.

A ferramenta precisa ser simples, com flexibilidade e adaptabilidade às necessidades da empresa e atuação dos times de trabalho. Também é fundamental proporcionar uma boa experiência aos usuários e clientes, tornando os processos menos burocráticos.

Outro aspecto a ser considerado é a inovação. À medida que os processos são otimizados, há um maior espaço para ações inovadoras que contribuem para o alcance de objetivos estratégicos. Com o avanço tecnológico, a tendência de agora em diante é ampliar a automação de processos e direcionar a expertise humana para as funções estratégicas do negócio.

Considere a integração com outros sistemas e softwares

A eficiência de uma ferramenta operacional também pode ser medida pela capacidade de integração com outros recursos. É comum que nas empresas sejam adotados diferentes sistemas ou softwares de gestão em atendimento às necessidades de cada área ou departamento. Para garantir a qualidade da gestão é de suma importância que esses sistemas interajam de forma fluida e produtiva.

Depois de ver a importância das ferramentas operacionais que elevam a eficiência, te convidamos para conhecer o Unico People. Preparamos um material rico em resultados já alcançados por nossos clientes e mostramos como esse recurso contribui para elevar a lucratividade da sua empresa ao reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade.
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